Word邮件合并如何批量打印带照片的文档
Word邮件合并如何批量打印带照片的文档
准备工作：准备一份考生信息数据库，可以是Word创建的数据源，也可以像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件，都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在，邮件合并时就不需要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享，避免重复劳动，提高办公效率。我最常用的是Excel簿，里面包含了编号、准考证号、考生姓名及其他相关信息的字段，要批量打印照片的话，还需要加一个照片的路径和文件名的字段（如果照片的文件名正好是考生的准考证号或姓名的话，可免），假设照片放在e:\photo文件夹里，每位考生的照片文件名和准考证号相对应（如果用姓名的话可能会碰到同名同姓的问题）。数据准备工作的正确与否，关系到以后打印出来的证件正确与否，所以必须要仔细校对正确。接下来的工作就是要设计邮件合并的模板了，步骤如下：1．启动word程序，从菜单栏中选择“工具――邮件合并”，将出现“邮件合并帮助器”对话框；2．在“邮件合并帮助器” 对话框中的第一步“主文档”中单击“创建” 下拉按钮，选择“套用信函” （如果想在一张纸上打印多份的话，选择“分类”），再在出现的对话框中点击“活动窗口（A）”按钮。3．在“邮件合并帮助器”对话框中点击“获取数据（G）”下拉按钮，选择“打开数据源(O)…”，在出现打开文件对话框中打开刚保存的Excel电子表格，点击“确定”并在弹出的对话框中点击“编辑主文档（M）”，这时你会发现在工具栏中多了一栏邮件合并工具栏4．然后画好表格填好项目，进行排版、设置纸张，再把光标置于要插入相应项目的位置，点击“邮件合并”工具栏的“插入合并域”下拉菜单（下拉菜单中的相应选项与Excel数据表格中的标题行是一一对应的），然后单击下拉菜单中的相应选项，直至插入所有只包含文字的域。5．下面是实现批量打印照片的关键一步，就是照片域的实现：先把光标定位在要插入照片的地方，按Ctrl+F9插入一个域，输入“IncludePicture "e:\\photo\\”（不包含外侧双引号），再按Ctrl+F9插入一个域，输入“MergeField "准考证号"”，光标定位到这个域之后输入“.jpg"”，最后看到的结果应该是：{IncludePicture "e:\\photo\\{MergeField "准考证号"}.jpg"}。（这一步思路很好，用“准考证号”后就省得为每个文件输入路径了）现在保持光标在域中，按Shift+F9将代码转换为结果，也就是把图片内容显示出来。这时候如果什么也没显示，不要慌，按个F9刷新一下域就行了。其实，在按Shift+F9之前直接按F9刷新域也可以显示出来图片。不过图片大小似乎不太合适，调整一下吧。6．然后单击合并到新文档按钮，切换到生成的新文档里，咦，怎么照片处什么都没有？不会是上当了吧？别急，保存生成文件（不用关闭文件再打开），按Ctrl+A全选，再按F9，哈哈，每位考生对应的照片是不是全出来了。＾＿＾不对……好像所有的图片好像显示的都是第一个人的照片。没关系，全选这个Word文档，然后按F9对所有域进行刷新。这时候图片应该都换成了正确的图片，如果还没有——也许Word有这么个BUG——那你就先把这个文档保存下来，关闭，再打开，全选，F9刷新。图片刷新的问题是解决了，但是又出现了另一个问题，图片大小都变成调整前的了。也就是说，我们插入INCLUDEPICTURE域之后所做的调整，全都失效。查查Word的帮助文档，可以找到，所有域代码都可以有一个开关，用来保存对域结果进行的格式修改： \* MERGEFORMAT（注意前面的\*是必须的，“*”后面有个空格）。所以，将上面的INCLUDEPICTURE域代码修改为{ INCLUDEPICTURE "e:\\photo\\{MergeField "准考证号"}.jpg" \* MERGEFORMAT }在邮件合并模板中F9刷新显示图片，调整图片，再合并成新文档，刷新全部域——OK，这次全都是调整后的格式了。实际上插入一张照片使用的域是{IncludePicture "e:\\photo\\001.jpg"}，插入准考证域用的是{MergeField "准考证号"}，而本文把这两个域嵌套起来就成了{IncludePicture "e:\\photo\\{MergeField "准考证号"}.jpg"}从而实现了本文最初提出的要求――批量打印照片。