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电子邮件使用管理规定
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一次性去掉Word 2013文档中所有文字下波浪线的方法
时间：07-07　来源：上好网
在Word 2013中编辑文档时都会注意到在文中文字或字母下面有时会出现红色或绿色的波浪线(见图1)，造成这样现象的原因为中的语言校对。
图1　Word 2013文档中出现的波浪线
关于如何去掉Word文档中出现的波浪线方法在网上确实不少，一般我们只需要右击选择忽略即可去掉这烦人的波浪线(见下图2)。本站也在前面给出了忽略规则的处理方法，具体请见：。
本文要向大家介绍的是另外一种在Word 2013文档中如何一次性掉所有文字下面的波浪线的方法。
图2　忽略Word 2013文档中出现的波浪线
具体操作方法如下：
1、我们用Word 2013打开一篇需要去除波浪线的文档，点击窗口左上角的&文件&--&选项&来打开Word 2013的选项设置窗口。
图3　Word 2013选项
2、切换到&校对&选项，分别把&键入时检查拼写&和&键入时标记语法错误&左边的勾选去掉，如下图4红色框中所示。
图4　去掉Word 2013中的&键入时检查拼写&和&键入时标记语法错误&勾选
3、完成以上操作后点击&确定&按钮保存设置，看现在文档中的波浪线是不是已经全部去掉了!
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我在Word文档中键入一个E-mail地址时，Word自动将它转换为
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作者：佚名&&来源：本站整理&&发布时间： 12:42:06
电子邮件 (E-mail)及其作用与管理&
(一)电子邮件电子邮件(Electronic-Mail也称为E-mail，它是用户或用户组之间通过计算机网络收发信息的服务。目前，电子邮件是互联网上使用最为广泛的功能，现已成为公司进行顾客服务的强大工具，成为网络用户之间快捷、简便、可靠且成本低廉的现代化通讯手段，也是互联网上使用最广泛、最受欢迎的服务之一。电子邮件是网络顾客服务双向互动的根源所在，它是现实公司与顾客对话的双向走廊和实现顾客整合的必要条件。目前互联网上60%以上的活动都与电子邮件有关。使用互联网提供的电子邮件服务，实际上并不一定需要直接与互联网联网，只要通过已与互联网联网并提供邮件服务的机构收发电子邮件即可。电子邮件地址使用电子邮件服务的前提是拥有自己的电子信箱。电子信箱一般又称为电子邮件地址(E-mail Address)。电子信箱是电子邮件服务的机构为用户建立的，实际上是电子邮件服务机构在互联网联网的计算机上为用户分配的一个专门用于存放往来邮件的磁盘存储区域，这个区域由电子邮件系统管理。要发送和接收电子邮件，显然，用户需要拥有一个电子邮件地址，但一定不要把电子邮件地址和口令 (Password)相混淆，前者是公开的，便于用户之间、用户与公司之间通信;后者是保密的，不能让他人知道。电子邮件的格式一件电子邮件由两部分组成，即邮件头和邮件体。邮件头包含有发信者与接收者有关的信息，如发出地点和接收地点的网络地址、计算机系统中的用户名、信件的发出时间与接收时间，以及邮件传送过程中经过的路径等;邮件体是信件本身的具体内。一般是ASCII码表达的邮件正文。邮件头就像普通信件的信封一样，但是邮件头不是由发信人书写，而是在电子邮件传送过程中由系统形成的。邮件体像普通邮件的信笺，是发信人输入的信件内容，通常用编辑器预先写成文件，或者在发电子邮件时用电子邮件编辑器编辑或联机输入。