如何提高工作效率：少发邮件多办事儿
你是否曾经有过这样的感觉：好像你所有的时间都浪费在检查邮件上了？这样说有点夸张，邮件不可能占据你所有的时间，但是研究显示，我们每天28%的时间都被用在检查邮件上。这意味着，每周13个小时，每年650个小时的时间，我们都是在收件箱中度过的。
我们中绝大部分人的工作，都不是检查邮件，因此每天不断的检查邮件，会让我们从主要工作中分心，从而导致工作效率降低。例如你是一位应用开发人员，经过一个上午的调试之后，你终于找到了应用的漏洞。就在此时，伴随着邮件客户端清脆悦耳的声音，新邮件到了。你打开收件箱，用2分钟浏览了这份邮件。当你要再去解决先前的问题的时候，你突然发现自己难以集中注意力，或是彻底忘了那个漏洞在哪里。遇到这样的事情，谁会不痛苦呢?
事实上，在工作的时候需要不断的浏览和回复电子邮件，往往搞的我们在工作的时候疲惫不堪。但是其实我们完全可以不理会邮件的侵扰，让工作变得更顺畅。
电子邮件和工作效率
《纽约时报》作者Chuck
Klosterman将电子邮件比做僵尸袭击——你不断的杀死前来的僵尸，但是他们却无穷无尽，更多的僵尸继续向你涌来。虽然电子邮件不会像僵尸一样吃掉你的脑子，但是它确实会让你感觉自己无法完全掌握自己的生活。研究显示：
员工每3分钟就会从当前正在做的工作中分心一次，造成员工分心的原因大多是由电子邮件引起的。
当收件箱中出现大量新邮件的时候，我们会产生失控的感觉。
很多人不敢使用电子邮件过滤器或是其他工具帮助我们管理电子邮件，因为我们害怕错过重要的电子邮件，或是怕自己被隔绝在交际圈之外。
电子邮件成为了导致我们在工作中不幸福和分心的根源。
来自芝加哥大学和微软的研究者决定找出电子邮件是如何干扰我们的日常工作的，他们监测员工的计算机使用情况、工作效率和他们正在处理的任务。
假如你正在进行一项主要的工作任务，例如撰写工作报告。就在你进行到一半的时候，突然新邮件提醒响起，你收到了一封新邮件(提醒声音本身就会转移员工的注意力，打扰思考进度)。相信所有人都曾有过这样的经历。
研究人员发现，每被电子邮件打扰一次，人们就需要花费平均9分30秒的时间，而这仅仅是处理电子邮件的时间。在处理完邮件之后，员工如果要将注意力转回到此前正在处理的任务，则需要额外花费16分钟的时间。这是很长的一段时间，如果在处理一项主要任务时，先后收到两封邮件，这意味着我们将损失30分钟的时间。要知道，一天的法定工作时间也仅仅为8小时，也就是16个30分钟。
电子邮件不仅仅会降低我们在工作时的效率，它还会增加我们的工作压力，甚至影响工作时的人际关系。
研究指出：电子邮件会降低同事之间的互动程度，让我们无法获得真正的人与人之间的互动，从而影响人际关系。
如果不让员工在工作时间使用电子邮件，这些问题能不能迎刃而解?为了解决这个疑问，研究人员组织了另一次研究。
来自加利福尼亚州大学的研究人员跟踪了13名负责处理信息的员工。这项研究会监测员工的电脑行为和压力指标，并且还会与员工进行面谈，向他们提出一系列问题。这次研究的目的旨在了解如果员工不能在上班时间使用电子邮件，他们将如何利用时间。
研究人员Mark
Voida指出：“在不使用电子邮件的情况下，这些员工能够将精力更长时间的放在首要任务上。他们处理多任务的时间更少，压力也更小。”
我需要特别指出的是，在以上两次研究中，参与者均为主要工作不是处理电子邮件的员工。而在实际企业中，一些员工的主要工作就是处理电子邮件，例如行政人员和客户服务人员，因此这两个研究的结果不适用于这些员工。
这两个研究的重点是，我们需要在工作中将精力放在那些首要的工作任务上，而尽量忽略电子邮件等让我们分心、降低快乐感并降低工作效率的事情。我们在工作中的核心是，无论你从事那种工作，都应该让你的首要任务处理变得顺畅。
让工作变得顺畅
我们的工作效率高低与否，大部分取决于正在从事的任务类型，以及你在进行这项任务的时候是否有足够的动力。对我们中的大部分人来说，要想提高完成任务的动力，并且顺利完成任务，我们必须进入深度工作状态，也就是要让处理任务的过程变得顺畅起来。
Cal Newport是一位著名的作家和博主，他经常撰写一些有关深度工作的文章。他对深度工作的定义是：
“深度工作是一种非常要求认知能力的活动，它能够让我们获得有价值的工作成果，并且不断提高我们的工作能力。”
