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由机配件仓库一件物料过期所想及所做的（真实情景案例+经验分享）
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前奏：按照审计计划安排，及子公司财总与审计领导的沟通，决定对子公司开展采购与付款循环方面的内部控制审计。
在蹲点2个星期左右，放水对子公司的仓储流程、财务付款流程与实验室的检验流程、采购流程及相应的控制节点
进行了全程的了解和学习。
最终成果就是那么几张流程图、一张内控测试版（说白了就是从头到尾对内控节点进行验证的一张穿行测试表）
放水感觉这里面似乎做得太肤浅了。。。有很多亮点没有展现出来。。。
遂自告奋勇的和领导申请对采购价格进行适当的关注。因此就有了接下来的情况：
话说某年某月某天，放水一人带着相关审计资料到子公司机配件仓库，准备采用大额判断抽样抽取相关机配件进行询比价。。。
ps：这里放水为什么没有对大宗物资例如棉花进行询比价呢？这个我就不多讲了，在之前那个资料里说明过。为什么不对固定资产进行询比价呢？这个我也不多讲了，没那水准，只能放弃，当然这里的确存在欠缺，没想到固定资产方面的控制信息。。。这里的确是一大欠缺。。。
好的那机物料就相对容易查了。。。
到了仓库后，开始从最里面货架开始选机配件，ok，摘录包装的名称、参数、价格、最低库存数、剩余库存数。。。刚摘了2个，恩，然后再对第3个物料即“高低温油脂”开始查看其相关参数的时候，无意中放水，非常不小心的看到了有效期，05.12--08.31，
没有看错:funk: 是的，没有看错，咋了？过期了:L 价值近300的东西过期了，一整瓶1kg的高低温油脂，从07年买至今就没用过:L
这都可以( ⊙ o ⊙ )啊！
霎时，放水开始发挥其一贯的思考方式：发散性思考。恩，在综合了相关因素后，放水决定对采购价格这方面的关注降低或者说此次不再关注：这里主要原因有2——一是时间很紧张，已经过了2周了，领导开始催，要知道我就一人那，虽说和孙大圣是老乡，但是俺没有分身术，没办法，只能一个人从头到尾跑，和同事还得闲扯吧，不然人家怎么会说那么多信息呢。。。哦，走题了。二是询比价的确有点小麻烦，一天能询十几种就不错了，那么多物料，这点询比价样本不足以说明多少问题；还有就是询比价条件不怎么具备，公司电话还是很容易被查到的，我不可能无私奉献当雷锋用自己的手机吧。。。话说公司对咱们那么抠门，这点我坚决不能发善心哈。对了，再次走题。。。:$
好的，放水决定了，决定对这种早已购买但长期未曾领用的机配件采用“简单排查+大额判断抽样”的方法，对其必备信息“库存编码（这个很重要哈，这个即使没有物料名称，在用友库存档案也能查到相应物料）、物料名称、最低库存要求（因为一般每种物料都有物料记录卡挂在下方，这个可以在物料记录卡上看到）、购进数量、日期、价格（这个还是以用友ERP里供应链——存货核算——明细账中价格为准，这样比较统一，也比较准确，这里不参照物料记录卡，因为物料记录卡一部分存在信息失真的情况）、使用频度（这里放水抽的时候主要以使用频度为0的物料为主，没有看错，是频度为0，对头，就是买了一直没用的。。。）等”进行记录，在事后进行补充的方法对此类长期不用物料进行重点关注。
经过2个多小时的抽样（6个货架，每个2面，每面4层），汗流浃背，我咋就这么敬业的呢O(∩_∩)O~。恩，ok，就实际情况，此时抽取信息在采购时间和价格方面存在空缺，在经过一些主观能动性措施之后，发现还是存在补足，遂于下午和领导一起将这方面信息补足。O(∩_∩)O~，团队合作很重要哈。
对咯，在放水将这类长期未曾领用的物料信息报告给领导的时候，领导很高兴。。。是哈，高兴，俺又学到些思路了。恩，初步信息已经确定，放水还要将其整理，对此类物料信息：以年度为基准，以是否存在最低库存为辅助条件，以物料种类、数量、占用金额等为条件进行分析，并且作为审计证据来支撑接下来的审计问题汇总表。
关于这方面的信息，我会在整理好后与大家分享。
恩，貌似发现了一个很严重的问题，这下跑题很严重:funk: 。
对了，我写这篇文章是为什么(⊙o⊙)？恩，就是想分享下自己的心得：
每实施一次审计项目，尤其在目前实际上由个人主导主要工作的审计项目中，