电子邮件服务器电子邮件服务器是处理邮件交换的软硬件设施的总称，包括电子邮件程序、电子邮件箱等。它是为用户提供全由E-mail服务的电子邮件系统，人们通过访问服务器实现邮件的交换。服务器程序通常不能由用户启动，而是一直在系统中运行，它一方面负责把本机器上发出的E-mail发送出去，另一方面负责接收其他主机发过来的E-mail，并把各种电子邮件分发给每个用户。电子邮件程序是计算机网络主机上运行的一种应用程序，它是操作和管理电子邮件的系统。在你处理电子邮件时，需要选择一种供你使用的电子邮件程序。由于网络环境的多样性，各种网络环境的操作系统与软件系统也不相同，因此电子邮件系统也不完全一样。电子邮件系统的特点电子邮件系统主要有以下6个方面的特点:(1)方便性。电子邮件系统可以像使用留言电话一样，在自己方便的时候处理记录下来的请求，通过电子邮件可以方便地传送文本信息、图像文件、报表和计算机程序。(2)广域性。电子邮件系统具有开放性，许多非互联网络上的用户可以通过网关(Gateway)与互联网络上的用户交换电子邮件。(3)快捷性。电子邮件在传递过程中，若某个通信站点发现用户给出的收信人的电子邮件地址有错误而无法继续传递时，电 子邮件会迅速地将原信件逐站退回，并通知不能送达的原因。当 信件送到目的地的计算机后，该计算机的电子邮件系统就立即将 它放人收信人的电子信箱中，等候用户自行读取。用户只要随时以计算机联机方式打开自己的电子邮件信箱，便可以查阅自己的邮件。(4)透明性。电子邮件系统采用“存储转发”的方式为用户传递电子邮件，通过在互联网络的一些通信节点计算机上运行相应的软件，使这些计算机充当“邮局”的角色。当用户希望通过互联网络给某人发送信件时，首先要与为自己提供电子邮件的计算机联机，然后把要发送的信件与收信人的电子邮件地址发给电子邮件系统。电子邮件系统会自动地把用户的信件通过网络一站一站地送到目的地，整个过程对用户来说是透明的。(5)廉价性。互联网络的空间几乎是无限的，公司可以将不同详细程度的有关产品、服务的信息放在网络站点上，这时顾客不仅可以随时从网上获得这些信息，而且在网上存储、发送信息的费用都低于印刷、邮寄或电话的费用。在公司与顾客“一对一”关系的电子邮件服务中，费用低廉，从而节约大量费用。例如，Sun Microsystem营销部门宣布:1995年1月份，他们因网络顾客服务而节约费用达130万美元，其中1/3是来自人员费用的节约。1996年1月份，SUN公司的雇员说他们每个月可节约1200万美元。SUN公司的网络部门副总裁Neil Knox说:“直接通过网络获得技术问题的快速解答、最新技术的专家建议，而不用询问顾客服务部门的人员。这种自我学习式的顾客服务方式每个季度能为公司节约25万美元的电话费，1?3万美元的资料费。”(6)全天候。对顾客而言，电子邮件的优点之一是没有任何时间上的限制。一天24小时，一年365天内，任何时间都可发送电子邮件。比如，当顾客发生问题时，他们随时都可以把发生的问题发送给公司，而公司有关负责人可以在他方便的时候，查阅这些信件，决定哪些信件必须首先处理，哪些可以稍后处理，哪些应该转发给其他部门去承办。而以前没有电子邮件时，顾客的产品本身或产品在使用过程中发生了问题，需要等到公司人员上班时，才能给公司打电话。而且什么时候打电话也很讲究，打早了，公司负责人还没有上班，打晚了公司负责人又可能出去开会了。电子邮件的全天候服务，从根本上解决了这种状况，大大改善了公司与顾客的关系，改善了公司对顾客的服务。 (二)电子邮件的作用利用电子邮件可与顾客建立主动的服务关系 传统的顾客服务常常是被动的，顾客向公司提出问题后，公司再解决。而通过电子邮件，公司可实现主动的顾客服务，而不是被动的等待顾客要求服务。利用电子邮件进行主动的顾客服务有以下两个方面的内容：一是主动向顾客提供公司的最新信息。