投稿。 有效的会议并不能解决大部分的问题，相反，电子邮件才是那低调但是着实影响着推动和沟通效率的罪魁祸首。但是，却往往不可或缺，即使我们有大量的会议，面对面工作，人手一部电话，电子邮件依然非常重要。 这是因为，电子邮件能够将事情书面化，沉淀声音，落实决策，能够不受人在不在场影响，能够更加广泛知会信息、征询建议。 所以，发送有效的电子邮件，能够：
提升我们的工作效率——让邮件更加有效得到反应，让事情更加有效得到推动； 增强我们的影响力与专业性——邮件的覆盖面更加广泛，一封简介利落重点突出的邮件会让你的合作伙伴对你的印象更加好。
一起来学习让邮件发送得更加有效吧！今天，就一位同事的Email做出了部分的建议，也分享出来，供各位拍砖。其实，我相信每个人都可以总结出这些显而易见的道理，只是：“知道容易做到难”。记录在此，也算自我备忘。 几个重要的假设前提：
很少有人愿意阅读长邮件——除非你告诉他不读会怎么样，赋予他责任。 很少有人愿意无理由主动做什么事情——特别可做可不做时，除非价值观特别好，喜欢多管闲事。 很少有人会仔细阅读你的邮件——千万不要发一封面向很多人的邮件，然后指望大家都在里面仔细阅读找出你期待他做什么事情。
不好的邮件特征：
写成散文，长而枯燥，又期待人去阅读——这是不现实的。 重点不突出，反而依赖收件人去提取关键信息：时间、、。 群发，导致邮件无针对性——《影响力》一书的观点时，如此会导致责任感被稀释和分散，发送的人越多，真正有价值的回应会越少。
与此对应，好的电子邮件应该让收件人一眼就扫到重点：是什么，作为收件人，我需要在什么时间做什么。
办公室邮件的作用，大概有以下几种（私人邮件不在其列）：
通知事情发生——如项目发布通知与预发布通知，决定我们已经做了，写邮件只是通知你们，你们是否回应一点都不重要，但是只要没说没收到就好。 征询意见——决定未正式做，或者只是有个想法，希望大家给出意见和建议，你们的回应与否，尤其是回应的质量对于事情的推动进度非常重要。 纯粹分享——FYI型邮件（For your information）,我觉得有趣或者有用的东西，发给各位参考，通常我会期待一个“谢谢”，但是没有也没关系。即使这种邮件不重要，也确保不要让大家读完才发现原来是FYI类型邮件，而是在一开始就说明白：分享某某某。 要求确认和拍板——重要！一定要得到收件人，尤其是里面的关键人物的明确意见，否则事情无法开展，可能会造成延时和其他后果。 邀约——一般是会议和讨论的邀约，会被收件人登记到备忘录里，建议此类邮件在标注清楚时间、地点、主题、内容的同时，使用OutLook的会议邀请系统发送。
【说明】一般在工作里，“征询意见”和“要求确认拍板”的邮件会占多数。这两种邮件都需要针对性的技巧。在工作中，我发现有些同学容易把“要求确认和拍板”的邮件误发送成为“征询意见”的邮件。明明期限都到了，事情无法落实，一看原来是确认邮件无人响应，收件人不理解事情的重要程度，看似纷纷程观望状态，发送人又不给力去进行催促。所以到了点，发现决策无法达成。 如果你要发送的邮件属于“要求确认和拍板”类型的，请先检查事情是否已经经过了几轮的公开讨论，确实已经到了确认阶段，其次，请在邮件里标明，若你们不确认，事情将会如何如何做等等。给出你希望得到最终答复的时间点。如有必要，请将你期望得到答复的人名附上，并强化指出。 发送之前，你需要做什么：
知道你的目标——知道你的邮件类型是什么，在什么时间、方式、达到什么样的目标，你必须得知道这封邮件你是期望得到如何的结果，如果不得到，会对你的工作造成什么影响 筛选收件人——在收件人的名单里，有哪些人是你需要得到明确态度的（发邮件后立即跟踪他！），有哪些人是你希望得到建议的（发邮件后立即征询他！），有哪些人是无关紧要的参考者，有哪些人反而不发表意见比较好（否则你的群回邮件得到了来自无关紧要的人的反对意见，反而会让你束手无措，因为一旦有反对意见提出，你必须给予响应，因此事情无法推动！）
【原则】精简名单，只发给关键人物，即那些会左右事情进程或能够给出有价值的建议的人。当然，在项目前期讨论阶段，你可以发给更多的人，前提是：你必须有足够的意见管理能力，不至于被各种意见左右。
写清楚——没有人愿意读长邮件,除非是让人爱看不看的FYI型邮件。清楚不是指字体要放大，而是以下几点信息的快速传递：
A. 这是什么事情？(What) B. 计划在什么时间做？以及原因。(Why and Plan) C. 作为接收方，我要做什么？(Action) D. 我要在什么时间做？(Deadline) E. 我如何不做会如何？我如果做了会有什么价值？
更多技巧：
避免在周一和周五发送重要邮件：否则你的邮件会被淹没在垃圾邮件里，有可能被忽视。 邮件和口头、电话是好朋友：即使发送了邮件，也别忘记了口头或者电话方式告知重要人物，这会提升他对于邮件的响应速度。邮件其实作为正式文本和备忘信息。
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& & 出国留学如何写电子邮件？& & 邮件的开头& & 感谢收件人是邮件开场白的好办法。感谢您的收件人能让对方感到高兴，特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。& & Thank you for contacting us.如果有人写信来询问，就可以使用这句句子开头。向他们的兴趣表示感谢。& & Thank you for your prompt reply.当一个收件人很快就回复了你的邮件，一定记得要感谢他们。如果回复并不及时，只要将&prompt&除去即可，你还可以 说，&Thank you for getting back to me.&& & Thank you for providing the requested information.如果你询问某人一些信息，他们花了点时间才发送给你，那就用这句句子表示你仍然对他们的付出表示感激。& & Thank you for all your assistance.如果有人给了你特别的帮助，那一定要感谢他们！如果你想对他们表示特别的感激，就用这个句子，&I truly appreciate & your help in resolving the problem.&Thank you raising your concerns.& & 就算写邮件给你对你提出了一定的质疑，你还是要感谢他们。这样你能表现出你对他们的认真态度表示尊重及感激。同时，你也可以使用，&Thank you for your feedback.