如果想打印在学籍、证件、档案上，在准备好数据库文件的情况下，对主文档模板作相应设计修改，同样也可以实现，可谓一举多得，不用再找专用软件来批量打印照片啦。建议使用word2000，在word 2003中插入文字域的方法比较烦，在这里不一一表述了。附："INCLUDEPICTURE"的Word域的用法：域用法：{ INCLUDEPICTURE "FileName" [Switches ] }"FileName" ：图形文件的名称和位置。如果其中包含较长的带空格文件名，请用引号引住。如{IncludePicture "D:\\Documents and Settings\\Administrator\\桌面\\用Word邮件合并实现批量打印带照片证件\\邮件合并[url=file://\\photo\\4220001.jpg]\\photo\\4220001.jpg[/url]"}指定路径（路径：操作系统用来定位文件夹或文件的路径，例如 C:\Manual\Art\Art 22.gif）时，请以双反斜杠替代单反斜杠。例如：“C:\\Manual\\Art\\Art 22.gif”IncludePicture域中的文件名路径也可以使用相对路径。如{IncludePicture "邮件合并[url=file://\\photo\\4220001.jpg]\\photo\\4220001.jpg[/url]"}，文件保存后则会从文档所在的文件夹下去找对应文件。用相对路径的好处是只要把包含word模板文件、数据库文件和照片文件夹放在一个文件夹内，那么拷贝到其他任何一台安装有office软件的电脑上都可以合并打印了。Switches 开关，如下：\c 　　Converter 指定要使用的图形筛选。图形筛选的文件名不带有 .flt 扩展名，例如，输入 picture 表示筛选文件 Picture.flt。\d　　图形数据不随文档保存以减小文件长度。\* MERGEFORMAT　　注意前面的\*是必须的，“*”后面有个空格，所有域代码都有这个开关，用来保存对域结果进行的格式修改。注意事项：1．插入域的时候，包含域代码的那一对大括号并不是手工输入的。应该使用Ctrl+F9来插入域（此时会自动插入表示域的那一对大括号），并在其中填写域代码。2．特别注意，引号内的文件名一定不能写错甚至多加一个空格也不行，否则Word将找不到图片文件，只会出现一个红叉。比如不能写成：{IncludePicture " e:\\photo\\{MergeField "准考证号"}.jpg"}，因为e：前多加了空格。3．最后还有一点不得不说明，图片只有在应用“嵌入型”版式的时候才可以用于邮件合并。如果选成其它格式，虽然定位方便了，但是邮件合并的时候会不认它。如果确实需要灵活的定位，可以考虑插入一个文本框，去掉边框等属性，并在这个文本框里插入INCLUDEPICTURE域代码，调文本框的位置即可。
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“邮件合并”用于帮助我们在Word文档中完成信函、电子邮件、信封、标签或目录的邮件合并工作。应用范围非常广：批量打印信封、批量打印信件、批量打印请柬、批量打印工资条、批量打印个人简历、批量打印学生成绩单、批量打印各类获奖证书、批量打印准考证/明信片/信封等个人报表。下面与大家分享下邮件合并功能在实操中的应用。
案例：巧用邮件合并群发绩效分数。
一、准备：明确自己要做什么，并准备数据源。
本场景需要用到2份数据
①邮件正文，②名单及相关信息，如下图
Excel列表中，要有Word中需要的几个字段名，比如：姓名、绩效分数，不同场景应用不同字段。
需要发送邮件时，需要列表中有每位考核人的邮箱
二、向导：打开word邮件合并向导，跟着向导走。
①找到邮件合并及向导
②选择联系人：按照下图顺序，找到准备好的excel，并选取联系人。
确定excel数据源及工作表位置。本场景数据源在Sheet1工作表中。
勾选你需要群发邮件的收件人列表。
③插入合并域（关键点）：
选中邮件正文内容的相应位置，将姓名和绩效分数插入进来（会变成尖括号显示，并且点击会变为灰色，灰色代表域）
④预览邮件内容：按照向导，下一步，一直到下图界面，可以找到预览并查看邮件信息。
