秘书资格四级考试复习指南
秘书资格四级考试复习指南(六) 来源：考试大 【考试大：轻松考试，快乐生活！】 2009 年 7 月 5 日 模拟考场 视频课程 办公室事务与管理 鉴定要点与重点提示 一、鉴定要点 掌握对办公环境和办公设备进行安全检查的方法；做好信息 的保密工作；能够处理日常办公事务，如安排值班、履行报 销手续、零用钱的管理、印章及介绍信的管理；办公设备和 办公用品的发放和管理；编制时间表的方法；管理领导和自 己的工作日志；熟悉文书形成与处理的基本程序。 二、重点提示 1．对办公环境和办公设备进行安全检查，改进办公环境 (1)安全检查的方法 1)确定检查周期。 2)发现隐患，在职责范围内排除或减少危险。 3)发现个人职权无法排除的危险， 有责任和义务报告、 跟进、 直到解决。 4)发现隐患，认真填写“隐患记录及处理表”。 (2)健康、安全的办公环境的基本要求 1)建筑坚固安全、光线充足、温度适宜、布局注意通风。 2)办公室空间适当、噪声要低。3)办公用品和设备要满足工作、安全要求。 4)设置相应的消防设施和设备。 5)饮用水符合健康安全要求。 2．做好信息的保密工作 (1)口头信息的安全保密工作 1)不要在组织内部、外部谈论被告知的有关单位的保密信 息。 2)在没有确认对方身份前，不要通过电话、手机、答录机等 给出保密信息。 3)只向来访者提供组织允许提供的信息。 4)按会议要求传达会议信息。 (2)纸面信息的安全保密工作 1)接收保密文件要登记，传阅保密文件要签收，保存保密信 息要归类，携带保密文件要放在文件夹或文件盒中。 2)离开办公室时，要把保密文件锁入抽屉或柜子；用邮件发 送保密信息要注有“秘密或保密”；高密级信息由工作人员 亲自送交收件人。 3)当传真保密信息时，应使用具有保密功能的接收设备或要 求接收人等候在传真机旁。 4)极为重要但不经常使用的纸面信息可制成微缩胶片，保存 到银行保险柜里；不再需要的保密文件要销毁。 (3)电子信息的安全保密工作1)计算机显示器应放置在别人看不到屏幕的地方；打印保密 材料时要人不离机。 2)在提交电子信息前要向上级核对，不能给未被授权的人； 有保密信息的软盘不应带出单位。 3)使用密码保护计算机数据，密码应经常更换；不要随意安 装借来的程序，经常查毒、杀毒；重要文件要做备份。 3．安排值班工作，编制值班表 (1)值班工作的主要内容：记好值班电话记录；记好值班接 待记录；记好值班日记；做好信息传递。 (2)值班表包括的内容 1)列出值班时间期限和具体值班时间。 2)按照要求填人值班人员姓名、值班的地点、负责人或带班 人姓名、替班人姓名。 3)用简短的文字标明值班的工作内容和人员缺勤的备用方 案。 (3)值班管理制度的主要内容：信息处理制度，岗位责任制 度，保密制度，交接班制度。 4．零用现金的管理 办公室中设立一笔零用现金或称作备用金，用以支付本市交 通费、 邮资、 接待用茶点费、 停车费和添置少量的办公用品。 (1)秘书必须建立一本零用现金账簿。 (2)需要使用零用现金时，应填写“零用现金凭单”，秘书要认真核对零用现金凭单，经授权人审批签字后，方可将现 金支付给需用者。 (3)秘书要认真核对领取者提交的发票等证据上的用途、内 容、金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致，将发票等 证据附在零用现金凭单后面。 (4)每当支出一笔现金，秘书均须及时在零用现金账簿上记 录。 (5)当支出的费用到一定数额后或月末，秘书到财务部门报 销并将现金返还进行周转。 5．商务费用报销 (1)申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，经组织确 定的授权人审核同意，并签字批准。 (2)一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提 交财务部门，领取支票或现金借款；另一种情况是先由申请 人垫付，完成商务工作。无论是使用支票还是现金，都要向 对方索取相应的发票。 (3)商务工作结束后，申请者应将发票附在“出差报销单” 后面，并亲自签字提交出纳部门。 (4)如计划的费用需要超出时，应提前向领导报告，在得到 批准后，超出的部分才可报销。 6．公文形成的过程 交拟→议拟→撰拟→审核→签发→印制→用印。7．公文处理的基本程序 签收→登记→拟办→批办→承办(阅读)→交拟→议拟→撰 拟→审核→签发→印制→用印→登记→发文→立卷→归档 →销毁。 8．文书立卷、归档及销毁 (1)立卷的范围： 已经办理完毕、 具有查考价值的文件材料。 (2)立卷的工作程序：检查整理立卷的文件一鉴别区分保管 期限一具体组卷一拆除装订障碍一修补不合规范的文件一 编写页号一登记《卷内目录》和《备考表》一拟定案卷标题 一装订成卷一填写案卷封面一案卷排列与编号一编制《案卷 目录》一编写归档号。 (3)公文案卷归档：文书部门将立好的案卷定期向档案部门 移交，以便集中保管。 (4)公文销毁 1)销毁的范围：是指已办毕的没有归档和存查价值的公文。 2)销毁的程序：是由文秘部门对已办毕的公文进行鉴定；确 认应销毁的文件后，逐件核定造册；将销毁文件目录送主管 领导人审查签批；在有关人员监督下送往指定地点销毁。 3)销毁的方式：包括焚烧、粉碎、重新制成纸浆。 9．印章及介绍信的管理 (1)印章的管理 1)秘书部门掌管的印章主要有三种：单位印章、单位领导人“公用”的私章、秘书部门的公章。 2)印章的作用： 标志作用、 权威作用、 法律作用、 凭证作用。 (2)介绍信的管理：介绍信是用来介绍被派遣人的姓名、年 龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证 明双重作用。出具介绍信要经过单位内部的审批手续，填写 清楚，与存根一致，加盖骑缝章，并有存根备查。 10．办公设备和办公用品的进货与保管 (1)办公设备和办公用品的接收程序 1)核对货物，如数量不对应立即通知采购部门。 2)接收情况应输入到库存卡的接收项中，并及时更新库存余 额。 3)按规定存放好物品，确定物品发放人。 (2)库存保管的措施 1)储藏间或物品柜要上锁，以保证安全。 2)各类物品要贴上标签，标明类别和存放地。 3)新物品置于旧物品的下面或后面；体积大、分量重的放置 在最下面；体积小和常用的物品放在较大物品的前面。 4)储藏间要有良好的通风和照明。 11．办公设备和办公用品的库存记录 (1)库存控制卡的内容：项目；单位；库存参考号；日期； 最大库存量；再定货量；最小库存量；接收(进货卡)；发放 (出货卡)；余额(库存卡)。(2)库存记录的目的 1)资金不被不必要的库存占用。 2)空间不被用来储存不必要的货物。 3)监督个人和部门对物品的使用。 4)保持充足的库存。 5)监督偷窃和破坏造成的损失。 6)可利用准确的库存进行估价。 12．编制时间表的方法 (1)时间表是管理时间的一种手段。它是将某一时间段中已 经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格，是提醒使用人 和相关人按照时间表的进程行动，有效管理时间、保证完成 任务的简单方法。 (2)编制时间表的方法 1)根据需求确定编制时间的周期。 2)收集并按时间顺序列出该阶段所有工作、活动或任务，如 活动之间有矛盾应及时调整。 3)绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目，用简明 的文字将信息填人表格。 13．管理工作日志 (1)工作日志的使用方法 1)提前了解上司工作和活动的信息，并在两份日志上填出， 同时在自己的工作日志上标出当日应完成的工作。2)填入的信息应清楚、完整、准确，当日出现情况变化应更 新工作日志并告知上司，同时做好善后工作。 (2)工作日志填写的主要内容 1)上司工作日志的主要内容：上司在单位内部参加的会议、 活动情况、接待的来访者；上司在单位外部参加的会议、活 动、约会等情况；上司的个人安排；上司的私人信息。 2)秘书工作日志的主要内容：上司的各项活动需要秘书协助 准备的事宜；上司交办的工作；自己职责中应做的工作、活 动。 (3)秘书在管理工作日志时应注意的问题 1)安排的活动之间要留有 10 分钟左右的间隔。 2)进行项目的时间调整、 变更， 应遵循先重急后轻缓的原则。 3)确定变更后，应立即做好有关善后工作。 4)检查工作日志是否已将变更后的信息记录上。秘书资格四级考试复习指南(七) 来源： 考试大 【要想考试都不怕， 只有常来考试大！ 2009 】 年 7 月 6 日 模拟考场 视频课程 常用事务文书的拟写鉴定要点与重点提示 一、鉴定要点 了解公文的格式；掌握会议记录、意向书、订货单及产品说 明书的拟写方法。 二、重点提示 1．公文用纸及印装格式 (1)公文用纸采用 A4 型。 (2)公文印装要规范。 2．公文眉首格式 (1)发文机关标识(公文版头)。 (2)公文份数序号(印刷顺序号)。 (3)发文字号。 (4)签发(会签)人。 (5)秘密等级和保密期限。 (6)紧急程度。 (7)红色反线(间隔横线)。 3．公文主体格式 (1)公文标题。 (2)主送机关。 (3)公文的主体(正文)格式。 (4)附件及附件说明。 (5)印章(发文机关名称)。(6)签署。 (7)成文日期。 (8)附注。 4．版记(文尾)格式 (1)主题词。 (2)抄送机关。 (3)印发机关和印发日期。 (4)版记中的反线和版记的位置。 5．公文的特定格式 (1)信函式格式。 (2)会议纪要格式。 6．通告与通知 (1)相同点：都是用来传达上级机关的意图与要求，并要求 下级机关或有关人员遵守、了解并配合执行的文种。 (2)不同点：告知范围不同；格式不同；行文渠道不同。 (3)通知的写作 1)通知的适用范围：通知适用于批转下级机关的公文；转发 上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和 需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 2)通知的分类：指示型通知；发布型通知；批转型通知；转 发型通知；任免型通知。 7．通知与通报(1)相同点：都属于告知性文种；都要求有关单位和人员了 解公文内容或配合行动；都是下行文。 (2)不同点：发文目的不同；内容不同；发送对象不同。 (3)通报的写作 1)通报的适用范围：适用于表彰先进、批评错误、传达重要 精神或者情况。 2)通报的主要目的：传播信息、沟通情况、交流经验，一般 情况下，通报不具有指挥性。 3)通报的分类：根据通报的内容，可分为三种，即表扬性通 报，用于表扬好人好事；批评性通报，用于通报对违法乱纪 人员的处理情况；情况通报，侧重于告知，一般不涉及表扬 或批评。 4)通报的表述方法可分为两种，即直述式和转述式。 5)通报正文的拟写：通报正文的写作以表扬和批评性通报为 例，有四个要素，即倾向性导语、通报的事实(事件)、对事 实(事件)的认定和分析、处理意见等。 