放水越来越认识到自身存在的不足——例如在审计项目刚开始几天那种迷惘和摸索过程，很耗时；
还有就是认识到，对一些被审单位的问题开始会换一些角度去关注——因为客观原因，公司目前审计部开展工作比较随意吧，恩，不过也感觉这样挺好，由领导直接出面先和被审对象协调，然后我一人动工。。。当然，这是基于审计部刚成立，目前人手紧张的情况。像这次吧，本来按照领导的说法，主要是对子公司大宗物资棉花采购和财务付款方面进行关注。因为放水之前专门准备了采购与付款循环方面的审计资料，虽然后来没用上（因为理论，的确是需要根据实践来调整的），不过还是有所指导。所以在开展工作中，放水不再局限于财务部和采购员，而是同时关注下面的几个仓库和实验室吗。这里当然领导对审计这方面的理解比较开放（不局限于从前的财务工作），也是一个利好消息。
再有就是，放水切身体会到内审必备技能即“独立的思考和判断的能力”，非常重要。善于发散性思维，从实践中去发现问题，根据每个被审单位实际情况去开发审计底稿，实时调整审计思路和方法，非常重要。如果只是局限于理论和书本知识，还是比较形式化。
当然，个人也越发感到，平时看的越多其实为经后的积累和工作发展越有好处。如果平时不积极思考，不多看相关资料，不从实际出发，……不用时间长，每次都会感到很痛苦，感到做的太不是内审了。——所以，独立思考，积极参与沟通和讨论，不断学习，的确是内审人员不可或缺的技能。恩，所以呢，期待大家多多参与本版发表见解和话题哈:loveliness:
恩，还有哈，我话比较多，请大家包涵~\(≧▽≦)/~啦啦啦。就是一个沟通能力，对，可以说内审人员的沟通能力真的非常重要和不可或缺，很多时候对相关信息的获取，除了沟通别无他法。——在本次审计中，放水与仓库保管员和实验室同事狠狠地八卦了下公司相关事情，尤其是切身相关的，这些都是大家共同的感受。恩，这是必须的，个人认为，取得信任必须要做出一些让人相信的举动才好。当然，放水不是那种思想复杂的事情，交心，这样彼此才会谅解和提供有所帮助的信息。所以，在和机配件仓库保管员的沟通中，放水比较容易的知道哪些物料属于长期未曾领用的；总经理一人独掌采购、检验、生产、销售大权，在之前存在一个部门与其牵制还能对原棉质量进行挑剔和追究供方责任，自产一人执掌大权后，ola，没任何问题了。。。；与原棉仓库保管员的沟通中，放水再次对总经理方面的事情进行了了解和验证，以前获取了原棉检验所必须的相关信息和仓库方面的控制信息及书面性资料；在与实验室的沟通，放水了解到检验的指标只有实验室和总经理知道，实验室向其一人口头汇报检查结果，存在不足对其一人提出（这也是其一人对实验室独自提出的），至于是否将不合格的原棉降等及降价，也只有其一人知道和一人决定。。。严重的职责不分离（仓库、实验室、财务都不同程度的反应了这些客观的事实）。恩，是的，不能走题了哈。沟通能力，很重要。放水深感自身沟通能力不足，恩，不断学习领导，不断自我摸索，不断向各位同仁学习中。。。希望经后沟通能力有质的提高。O(∩_∩)O~
恩，貌似到第二天了，:funk: 好像暂时就想到这么多了，那就暂且搁笔咯。。。呼呼。。。
呵呵，当然啦，期待各位同仁多提见解和意见。这也算是一个真实的情景案例，期待多多讨论，能够让俺多反思多学点O(∩_∩)O~
谢谢大家O(∩_∩)O~
( ⊙o⊙ )哇，好想再说一句，恩，早就想写了，之前一直不想动笔，而且因为进行中的缘故。。。呵呵，偶也，说出来舒服多了，哈哈，多呼吸几下，yes，舒服多了。。。
准备下，睡觉。。。
[ 本帖最后由 放水开心 于
00:09 编辑 ]
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<p id="rate_219" onmouseover="showTip(this)" tip="&威望 + 5
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我瞎说的，说错别怪我哈：如果我来操作最多5天。另外你是不是通过抽查3到5个品相，通过重复计算和核对出入库单和台帐。光盘点没用。我之前检查机电类的物品仓库最乱。一方面他说是维修用品，所以采购申请单的目的就写用于维修，每个月都用大批量的采购；另外一方面维修申请单的实际使用量却没这么多。我觉得是否可以结合维修申请单和采购申请单查。用于另外公司是否将仓库物品分闲置物品，在用物品和报废物品，闲置物品和报废物品清单是否注明时间。另外没有做审计方案…已经有思考能力了。