Newport认为，深度工作的好处包含以下几点：
不断提高工作效率和产出质量。
增加高质量产出的总数量。
让员工对工作获得更高的满意度。
当处理一件特别困难的事情的时候，会有一种脑袋就快要爆炸的感觉，我们都曾有过这样的体会，在这样的时候你会怎么办?一直苦思冥想直到找到解决问题的方式?你如果选择这样做，多半是因为这件工作必须马上完成，你连喘口气的时间都没有。当你用这种方式终于完成了工作之后，你的状态就会像下图一样：
在心理学上，有一个概念叫“沉浸体验(flow)”，也有人根据音译将其称为“福乐”。当人们从事一种可控而富有挑战性的活动，而且这种活动需要一定技能并受内在动机所驱使，就会产生“沉浸体验”。我们通常会在挑战和自身所拥有的技巧中找到一个平衡点。当挑战的难度超过了我们所掌握的知识和技巧时，我们就会产生焦虑感。而当难度低于我们的知识和技巧时，我们又会产生无聊感。当我们找到了这个平衡，进入了沉浸体验的时候，工作就会变得顺畅，效率也自然更高。
心理学家Martin
Selgiman像我们展示了在做任何事情时都能获得沉浸体验的方法。一个杂货店的售货员给自己制定了一个挑战，那就是让每一个前来购物的顾客都能带着微笑离开。当然，他的成功率不可能是100%，这是不可能完成的任务，他的目标知识和每一个前来购物的人进行真正的交流，因为与人交流，让客户满意，是他工作中最主要的一部分。为了达到这个目标，他开始集中精力，让每一个客户感到满意，从而他也进入了沉浸体验。同理，如果我们想要在工作中获得沉浸体验，也需要将精力用在工作中的首要任务上。
如果想要在工作中获得沉浸体验，你可以试试以下三种方法，这样你就可以在每天的工作中充分利用好所有时间了：
想要进入沉浸体验并不那么容易，我们身边充斥着很多阻碍。办公室中的各种打扰就是其中最主要的表现形式之一。研究指出，一个员工平均每天会受到87次干扰，例如来自同事的打扰、办公室突发事件和电子邮件等。我们无法控制别人，但是可以控制自己检查邮件的频率。哈佛大学商学院建议，我们应该刻意控制自己检查邮件的次数，可以给自己定下一条规定：在完成每天最重要的任务之前，不可以检查电子邮件。
而如果检查和回复邮件就是你每天最重要的工作任务，那你就应该设定电子邮件的优先级。将重要的邮件放在专门的一个文件夹中，按照重要程度来处理邮件，而不是接收顺序，这样你可以用一天中精力最充沛的时间来处理优先级最高的邮件。这一点其实适用于每一个人。
设定详细的目标
如果你连目标都没有，又谈何效率呢?仅仅设定一个目标还不够，你还应该设定一个详细的计划，这个计划越详细越好，时刻提醒自己的目标是什么，以及要如何实现这个目标。
你要写下目标成功的标准，以及目标失败的标准。如果你想要进入沉浸体验状态，你就必须给自己设定好标准，然后按着这个标准去执行。
进入沉浸体验的一个重要方式，就是不断激励自己，让自己获得源源不断的动力。而要想获得动力，你就要知道自己已经完成了哪些工作，以及这些工作完成的有多好。很多人都没有记录工作过程的习惯，其实如果每当你完成了一项工作，就将其记录下来是有很大的好处的。这样，当你在看这些工作记录的时候，你就会感到：“我出色的完成了这么多困难的任务。”从而你也会获得更大的工作动力。
其实一点小小的成功，就能够为我们获得动力。你可以在开始工作前写一个待办事项，没完成一个，就将其划去，这样的行为也能够帮你管理任务进度，并且“积小胜为大胜”。
说真的，一项任务的难度越高，我们完成它时所获得的幸福感也就越高。挑战为我们提供了学习新技巧的机会，它还能让我们收获成功的果实。
当我们进入沉浸体验之后，我们就会觉得工作的时间过的越来越快。你应该不断的为自己寻求挑战，专注于自己的首要任务，不要总是分心去查看电子邮件。
来源：互联网
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以上网友发言只代表其个人观点，不代表新浪网的观点或立场。如何提升每天的工作效率？
13-08-23 &
大自然保护志愿者