8．请示与报告 (1)相同点：都是上行文种；行文对象一般都是直接上级机 关。 (2)不同点：行文目的不同；写作结构不同；结束语不同； 处理方式不同；内容宽窄不同；发文时机不同；报送制度不 同；失误后责任划分不同。(3)报告的写作 1)报告的适用范围： 适用于向上级机关汇报工作、 反映情况、 答复上级机关的询问。 2)报告的分类： 工作报告； 情况报告； 调查报告； 报送报告。 3)报告的拟写：报告正文由报告导语、报告主体、报告结束 语三部分构成。 (4)请示的写作 1)请示的适用范围：请示是下级机关向上级机关请求指示或 批准时使用的文件。 2)请示的分类：请求指示的请示；请求批准的请示；请求审 批的请示。 3)请示正文的拟写：请示正文由请示原因、请求事项、结束 语三部分组成。秘书资格四级考试复习指南(七)来源：考试大 【要想考试都不怕，只有常来考试大！】 2009 年 7 月 6 日 模拟考场 视频课程 9．函 (1)函的适用范围：函是平行文，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答 复审批事项。 (2)函的分类。 (3)函的拟写：问复函要做到问得清楚，答得明白；请准(审批)函的结构安排有点类似于请示(批复)。 10．文章要素 公文与其他文体一样，也是由一定要素构成的，这就是人们常说的文章“四要素”，即材料、主题(主旨、发 文意图)、结构、公务文书专用词语。 11．公文的表达方式 (1)叙述：完整的叙述有六要素，即时间、地点、人物、事件、原因、结果。(2)议论 1)议论有三要素：论点、论据、论证。 2)议论的分类：可以分为两大类，即立论与驳论。 3)论证的方法：例证法、分析法、引证法、对比法、因果法等。 (3)说明：说明的方法主要有定义说明、分类说明、比较说明、数字说明和图表说明等。 12．简报 (1)概念：简报是国家机关、企事业单位、社会团体为汇报工作、交流经验、反映情况、沟通信息、报道动 态而编发的内部常用事务文书，也叫“动态”“简讯”“摘报”“工作通讯”“情况反映”“情况交流”“内部参考”等。 (2)特点：简，即简明扼要；快，即报道迅速快捷；新，即内容新鲜；实，即真实准确。 (3)简报的结构：报头+报核+报尾。 (4)简报的报头有以下内容：简报名称、期号、编印单位、印发日期。 (5)简报报核主要结构：(按语)+标题+导语+主体+结尾。 (6)简报报尾：写明发送范围、印制份数。 13．会议记录 (1)概念：会议记录是开会时当场将会议基本情况和会议报告、发言、讨论、决议等内容如实记录下来的文 书。 (2)特点：真实性、资料性。 (3)会议记录的结构：标题+正文+尾部。 (4)会议记录正文构成是：首部+主体+结尾。 14．意向书 (1)概念：意向书是当事人双方或多方之间，在对某项事务正式签订条约、达成协议之前，表达初步设想的 经济意图和目的的意向性文书。 (2)特点：协商性、灵活性、简略性。 (3)意向书的类型。 (4)意向书的结构：标题+正文+尾部。 15．订货单 (1)概念：订货单是订购产品和货物的单据。 (2)特点：协约性、严肃性。 (3)订货单的结构与写法：标题+ 16．产品说明书 (1)概念：产品说明书是生产商或者销售商向消费者介绍其生产、销售的产品性能、特点、规格、型号、技 术参数、维修方法、使用方法的说明性文书。 (2)特点：指导性、科学性、通俗性。 (3)产品说明书的结构：标题+正文+尾部。秘书资格四级考试复习指南(八)来源：考试大 【考试大：轻松考试，快乐生活！】 2009 年 7 月 6 日 模拟考场 视频课程 会议与商务活动 鉴定要点与重点提示 一、鉴定要点 掌握会议议程、日程的拟定方法；正确选择会址；做好会议记录、会议中的信息沟通和会议期间值班、保 卫工作以及会议经费结算工作；掌握开放参观活动方案的拟定和安排宴请活动的要求、商务旅行计划和旅程表的制定方法。 熟悉会议议程与日程的区别；掌握会议期间信息的收集、传递、反馈，以及信息加工的形式；学会会议文 件资料立卷归档的步骤和国外商务旅行准备工作的主要内容。 二、重点提示 1．会议议程表的设计方法 (1)注意议题所涉及各种事物的习惯顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。 (2)议程表中第一项是宣布议题，安排讨论问题时应尽量将同类性质问题集中安排在一起。 (3)保密性较强的议题一般安排在后面。 2．会议日程表的设计方法 (1)会议的日程表一般采用简短文字或表格形式。 (2)将会议时间按每天上午、下午、晚上三个单元将议题具体化。 3．安排会议议程和日程应注意的问题 (1)会议议程和会议日程的功能不同。 (2)会议议程的编制在前，一旦确定不应再改变。会议日程如遇到一些变化可相应调整。 (3)会议议程与日程必须吻合。 (4)会议议程和日程表制定后，须经主管领导审核方可实施。 4．选择会址应考虑的因素 (1)交通便利。 (2)会场的大小应与会议规模、主题相符。 (3)场地要有良好的设备配置。 (4)应尽量避开闹市区，场地应不受外界干扰。 (5)选择会议地点应考虑有无停车场。 (6)场地租借的成本必须合理。 5．做好会议记录 (1)会议记录的准备工作 1)准备足够的笔、笔记本和记录用纸，以及录音机和磁带。 2)备有会议议程表和相关文件资料，了解与会人员的座位图。 (2)会议记录的内容：会议描述；与会者姓名；会议过程；主席、记录员签名。 (3)会议记录的方法 1)重点应将会议主要讨论的观点、决议、决定、重要声明、修正案内容、结论一字不漏地记录下来，其他 内容概括记录。 2)漏记内容对照录音磁带进行修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语做简要的解释。 3)与会者提出的意见、建议，要把人名记录下来。 (4)会议记录的修改 1)在定稿打印前，向主席提交一份草稿经他签字批准。 2)经会议批准，会议记录如有错误，主席或秘书可以更改。 3)会议记录一经签名，任何地方都不能再作改动。 (5)会议记录的要求：准确、完整、简洁、条理清楚。 6．会议期间的信息沟通 (1)做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作 1)秘书人员要多听、多记、多想、多跑，全面收集信息。 2)要深入实际，掌握第一手资料。 3)注重信息的加工。 4)注重实效，狠抓反馈信息的收集。(2)会议期间的对外宣传工作 1)妥善处理与新闻媒体的关系。 2)注意内外有别，严守单位秘密。 3)在传递方式、内容选择上应本着对象、效果、实效、费用的原则综合考虑。 4)注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的报道。 5)为召开记者招待会提供必需的信息资料。 6)信息收集力求全面、真实、及时、适用、重点突出。 7)与新闻媒体沟通要以礼相待、以诚相待、平等相待、迅速及时。 (3)信息加工的形式：综合加工；提炼加工；推导加工。 (4)信息传递的方式：口头传递；影像传递；电子系统传递；专人传递。 来源:考试大-秘书资格考试秘书考试（四级）复习笔记之会议管理――会议概述来源：考试大 【考试大：天下考生的良师益友】 2009 年 10 月 15 日 模拟考场 视频课程 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。 会议分为大型会议、中型会议和小型会议三种。 一般而言,会议申报与审批大体有三种形式：口头申报、书面申报、会议申报。 秘书部门对有关职能部门申报召开的会议,要本着精简从严的审批原则,严格把好审批关。 要分析会议是 否有必要开,能否合并开,可否用其他方式解决问题等。 会议审批还应遵循“一支笔”的原则。考试大收集整理 来源:考试大-秘书资格考试秘书考试（四级）复习笔记之会议管理――会前筹备来源：考试大 【有了考试大，考遍全天下】 2009 年 10 月 15 日 模拟考场 视频课程 一、 拟订会议议程、日程 （一）会议议程和会议日程的内容及作用 1、会议议程的内容 会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据 议程主持会议。会议议程是会议具体的概略安排，它通过会议日程显示出来。大中型会议的议程一般安排 如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读 决议；闭幕式。 2、会议日程的内容 会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间 的依据。 3、会议议程和日程的作用 通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效 信息。会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。 （二）会议议程的制定程序 1、明确目标和参加者 2、安排各议程事项的时间 3、确定每一项议程 4、决定会议讨论形式 （三）会议日程的编制方法 1、 制定议程表时， 应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。2、 制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。 3、 宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后在安排讨论的问题。 4、 尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。 5、 保密性较强的议题，一般放在后面。 二、提供会议地点的备选方案 （一）会议地点选择的要求 1、交通便利。 2、会场的大小应与会议规模相符。 3、场地要有良好的设备配置。 4、场地应不受外界干扰。 5、选择会议地点应考虑有无停车场所。 6、 场地租借的成本必须合理。 （二）会议场地选择的工作程序 1、 会议的目的与形态 2、 实质上的需要、与会者的期望 3、 列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地 4、 对会议地点进行确认 考试大编辑整理 5、签订书面合同 （三）实地考察会议地点的注意事项 1、 会见能作决策的人，有利于以后解决可能出现的问题。 2、 只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观。 3、 不要出于个人原因再次参观酒店。 4、 不要带家属同行参观。 5、 要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况。 6、 要考虑另外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面。 