&& & 在邮件的结尾& & 在邮件开头表示感谢一般是表示对对方过去付出的感谢，而在邮件结尾处表示感谢是对将来的帮助表示感谢。事先表示感谢，能让对方在行动时更主动更乐意。& & Thank you for your kind cooperation.如果你需要读者帮助你做某事，那就先得表示感谢。& & Thank you for your attention to this matter.与以上的类似，本句包含了你对对方将来可能的帮助表示感谢。& & Thank you for your understanding.如果你写到任何会对读者产生负面影响的内容那就使用这句句子吧。& & Thank you for your consideration.如果您是在寻求机会或是福利，例如你在求职的话，就用这封邮件结尾。& & Thank you again for everything you've done.这句句子可以用在结尾，和以上有所不同。如果你在邮件开头已经谢过了读者，你就可以使用这句话，但是因为他们的帮助，你可以着重再次感谢你们的付出。& & 十种场合的表达& & 1. Greeting message 祝福& & Hope you have a good trip back. 祝旅途愉快。& & How are you? 你好吗？& & How is the project going? 项目进行顺利吗？& & 2. Initiate a meeting 发起会议& & I suggest we have a call tonight at 9:30pm （China Time） with you and Brown. Please let me know if the time is okay for you and Ben.& & 我建议我们今晚九点半和Brown小聚一下，你和Ben有没有空？& & I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A.& & 今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。& & We&d like to have the meeting on Thu Oct 30. Same time.& & 十月三十号（周四），老时间，开会。& & Let&s make a meeting next Monday at 5:30 PM SLC time.& & 下周一盐湖城时区下午五点半开会。& & I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXX project.& & 我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。& & 3. Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨询信息/反馈/建议& & Should you have any problem accessing the folders, please let me know.& & 如果存取文件有任何问题请和我联系。& & Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule.& & 谢谢你，希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。& & Look forward to your feedbacks and suggestions soon.& & 期待您的反馈建议！& & What is your opinion on the schedule and next steps we proposed?& & 你对计划方面有什么想法？下一步我们应该怎么做？& & What do you think about this?& & 这个你怎么想？& & Feel free to give your comments.& & 请随意提出您的建议。& & Any question, please don&t hesitate to let me know.& & 有任何问题，欢迎和我们联系。& & Any question, please let me know.& & 有任何问题，欢迎和我们联系。& & Please contact me if you have any questions.& & 有任何问题，欢迎和我们联系。& & Please let me know if you have any question on this.& & 有任何问题，欢迎和我联系。& & Your comments and suggestions are welcome!& & 欢迎您的评论和建议！& & Please let me know what you think?& & 欢迎您的评论和建议！& & Do you have any idea about this?& & 对于这个您有什么建议吗？& & It would be nice if you could provide a bit more information on the user&s behavior.& & 您若是能够就用户行为方面提供更多的信息就太感激了！& & At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue.& & 如果可以，我希望你能负责这件事情。& & 4. Give feedback 意见反馈& & Please see comments below.& & 请看下面的评论。& & My answers are in blue below.& & 我的回答已标蓝。& & I add some comments to the document for your reference.& & 5. Attachment 附件& & I enclose the evaluation report for your reference.& & 我附加了评估报告供您阅读。& & Attached please find today&s meeting notes.& & 今天的会议记录在附件里。& & Attach is the design document, please review it.& & 设计文档在附件里，请评阅。