然后点击完成合并，然后点击电子邮件即可了（word自动启动Office Outlook,不能启动其他邮件工具，如foxmail）。
大功告成。
脑洞大开，邮件合并在HR实践中的其他应用
一、发送面试通知：将面试通知内容放word，候选人信息放excel,按照案例中跟着向导走即可；
二、制作工资条：工资信息放excel,word里面插入一个和excel一摸一样的两行的表格，第一行填写excel表头，第二行用来置放相应的合并域即可;
三、评优时批量打印荣誉证书：原理相同，不同的是打印。在预览后点击“打印文档”，而不是发送邮件，如下图：
四、开会用来批量打印台卡：同三
邮件合并关键点
一、先搞清楚需要群发的内容，合并的数据源；
二、正确选择并置放合并域；
三、别忘了预览合并内容；
四、批量打印和群发邮件的区别只一步之差。
学会合并邮件了，批量打印了。更多功能和应用，等待你自己来实践。
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微信扫码 分享文章用WORD的邮件合并功能结合excel表格批量打印带照片证件&一页显示多个信息和照片
工作证上面要求打印每个人的照片。
经过了解，具体工作要求是，打印一批工作证，员工基本信息来自excel表格，包含员工信息的“员工数据库.xls”中的“员工库”表如图①：
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员工照片放在e:\photo文件夹里，每位员工的照片文件名和编号相对应。比如张三的照片名就是001.jpg。
马上想到了用Word邮件合并可以批量打印员工基本信息
使用邮件合并也能实现此要求的方法。
实现思路：
使用过邮件合并的人都知道实质上邮件合并使用的是域，那么要想实现照片的自动处理应该从域上找突破口。
在Word中插入图片可以用IncludePicture 域来实现，具体语法为IncludePicture &文件名&。
插入照片的功能解决之后，问题就转换为如何实现自动转换文件名的问题。
而照片的名称为了管理的方便通常都是使用编号作为文件名，这样使用编号域即可解决问题。
那么怎么实现文件名的自动转换呢？方法就是——把两个域嵌套起来！
操作步骤：
1．打开word，从视图菜单选择“工具栏”，“邮件合并”；
2．从邮件合并工具栏上依次选择按钮，设置文档类型为“”；
3．单击打开数据源按钮浏览选取准备好的数据库；
4．然后设计主文档、排版、设置纸张，并通过邮件合并插入只包含文字的域，排版结果如图②。
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5．下面是关键的一步：就是照片域的实现：
先把光标定位在要插入照片的地方，按Ctrl+F9插入一个域，输入“IncludePicture &e:\\photo\\”再按Ctrl+F9插入一个域，输入“MergeField &编号&”，光标定位到这个域之后输入“.jpg&”，最后看到的结果应该是：
{IncludePicture &e:\\photo\\{MergeField &编号&}.jpg&}。
6．然后单击合并到新文档按钮，切换到生成的新文档里，咦，怎么照片处什么都没有？不会是上当了吧？
别急，保存生成文件，按Ctrl+A全选，再按F9，哈哈，每位员工对应的照片是不是全出来了。
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注意事项：
1．& && &Word中IncludePicture 域中文件名的路径用“\\”代替“\”。
2．& && &IncludePicture域同样支持长文件名。比如可以写：
{IncludePicture &D:\\Documents and Settings\\Administrator\\桌面\\用Word邮件合并实现批量打印带照片证件\\邮件合并\\photo\\005.jpg&}
3．& && &IncludePicture域中的文件名路径可以使用相对路径和绝对路径。比如可以写：
{IncludePicture &邮件合并\\photo\\005.jpg&}，文件保存后则会从文档所在的文件夹下去找对应文件。
4．& &&&特别注意，引号内的文件名一定不能写错甚至多加一个空格也不行，否则Word将找不到图片文件，只会出现一个红叉。比如不能写成：
{IncludePicture & e:\\photo\\{MergeField &编号&}.jpg&}，因为e：前多加了空格。