三、布置会场和安排座次 （一）会场整体布局安排 1、会场整体布局的要求 （1）庄重、美观、舒适 。 （2）会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。 （3）中大型会议要保证一个绝对的中心。 （4）小型会场要注意集中和方便。 2、会场整体布局的类型 （1）较大型会场的座次安排。 （2）中小型会议的座次安排。 3、会场整体布局安排的工作程序 （1）确定会场形式。 （2）合理摆放桌椅。 （3）布置附属性设备 (二) 主席台的座次和场内座次安排 1、主席台座次和场内座次的要求 主席台是与会人员瞩目的地方，也是会场布置工作的重点。各种大中型会议均应该设主席台。座谈会和日 常工作会议一般不设主席台或主席桌。无论是否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，避免 同与会人员背向现象。另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。2、主席台的座次和场内座次安排 （1）安排主席台的座次。会议主席台就坐者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员，安排座位时应注意 以下惯例： 1）依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。 正式代表在前居中，列席代表在后居侧。 2）为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。 3）主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上， 也可在出席证、签到证等证件上表明。 4）在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。 （2）安排场内其他人员的座次 1）小型会场内座位的安排。分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座；反之， 为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。 2）中大型会场内座次的安排。常见的安排方法有三种： ①横排法。是按照参加会议人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的 方法。 ②竖排法。是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向排列座次的方法。将正式代 表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员、职务低者排在后。 ③左后排列法。是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，以会场主席台中心为基点，向左右两 边交错扩展排列座位的方法。 四、发布会议信息 （一）会议信息的内容和类型 1、会议信息的内容 会议信息的内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法；会务联系电话与联系人；会议报到及会议议 程、日程；与会者的信息；会议报送的交流信息；会议的记录和纪要内容；会议的宣传报道内容；会议的 决议内容。 2、会议的类型 会议信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，将信息分成各个类别，使信息条理化，便于存 放和查找，提高信息利用的效率。 （二）发布会议信息的工作程序 1、传递会议通知信息 2、分发传递会议文件 3、沟通传递会议有关情况 （三）注意事项 1、发布会议信息前要进行报审 2、要对媒体进行选择 五、安排会议食宿 （一）会议餐饮的常识和工作程序 1、会议餐饮的常识 （1）餐饮安排的原则是让代表吃好而又不浪费。 （2）就餐大体上是一个标准，要适当照顾少数民族代表和年老体弱者。确定好伙食标准和进餐方式，照顾 南北不同代表的口味。 （3）秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。 （4）座位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图，标出全场座位以及全体出席者位置，还 可用卡片写好姓名席位，发给本人。2、安排会议餐饮 （1）根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。 （2）就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和分餐制。 （3）事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。 （4）事先设计和确定就餐的凭证。 （5）要与饭店一起确定菜单，饮食要卫生、可口、品种多。 （6）事先要准备好干净的饮食用具。 （7）给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。 （8）做好饮水、饮料的供应。 3、会议餐饮的类型和标准 （1）早餐。早餐食物的选择可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐。 （2）会场休息期间的茶歇。一般供应咖啡、茶或其他饮料。 （3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排。 （4）正式晚餐。晚餐食物的选择既要考虑到营养和健康，又要考虑到出席者的口味和特色。 （5）招待会。应选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐。 来源:考试大-秘书资格考试 （二）会议住宿的常识和工作程序 1、会议住宿的常识 （1）要提前编制住房方案。 （2）长者、尊者、领导要适当照顾。 （3）具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。 （4）有时还要按地区集中，统筹安排。 （5）不同标准的房间要作合理分配，一般是根据房间的不同规格并结合代表具体情况列出住宿表。 （6）报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。 2、安排会议住宿 （1）安排方式的选择。 （2）预定会议住宿的程序。 （3）确定会议住宿的程序。 3、会议房间的分配 （1）如果由主办方支付费用，则需按其职务标准安排住房，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会人员 的住宿标准应相近。 （2）年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。 （3）注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。 （4）可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订。 （5）预订住宿地点的工作一定要打出提前量，预订数量上应略有富余。 六、邀请会议嘉宾 （一） 、会议嘉宾的类型和要求 1、会议嘉宾的类型 （1）组织方的上级领导和政府官员。 （2）企业的重要客户和各种利益相关方。 （3）社会名流和电影明星。 （4）对实现会议目标有潜在贡献的人。 2、嘉宾邀请的要求 （1）要事先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场。 （2）要发出正式邀请函。（3）要做到有礼貌。 （4）要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。 （5）对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则。 （6）嘉宾人数不宜过多。 （二）邀请会议嘉宾的工作程序 （1）在邀请参会嘉宾方面，要开会研究，确定嘉宾名单，而接下来邀请嘉宾的工作就由工作组负责组织实 施。 （2）拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作精美。 （3）要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况。 （4）在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。 七、准备会议资料、会议用品 （一）会议资料的类型和准备 1、会议资料的类型 （1）来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。 （2）会议资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。 （3）沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。 2、会议资料的准备 （1）来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等。 （2）会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、 会务组成员通讯录。 （3）沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。 （二）会议用品的类型和准备 1、会议用品的类型 （1）必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。 1）会议内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备以及必要的安全设 施等。 2）常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型 DVD、胶卷、饮用水、一次性水 杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议所需用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会 经常需要的特殊用品和设备，如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。 2、准备会议用品 （1）检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。 （2）检查好灯光、扩音设备。 （3）检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。 （4）如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。 （5）在每人座位前摆放纸笔。 （6）多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。 （7）如果有选举、表决、表彰的议程，还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品。 （8）会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。 （9）如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。 八、安排会议礼仪服务 （一）会议礼仪的种类 1、会议的通用礼仪 （1）会议文书礼仪。（2）迎送礼仪。 （3）参会礼仪。 （4）服务礼仪。 2、主持人的礼仪 3、会议发言者礼仪 4、会议参加者礼仪 （二）安排会议礼仪服务的工作程序 1、选择会议礼仪服务人员 （1）从组织内部员工中选择。 （2）聘请专业礼仪公司或礼仪人士承担会议主要的礼仪服务。 2、分解工作程序 3、培训会议礼仪服务人员 （1）对会议工作的宗旨和合作精神的培训。 （2）对会议礼仪知识和工作技能的培训。 （3）对会议的设备和用品的使用常识培训。 4、准备服装用具 （1）礼仪服务人员的服装应统一并且与会场环境协调。 （2）迎接一般的与会者不需要献花。 5、礼仪执行 （1）接待礼仪及程序。 （2）引领。 （3）乘车的座次安排。 九、检查会议常用视听设备是否正常 （一）会议常用视听设备的选用 音响手段与视觉手段可以分开单独使用，也可以合在一起使用。 常用的设备类型有表决系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体投影仪、幻灯机、投影仪、录像机、 电视机、摄像机、灯光设备等。 对于会议使用的设备，应设专人操作与维护。来源于考试大 （二）检查会议常用视听设备的工作程序 1、确定工作人员的职责。 2、预演和检查会场视听设备。 来源:考试-秘书考试（四级）复习笔记之会议管理――会中服务 来源：考试大 【相信自己,掌握未来,考试大值得信赖!】 2009 年 10 月 15 日 模拟考场 视频课程 一、 安排会议值班 （一）会议值班工作的内容和意义 1、会议值班工作的内容 （1）值班电话记录。 （2）值班接待记录。 （3）值班日记。 （4）做好信息传递。 2、会议值班的意义会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证了会议的顺利进行。 （二）安排会议值班的工作程序 1、制定值班工作制度 （1）信息处理制度。 （2）岗位责任制度。 （3）交接班制度。 2、明确值班工作任务 （1）在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息。 （2）要加强与会议无关人员出入会场的控制。 （3）手边要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络、请示。 （4）要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。 （5）要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。 （6）必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。 （7）做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作。 （8）必要时，应建立主管领导带班制度。 3、编制会议值班表 会议值班表应包括以下内容： （1） 会议值班时间期限和具体值班时间。 （2） 会议值班人员姓名。 （3） 会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号。 （4） 会议值班负责人姓名或带班人姓名。 （5） 用简明的文字表明值班的工作内容。 （6） 表明人员缺勤的备用方案或替班人员的姓名。 二、 接待采访会议的新闻媒体 （一）相关知识 1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则 （1）报道的内容必须与会议基本内容相吻合。 （2）掌握会议信息的保密度，做到内外有别。 （3）报道中的重要观点和提法，要经领导审定。 （4）要准备得全面周到、主动积极。 （5）在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。 （6）在会议中，秘书要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道。 （7）在会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料。 2、接待新闻媒体的工作内容 （1）由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后，向媒体发送。 （2）在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发表消息。 （3）在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题。 （二）工作程序 1、媒体人员登记 2、为媒体人员提供简单的会议材料 3、安排拍照和新闻发布会等传统活动 4、安排媒体沟通会 （三）妥善处理新闻媒体的负面报道 （1）快速作出反应。（2）联合或聘请专业公关公司处理危机。 （3）让负责人出面。 （4）对未知的事实不要推测。 （5）不要隐瞒事实真相。 （6）为媒体采访敞开大门。 （7）统一口径，用同一个声音说话。 （8）频繁沟通。 三、做好会议的记录工作和简报工作 （一）做好会议的记录工作 1、会议记录的内容 （1）会议描述。 （2）与会者姓名。 （3）缺席者请假条。 （4）宣读上次会议记录。 （5）有会议记录中产生的问题。 （6）通讯记录。 （7）一般事务。 （8）其他事务。 （9）下次会议日期。 （10）主席签名。 2、会议记录的要求 （1）速度要求。 （2）真实性要求。 1）准确 2）清楚 3）突出重点 （3）资料性要求。 来源:考试大-秘书资格考试秘书考试（四级）复习笔记之会议管理――会中服务来源：考试大 【相信自己,掌握未来,考试大值得信赖!】 2009 年 10 月 15 日 模拟考场 视频课程 3、会议记录的工作程序 会议记录的结构是：标题+正文+尾部。 （1）标题。一种是会议名称+文种。另一种是文种。 （2）正文。首部+主体+结尾。 （3）尾部。右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”。 （二）做好会议的简报工作 来源于考试大 1、会议简报的内容 会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息。要反映出会议的新情况、新问 题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用。 2、会议简报的要求 （1）真实准确。 （2）短小精悍。 （3）快是简报的质量体现。 （4）生动活泼。 3、会议简报的工作程序（1）会议简报的内容。 （2）会议简报的结构。 四、收集信息的分类 （一）会议信息的分类 1、按照会议信息的作用划分 （1）与会者信息。 （2）会议指导性、宣传性信息。 （3）会议议题性信息。 （4）会议主题内容信息。 （5）记录性、结果性文件信息。 （6）会议的程序性文件信息。 （7）会议交流性文件信息。 （8）会议参考性信息。 （9）会议管理性信息。 2、按照会议信息的保密性划分 （1）保密性会议信息。 （2）内部性会议信息。 （3）公开性会议信息。 3、按照会议信息传递方式划分 （1）会议讲话信息。 （2）会议书面信息。 （3）会议声像信息。 （二）收集会议信息的要求 1、齐全。 2、及时。 3、准确。 4、有效。 （1）责任到人。 （2）履行登记。 （3）严格保密。 （4）明确范围， （5）有针对性。 （三）收集会议信息的工作程序 1、确定会议信息的搜集范围。 2、选择会议信息的搜集渠道。 3、确定搜集会议信息的方法。 （1）召集开会。 （2）提供书面材料。 （3）个别约见。 （4）会议结束时及时搜集。 （5）个别催退。 （6）按清退目录收集。 （7）限时交退。 五、反馈会议信息（一）反馈会议信息的内容和要求 1、反馈会议信息的内容 （1）反馈会前信息。 （2）反馈会中信息。 （3）反馈会后传达落实的情况。 2、反馈会议信息的要求 （1）会议的信息反馈要注意店面结合，正负反馈结合。 （2）会议信息反馈的目的要明确。 （3）充分重视会议的反馈信息沟通。 （二）反馈会议信息的工作程序 1、布置会议信息收集工作。 2、会议信息的搜集渠道的选择和建设。 3、建立定期的会议信息反馈制度。 4、做好会议信息的反馈汇报工作。 5、抓好会议反馈信息的落实工作。 来源:考试大-秘书资格考试秘书考试（四级）复习笔记之会议管理――会后落实来源：考试大 【考试大：中国教育考试第一门户】 2009 年 10 月 15 日 模拟考场 视频课程 一、会议文件资料收集的要求 （一）收集会议文件资料的要求和内容 1、收集会议文件资料的要求 （1）确定会议文件资料的收集范围。 （2）收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会前全部收集齐全。 （3）选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。 （4）收集会议文件要履行严格的登记手续。 来源于考试大 （5）收集整理过程中要注意保密。 2、需收集的文件资料 （1）会前准备并分发的文件。 （2）会议期间产生的文件。 （3）会后产生的文件。 （二）会议文件的立卷归档 1、会议文件立卷归档的意义 （1）保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。 （2）保持历史的真是面貌，反映工作的客观进程。 （3）保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。 （4）保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。 2、会议文件立卷归档的范围的范围和分工。 （1）会议文件立卷归档范围 （2）会议文件立卷归档分工。 3、会议文件立卷的基本原则和方法 （1）会议文件立卷的基本原则。 （2）会议文件立卷方法。 4、会议文件立卷工作程序。（1）大中型会议文件立卷 （2）日常工作会议文件资料立卷。 （三）会议文件资料收集整理的工作程序 将收集的文件资料进行登记――向上级总结、汇报情况――甄别整理、分类归卷――卷内文件的排列―― 卷内文件的编号、编目――填写卷内文件的备考表――案卷标题的拟制――填案卷封面――移交给档案室 ――清理-销毁不再利用的纸张。 二、 会议纪要的内容和要求 （一）会议纪要的种类 （1）办公关于纪要。 （2）工作会议纪要。 （3）协调会议纪要。 （4）研讨会议纪要。 （二）会议纪要的内容 （1）会议情况简述。 （2）对会议精神的阐发。 （三）会议纪要的要求 1、会议纪要的拟写要求 （1）实事求是，忠于会议实际。 （2）内容要集中概括。 （3）要有条理。 2、印制并分发给有关部门有关人员或归档保存 3、会议纪要要按印发范围和查看等级分发 （1）确定印发范围。 （2）确认接收者。 （3）签发会议执行。 （四）工作程序 完善会议记录→起草、编写会议纪要→确定印发范围→接收者确认→领导签字→打印成文→印制、分发或 归档保存。 来源:考试大-秘书资格考试秘书考试（四级）复习笔记之会议管理――会后落实来源：考试大 【考试大：中国教育考试第一门户】 2009 年 10 月 15 日 模拟考场 视频课程 三、 会议经费结算的方法 （一）会议经费结算的方法和要求 1、会议的收费与付费方法 （1）收款的方法与时机。 （2）付款的方法和时间表。 2、会议付费的要求 （1）会议经费的名称要规范。 （2）遵守公司零用现金、消费价格及用品报销的各种财务制度和规定。 （二）会议经费结算的工作程序 通知与会人员结算时间地点→清点费用支出发票→核实发票→填写报销单、将发票贴于报销单背面→请领 导者签字→到财务部门报销→与相关部门及人员结清费用。 （三）会议经费结算的注意事项 考试大编辑整理 （1）开具会议住宿费发票时，需要向宾馆酒店索取盖有酒店章的正式发票，保证开立的发票与收取的会务 费相等。（2）住宿费一般不包括使用房间的长途电话费、客房小酒吧、在酒店签单的费用。 四、跟踪反馈落实会议精神 （一）会议决定事项的传达 1、会议传达决定事项的要求 （1）传达会议决定事项必须准确，必须原原本本传达。 （2）传达会议决定事项必须及时。 （3）传达会议决定事项必须到位。 2、会议传达落实的作用 （1）会议决策传达落实是实现会议决策目标的最主要环节。 （2）会议决策传达落实是衡量下级组织得力与否的主要标志。 （3）会议决策传达落实是对会议决策的检验。 3、传达落实会议决策的具体实施 （1）传达动员。 （2）分解任务。 （3）互相沟通。 （4）操作控制。 （5）效益考核。 （二）会议决定事项反馈 （1）反馈的原则。 （2）反馈的重点。 （2）综合反馈。 （三）跟踪反馈落实会议精神的工作程序 会议决定事项的传达→会议决定事项的催办与登记制度→会议决定事项的反馈。 （四）跟踪反馈落实会议精神的注意事项 （1）综合性的须由多部门共同办理的工作事项。 （2）部门责任分工边缘的、交错的工作事项。秘书考试（四级）复习笔记之会议管理――案例分析来源：考试大 【考试大：轻松考试，快乐生活！】 2009 年 10 月 15 日 模拟考场 视频课程 案例一 英豪公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、销售二部经理人选等问题， 在会上，还将进行东部地区销售情况的总结、销售一部关于内部沟通问题的发言。如果你是秘书，请制定 一个会议议程表。 英豪公司销售团队会议议程表 公司销售团队会议将于 5 月 25 日星期一上午九点在公司总部的三楼会议室举行。 宣布议程。 说明有关人员缺席情况。 宣读并通过上次会议的记录。 东部地区销售情况总结。 销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。 公司销售人员的招聘和重组。 销售二部经理的人选。 下季度销售目标。案例二 公司准备在暑假召开一个各部门负责人的培训会议，经理让秘书钟苗选择一个会议地点，钟苗经过仔细考 虑，预定了位于市郊风景区的一家酒店，价格相对便宜，而且风景宜人。经理及参加培训的人员都很满意。 点评：由于该会议的参加者都是本单位人员，可一起驱车前往，所以郊外是比较理想的选择，不但价位适 中，而且位于风景区，可使与会者身心放松。 案例三 名山公司要召开 2003 年度总结大会，作为大会工作人员的王琴主要负责会议文件材料工作。会前王琴进行 会议筹备有关信息的搜集，为会议议题的确定及大会会议材料的形成做好准备。年度大会的工作报告非常 重要，包括一定时期的工作总结、体会或者经验，对目前情况的分析和下一步工作的思路、要求及具体措 施等内容。为此，王琴有针对性地、广泛搜集一段时间以来各方面工作的进展情况。会议期间王琴认真做 好会议记录，力求会议记录准确、完整，忠实发言人的原意，并进行会议发言录音和录像。为了使会议信 息尽快传递给与会者，她及时编写会议简报、使会议达到良好的效果。会后王琴认真编写会议纪要，作为 与会代表贯彻执行的依据，推动会议精神的贯彻落实，她还搜集齐会议期间所有文件材料，及时整理有关 会议文件，为会议文件的归档打下基础。王琴大会期间的表现赢得了大家的一致好评。 点评：会议信息流动和处理是否科学、务实、有效，直接影响会议的质量和效率，影响会议的实际效果。 王琴的会议信息工作实际上是确保会议信息有效流动，实现会议目的的工作。考试大编辑整理 案例四 天地公司年底为表示对客户的谢意，召开了客户联谊会，会后共进晚餐。负责接待工作的秘书钟苗根据上 司的指示和宴会惯例，安排桌次座位。这次宴会共设 3 桌，餐厅正面靠墙为主桌，编 1 号，靠入口处为 2、 3 号桌，摆成三角形，突出主桌。重要客户在主桌。为方便来宾入席，钟苗特意做了座位名签，并摆在桌 上。但由于这次联谊会时间紧，与会人员名单确定得晚，钟苗在抄写时漏了应便在主桌的一位重要客户， 结果致使该客户入席时找不到座位，出现了十分尴尬的场面。 点评：秘书钟苗在安排会议晚宴时，只注意到桌次的正确安排和名签的摆放，但忽略了对人员和名签的核 对，致使重要嘉宾未能受到应有的礼遇，给组织的公关工作造成了不良的影响。 案例五 某公司要举办成立大会，请了有关单位的领导参加，秘书小李负责嘉宾的邀请。她用电话通知各位嘉宾， 但有的嘉宾电话没通，所以没有找到，事后她把这件事忘掉了，会前也没和嘉宾再次确认。对于重要嘉宾 发出了邀请函，但邀请函不是十分美观，比较简陋。结果开会那天，来的嘉宾很少。 点评：秘书小李的做法有许多不妥之处。邀请嘉宾是一项重要的工作，一定要抓住确认环节，这样才不会 使组织很被动。另外，要注意邀请的礼节，在邀请函和请柬这些事情上都要精益求精，显示出组织应有的 尊重和诚意。 案例六 某公司举办大型服装新品展销会。与会者是来自各大公司的老总或经理。本次活动得到了媒体的广泛关注。 当地政府也对此产生了浓厚的兴趣。该公司也向当地政府发出了邀请。由副市长代表参加。市长由于有另 外一个活动，不能确定。展销会即将开始时，市长却来到了。各嘉宾已经在台上就座。但发现没有市长的 名台和座位，会议主办方十分尴尬。 点评：该公司应实现考虑好领导的到来可能性。即使不来，也要做好物品的准备工作。 来源:考试大-秘书 资格考试秘书考试（四级）复习笔记之会议管理――案例分析来源：考试大 【考试大：轻松考试，快乐生活！】 2009 年 10 月 15 日 模拟考场 视频课程 案例七 海潮公司正在召开新产品质量鉴定会，会务秘书黄嘉正在会务组值班室值班，这时进来一位西装革履的先 生，声称要找一位鉴定专家有事，黄嘉便让他自己到会场去找，这时，一个工作人员匆匆跑来，告诉她会 议的电源插口有了问题，让她快找公司的电工师傅，黄嘉说：“今天是周六，我哪知道他在哪啊？”于是，便不再管。过了一会儿，她看了看表，快下午 5：00 了，估计不会再有什么事，便离开了公司。 点评：会议的值班工作是一项重要和严肃的工作，值班人员要以认真负责的态度做好工作，不能脱岗，不 能推诿责任。在值班时，手边要有相关人员的通讯录。 案例八 在公司召开新闻发布会期间，秘书钟苗与媒体进行了良好的沟通。她在会前为记者安排了一个介绍会，准 备了详尽的会议材料，专门辟出场地以供摄影摄像，并且给了记者充分的提问时间。发布会很成功，媒体 的报道内容翔实，很有说服力，在社会上引起了较大的反响。 点评：会议期间一定要注意接待好新闻媒体，让记者能够有充分的机会与时间了解相关信息，为记者的报 道提供了方便。 案例九 华夏企业协会举办了“华夏公司融资操作研讨会”，此次会议邀请了国内一批顶尖的经济学家、管理学家到 场发表演说，各大媒体闻风而动，齐聚会场。秘书邓林负责会议的信息宣传工作。她因事先对情况估计不 足，当许多记者向她索要新闻稿、宣传资料、专家讲座大纲时，无法满足对方的要求，协会领导向她询问 各大媒体对会议的报道情况时，她也没有做好简报收集、留齐各种资料，无法为领导提供适用的信息。 点评：作为会议期间负责信息工作的秘书，应该为记者准备好新闻稿、宣传资料、专家讲座大纲等材料。 在会议期间，还要及时做好简报收集，留齐各种资料，为领导提供适用的信息。 案例十 风雷公司在 2002 年末召开了改革企业管理制度新春座谈会， 会上各个部门的职工代表就如何改革现有的企 业管理制度纷纷献计献策，公司总经理在做会议总结之前，让秘书许茹收集会议各方面的信息，许茹从简 报、会议记录和群众来信中搜集了一些资料，但总经理却认为她没有能够提供一些反馈信息，希望她能改 进这方面的工作。 点评：许秘书在掌握会议反馈信息搜集途径方面不够全面，因此所收集的信息量不够。许茹应扩大自己收 集信息的渠道，掌握更多的收集方法。 案例十一 某公司日常管理比较混乱，秘书没有将公司会议记录立卷归档，经常发生找不到会议文件资料的事情。一 次，公司与合作方经过几次协商，双方签署了一个项目的合作意向。不久，双方约定再次商谈并签订正式 文本。然而，当需要签署意向书时，秘书在自己所保存的文件中无论如何也找不到了。当合作方听说此事 后，中止了与该公司的合作。 点评：秘书在收齐会议文件后，应及时整理会议相关文件，加工、修改与会人员的讨论稿，根据需要形成 决议纪要或会议纪要。会议文件资料的立卷归档原则上是一会一卷，便于日后查找、利用。 案例十二 开具发票时有出入怎么办？ 公司员工小张去某城市参加全国电子产品交流会，会期一周。按照会议通知，他交了 1600 元的会务费，组 织方开具了发票。小张回来报销时，财务处说发票无效不予报销，原因是发票上缺少财务章。小张马上与 会务组织联系，几经周折才联系上，对方称他们的发票是正式的，不可能没有财务章。让小张将发票寄给 他们，如果确实有问题愿意承担责任。考试大编辑整理 点评：发票是报销的凭证。发票开具应按照规定的时限和顺序，逐栏、全部联次一次性如实开具，并加盖 单位财务印章和发票专用章。不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。 案例十三 会议决定事项的催办。一段时间以来，某公司的一些会议决定迟迟得不到落实，有的部门因对领导处理问 题持有异议，故意将会议决定拖延。