[ 本帖最后由 小职员2010 于
06:57 编辑 ]
我最近换了新单位，审计部有13个人，都是从事审计工作15-20年的（除了我之外），所以实际工作经验特别丰富，而且思维很缜密。虽然一去就跟着他们出差，但我基本上做的就是复印、数据核对和计算，没有参与到实际的工作思路寻找上（由主审做的），但还是通过他们的交谈、和动作等方面学到很多东西，感觉和在论坛讨论的以及书本上学到的有较大差距（并不是说论坛不好，而是因为论坛讨论的没有背景，容易得出一般结论，但审计由于工作环境不同需要很多种变化的）。更让我知道的是，单兵和小团队合作的工作方式和成果也是有很大差距的！！审计真的很深奥。有时候觉得做什么审计指南，只会固化审计思维，有可能造成很大的审计风险。
<p id="rate_1394" onmouseover="showTip(this)" tip="强哥欢饮回来坐坐&威望 + 5
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原帖由 小职员2010 于
06:32 发表
我瞎说的，说错别怪我哈：如果我来操作最多5天。另外你是不是通过抽查3到5个品相，通过重复计算和核对出入库单和台帐。光盘点没用。我之前检查机电类的物品仓库最乱。一方面他说是维修用品，所以采购申请单的目的就写 ...
呵呵，恩，这个没有审计方案我是承认，我昨晚想了一晚，今早又想了一下，开始对这方面审计文书的适用情况形成了新的看法：
审计文书（审计方案、通知书等等这类的）的目的是为了指导审计工作，为审计人员提高工作效率和效果服务的。不过，在这里应该有一个前提，即是在审计部较为成熟、有一位或者几位经验丰富的审计人员、对公司审计项目有所接触、对公司环境有所熟悉，具有一定的职业技能等的情况下，制作审计文书，能够有效地指导审计工作，提供审计效率和效果。
对于我们这样刚刚上市的公司，审计部又刚成立，且没有前车可鉴、又无经验丰富的审计人员、人手不足等的情况下，比较好的做法可能是——在进行必要的理论知识学习后，不拘泥于审计文书，在这里可能就是候补或者暂且忽略审计文书。在实践中去总结、去开发适应实际情况的审计文书和底稿。话说，这次审计目的，刚开始和领导讨论说主要是大宗物资，主要涉及采购，别的方面可能就是不太关注或者忽视的情况了，那么在审计过程中，对于放水这样无经验的审计新人来说，审计文书的思路会限制放水的思路，让放水局限于形式和表面（这也是领导一直和我强调的，在工作中以理论指导没错，但是要真正的做企业内审，应该根据实际情况不断调整才好），可能会做得很郁闷。。。
关于通过采购维修单这些来确认是否实际库存即是当时买的情况，这个放水以用友ERP存货核算中数据为准，即财务做账的依据。
。。。下班在说了。。
放水先生，请问你们的机配件仓库都是把价格写在物料标签上的吗？真有特点，价格公布于众啊！呵呵
还有放水先生，如果你想进行价格测试，找备品备件还是对的！不过可以参考以下方法，1，导出系统备件类采购订单，时间跨度大一点，最好超过2年的时间样本，对物料进行筛选，找出同一物料不同时间的采购价格，对那些变动比较大挑出来备用；2，是采用你提到的大额判断抽样抽取相关备件订单；基于以上两种进行外询价，一定会有发现！
另外除备件外，行政类采购和维修服务类也是一大突破；行政类采购相对比较好询价，问题也是比较多的；维修价格怎样定的？是按xxxRMB/人/小时，还是怎样定的？这些可有内容了！
<p id="rate_0184" onmouseover="showTip(this)" tip="对价格审计建议挺到位&威望 + 3
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原帖由 星海蔚蓝 于
08:48 发表
我最近换了新单位，审计部有13个人，都是从事审计工作15-20年的（除了我之外），所以实际工作经验特别丰富，而且思维很缜密。虽然一去就跟着他们出差，但我基本上做的就是复印、数据核对和计算，没有参与到实际的工作 ...