& & For other known issues related to individual features, please see attached release notes.& & 其他个人特征方面的信息请见附件。& & 6. Point listing 列表& & Today we would like to finish following tasks by the end of today:1&&2&&& & 今天我们要完成的任务：1&&2&&& & Some known issues in this release:1&&2&&& & 声明中涉及的一些问题：1&&2&&& & Our team here reviewed the newest SCM policy and has following concerns:1&&2&&& & 我们阅读了最新的供应链管理政策，做出如下考虑：1&&2&&& & Here are some more questions/issues for your team:1&&2&&& & 以下是对你们团队的一些问题：1&&2&&& & The current status is as following: 1&&& & 2&&& & 目前数据如下： 1&&& & 2&&& & Some items need your attention:1&&2&&& & 以下方面需提请注意：1&&2&&& & 7. Raise question 提出问题& & I have some questions about the report XX-XXX& & 我对XX-XXX报告有一些疑问。& & For the assignment ABC, I have the following questions:&& & 就ABC协议，我有以下几个问题：&&& & 8. Proposal 提议& & For the next step of platform implementation, I am proposing&& & 关于平台启动的下一步计划，我有一个提议&&& & I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future.& & 我建议我们就一周项目开一个电话会议。& & Achievo team suggest to adopt option A to solve outstanding issue&&& & Achievo团队建议应对突出问题采用A办法。& & 9. Thanks note 感谢信& & Thank you so much for the cooperation感谢你的合作！& & Thanks for the information& & 谢谢您提供的信息！& & I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project.& & 对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢。& & Thank you for your attention!& & Thanks to your attention!& & 谢谢关心！& & Your kind assistance on this are very much appreciated.& & 我们对您的协助表示感谢。& & Really appreciate your help!& & 非常感谢您的帮助！& & 10. Apology 道歉& & I sincerely apologize for this misunderstanding!& & 对造成的误解我真诚道歉！& & I apologize for the late asking but we want to make sure the correctness of our implementation ASAP.& & 很抱歉现在才进行询问，但是我们需要尽快核实执行信息。& & 以上情景例句学会了吗？下面再送大家英文邮件例句100条。& & 1. I am writing to confirm /enquire/inform you&& & 我写信时要确认/询问/通知你&&& & 2. I am writing to follow up on our earlier decision on the marketing campaign in Q2.& & 我写信来追踪我们之前对于第二季度营销活动的决定。& & 3. With reference to our telephone conversation today&& & 关于我们今天在电话中的谈话&&& & 4. In my previous e-mail on October 5&& & 先前在10月5日所写的信&&& & 5. As I mentioned earlier about&& & 如我先前所提及关于&&& & 6. as indicated in my previous e-mail&& & 如我在先前的信中所提出&&& & 7. As we discussed on the phone&& & 如我们上次在电话中的讨论&&& & 8. from our decision at the previous meeting&& & 如我们在上次会议中的决定&&& & 9. as you requested/per your requirement&& & 按照你的要求&&& & 10.In reply to your e-mail dated April 1，we decided&& & 回答你在4月1日写的信，我们决定&&& & 11.This is in response to your e-mail today.& & 这是针对你今天早上来信的回复。& & 12. As mentioned before, we deem this product has strong unique selling points in china.& & 如先前所述，我们认为这个产品在中国有强有力且独一无二的销售点。& & 13. As a follow-up to our phone conversation yesterday, I wanted to get back to you about the pending issues of our agreement.& & 追踪我们昨天在电话中所谈，我想答复你我们合约的一些待解决的议题。