这使领导非常挠头。为解决此种被动状况，秘书协助公司领导层层开 会，首先对一些问题加以澄清，统一了认识，从而疏通了信息决办环节。 点评：传达落实会议精神是秘书的重要职责之一。会后的检查催办是会后工作中不可缺少的重要内容。可 以敦促会议精神落到实处。如果落实环节出现问题，应及时疏通。 来源:考试大-秘书资格考试秘书考试（四级）复习笔记之文书拟写来源：考试大 【考试大：轻松考试，快乐生活！】 2008 年 12 月 20 日 模拟考场 视频课程 第一节 文书拟写 一、批转转发性通知 批转转发性通知是指批转、转发、印发公文的通知，分为三类：批转通知、转发通知、印发通知。 批转转发性通知的结构是：标题＋主送机关＋正文＋落款＋成文日期＋转发（印）文件原件。 在写批转转发性通知时要注意所有的批转转发性通知均有附带文件。它们属于“正件”，而不是“附件”。 二、报告 报告是汇报工作、反映情况、答复上级机关询问的公文。报告具有汇报性、陈述性。报告与请示的区别在 于性质要求和行文时限不同。报告分为三种：汇报工作报告、反映情况报告、答复询问报告。 报告的结构是：标题+主送机关+正文+落款+成文日期 写报告时要注意报告事项要真实、报告时间要及时、报告不得夹带请示事项。 三、请示 请示是向上级机关请求指示、批准的公文。请示的特点是一文一事、请批对应、事前行文。请示分为求示 性请示和求批性请示。 请示的结构是：标题+主送机关+正文+落款+成文日期+附注 写请示时要注意职能主送一个机关、要逐级请示、语气宜温和谦恭。 四、问答函 问答函，是不相隶属机关就工作问题进行询问或答复的函。问答函分为询问函和答复函。 询问函与答复函的结构是：标题+主送机关+正文+落款+成文日期 写问答函时要注意单位间交往的问答函应采用“信函式格式”行文。单位间交往的问答函属于正式行文，应 采用“信函式格式”。单位内部交往的信函可采用便函形式。 五、简报 简报是国家机关、企事业单位、社会团体为汇报工作、交流经验、反映情况、沟通信息、报道动态而编发 的内部常用事务文书，也叫“简讯”、“动态”等。简报的特点是简、快、新、实。简报分为工作简报、会议 简报、动态简报。 简报的结构是：报头+报核+报尾 写简报时要注意文字凝练，篇幅简短；内容真实、准确、典型；针对性、指导性强；一是一报、切忌面面 俱到。 六、意向书 意向书是当事人双方或多方之间，在对某项事务正式签订条约、达成协议之前，表达初步设想的经济意图 和目的的意向性文书。意向书具有协商性、灵活性和简略性的特点。 意向书按合作关系的不同可分为多种类型：加工承揽意向书、建设工程承包意向书、货物运输意向书、财 产保险意向书、科技协作意向书等。 意向书的结构是：标题+正文+尾部 写意向书时要注意语言准确，表达清楚；忠实于洽谈内容。 七、订货单 订货单是订购产品和货物的单据。订货单的特点是协约性和严肃性。 订货单的一般结构是：标题+正文+尾部 写订货单时要注意制作订货单应注明有效期限，注意订货单与订货合同的区别。 八、商品说明书 商品说明书是商品的生产者向消费者或用户介绍其商品的特点、成分、性质、构造及注意事项等有关知识 的说明文。 商品说明书具有真实性、科学性、条理性和通俗性的特点。简单商品说明书由标题和正文组成。复杂商品说明书由封面、目录、概述、正文、封底构成。 写商品说明书时要注意如实介绍，真实可信；抓住特征，突出个性；语言简洁。通俗明了；设计新颖，美 观大方。 第二节 收发文处理 一、缮印文书 文书缮印是对文件进行誊抄缮写和打字、油印、电脑打印以及复印机复印等工作。 文书缮印的要求是：文字准确、字迹工整清晰；符合规定体式，页面美观大方；不随意改动原稿；装订齐 整牢固；注意保密。 缮印文书的工作程序是确定印制的文书，确定印制格式，完成印制，交付印制的文书。 缮印应建立登记制度，登记文书名称、送文单位、印文数量、印制时间、印制人姓名等项目。 二、校对文书 文书校对是根据定稿对文件校样进行核对校正。 文书校对的内容包括：校订清样上的错字、漏字、多字；规范字体、字号；检查版式；检查引文、人名、 地名、数据等是否有误。 文书校对要求把握原则，仔细校对；认真仔细，一丝不苟；正确使用校对符号；进行一校、二校、三校 3 个校次。 文书校对的工作程序是准备好原稿和校样，选定校对方法，核对校正。 进行文书校对时要注意对同音异体、字形相近的字的核查；注意对数字、人名、地名的核查；校出的错漏， 要以规定的符号标明。 三、 传阅文书 文书传阅即在工作职责范围内传递阅读文件。 文书传阅的要求是迅速、准确地将文书送达阅文人；文书的传阅要区分内容的轻重缓急和职责分工；传阅 的顺序是由管理层到一般人员。 文书传阅的工作程序是确定传阅对象，选择传阅方式，传递文书，履行传阅手续，检查清理文件。 传阅文书时要注意严格传阅范围、严禁文件横传、调控文件运行。 第三节 文档管理 一、档案的分类 档案分类是按照来源、时间、内容和形式等方面的异同，将归档文件划分为若干层次和类别，构成有机体 系的工作。 常用的档案分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法。 档案分类要求正确判定档案文件所属年度、正确判断档案文件所属机构。 档案分类的工作程序是了解文件的形成情况，分析档案形成单位情况，选择档案分类方法，文件归类。 二、档案检索工具的编制 档案检索工作是对档案信息进行加工和存储，并根据需要进行查找的工作，包括档案信息存储和信息查检 两方面工作。档案检索工具是揭示档案内容和成分，报道和查找档案的工具。考试大编辑整理 档案检索工具分为归档文件目录、分类目录、主题目录、人名索引和全宗指南。 档案检索的工作程序是选择检索工具，分析档案的内容，形成档案条目，构成检索工具。 档案检索要注意检索工具有书本式检索工具、卡片式检索工具；为了满足多方面的利用需求，应编制不同 功能的检索工具。 三、档案的鉴定 档案鉴定是按照一定的原则、方法和标准，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的 档案予以销毁的档案业务工作。档案保管期限分永久、长期和短期 3 种。 档案鉴定工作要求逐件、逐页阅读档案内容，综合分析文件的各方面特征，结合档案的需求判定档案价值。 档案鉴定的工作程序是判断文件是否需要保存，分析档案价值，确定文件的保管期限，对保管的档案进行复审。 档案鉴定时要注意经鉴定要销毁的档案，应办理批准手续；对要销毁的档案要编制销毁清册。 四、档案的保管 档案保管是根据档案的成分和状况所进行的存放管理和维护完整与安全的活动。 档案保管工作要求做到防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘，保持库房的清洁卫生。 档案保管的程序是了解档案库房的编号，熟悉档案柜架的摆放与编号，调节保管场所的温湿度，进行卫生、 安全检查，进行档案流动中的保护。 来源:考试大-秘书资格考试秘书考试（四级）复习笔记之文书拟写例文来源：考试大 【有了考试大，考遍全天下】 2008 年 12 月 20 日 模拟考场 视频课程 公文范例 例文一： 国务院办公厅关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知 各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构： 现将修订的《国家行政机关公文处理办法》发给你们，自二○○一年一月一日起施行。 国务院（印章） 二○○○年八月二十四日 例文二： 关于做好 2001 年春节期间有关工作的通知 各省、自治区、直辖市邮政局，局直属各单位： 经过全国邮政职工的奋力拼搏，国家局制定的 2000 年三大目标已经胜利完成。在这样的形势下，即将 迎来新世纪的第一个春节。根据中共中央办公厅、国务院办公厅关于做好 2001 年元旦、春节期间有关工作 的通知精神，现将节日期间有关事项通知如下： 一、充分发挥各级职能部门和群众组织的作用，千方百计安排职工过好节日。各级邮政部门要切实关 心职工群众的生活，节日期间要深入基层，深入实际，着力解决与职工切身利益相关的实际问题，安排好 贫困、受灾地区职工和有特殊困难职工的节日生活；要确保离退休职工养老金按时足额发放，并保证职工 医药费及时报销；要结合当地实际组织好职工节日期间的文化生活，保证他们过一个欢乐、祥和、喜庆的 节日。 二、厉行节约，禁止用公款大吃大喝等各种奢侈浪费的行为。节日期间，邮政内部各单位之间不要相 互宴请；各级领导不得组织和参加用公款支付的高消费娱乐活动；不准收受有关单位和个人的礼品、礼金 和有价证券。对违反上述要求的，要严肃处理。 三、进一步加强安全生产管理，努力维护社会稳定。各级邮政部门要坚决贯彻落实江总书记今年以来 关于做好安全生产工作的一系列重要指示精神，始终把安全生产放在第一位。…… 四、元旦、春节期间也是邮政生产的旺季，各单位要组织好节日生产。节日期间重要营业网点要坚持 正常营业；要继续做好和完善包裹投递到户工作；对有关单位和大用户由于放长假而不能按时接收邮件的， 邮政局和单位双方要签订相应的协议，对重要、紧急邮件要制订相应的处理措施。五、认真做好节日期间的值班工作。值班人员要坚守岗位，认真落实值班工作的各项规章制度；各单 位必须有一名领导干部带班，遇有重大、紧急事项及时向国家邮政局值班室报告。 国家邮政局办公室（印章） 二○○○年十二月二十八日 例文三 国务院办公厅关于表彰奖励中国女子足球队的通报 各省、自治区、直辖市、人民政府，国务院各部委、各直属机构： 中国女子足球队是我国体育战线上的一支优秀队伍，长期以来，刻苦训练，锐意进取，在历次重大比 赛中都获得了好的成绩，为我国体育事业的发展做出了贡献。中国女子足球队在第三届世界杯女子足球赛 中，发扬为国争光、不畏强手、团结协作、顽强拼搏的精神，荣获亚军，为祖国赢得了荣誉，受到全国人 民的称赞。为此，国务院决定对中国女子足球队给予表彰并予奖励。 各地区、各部门要认真学习中国女子足球队热爱祖国、无私奉献、坚韧不拔、团结拼搏的优秀品质和 高尚情操，更紧密地团结在以江泽民同志为核心的党中央周围，高举邓小平理论伟大旗帜，振奋精神、开 拓进取、立足本职、扎实工作，为把建设有中国特色的社会主义伟大事业全面推向 21 世纪而努力奋斗。 国务院办公厅（章） 一九九九年七月十二日 例文四 × 市人民政府贯彻国务院 × 关于加强国有资产管理工作的通知的情况报告 国务院： 现将我市贯彻《国务院关于加强国有资产管理工作的通知》（国发〔× × 〕× × × 号）的情况报告如下： 一、开展对国有资产的调查统计工作，主要是调查统计全市国有资产存量，掌握资产分布的现状及其 经营效益，了解资产管理中存在的问题，为“八五”期间开展清查资产，核实国家资金做好准备。在清查国 有资产存量中，我市采取了“先预算内后预算外，先账内后账外，先市内后境外”的做法，逐步摸清了全市 国有资产的底数。国务院计划在“八五”期间进行清产核资，我们认为这是一项非常重要的工作，我市将根 据国务院的部署，积极开展清产核资的试点。 