公司的老顾客需要了解公司的最新动态，如公司新闻、产品促销、产品升级等。公司可将这些信息及时主动地以新闻信件的形式发送给需要这类信息的顾客。二是获得顾客需求的反馈，将其整合到公司的设计、生产、销售等营销组合系统中。要了解顾客的要求可以通过电子邮件直接向顾客询问，但是不宜设计包括很多问题的问卷。因为，这种问卷的回收率通常很低，网上冲浪者通常是不耐烦的，对比较长的问卷往往没有耐心填写完毕，所以要想让顾客回答你的咨询，最好每次只设计一个具体的问题。这个问题应简洁明了，易于阅读、易于回答，顾客只要用很短时间就能回答完毕。同时，因为每次只提一个问题，为了不浪费顾客的时间和精力，公司又要有所获得，所以，在设计需询问的问题时，要慎重考虑，使之直接作用于产品质量、服务等，取得更好的效果。利用电子邮件传递商务单证为了规范电子商贸的过程和信息服务的方式，人们常常在公司商务站点中设置许多表格。通过表格在网络上的相互传递来达到商务单证交换的目的。在WebSite的设计过程中，表格是通过屏幕设计的结构和内容来完成的，而表格中所填写的内容则是通过电子邮件来传送的。 以支持交易前的网络商务系统为例，经常用于网络站点的表格和单证有:用户意见及产品需求调查卷;产品购买者信息反馈及维修或保修信息反馈表;对某种产品需求的意向、特殊要求、数量和要求给出价格的商品报价申请表;初始产品的报价单;定货单以及有奖问卷回执单等等。利用电子邮件，还可进行其他访问的信息服务利用电子邮件除了可以进行正常的通信联系，与顾客建立主动的服务关系传递商务单证以外，还可访问的信息服务仅列出以下四种:(l)用电子邮件邀游万维网(WWW--World Wide Web) 万维网是互联网络上最受欢迎、最为流行的信息检索服务程序。 能把各种类型的信息 (静止图像、文本、声音和影像)有机地集成起来，供用户阅读、查找。(2)用电子邮件做Gopher搜寻。Gopher是一种整合式的信息查询服务系统，它可为使用者提供一个方便的操作界面。利用它可以用简单的选单方式(Menu)来获得所需要的文件资料、生活信息、文件存取、News信件查询等各类资料。(3)用电子邮件做文件传输服务(FTP----File Transfer Protocol)。FTP是一种实时的联机服务。它的任务是将文件从一台计算机传送到另一台计算机，它不受这两台计算机所处的位置、连接的方式以及所采用的操作系统的约束。(4)使用电子邮件做文件查询索引服务 (Archie、WAlS)。 ArchIe在英文中是“工具”的意思，它是互联网络上用来查找满足特定条件的所有文档的自动搜索服务工具。Archie系统的目的就是向互联网络用户提供有效的数据库，负责这些数据库的创建和维护。使用ArchI服务器有3种方法。第一种方法:你可以用Archie用户标识远程登录到Archie服务器上。一旦登录，一个Archie程序将自动启动。你可以每一次录入一个命令，告诉Archie你要检索什么，然后ArchIe就将检索其数据库并显示结果。如果你不能确定要检索什么，Archie就将提供另外一种称为“Whatis”的服务。Whatis对上千个不同的程序、数据文件和档案资料进行了描述。第二种方法:用一个称为Archie客户机的程序，告诉Archie客户机你要检索什么。客户机将自动连接一个Archie服务器，要求它完成检索，并根据你的指示输入并显示结果。第三种方法:你可以给任何一个Archie发送一个电子邮件，Archie将执行你的请求，并将结果邮回来，向你提供服务。WAIS(Wide Area Information Server)是广域信息服务系统之意，它也是一种采用客户机/服务器模式的搜索工具。Archie所处理的是文件名，不涉及文件的内容，而WAIS则是通过文件内容进行查询。