& & 14. I received your voice message regarding the subject. I&m wondering if you can elaborate i.e. provide more details.& & 我收到你关于这个主题的留言。我想你是否可以再详尽说明，也就是再提供多一点细节。& & 15. Please be advised/informed that&& & 请被告知&&& & 16. Please note that&& & 请注意&&& & 17. We would like to inform you that&& & 我们想要通知你&&& & 18. I am convinced that&& & 我确信&&& & 19. We agree with you on&& & 我们同意你在&&& & 20. With effect from 4 Oct., 2008&& & 从日开始生效&&& & 21. We will have a meeting scheduled as noted below&& & 我们将举行一个会议，时间表如下。& & 22. Be assured that individual statistics are not disclosed and this is for internal use only.& & 请确保个人信息不会外泄且只供内部使用。& & 23. I am delighted to tell you that&& & 我很高兴地告诉你&&& & 24. We are pleased to learn that&& & 我们很高兴得知&&& & 25. We wish to notify you that&& & 我们希望通知你&&& & 26. Congratulation on your&& & 恭喜您关于&&& & 27. I am fine with the proposal.& & 我对这份提桉没意见。& & 28.I am pleased to inform you that you have been accepted to join the workshop scheduled for 22-24 Nov,2008.& & 我很高兴地告诉你，你已经被同意参加-24日的研讨会。& & 29. We are sorry to inform you that&& & 我们很抱歉地通知你&&& & 30. I&m afraid I have some bad news.& & 我恐怕要带来一些坏消息。& & 31. There are a number of issues with our new system.& & 我们的新系统有些问题。& & 32. Due to circumstances beyond our control&& & 由于情况超出我们所能控制&&& & 33. I don&t feel too optimistic about&& & 我觉得不太乐观关于&&& & 34. It would be difficult for us to accept&& & 我们很难接受&&& & 35. Unfortunately I have to say that, since receiving your enquiries on the subject, our view has not changed.& & 很不幸地，我必须这么说，自从收到你关于这个主题的询问，我们的看法都没有改变。& & 36. We would be grateful if you could&& & 我们会很感激如果你可以&&& & 37. I could appreciate it if you could&& & 我会很感激如果你可以&&& & 38. Would you please send us&？& & 可否请你寄给我们&？& & 39. We need your help.& & 我们需要你的帮助。& & 40. We seek your assistance to cascade/reply this message to your staff.& & 我们请求你的帮助，将此信息传达给你们的员工。& & 41. We look forward to your clarification.& & 我们期待你的澄清。& & 42.Your prompt attention to this matter will be appreciated.& & 您能立即注意此事，我们将非常感激。& & 43. I would really appreciate meeting up if you can spare the time. Please let me know what suits you best.& & 如果您能抽出时间，我希望能与你见面，请让我知道您最适合的时间。& & 44.Please give us your preliminary thoughts about this.& & 请让我知道你对于这件事情初步的想法。& & 45. Would you please reply to this e-mail if you plan to attend?& & 请您回信如果您计划参加？& & 46.Please advise if you agree with this approach.& & 请告知是否你同意这个方法。& & 47. Could you please let me know the status of this project?& & 请让我知道这个计划的进度？& & 48. If possible, I hope to receive a copy of your proposal when it is finished.& & 如果可能，当你完成提桉，我希望能收到一份复本。& & 49. I would appreciate it very much if you would send me your reply by next Monday.& & 如果能在下周一前收到您的答复，我将非常感激。& & 50. Hope this is OK with you. If not, let me know by e-mail ASAP.& & 希望您对此没有问题，如果不行，请利用电子邮件尽快让我知道。& & 51. Could you please send me your replies to the above questions by the end of June?