实际上插入一张照片使用的域是{IncludePicture &e:\\photo\\001.jpg&}，插入编号域用的是{MergeField &编号&}，而本文把这两个域嵌套起来就成了{IncludePicture &e:\\photo\\{MergeField &编号&}.jpg&}从而实现了本文最初提出的要求。
本文提到的方法既省去了麻烦的程序代码，也不需要一分钱的的共享软件费用。只要稍加变通就可广泛应用在打印学籍、证件、准考证、档案上。总体来说，邮件合并的功能，对于需要生成成千上万个格式一样，仅是变更里面某些特定内容的文档是最好不过的方法了。另外建议用wps进行邮件合并，因为经测试office的word在邮件合并中不支持文本框的插入下一条记录，而wps就可以。
最后提示一下，如果邮件合并到不同的文档中，那么这些图片要正确显示出来，就必须一个一个的打开文档全选后更新域，这非常麻烦，所以请用下面这个宏命令来更新所有文档中的域：“”
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经测试wps似乎不怎么支持IncludePicture，
切记那个大includepicture外面的大括号是用ctrl+F9输入的，然后在括号中输入includepicture，接着在其后用英文的输入法输入双引号“”，接着就是在双引号中输入图片的地址，这个地址当然也能用插入合并域的方式引用在excel表中统计好的文件地址。
当合并后，要选择一下插入部分按一下shift+F9，这时候这个includepicture域就不见了，因为shift+F9好像是切换显示域和不显示域的快捷键，当在不显域的情况下，再选择所有文本，然后按F9刷新一下，就能看到图片了。
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技术支持：&&&风格支持: &&&运营团队：&&&巧用Word2010邮件合并功能批量打印荣誉证书
　　单位每年底都要表彰一大批人，荣誉证书是必不可少的，今年单位想节省资金，自己使用2010来打印荣誉证书。但是单位表彰的人数和项目较多，用Word2010打印荣誉证书的工作量自然也比较大，尤其是在输入人名的时候，让人事部门很头疼，不过，我使用Word2010邮件合并功能，不管多少人和项目，都能轻松快捷地批量打印荣誉证书，节约时间也节省了资金。
　　第一部分、准备工作
　　第一步，我先打开Excel2010填写授奖信息表，包括荣誉证书编号、姓名、类别及荣誉名称。
　　第二步，对照以前的荣誉证书，使用Word2010设计出荣誉证书的模板，将公共部分显示出来，待填的位置留出空白。点击Word2010&页面布局&选项卡下的&页面设置&，在&页面设置&对话框的&纸张&选项中，根据荣誉证书的实际尺寸自定义纸张大小。一般来说，要比A4纸大一些。
　　第二部分、制作荣誉证书
　　第一步，我点击Word2010&邮件&选项卡，点击&开始邮件合并&，选择&普通Word文档&选项。再点击&选择收件人&中的&使用现有列表&选项，打开&选取数据源&对话框，在该对话框中，定位到刚才填写的Excel2010表格文件所在的路径并选择该文件。
　　第二步，点击&编辑收件人列表&，在打开的窗口中选择颁发荣誉证书者的姓名，默认是全选，选好后点击&确定&按钮，将光标移到要插入姓名的Word2010文档的位置，点击&插入合并域&右侧的小箭头，选择&姓名&，用同样的方法，依次选择&类别&和&授奖名称&。这里要注意的是，要把原荣誉证书上的姓名等字样删除。
　　第三部分、制作完毕
　　第一步，现在我可以点击&预览结果&，看到受奖者姓名、类别和授奖名称自动更换为受表彰人的信息，点击&预览结果&右侧的箭头或者输入数字，可以看到所有荣誉证书替换成功了。
　　第二步，现在点击&完成并合并&右下角的箭头选择不同的项对其进行不同的处理，&编辑单个文档&可以将这些荣誉证书合并到一个Word2010文档中；&打印文档&可以将这些荣誉证书通过打印机直接打印出来。选择&编辑单个文档&，在&合并到新文档&中选择&全部&记录，即生成一个荣誉证书的新文档，其中包括所有打印内容。
　　经过六步，就已经在Word2010中使用邮件合并功能完成了编辑荣誉证书的全部工作，剩下的就是逐张打印荣誉证书了。
你好啊，我要文件
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