1、按计划行事　　每天列一个日程表，列出写邮件、打电话的时间。人们习惯于确定开会的时间，但对于自己一整天的工作却缺少具体的时间安排。如果觉得开会比日常工作还重要，那么只会造成各种阻碍。另外，谭小芳老师建议把你想要回家的时间确定下来，然后再下载一个“该回家了警报器”，可以协助更好地达到目标。　　2、确定优先权　　做事千万不要拖。要注意自己是否总是先处理些例行公事，而将重要事情一拖再拖。如果你能在面对简单和棘手的公务时，首先选择后者，那么事后你将会产生巨大的满足感和自信心。把小事情都放在后面，你会很容易节省许多时间。如果你不能拒绝，至少要让自己的工作先后有序。　　3、知道自己何时效率最高　　很多人都在早上的时候工作效率最高，可如果你的生物钟稍微靠后了一些，不妨晚一点去吃中午饭，趁办公室里的安静状态，进行工作。建议分清楚从老板，客户以及同事之间过来的事情，哪些是紧急的、首要的，问清楚它们的最后期限，他们期望的是什么结果。花些时间多问些问题，会有助于你决定哪些事情更重要，同时也可能避免你重复劳动。[!--empirenews.page--]　　4、创新提升效率　　引进适用的新设备就生产方面来说，采用新设备往往都能极大的提高工作效率，这方面是众所周知的，在此不再赘言。采用新技术新工艺前面说的要选择最好的工作方法，对生产、加工业而言，就是要不断地改进生产技术、生产工艺，只有创新、引进、吸收新技术、新工艺，才能保证生产效率和生产水平的永远领先，才能真正体现新技术、新工艺对提高工作效率的贡献。　　5、放松你的神经　　在你入睡1小时前关掉电视。看电视会刺激你的大脑，让它处于难以入眠的状态。整晚睡不好的精神状态，相当于血液里酒精含量达到醉酒驾车的程度。人能保持的高效工作时间，每次都不会持续超过1小时，所以剩下的时间你虽然在工作，但效率一般。如果你选择适当的休息，并且给同事和自己都倒点喝的，算是利人利己。　　6、把搞笑邮件放到一边　　如果你收到很搞笑，或是比较八卦的邮件，不要急于转发，不然你会从更多的同事朋友那里收到更多的搞笑邮件。因为在这件事情上，人们都喜欢礼尚往来。调查显示，上班族每天平均花6分钟时间处理垃圾邮件。跟你的IT部门联系，建立更好的垃圾邮件处理系统。　　7、明确职责与装备　　在你着手做一件事情前，首先要问这件事是否属于你的职责范围。很多上班族因为不愿意为这些“小事”多费口舌，而无端增加了工作——记住，抱怨没有错。不论你是建筑工人还是办公室一族，你的所有装备都需要安置有序，不然的话，你的宝贵时间都浪费在寻找它们身上了。放一个工具盒在你的办公桌上，让每个人知道借用过的东西可以放在其中。　　8、固定你的工作流程　　把下属汇报工作的时间，头脑风暴时间，或是监督工作进度的时间，都固定在每天的某个时段内。这样就不会有人时不时来打断你的工作。而这个固定的时段，完全可以过得轻松一点，加点茶和点心。另外建议每个月检查一下你的电脑：查杀病毒、删除过期文件、清理碎片、安装需要的软件，同时也卸载不必要的软件。2005年的一项调查发现，很多上班族平均每天需要用48分钟来专门处理电脑问题。　　9、适时离开　　记住“过劳死”这个词已经成为上班族可以选择的一种死亡方式，不要让它成为你的墓志铭。如果你因为按时下班而感到内疚的话，可以通过下班后作一些有意义的事情，来抚平这种情绪，比如去看望父母，或者照看小动物。同时，谭小芳老师建议按时锻炼身体，提高身体素质可以避免你请病假，这样你也不用休病假回来发现文山会海正在办公室里等着你。有数据表明，不到48%的上班族每周做足够锻炼，而值得提倡的锻炼时间是每周不少于150分钟。
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工作效率还得靠&不断的学习提高自身技能来实现，也要借助各种软件，比如excel助手了
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如何写电子邮件才能提高工作效率--俞敏洪
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你可能喜欢投稿，如何解决邮件带来的焦虑。 邮件是用来服务人的，而不是用来困扰人的。 网络越来越发达，知识工作者每天收到上百封邮件是非常正常的事，再加上Smart Phone，人们被邮件给捆住了，无时无刻的邮件让我们不得安心，使用邮件的目的是帮助我们提高效率而非降低，邮件是用来服务人的，而不是用来困扰人的。我自己以前也被邮件给困住，iPhone上邮件不断的跳出来，每天无数次的检查是否有新邮件，大部分的时间都浪费在邮件上了，所以我决定改变，我给自己这个邮件系统命名为Email Zen（禅），因为它让我Zen。 首先我必须推荐大家使用，只有Gmail才能使得邮件发挥最大的效率，它的Search&Archives模式，过滤功能，反spam功能都是邮件中最好的，我个人觉得只有用Gmail才能达到Email Zen. 为什么邮件带来焦虑或麻烦？ 要做到Zen，必须现搞清楚问题，焦虑或麻烦是哪里来的，邮件给我带来的焦虑主要来自3个方面：