因此，如果打算寻找包含在某个或某些文件中的信息，选择WAIS是比较好的。WAIS是一种分布式文本搜索系统，用于可通过给定索引关键词查询到所需的文本信息，如文章或图书等。WAIS允许用户检索互联网络上各种类型的文献数据库。当你连接WAIS数据库时，先要选择要检索的数据库，然后输入检 索词，WAIS根据加权算法向你提供相关的文献。WAIS是一种可以迅速、全面检索大量信息的工具，它能检索数百个信息资源中的任何一个资源，这些资源涉及大量的各种各样的主题。(三)顾客电子邮件的管理电子邮件是互联网上使用最为频繁的现代通讯手段。除非网格用户使用的是他人的或是公共的上网许可，其他都会有属于自己的E-mail地址。现在，电子邮件已成为公司进行顾客服务的强大工具。电子邮件管理的目标来自顾客的电子邮件代表了顾客的心声，因此，电子邮件是非常重要的。人们常说，产品是制造出来的，而服务是表现出来的。因而服务的质量并非来自其“物质特征”，而是来自其“表现成效”。正因为如此，为了利用电子邮件，搞好顾客服务，必须搞好电子邮件管理，其中，首要的是确定好电子邮件管理的目标。顾客电子邮件管理的基本目标是:公司必须通过一定的组织与管理，以确保每一位顾客的电子邮件都得到认真而及时的答复。因此，在使用电子邮件进行顾客服务之前，需要注意以下两方面问题:(1)公司可能不会预料到顾客将怎样使用公司的电子邮件地址。例如，沃尔沃汽车公司曾经在其网站上设立了一块反馈区，希望顾客提出意见，然而收到的反馈意见却出乎意料。有的顾客提出如下问题:“我的沃尔沃94型车刚买了不到一年，发动机经常熄火，特约维修站修了5次还没修好，你们打算怎么办？”这是十分 严重的问题。根据美国有关消费者权益的法案，在这种情况下，消费者有权要求退货或是调换。沃尔沃公司的律师建议公司关闭这个反馈区，因为如此继续下去将会引发一系列的法律纠纷。另 一家美国零售商在网上设立招聘区，希望找工作的人在上面发送个人简历，结果却收到了一大堆要求退货和调换家用电器与家具的信件。根据以上问题可以看出，即使公司的本意并非如此，顾客也会利用他们手中的E-mail地址去提出他们所关心的问题。 (2)公司必须能够迅速做出答复。当顾客发给公司电子邮件时，是由于他们往往碰到了问题，因此，公司应该尽快答复。顾客发来的电子邮件会储存在计算机里，直到有关人员有空阅读并答复，但顾客并不会那么耐心，他们往往期望能够在24小时内得到答复。在很多情况下，拖延答复比不予答复更糟糕。因为，不予答复可能是因为公司顾及不到此类问题;而如果等到顾客自己已经解决问题后才收到公司的答复，顾客就会认为该公司组织涣散，不可救药，继续在该公司购买物品将是不明智之举。因此，必须确定电子邮件管理目标，并确保基本目标的实现，即确保每一位顾客的信件都得到认真而及时的答复。邮件的收阅与答复(1)安排邮件通路。要实现确保每一位顾客的信件都能得到认真而及时答复的基本目标，首要的措施是安排好顾客邮件的传送通路，以使顾客邮件能够按照不同的类别有专人受理。正如很多公司服务热线的接线员所感受到的那样，顾客期望他们的问题得到重视。无论是接线员直接为顾客解决问题，或是提供公司有关负责人解决问题，顾客都希望接线员热心地帮助他们。在顾客电子邮件管理中，存在同样的情况，即如何有效地进行顾客邮件的收阅、归类与转发等管理工作问题。公司需要针对顾客可能提出的各种问题，作好准备工作。准备工作可从公司内部着手，比如走访那些负责顾客热线的人员，与为顾客提供销售服务的工程师交谈，还可利用建立起FAQ过程中所积累的经验，分析并列出顾客可能提出的各种问题及解决方案。对于顾客可能提出的各种各样的问题，可按两个层次分类管理。第一层次是把顾客电子邮件所提出的问题，按部门分类。