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在会展项目管理过程中,项目选择是一项必要的前期工作,即在执行和控制会展项目前,或运用一定方法从众多已有的会展项目中慎重选择出符合自己目标的会展项目,或根据对所处地内外条件的分析策划出新的会展项目。会展项目的选择同时也是一项具有调查研究性质的信息搜集工作,成都需要组织者依据从外部环境和自身搜集的各种相关信息,并遵循一些特定原则作出决策。如果在决策中搜集的信息缺乏真实性,考虑的因素不够全面,或是没有遵循适当原则,都有可能对会展项目的运行结果产生副作用,影响会展项目目标的实现。因此,了解在会展项目选择过程中要考虑的因素和要遵循的原则是妥善高效地管理和运营一个会展项目的前提。一、会展项目选择时要考虑的因素(一)社会环境因素这里所说的社会环境因素,包括政治因素、经济因素、社会因素、时代因素等内容。由于会展项目主要是为与会人员或参观者就某一热点问题提供交流合作的平台,其主题通常是社会所关注的焦点和热点问题。唯有密切结合当时的政治局势和区域经济状况,深入探讨或真实表现社会的会展项目才能充分引起受众的关注,并产生较广泛的影响和较高的经济、社会等效益,从而实现建立会展项目的具体目标。因此这些反映政治和经济状况、具有鲜明时代和社会特色的环境因素是前期信息收集工作中必须获取的信息资源,也是在会展项目的选择过程中必不可少的决策依据。如深谙举办论坛之道的《财富》杂志,自1995年凭借“500强”的影响力创办了全球论坛,每年都根据当时的社会环境因素,选择“热门”话题,这已成为其成功的法宝。又如上海国际工业博览会,结合了上海本身的社会经济特点和热点,是以科技、电子等先进工业为主的博览会,吸引了世界先进的高科技产品集中展示。面积和层次逐年扩大,2005年已达8万平方米,参展的企业有1400多家,其中国外客商占27%,其影响力远胜于一般展示活动。(二)项目涉及的行业因素会展项目的选择与项目所涉及的行业密切相关,不了解该行业的发展状况而盲目介入一个会展项目的管理,是具有很大风险的。因此,会展的组织者在选择或策划会展项目时必须从以下几方面认真考虑和分析相关的行业因素,以避免投资或介入的风险。1.组织者应当非常熟悉该会展项目所涉及的行业发展现状,要对相关产业的市场结构、竞争状况、目前的利润分布状况和市场的开放程度等情况有深入的了解。如上海国际建材博览会,组织者与行业紧密合作,对行业的发展状况、趋势以及市场空间等了如指掌,所以,这个越做越大,现已成为行业发展的风向标。2.与所选择的会展项目相关的行业或产业是否具有发展潜力,以及未来的市场空间有多大也是组织者必须充分参考的因素。市场有潜力,展会参展商及参展方才有发展的余地。市场潜力的大小通常可以通过现有市场规模、市场发展水平和竞争程度、市场辐射力等指标反映出来。如组织者可以考察该行业产品购买者的需求结构、购买动机和行为、购买决策方式、销售渠道等内容来判断其潜力;此外,由于一般而言较成熟的市场也是已被竞争者瓜分完毕的市场,此时为多占据一定市场份额往往要付出很大努力,因此这类市场竞争会很激烈,成都展览公司组织者也可以通过竞争的激烈程度判断市场的潜力大小。3.会展举办地的产业政策导向,对会展项目所涉及行业的发展同样是具有重要影响的因素。属于支柱产业和主导产业范畴的行业协会,不仅在发展环境方面能够提供很多支持,而且也会拥有很多踊跃参展的企业,因此这也是组织者要高度重视的对象。如中国义乌国际小商品博览会的成功例子充分说明,展会的主题与区域经济以及市场发展导向有着密切的关联。随着全球性劳动密集型产业向我国转移加速,义乌成为重要的小商品集散中心,小商品产业集聚发展,以义乌为中心在金、台、温、丽等地区形成国际性的小商品产业带,促进了市场产业簇群式发展,进一步巩固和扩大了市场在国际产业分工中的地位。而“义博会”以“面向世界、服务全国”为办展宗旨,对扩大商品出口,提升小商品制造业,促进区域经济发展发挥了积极的推动作用,已成为目前国内最具规模、最有影响、最有成效的小商品专业展会,位居全国著名品牌展会之列,先后被评为2002年度中国会展业十大新闻事件之一、2003年度中国十大新星会展之一。(三)项目针对的市场因素会展的举办是针对一定对象进行的,即使是不涉及经济问题的会议,其与会者也可称之为是其市场。