二、对“撤、并”的公司做好国有资产的清理、评估、划转和收缴工作。我市由清理整顿公司领导小组 负责清理、整顿公司。对确定“撤、并”的各类公司，从保护国有资产、防止国有资产流失出发，市政府已 责成市财政局负责国有资产的清理、评估、划转和收缴工作。 三、加强企业的国有资产管理。在工业企业产业结构调整中，由我市经委牵头，国有资产管理机构参 与组建企业集团、联合经营、企业兼并和其他各种涉及国有资产管理的试点工作，积极推进国有资产存量 合理流动，提高经济效益。 四、纠正损害国有资产产权的行为。市政府已责成有关部门深入进行检查，如发现问题，要采取相应 措施予以纠正。同时，研究如何加强对股份制企业、企业兼并、中外合资经营企业的中方资产管理等。此 外，还将研究国有资产产权界定政策、闲置设备的调剂办法等。 五、逐步建立资产评估机构。我市将陆续开展对评估机构资格审查和颁发资产评估资格证书，以适应 对外开放的需要。待条件成熟后，我市将设置国有资产评估中心，负责组织、领导和监督市管国有资产评估工作。 六、研究成立国有资产管理机构。我市已在市财政局内设有国有资产管理处，开展国有资产管理工作。 待条件成熟后，将研究成立市国有资产管理局，并在各区、县财政局和直属财政分局内相应增挂国有资产 管理科（股）牌子，设专人负责，逐步理顺国有资产管理体系。 随着× 的开发及× 改造的推进，× 国有资产管理任务很重。我们将按照国务院的要求，进一步把有关 × × × 工作做好，请财政部和国家国有资产管理局继续给予指导和支持。 以上报告，请审阅。 × 市人民政府（印章） × 一九× 年× 日 × 月× 例文五： × 市人民政府贯彻国务院 × 关于加强国有资产管理工作的通知的情况报告 国务院： 现将我市贯彻《国务院关于加强国有资产管理工作的通知》（国发〔× × 〕× × × 号）的情况报告如下： 一、开展对国有资产的调查统计工作，主要是调查统计全市国有资产存量，掌握资产分布的现状及其 经营效益，了解资产管理中存在的问题，为“八五”期间开展清查资产，核实国家资金做好准备。在清查国 有资产存量中，我市采取了“先预算内后预算外，先账内后账外，先市内后境外”的做法，逐步摸清了全市 国有资产的底数。国务院计划在“八五”期间进行清产核资，我们认为这是一项非常重要的工作，我市将根 据国务院的部署，积极开展清产核资的试点。 二、对“撤、并”的公司做好国有资产的清理、评估、划转和收缴工作。我市由清理整顿公司领导小组 负责清理、整顿公司。对确定“撤、并”的各类公司，从保护国有资产、防止国有资产流失出发，市政府已 责成市财政局负责国有资产的清理、评估、划转和收缴工作。 三、加强企业的国有资产管理。在工业企业产业结构调整中，由我市经委牵头，国有资产管理机构参 与组建企业集团、联合经营、企业兼并和其他各种涉及国有资产管理的试点工作，积极推进国有资产存量 合理流动，提高经济效益。 四、纠正损害国有资产产权的行为。市政府已责成有关部门深入进行检查，如发现问题，要采取相应 措施予以纠正。同时，研究如何加强对股份制企业、企业兼并、中外合资经营企业的中方资产管理等。此 外，还将研究国有资产产权界定政策、闲置设备的调剂办法等。 五、逐步建立资产评估机构。我市将陆续开展对评估机构资格审查和颁发资产评估资格证书，以适应 对外开放的需要。待条件成熟后，我市将设置国有资产评估中心，负责组织、领导和监督市管国有资产评 估工作。 六、研究成立国有资产管理机构。我市已在市财政局内设有国有资产管理处，开展国有资产管理工作。 待条件成熟后，将研究成立市国有资产管理局，并在各区、县财政局和直属财政分局内相应增挂国有资产 管理科（股）牌子，设专人负责，逐步理顺国有资产管理体系。 随着× 的开发及× 改造的推进，× 国有资产管理任务很重。我们将按照国务院的要求，进一步把有关工作 × × × 做好，请财政部和国家国有资产管理局继续给予指导和支持。 以上报告，请审阅。 × 市人民政府（印章） × 一九× 年× 日 × 月×例文六 关于《会计人员职权条例》中 总会计师的行政职务是技术职称的请示 财政部： 国务院国发〔1987〕× 号通知颁发的《会计人员职权条例》规定，会计人员技术职称分为总会计师、 × 会计师、助理会计师、会计员四种，其中“总会计师”既是行政职务，又作为技术职称。在执行中，工厂总 会计师按《条例》规定，负责全工厂的财务会计事宜；可是每个工厂，尤其大工厂，授予总会计师职称的 人有四五人，究竟由哪一位负责全厂的财务会计事宜，执行总会计师的职责呢？我们认为宜将行政职务与 技术职称分开。总会计师为行政职称；比照最近国务院分发的《工程技术干部技术职称暂行规定》，将《条 例》第五章规定的会计人员职务中的“总会计师”改为“高级会计师”。 以上认识是否妥当，请迅速指示。 × 省财政厅(印章) × 一九× 年× 日 × 月× 来源:考试大-秘书资格考试秘书考试（四级）复习笔记之文书拟写例文来源：考试大 【有了考试大，考遍全天下】 2008 年 12 月 20 日 模拟考场 视频课程 例文七： × 公司关于选派技术人员进修的函 × × 发〔2003〕11 号 × × 大学： × 我公司为提高专业技术人员的业务水平和科研能力，经研究决定派× 、× 、× × × × × 三位同志分别到你校 中文系、计算机系、外语系进修一年，进修费用按国家规定的标准，由公司财务科统一一次付清。 可否，盼复。 附件：3 名技术人员情况登记表 、 × 公司（印章） × 二○○三年× 日 月× 例文八： × 大学关于× 公司技术人员进修的复函 × × × 公司： × 你公司《关于选派技术人员进修的函》（× 发〔2003〕11 号）收悉。经研究现将有关问题函复如下： × 一、同意你公司× 、× 、× × × × × 同志分别来我校中文系、计算机系、外语系进修一年。 二、2003 年× 日到学校“进修管理中心”报到，同时办理有关手续。现寄上进修生登记表 3 份，填好 月× 后请于× 日前寄我校“进修管理中心”。 月×三、进修费支付办法，请与我校财务处直接联系。 附件：进修生登记表 × 大学办公室（印章） × 二○○三年× 日 月× 例文九： × 市 2007 年档案工作计划 × 2007 年是落实档案事业发展“十一五”规划的关键之年。面对新形势、新任务、新要求，要有新思路、 新举措、新发展。2007 年我市将从三个方面努力实现我市档案事业发展的新跨越 一、稳步推进档案基础工作。持续协调发展是树立和落实科学发展观的重要体现，档案基础业务工作 是一项系统工程，如果没有坚持就可能前功尽弃。所以，在新的一年里，我们要继续在稳步中前进，在提 升中发展。继续突出档案资源建设这个重点，以名企、名品、名人为突破口，不断推进记忆经典工程，加 强对非物质文化遗产、口述史料的征集，建立企事业档案保管利用中心，不断丰富馆藏，实现馆藏档案多 元化，更好地满足社会各界和人民群众对档案信息的利用需求。稳步推进档案信息化建设，建成电子文件 中心，加强基层档案室档案文件信息数据库建设，更好地发挥政务信息公开服务单位现行文件的查询功能。 继续加大依法治档的工作力度。 把依靠行政手段管理档案工作切实转到依法管理档案事务上来， 通过“五五” 普法进一步增强公民的档案意识，增强全社会的档案法治观念，保障档案事业的持续发展。进一步加强各 县（市）区档案新馆建设，力求在新的一年里又有新的突破。 二、努力营造和谐发展环境。和谐是树立和落实科学发展观，全面建设小康社会的重要体现。在新的 一年里我们将通过营造思想和谐、作风和谐、工作和谐、环境和谐、利益和谐的档案事业发展软环境，促 进全市档案事业更快更好发展。坚持“以人为本”，提倡民主团结、求真务实，形成风正气顺、人和业兴的 良好局面。推动全市档案馆、档案室、档案基础业务、档案科研、档案行政管理、档案宣传教育工作等各 项工作协调发展。处理好工作环境、基础设施、内部人际关系等问题，主动与外界沟通联系，争取得到更 多的理解、支持。按照王刚同志“用事业留人，用感情留人，用适当的待遇留人”的方法，增强档案干部队 伍的凝聚力、战斗力。 三、全面提升档案服务水平。在新的一年里，我们将紧贴为和谐社会建设服务这一主题，加大对社会 矛盾调解中心、社会保障体系、劳动力转移、金融信用、环保、社会卫生服务中心等与老百姓密切相关的 档案的管理。以档案管理进村入户为目标，实施“十百千工程”，即为 10 个乡镇、100 个行政村、1000 个农 村示范户提供档案规范化管理服务，大力推进新农村档案建设。围绕全市经济建设中心，重点抓好苏通大 桥、洋口港等重点工程档案管理，加大对重大投资项目档案的管理。以承办省第五届园世博览会、第三届 世界大城市带论坛等五大活动为契机，围绕大局、服务中心，全面提升档案工作水平，实现档案工作与和 谐社会建设的无缝链接。 二○○七年一月八日 例文十： × 省审计局二 00× × 年审计工作总结 根据审计署提出的“抓重点，打基础”的工作方针，今年审计工作要有一个大的进展。一年来，在各级 党委和政府的领导下，经过广大审计干部的艰苦努力，基本上实现了这个要求。 一、重点抓了维护财经纪律今年的审计工作，以维护财经纪律为重点，主要查处弄虚做假，钻改革空子，挖国家墙角，为小团体 和个人谋利的问题。今年 2 至 11 月，全省审计了 2000 多个单位，共查出违反财经纪律的金额× 千万元，应 上缴财政的× 万元。 百× 查处百万元以上违纪案件 9 件， 万元以上贪污案件 39 件， 违纪责任人受到纪律处分， 刑事处罚的有× 人。 × 对国营企业重点审计了外贸和物资系统。审计 11 个外贸企业，查出隐瞒收入、虚报亏损等违纪金额× 百万元，应上缴财政的× 十万元，转移截留国家外汇等× 百× 百万美元。审计了 30 多个物资企业，查出截留 收入和利用两种价格并存捞取好处等违纪金额× 万元。已上缴财政× 万元。 × × 对专项资金的审计，今年以教育经费为重点。据× 市统计，共审计了× 个县上教育主管部门。查出挤 × 占、挪用教育经费盖办公楼、买汽车、经商办企业等违纪金额× 百万元，占这些单位教育经费总额的百分之 × 。× 点× 市对公安、人民法院、检查等执法机关的罚没收入进行了审计，据× 市统计，查出截留、滥用罚没 收入× 万元，占罚没收入的百分之× × 。 对× 个银行信托机构进行了审计，查出违反规定吸收的信托存款和发放贷款金额× 百余万元，已清退和 收缴× 百万元。在审计监督工作中，各级审计机关大都能正确地执行政策，严格区分改革中的失误和钻改革 空子两类不同性质的问题，分别对待，既保护改革的积极性，又对违纪问题作恰当处理；对政策界限不清 情况下发生的问题，一般从宽处理；对一时看不准的问题，向上级请示后，才做处理。通过审计，对维护 国家利益、增强人们法制观念、端正党风和社会风气、促进改革管理、提高经济效益、保证经济改革的顺 利进行，起到了积极作用。 二、对审计工作新路子的探索有了进展 今年在厂长离任经济责任审计，行政事业单位定期审计和自筹资金审计方面，扩大了试点，有些地方 还逐步形成制度。 对厂长离任进行经济责任审计，是促进落实厂长责任制的一项措施。