可分为:销售部门:关于价格、供货、产品信息、库存情况等;顾客服务部门:如产品建议、产品故障、退货、送货及其他服务政策等;公共关系部门:如记者、分析家、赞助商、社区新闻、投资者关系等;人力资源部门:如个人简历、面试请求等;财务部门:如应付账款、应收账款、财务报表等。第二层次是为每一类顾客电子邮件分派专人仔细阅读。同时还必须对这些信件按紧急程度划分优先级，比如划分为以下5种:一是给公司提出宝贵意见的电子邮件，需要对顾客表示感谢;二是普通紧急程度电子邮件，需要按顺序排队，并且应在24小时内给予答复;三是特殊问题电子邮件，需要专门的部门予以解决;四是重要问题的电子邮件;五是紧急情况的电子邮件。根据以上划分优先级的方式，大部分信件可归入普通紧急程度的优先级中。对于此类问题，在公司的数据库中应准备好现成的答案，这样就可以迅速地解决绝大部分问题，并且，应该在回信中告诉顾客当下一次遇到同样问题时，顾客自己如何在网站上寻找解决问题的答案。特殊问题意味着在公司现有的数据库中还没有现成的答案可以答复，这就需要由有关部门或个人，如产品经理、送货员等给予答复。对于答复问题，需相应部门的高层决策者的力量。此时往往需要不断通过电话或其他方式提醒他们，直到他们真正意识到该信件的重要性，并认真阅读和考虑解决答案。紧急情况是很少出现的。如果出现紧急情况，问题严重时，就需要跨部门的商议和决策才能解决。因此，应该把紧急情况信件发送到相关的各个部门，公司领导应立即召开部门负责人会议，共同解决。虽然这种紧急情况很少出现，但却需要投入更多的精力对过程进行预先设计，否则，一旦发生，将可能使整个公司陷入混乱之中。(2)向顾客提供方便。上述把所有的电子邮件都发送到一个地址的情况下，公司中需要再派专人进行分类和转发。另一种方法是在网页中设置不同类别的反馈区，用以提供出公司各部门的电子邮件地址，顾客根据自己的问题把电子邮件发到相应的部门，这样做可以提高信件的收阅率和答复效率。例如，美国的匹克系统公司(Pick Systems)在网页上提供了 17个部门的E-mail地址，另外，还提供了43个职员的个人地址，顾客可以从中任意选择，直接进行联络，甚至可以与总经理联系。为了保护公司的机密，公司所有的软件设计人员都不在提供地址之中，而且所提供的姓名中有些是化名。另外，这种方法导致有些个人需要处理过多的顾客信件，然而公司宁可冒这个险也不愿意让顾客对公司的服务感到失望。公司内的E-mail地址公布到何种程度受本公司的传统观念的影响。有的公司以前只允许员工在名片上印上公司的总机号码，而有的公司则鼓励员工把个人的传呼机号码、宅电号码也印在上面;有的公司很乐意外界了解他们的组织机构，而有的则把它作为公司机密。一个比较合适的办法是把那些与外界联系较为紧密的职员地址公布出来，或者其他职员也列在其中时，给他们提供化名，顾 客可通过几个地址与同一个人联系。虽然这样做看上去容易发生 混乱，但实际上信件误投的情况只占0?5%。而且，公司公布这些 地址将会极大地鼓励顾客沟通、对话，因为顾客可以很方便地告诉企业他们所知道的很多情况。(3)尊重顾客来信。顾客获得的重要信息越多，获得信息的途径越方便、迅速，他们就会越满意。因此，即使是一封来信中满是牢骚，或信中所说太离奇，但是这对于顾客而言却是十分重要的。因此，同样应该花时间仔细考虑，认真答复。其实，有时你认为给了顾客一个好的答复，但未必是顾客所期望的答复。如果的确是坏消息，就应该尽快通知顾客，并提供临时性方案，以免造成顾客的损失。如果告诉顾客解决问题的期限，必须要履行承诺，不能拖延。(4)采用自动应答器，实现自动答复。为了提高回复顾客电子邮件的速度，可以采用计算机自动应答器，实现对顾客电子邮件的自动答复。自动应答器给电子邮件发出者回复一封预先设置好的信件，这样做的目的是让发出电子邮件者放心，并说明邮件已经收悉，已引起公司的关注。这种自动答复可以采用某种特定格式，如“本公司经理对您的建议很感兴趣，并十分感谢您为此花费了宝贵的时间”。