因此主办者要选择的会展项目必须是有市场需求的项目。这里所说的市场需求包括两个组成部分:一是参会者或参展商要有参加会展的需求;二是会展为产生预期影响所要吸引的观众的需求,包括专业观众和普通观众对该会展的需求。这两部分市场因素是决定一个会展项目成功举办的关键因素。具体而言,对参会者或参展商的考虑包括了解和统计分析他们所关注的主题、可能会提出的要求、在某地区或某行业的影响力和辐射力等。尤其对于展览项目的举办者而言,可以通过向前几届举办者索取参展商信息,了解并分析这些公司的状况和在行业内的业绩表现,以及是否连续参展等,以估算本次展览的规模、成交额区间和参展商的特定要求等。对会展的目标观众的考虑包括参观者的总数、行业分析数、成分分析数、地域分析数等等。通常认为目标观众的数量越多,会展的质量和效果就越好,因此观众可算是决定会展项目质量的最重要因素之一。通过了解观众的总体规模、是否来自会展项目主办者所期望的行业、对订货的决策权和影响力有多少、来自哪些地区等情况,主办者大体能够得出现有环境和条件与会展质量的对应关系,从而为选择会展项目的决策提供依据。如上海国际汽车工业博览会,从发展初期的只有几千平方米,到2005年已达10万平方米,参展商达到1036家,参观的观众达到40多万。汽车是上海六大支柱产业之一,在上海的区域经济中占有十分重要的地位,优良的地理环境以及辐射长三角的优势使外商青睐的目光聚焦上海,为上海的车展提供了极佳的机遇。现在该展会已得到了UFI的认证,并跻身于世界第6大车展。(四)举办者自身因素会展项目的举办是一项相当耗费财力、人力和精力的工作,因此在选择会展项目时必须结合项目主办者自身的条件量力而行。自身因素主要包括以下几方面:1.财力因素,即主办者是否有充足的资金支持所举办的会展项目。如上海国际建材博览会在筹备期的资本金运作就约占整个展会资金的50%。2.人员因素,即项目团队成员的素质是否能达到会展项目的要求。如上海国际工业博览会常年设立一个筹备组,以确保全年运作。3.时间和精力因素,即工作人员是否具备足够的时间和精力做充分的筹备工作。4.管理因素,即组织者是否具备举办所选择会展项目的管理经验和水平。如华东进出口商品交易会的长足发展,就是在管理体制上的双轨制(政府管理与市场运作)的成功典范。在实际组织过程中还要考虑的因素很多,如:1.组织会展的每个环节都需要费用,要注重协调会展的需要和条件作出相应的决策,并统筹安排预算。2.在考虑人力资源的调配时,成都展览公司主办者要考察自身能否在短期内为各项工作配备充足的人力资源,以及自身是否具备选择和培训人员,使之具备相应的专业知识和技术的能力。3.对时间和精力的考虑要注意:展览工作的周期一般比较长,前期筹备工作需要充足的时间,而主办者要尽量保持筹备工作和工作人员的连续性。4.在考虑管理因素时,要选择的会展项目的级别和规模与自身的管理水平相适应,超越自身管理能力举办高级别、较复杂的会展项目,或是选择在自身能力范围内,但却与现有水平相去很远的会展项目,都是一种资源的浪费,是不可取的决策。二、会展项目选择要遵循的原则选择会展项目除了考虑各种因素外,也要遵循以下原则。(一)效益性原则选择会展项目本身就是为实现某一特定效益而进行的一项活动。效益不仅是选择会展项目的目标,同时也是会展的举办是否成功的重要评价指标。各种效益的获得都需要靠成功选择会展项目来实现,因此所选择的会展项目必须能够为会展项目的主办者创造价值和效益。当然,这里所说的“效益”是广义的概念,既要考虑经济效益,也要考虑社会、文化、生态等方面的效益。因此,这不仅要求组织者追求微观效益与宏观效益的统一,也要求近期效益与远期效益的统一,唯有从会展组织者自身到整个国民经济的角度看,以及从当前到一定时期后来看,该会展项目创造的效益都能达到均衡,才真正体现了效益性原则。如创办于1957年春季,又称作“广交会”的“中国出口商品交易会”,是我国目前历史最长、层次最高、规模最大、商品种类最全、到会客商最多、成交效果最好的综合性国际贸易盛会。以近期刚刚结束的第98届广交会为例,其总成交额达294.3亿美元,其中机电产品成交122.5亿美元,对比第97届增长;就成交地区来说,日本的成交额增长,俄罗斯的成交额增长。