据× 市统计，今年一至十月，共对 × 个厂的厂长进行了审计。审计结果，有一般违反财经纪律问题的× 人，有严重违反财经纪律的问题的× × × 人。× 市有一个厂长，有人检举他有经济问题，并列举了 13 个之多。在企业整顿时，被挂了起来。经过审 计，该工厂经济效益较好，没有严重违纪问题，澄清了事实，继续担任厂长职务。× 县有一个公司经理，去 年被提升为商业局局长，经审计，发现该公司违反财经纪律现象严重，该经理个人贪污受贿上万元，已移 交司法机关处理。实践证明，这个办法可以促进厂长增强责任感和执行财经制度的观念，有利于全面考核 干部的实绩。 为了逐步做到审计工作经常化、制度化，在县上× 个政府部门和事业单位实行了定期审计。主要是审 × 计财务收支是否符合国家规定和资金使用效果，× 市对× 个单位实行定期审计，第一个月查出违纪金额× × × 万元，到第三个月下降到× 千元，× 市实行定期审计的 14 个单位，去年一至十月违纪金额 21 万 8 千元， × × 今年头十个月已降至 1 万多元。× 市对所有行政、事业、企业单位试行定期普遍审计的办法，成绩比较显 × 著。实行定期审计，加强经常性监督，可以及时发现和纠正违反财经纪律问题，支持和监督财会人员履行 职责，对促进政府机关保持勤俭节约风气有明显效果。 为了配合有关部门控制基建规模，各级审计机关对自筹基建资金进行了审计。据× 市统计，共审计了自 筹基建资金× 万元。查出资金不落实和来源不正当的有× × 万元，占审计金额 30％。经审计后，有关部门已 压缩了自筹基建投资规模× 万元，对来源不正当的资金，已分别上交财政和归还原渠道，共× 万元。× × 市已 将对自筹基建资金的审计，作为审批自筹基建项目的必经程序。 三、打基础的工作取得了显著成绩 今年以来，各级审计机关共办了 24 期培训班，参加培训的将近 1000 人，还开展了电大、函授教育。 内部审计工作有所加强，到今年九月底，已建立内审机构八百多个，配备人员两千多人，上半年共查出各 种违纪金额× 万元，对促进企业提高经济效益发挥了作用。许多企业的领导已逐步认识到内审工作是企业 × 加强管理的内在需要，有些地区建立了一些社会审计咨询机构，在培训财会人员、办理委托审计等力方面 做了不少工作。（略） 四、在审计法规建设方面，做了一些工作（略）五、审计宣传工作，在新闻单位的支持下有所加强 今年头 10 个月，中央一级报纸有关我省审计工作的报道就有七篇，扩大了我省审计工作的影响。审计 刊物的质量有所提高，审计科研、信息、情报工作也有了加强。在审计工作的组织领导方面，试行了统一 安排与因地制宜相结合的办法。审计项目分为三类：一是指令性的必审项目；二是指导性的选审项目；三 是自行安排的自定项目。实践证明，这个办法，有利于集中力量，突出重点，既做到了统一计划，又便于 各地因地制宜，量力而行。各地还进行了审计对象的调查统计，加强了档案管理工作，为今后有计划地安 排审计工作任务和加强审计工作管理提供了条件。 当前审计工作中存在的问题是： 1、改革开放的深入发展，对审计工作提出了许多的新任务新要求，审计队伍的数量和素质同工作任务 不相适应的矛盾日渐突出； 2、有些地方审计机关查出的问题，受到不正常干涉，难以及时、公正的处理，有的问题，不能及时向 上级审计机关反映； 3、各地审计工作发展不平衡，对各地分类指导和具体帮助不够。 二○○×年× 日 月× 来源:考试大-秘书资格考试秘书考试（四级）复习笔记之文书拟写案例分析来源：考试大 【相信自己,掌握未来,考试大值得信赖!】 2008 年 12 月 20 日 模拟考场 视频课程 案例分析 案例一 诚信公司批转诚信公司第一分公司关于 安全质量检查方案的通知 各分公司、中心、部： 公司同意第一分公司提出的《安全质量检查方案》，现转发给你们，请认真贯彻执行。 诚信公司 二六年七月三十日 点评：本通知系批转通知。请注意批转通知的标题是 4 个元素，除了我们已经熟悉的发文机关、事由、文 种以外，又增加了“原发文机关”；标题中还出现了“批转”字样。 批转通知正文的写作顺序是先“批”后“转”，先写批语“同意”，而后“转发”给下级机关。 案例二 辽宁省石油公司营口供应站关于 解决油库长期遗留的山地及树木的归属问题的报告 省石油公司： 我站于 1998 年 5 月新建油罐两个，扩建了油库，占用当地东方村部分山坡地及该地树木。扩建后几年 来，库界未定，东方村多次提出，要求补偿被占用的山地及树木，但几经协商，均未有结果，以致发生纠 纷，库区围墙被推倒十多米。最近，双方本着对国家财产和群众利益负责的精神进行协商，彼此谅解，终于达成协议，由我站给与东方村山坡地及树木一次性补偿 10 万元，并经双方划定界线，新建围墙为界，界 内土地使用权归我站拥有。我站应付的补偿费 10 万元拟在“保管费”中列支。现随文上报所订协议及库区界 图，请核准。 附件：1、杨运山地及树木归属协议 2、营口供应站界区图示 营口石油供应站 二七年七月二十一日 点评：这是汇报工作报告，其内容是汇报“解决油库长期遗留的山地及树木的归属问题”。正文为一段式， 先是叙述事情发生原委，二是所要报告的事项，三是结尾语。3 项内容环环相扣，层层意思明确。 案例三 × 地区街道办事处关于 × 解决农转居群体就业与社会保障问题的请示 区政府： 目前，我区部分农业用地被征用转为城市用地后，出现了带有倾向性的社会问题。农民在获得一定补 偿后，转为城市居民，但他们往往很难像城市居民那样找到稳定的就业岗位，出现了“失业又失地”现象。 2001 年以来，我地区× 饭店西北侧、× 饭店后街附近等地都住有农转居群体，他们非法经营洗车、倒卖证 × × 券、倒卖烟花爆竹等活动，我地区城管分队会同地区公安、消防、卫生等多部门联合执法，多次取缔并清 理非法营业点，但屡禁不止，农转居群体往往在执法转移至临近地区，之后复归旧地重操旧业，成为社会 不安定因素。× 市长在 2002 年 1 月 25 日的《政府工作报告》中指出，在农村城市化进程中，应“完善农村 × 土地征用制度，研究解决农业人口户籍、就业和社会保障等问题，切实保障农民利益”，为此，就相关问题 请示如下： 一、 如何有效解决农转居群体就业问题？ 二、 如何有效解决农转居群体社会保障问题？ 以上请示请早日答复。 × 地区街道办事处 × 二七年九月十日 （附注：联系人× × × ，联系电话× × × × ×××） 点评：从本例文内容可以得知，发问机关× 地区街道办事处对相关政策把握不准，请求上级机关区政府给 × 予指示，以解决本街道的具体问题。 案例四 春风计算机科技有限公司 人力资源部关于人事调查的函 义达公司人事部： 我公司正在进行人事调整工作，根据省政府关于重视选拔“海归”人才的精神，我部拟推荐李丽同志担 任某部门负责人工作。为查实李丽同志的情况，烦请贵部协助我公司调查一下问题：一、李丽同志在贵公司工作的起止期。 二、李丽同志在贵公司两次获奖，是何奖项？ 三、贵公司对李丽同志表现的评价。 特此函达，请予复函。 春风计算机科技有限公司人力资源部 二七年十一月三日 点评：这是询问函，发文机关与主送机关之间是不相隶属关系，它们之间既不是上下级，也不是主管与被 主管关系。发文机关明确地向主送机关提出了需要知晓的问题，请对方给予答复。 来源:考试大-秘书资格考试 案例五 义达公司人事部关于李丽同志情况的复函 春风计算机科技有限公司人力资源部： 你部《关于人事调查的函》（春计人函[2005]69 号）收悉。 关于李丽同志的情况，经我部与相关部门研究答复如下： 一、李丽同志在我公司的工作起止期为 2001 年 9 月 4 日至 2003 年 3 月 8 日。 二、李丽同志两次获奖，一次为公司 2001 年先进工作者，一次为销售部 2002 年业绩突出奖。 三、我公司认为，李丽同志是个很好的管理人才，其业务熟练，能够独当一面；严于律己，能够以身 作则；锐意进取，敢于挑战。不足之处是偶有急躁情绪，有时欠缺合作精神。 特此函复。 义达公司人事部 二六年一月二十日 点评：这是答复函。复函单位义达公司人事部依据春风计算机科技有限公司人力资源部的 3 点询问，一一 答复。本答复函内容具体明确，言简意赅。 案例六 天地公司办公室主任交给钟苗一份文件，让她尽快缮印发出。钟苗立即拿着文件到打字室缮印。缮印人员 问钟苗印多少份，钟苗说：“我忘了问主任了，就印 50 份吧。”文件印好后，钟苗拿着印好的文件去盖章， 印章管理人员看着钟苗手中厚厚的文件说：“我只能按照批准的份数盖印，多余的文件不能盖章。”结果， 多余的文件都没有用了。 点评：文件的缮印应该以定稿为依据，以签发批准的份数为准，不能随意增减。钟苗自作主张缮印 50 份文 件，违反了规定，也浪费了纸张。 案例七 钟苗有一份公司年度总结要校对。她觉得两个人读校能更快一些，于是请办公室新来的小王与她一起校对， 钟苗读原稿，小王看校样，很快他们就把文稿校对完了。钟苗高兴地拿着校对好的文稿给办公室主任再看 看，只见主任看着看着眉头便皱了起来，钟苗连忙问：“主任，有什么问题吗？”主任说：“怎么有两个人名， 音对字不对，这不是闹笑话吗？”钟苗探过头去一看，果然是错的。点评：校对时，一定要精力集中，逐行逐字，甚至每个标点也不能马虎，特别要注意容易出差错的同音异 体、字形相近的字，人名、数字、地名要反复校准。 案例八 天地公司办公室收到上级主管部门的一份“关于加强安全保卫工作的通知”，行政经理批示，由保卫部牵头， 办公室、宣传部协助开展安全保卫工作。钟苗先将文件交宣传部负责人传阅，并让其阅毕后转交保卫部负 责人。保卫部负责人阅毕后，将文件转交办公室负责人时，由于其到湖北参加会议，便由该部门的小张暂 时保管并代为转交。隔了几天，当钟苗过问文件的传阅情况时，文件却找不到了。 点评：进行传阅要根据文件的内容，缓急程度，遵循先主办，后协办的原则，分清主次。钟苗先将文件送 保卫部，然后再将文件传递给办公室、宣传部。在传阅的过程中，钟苗应加强对传阅文件的控制，履行必 要的传阅手续，不能让文件在阅文人之间自由流动。 案例九 新成立的天地公司是一家小型企业，秘书钟苗兼管档案工作，她采用组织机构―年度―保管期限分类法进 行档案的分类。公司成立 5 年多来，总经理换了两任，内部组织机构变动频繁，部门的调整大，而钟苗采 用的档案分类方法一直没有变化。一天，总经理要查一份 4 年前的文件，由于部门的变动，钟苗已经记不 清这份文件的形成部门了。结果翻遍了柜子，才找到这份文件。 点评：档案的分类要有一个统一的分类标准和原则。秘书应该根据本单位的规模、部门设置等选择合适的 分类方法，机构变动频繁的单位不宜采用组织机构―年度―保管期限分类法。该公司要提高档案整理和利 用效率。应该改用年度―组织机构―保管期限分类法。 案例十 天地公司成立之初，形成的档案材料不多，将归档的案卷分类放入档案柜。每次查阅档案，都是直接到档 案柜中去翻找。随着时间的推移，公司发展壮大，形成的档案数量越来越多，查找档案时经常出现找寻速 度慢甚至找不到多需档案的情况。于是，公司任用专人编制检索工具，解决查找档案难的问题；同时培训 秘