呵呵，非常好的分享
原帖由 小职员2010 于
06:32 发表
我瞎说的，说错别怪我哈：如果我来操作最多5天。另外你是不是通过抽查3到5个品相，通过重复计算和核对出入库单和台帐。光盘点没用。我之前检查机电类的物品仓库最乱。一方面他说是维修用品，所以采购申请单的目的就写 ...
我们就经常发现维修部门有自己的小仓库，用于存放维修过的电机/仪表设备备件等，而往往这些是前期已经费用化的备件，所以财务很少关注，所以维修好后就没有入库管理也没台帐可查，这到方便了维修部门，他们可以利用这些库存调节部门预算，并且数量的多少都是他们说了算。有一次去检查维修部门的小仓库，哇塞，整个一电机厂，几百台维修过的电机整整齐齐的放在货架上，而且全部是系统外库存。
我们的建议是系统内建立维修虚拟库，把待修和已经修好的入库管理，如果SAP应用PM模块就更好了，可以做维修工单，追踪更容易了，这样可以给公司节约很多。
<p id="rate_1394" onmouseover="showTip(this)" tip="开来 你也关注到了这点&威望 + 3
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原帖由 ganguozi 于
09:08 发表
放水先生，请问你们的机配件仓库都是把价格写在物料标签上的吗？真有特点，价格公布于众啊！呵呵
呵呵，的确是这样，物料记录卡不仅记录每类物料的收发存时间、数量，在封面还标注价格（含税or不含税）、最低库存数量。
不过其中存在信息失真情况，例如收发存时间：未标注年度，且有时候不准；数量方面，存在不准；封面价格，存在不准；最低库存量，有的标注有的未标注，保管员都不清楚未标注的是嘛意思，而且不确定是否按规定对一些物料都标注了最低库存量。。。
所以，采信用用友ERP系统中的存货档案等相关数据。
ps：这里标注价格，未尝不可？只是个人认为，物料记录卡信息真实性、完整性亟待改善。。。
价格标注在仓库物料卡内，谁都可以看，那岂不是价格大家都知道，如果申请部门知道价格告诉相关供应商，采购还比什么价格阿，老底都让人知道了！
我司价格是相对保密制度，仓库及申请部门无权察看价格信息！
<p id="rate_0184" onmouseover="showTip(this)" tip="多谢指导，这方面还真没预测到&威望 + 2
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回复 8楼 ganguozi 的帖子
SAP你说的这个功能是可以实现的啊！！
回复 10楼 ganguozi 的帖子
支持你的看法，价格是需要保密的，仓库人员一般不被允许看到价格信息的。
我们子公司的8.0的用友也可以实现阿！
原帖由 ganguozi 于
11:43 发表
价格标注在仓库物料卡内，谁都可以看，那岂不是价格大家都知道，如果申请部门知道价格告诉相关供应商，采购还比什么价格阿，老底都让人知道了！
我司价格是相对保密制度，仓库及申请部门无权察看价格信息！
我们是这样操作的，请给予评评：
采购员拿着采购订单+供方送货单（有时有发票）+供方货物（有时供方送货上门）到仓库交货。。。
在采购订单和发票以及供方送货单上都有物料价格信息，其中仓库验收时保管员还要将其价格信息换算为不含税价标注在验收单上，
同时录入用友供应链系统（种类、价格、数量等信息），最终验收单是要汇总交财务部门一份以备审核的。
对于过期库存，可以针对有效期限的物料建立预警台帐，登记物料生产日期，采购或入库日期，过期日等信息，对于即将到期的库存进行预警。并且把这一机制和定期的库龄分析综合起来进行库存的分析处理，谁浪费谁承担，产成品超期-销售，原材料超期-采购和生产，备品备件超期-采购和维修.....！
最好的，还可以根据以上分析，定期更新库存补充机制，即进行最低库存水平和最大采购量设计！这是上升层面的东西了！
原帖由 放水开心 于
13:34 发表
我们是这样操作的，请给予评评：
采购员拿着采购订单+供方送货单（有时有发票）+供方货物（有时供方送货上门）到仓库交货。。。
在采购订单和发票以及供方送货单上都有物料价格信息，其中仓库验收时保管员还 ...