(二)可行性原则项目选择行为本身属于决策行为,科学的项目决策就是在科学的理论和知识的指导下,通过科学的方法和程序所作出的符合客观规律的决策。可行性则是会展项目决策的前提。首先,会展活动在筹备过程中所涉及的财务、人员、场馆设施、政策法规等都需要遵循可行性原则。其次,应当根据系统论的观点,全面考核与该会展项目有关的各方面信息,并充分研究该项目所涉及行业的竞争能力、发展潜力,评估项目对行业原有状况的影响,以避免“一叶障目,不见森林”的片面行为。最后,由于项目策划讲求投入产出比,因此在选择项目时,应当注重效率,尽量选择投入产出比高、时间周期短的会展项目。如在以知识经济、信息网络经济为主要内容的新经济形式下,某会议项目组织者计划选择以网上交流的方式举办本次会议,那么其选择项目的科学性就体现为在其决策过程中需考虑:诸如会议信息安全防范措施是否完善、是否存在可能形成巨大威胁的网络攻击手段、能否吸引充分的社会关注并创造预期的社会影响、如何保证与会者参与网上会议的条件和确切时间、费用开支等能否保持在预算范围内等相关问题。只有全面考虑各主要决策因素,才能作出可行、系统、高效的科学选择。(三)创新性原则会展项目的选择必须清晰地体现出该会展项目的与众不同之处,否则就难以引起参展商和目标观众的兴趣,难以为项目策划注入生命力,因此所选择的会展项目必须能体现出创新性。会展项目策划的创新性既可以表现为会展主题的创新,也可以表现为会展活动过程中任何一个具体环节的创新。如每一届奥运会的举办方和策划者都会花费很多心血精心设计奥运圣火的点燃和传递仪式,成都展览公司每届奥运会开幕式的创新点和最引人注目之处也就在此。(四)灵活性原则会展项目的管理过程并非完全会如计划所愿进行,由于参展商以及外部环境中任何与会展有关的因素都可能对会展活动产生不可预知的影响,即使是经过认真分析和精心策划的会展项目,也难免会碰到很多意外事故和风险,使会展项目无法按计划举行或不能达到预期效果。因此主办者在选择会展项目时应当保证项目的灵活性,使得策划能根据实际情况随时调整方案,从而确保会展项目能够收到最好的效果或能将损失降到最低。以2003年博鳌亚洲论坛年会为例,年会原定于5月18—19日在海南博鳌举行,但鉴于当时“非典”形势的不确定性,博鳌亚洲论坛理事会本着对参会者健康和安全高度负责的精神,决定推迟举行当年年会。但龙永图秘书长认为,会议延期实属无奈,可若简单发布一个通知不免显得过于被动和敷衍;同时,博鳌论坛作为一个关注亚洲经济、社会发展的国际组织,面对这样突如其来的危机,有责任挺身而出做些事情。于是理事会在几经讨论后,策划于5月13—14日在北京举行一次特别会议,主题为《“非典”与亚洲经济:影响评估与政策建议》,邀请一批学界、商界、政界人士就“非典”对亚洲经济的影响、各国应采取的对策等问题进行讨论。这个创意很快得到了亚洲开发银行的积极响应和鼎力支持。会议从策划、筹备到举办仅用了3周时间,引来各方关注,不仅符合当时亚洲各国急需就此问题进行讨论的现实情况,也借此机会充分显示了一个成立不久的国际组织的快速应变能力和组织协调能力,为论坛树立了极佳的公众形象。上海国际汽车工业博览会也在“非典”期间举办,组织者成功地策划了各种风险预案,展览期间,进入现场的工作人员和观众没有一个人受到感染,确保了展会正常运转;而最后,在不得已的情况下,又采取了灵活措施,提前闭幕。又如上海国际工业博览会在办展期间,成都展览公司为了让更多的观众能看到上海日新月异的发展面貌,组委会决定延后下班时间,增设了夜场参观的措施,满足了上班族白天无法观展的愿望,取得了良好的效果,这也充分显示了展会管理的灵活性。
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成都展览设计公司,口碑好的?
成都展览设计公司,展览展示公司里面口碑好的可有推荐和了解的吗?
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成都大度展览不错的,做成都美博会,成都糖酒会经常找他们做。
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口碑好的比如毕加展览啊,他们的工程质量在行业里都是响当当的
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