采取这一方法是因为经理实际上无法抽出时间来一一阅读这些信件，而电子自动应答系统则可以更好地实现这一功能。自动应答信件或长或短，有的写得非常得体而且幽默。主动为顾客服务顾客服务不能只是坐等顾客前来询问，而应进一步采取主动，在顾客提出问题以前帮助他们解决，并主动去了解顾客需要什么服务。(1)运用E-mail新闻，主动为顾客服务。E-mail新闻是很好的为顾客服务的工具。顾客希望获得信息，希望了解最新情况。顾客特别欢迎那些自己感兴趣的新闻，同时也很讨厌那些对他们毫无意义的信息。消费者通常喜欢收到行业新闻、促销活动以及其他更好地使用产品等方面的信息。此外，对于来自其他消费者使用产品的某些经验、体会以及如何节省时间和费用的小窍门也很喜欢。需要指出的是，在未收到顾客订阅之前，不要将任何E--mail给他们，否则将会引起顾客的反感。即使是在获得顾客允许后，也要注意在发给顾客的每一封电子邮件附言中说明，告诉他们如何方便地撤销订阅。(2)鼓励与顾客对话，主动为顾客服务。网络顾客服务不仅能实现由公司到顾客的双向服务，同时，还能实现顾客与顾客之间的交流和帮助。对于公司而言，网络上的公司与顾客、顾客与顾客之间信息传播的范围和速度远非现实生活所能想象、比拟。因此，对公司又是一把双刃剑。顾客对产品的赞扬可得以传播;同时对公司不利的议论同样能够传播。网络是一种崇尚自由的媒体、对于公司与顾客的对话以及顾客与顾客之间的对话，公司的态度应是积极鼓励，而不是冷漠、忽视甚至强行遏制，反网络的公司必将要落入新时代的淘汰之列。我们相信，现代社会中的大多数公司，会主动邀请与顾客对话，只有这样才能更主动地为顾客服务。例如，耐克斯公司在网站上设立了销售点，依此致力于顾客服务。他们在每一页上都绘有一个大大的嘴形图标，旁边写着“与我们交谈”，希望让顾客十分直观地感受到公司欢迎顾客的意见和问题。当顾客进入“与我们交谈”的页面时，会有内容提示他们，在网站中设有信息中心回答顾客的常见问题，如订货咨询、送货信息、国际订货和30天保修等，这样做可以立即解决相当一部分顾客的问题。在现代社会里，自动化正越来越深刻地渗透到人们的日常生活中，人们与各种机器、电子设备的接触越来越多，而人与人之间直接接触不是在增加，而是在减少。正是在这种环境下，人们才更加珍惜人与人之间的关系。约翰?耐斯比特在他的著作《大趋势》中指出，随着现代化程度日益提高，人们更渴望彼此之间的接触和关怀。因此，在现代社会中，高接触 (High Touch)比高技术 (High Tech)更重要。在顾客电子邮件管理中存在同样的问题。现在虽然已经有了自动答复系统，但决不能忽视人与人之间的接触。网上葡萄园酿酒公司的例子很好地说明了这一点。该公司在网页上提供了4位主要顾客服务负责人的E-mail地址。顾客发来的电子邮件中有超过一半是发给彼得?格来诺夫的，他是该公司的酿酒专家。顾客喜欢与他进行个人之间的联系，这使得他们觉得彼得?格来诺夫是属于他们个人的酿酒师。顾客从公司的服务部可以获得同样的信息，但产生的效果却不相同。在顾客眼中，彼得?格来诺夫才是真正的权威。该公司的创造人之一罗伯特?欧尔森认为顾客十分渴望人际间的接触。该公司还发现公司的销售额与顾客联系的个人逸事之间存在密切地联系。当彼得向顾客描述酒的质地、颜色、味道和价格时，一切都和以前一样，无什么变化;但当彼得向顾客描述上一次去酒厂的经历以及他和酒厂老板坐在地毯上共品佳酿的情景时，销售量便会上升。这种关系已经被一次又一次地验证过。由此，可以看出，公司确定有影响的人员邀请顾客，与其对话，不仅能使公司及其产品在顾客中树立良好的形象，而且更主要是主动为顾客服务，更好地满足顾客的需求，促进公司的事业长期、稳定、健康地发展。
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