仓库都作了财务发票审核的工作了！阿！用友可以下采购订单的阿,按系统订单收货好了阿.
内部审计是一门艺术，对最佳审计方案的探索没有尽头！
原帖由 ganguozi 于
13:47 发表
仓库都作了财务发票审核的工作了！阿！用友可以下采购订单的阿,按系统订单收货好了阿.
子公司的保管员属于财务部的。。。小公司，小作坊作业形式。。。
呵呵，这不是你的错！
读了你的真实情景案例分享，很真实，很有同感。正巧，我正在做大宗物资存货内审。对于呆滞积压物资的确应该关注，例如，资材是否经常提报呆滞库存信息？采购部门是否关注呆滞？是否有处理方案？库存是否有警示库存？安全库存量？是否存在为了个人利益的盲目采购？过量采购？等.....要下班了，继续关注
顶一下，挺好的帖子
<p id="rate_0184" onmouseover="showTip(this)" tip="期待分享&威望 + 2
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　　东莞7月21日电 (李映民 李建华)广东东莞市工商部门日前在常平镇查封了一个将过期或即将过期的食品更改生产日期后再次销往市场牟利的无良商家，现场查封水果饮料等食品9257件(箱)，案值数百万元人民币。
　　据工商部门今日介绍，这家违法加工点位于东莞市常平镇板石村吴屋工业区28号2楼一间800平方米左右的仓库里，里面堆满了大量从市面上收回的过期或即将到保质期的食品，通过工人将过期食品生产日期改掉，再印上新近的生产日期，然后直接从2楼货梯配货，送至东莞各镇街以及深圳、惠州等地的士多店。
　　目前，该仓库已经被东莞常平镇相关执法部门依法查封，初步清点现场存放有金银花露、糖水罐头、饼干、沙琪玛、蛋糕、水果饮料等食品9257件(箱)及包装不完整的食品一批，案值数百万元人民币。
　　工商部门称，加工现场有三名工人娴熟地用强力稀释剂洗掉越南椰子糖包装的生产日期，一般不到5秒钟就能抹掉一包糖果上的生产日期。知情人士透露，该窝点是先抹掉日期，再印新日期，然后运输销往东莞各镇街以及深圳、惠州的一些士多店。
　　常平工商分局李股长表示，该加工点不能提供有效的证照，涉嫌无照经营，而且仓库里存放有饼干、面包、沙琪玛等食品一批，有部分商品上的生产日期有明显改动的痕迹。
　　“将即将到保质期或过期的商品，涂改生产日期再销售，这是明显的制假售假，是违法违规行为。”东莞市消费者协会邓国平秘书长称，修改生产日期现象，其实暴露了企业和监管部门对保质期将近或保质期已过产品的监管漏洞，包括生产企业、流通商、零售企业都应及早建立、健全回收产品追溯体系，以加强监管。在生产、流通的各个环节，每一个环节都有可能参与到修改生产日期中。(完)
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