邮件实在是太多了，时间不够。 邮件没有及时得到或无法处理。 太过于频繁的提醒。
零邮件（Zero Email） 零邮件就是让收信箱里永远保持0邮件，自从我开始零邮件之后，我整个人轻松了、自在了，每次检查邮件的时候都特别的开心，以前的困扰也没了。0邮件符合的概念，看过的邮件一定要定一个，然后Archives。如果看过了，却不去制定下一步行动，依然把邮件留在收信箱里，那么收件箱就会堆积起来，使人觉得很有压力。这也是我们最常见的错误，以为读过了就行了。
减少邮件 1、减少邮件，首先看一下，哪些频繁收到的邮件订阅是不是真的需要，如果不是马上退订，比如一些邮件列表，SNS的提醒。 2、Archives&Search，使用Gmail的Archives功能，读过的邮件处理后，马上Archives，以后需要某个邮件用搜索就可以了，别花时间在分类上面（弥缝觉得还应该进行分类的）。 3、过滤(Filters)，我常常收到一些网络上的提示邮件，比如Twitter， facebook有人加我，或者我的银行账号里的钱已经到了最低的限度了，还有我会跟踪一些竞争对手的邮件列表。我通常会使用Filter，把邮件设置成已读，Archives，然后存到某个分类里，如果我需要这些资料就很快能找到。 处理邮件流程 从第一个封邮件到最后一封，一封一封的，马上做决定，确定每封邮件都有一个next action。
垃圾，或者没用的广告？加上Spam，删除。 很长的一封重要的邮件，需要仔细阅读？ 把邮件放在一个“细读”分类，然后Archive，或马上打印然后在等车排队的时候阅读。我的做法是马上转发到我的Evernote账号，然后利用等车排队的时候仔细阅读。 邮件内容产生了一个Action。马上在Todo list写下Action，然后Archive，以后处理任务的时候可以通过搜索找到邮件。 如果能马上回复邮件，马上做，千万不要等。 邮件产生了一个约会，马上在日历里写下来，然后Archive。 如果不能马上回复，在Todo list写下，然后Archive，别把收信箱当作提醒。
定时处理邮件 我上面提到，我们常常过度检查邮件，有些人还有邮件过度检查症，过一会儿就检查一次，好像不检查就浑身不舒服。其实过度的检查会给我们带来很多困扰，导致无法坚持手上的重要的事。最好的例子就是星期天，高高兴兴出去玩，老板却在邮件里留下了一件重要而难以完成的事，然后我们会一直惦记着这件事，导致玩的心情都没了，最好的办法就是不要再周末检查邮件。
定时处理，按照自己的工作和需要，设置一个固定的检查时间，可以是每天1次或者2次，我是每天早上10点左右定时检查邮件的。 减少检查，其实很多事情并没有我们想象中的紧急，而且一些坏消息会把我们的心情完全吃掉，我觉得最好还是减少检查的次数，从1天2次到一天1次再多一个星期一次也不为过。 分开收和发，我们常常犯的一个错误就是要写邮件的时候，进入邮件系统，然后看到一些邮件就跑过去看了，然后完全忘记了写邮件的事，或者想到要写邮件的时候已经浪费了很多时间，最好的办法就是分来读与写的时间。我每天早上10点检查邮件，平常需要写邮件的时候，我根本不进Gmail，而是用，可以在不进入Gmail列表直接发送。 千万别设置Notifications，把桌面，手机，浏览器的提醒全部关掉，以确保自己不会让邮件分心。 周末或者旅行的时候别检查邮件，上面我提到了，一个美好的周末或者假期很可能被一封邮件给搞砸的，回来再处理也不迟。
保持收信箱零邮件。 Archives&Search，别做无谓的分类。 尽量减少不必要的邮件。 定时处理，减少检查次数，周末别检查。 处理邮件时候，从第一封到最后一封，确保每个邮件都有一个next action。
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