& & 请您在6月份前答复我上述问题好吗？& & 52. May I have your reply by April 1, if possible?& & 如果可能，我可否在4月1日前收到您的答复？& & 53. If you wish, we would be happy to&& & 如果你希望，我们很乐意&&& & 54. Please let me know if there&s anything I can do to help.& & 请让我知道任何我可以帮得上忙的地方。& & 55.If there&s anything else I can do for you on/regarding this matter, please feel free to contact me at any time.& & 对于这件事，如果还有任何我能帮得上忙的地方，请不要客气，随时与我联络。& & 56.If you want additional recommendations on this, please let us know and we can try to see if this is possible.如果关于此事你需要额外的建议，请让我们知道，我们会尝试看看是否可能。& & 57. I&m just writing to remind you of&& & 我只是写信来提醒您&&& & 58. May we remind you that&？& & 我们想要提醒您&&& & 59. I am enclosing&& & 我附上&&& & 60. Please find enclosed&& & 请查阅附件&&& & 61. Attached hereto&& & 附件是关于&&& & 62. Attached please find the most up-to-date information on/regarding/concerning&& & 附上关于某某的最新资料&& & 63. Attached please find the draft product plan for your review and comment.& & 附上产品计划书的草稿，请审查及评价。& & 64. If you have any further questions, please feel free to contact me.& & 如果你有任何问题，请不要客气与我联络。& & 65. I hope my clarification has been helpful.& & 希望我的说明是有帮助的。& & 66. Please feel free to call me at any time, I will continually provide full support.& & 请随时跟我联络，我会持续地提供全程支援。& & 67. Please let me know if this is suitable.& & 请让我知道这是否恰当。& & 68. Looking forward to seeing you soon.& & 期待很快能见到你。& & 69. We look forward to hearing from you soon.& & 我们期待很快能得到您的回复。& & 70. Hope this is clear and we are happy to discuss this further if necessary.& & 希望上述说明很清楚，如有必要，我们很乐意再进一步讨论。& & 71. I look forward to receiving your reply soon.& & 我期待很快能收到你的回复。& & 72. Looking forward to receiving your comments in due course.& & 期待在预期的时间收到你的反馈。& & 73. I&ll keep you posted.& & 我会与你保持联络。& & 74. Please keep me informed on the matter.& & 请随时让我知道这件事的发展。& & 75. For any comments/suggestions, please contact Nadia at .& & 任何评价或建议，请打电话联络Nadia。& & 76. I would like to apologize for&& & 我想就&&道歉&&& & 77. I apologize for the delay in&& & 对于&&的耽搁，我深感抱歉。& & 78. We are sorry for any inconvenience caused.& & 对于产生任何不便，我们感到抱歉。& & 79. I am sorry for any inconvenience this has caused you.& & 对于造成你的任何不便，我感到抱歉。& & 80. I&m sorry about last time.& & 关于上次的事我很抱歉。& & 81.We apologize for not replying you earlier.& & 对于未能早一点回信给你，我们感到抱歉。& & 82. I&m really sorry about this.& & 关于这件事，我真的很抱歉。& & 83. Sorry, I&m late in replying to your e-mail dated Monday, April 1.& & 抱歉，太迟回您在4月1日（星期一）发给我的邮件。& & 84. We apologize for the delay and hope that it doesn&t inconvenience you too much.& & 我们为耽搁道歉，希望不会给您带来太多的不便。& & 85.Hoping that this will not cause you too much trouble.& & 希望不会为您带来太多的麻烦。& & 86.Sorry if my voice message is not clear enough.& & 如果我的电话留言不够清楚，我深感抱歉。& & 87. Thank you for your help.& & 谢谢你的帮助。& & 88. 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