在会计师事务所工作，尤其在四大工作，需要掌握哪些重要的 Word 操作技能？
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在会计师事务所工作，尤其在四大工作，需要掌握哪些重要的 Word 操作技能？
更新：很多人回复说，可以word插入表格或者直接word里插入excel，方便多了！但是我想说，我们对于审计报告格式的要求严苛到令人发指，只允许tab这一种制表方式，没得选！没得选！没得选！而且我觉得，tab敲出来的报告，比excel好看！好看！好看！原文：多图预警！！！多图预警！！！多图预警！！！讲真，高票答案，都是很好的word技巧总结，但都不是最适用于审计师的，为啥？因为我们都是用模板的啊！！！字体、颜色、哪里要空行，空几行，全是规定好的！！！来，问问有谁家的报告不是同一模板改出来的？如果是写memo，凭良心讲，那里面对编号，页眉页脚，页码的要求，就和自己当年写毕业论文似的，并不怎么难啊！我们奥迪特和word打交道最多也是最痛苦阶段，绝对是上报告和casting的阶段啊！！！我在去年写过个专栏，正好可以用在这儿！著作权归作者所有。商业转载请联系作者获得授权，非商业转载请注明出处。作者：蒋老师链接：来源：知乎做人呢，最重要的是开心，所以我来分享一下，怎么样搞定风骚的格式问题！准备工作：打开一份格式没有问题的上年报告，搞成下图这个鬼样子那些风骚的→是怎么搞出来的呢？当当当，就是这个键（不好意思，我家的电脑是中文版office 2013的，不过也差不多啦，就是这货啦！）第一步：迅速把上年期末数搬到本年期初的位置① 按住Alt，鼠标拖动，拉出如图这种风骚的样子，然后咔嚓delete！顺利的话，它就变成这个样子了② 继续Alt选中如图这些风骚的→，不要犹豫，按下Ctrl + X，咔嚓剪切掉顺利的话，它就会变成这个样子了③ 把你的光标移到这个风骚的地方，按下2次Ctrl + V，粘贴或是tab tab顺利的话，它就会变成这个样子了④ 改一下年份，完工(～ o ～)Y第二步：从excel里把今年的数字贴过来根据我的经验，似乎是没有办法把excel里一列数，在word不画表格的情况下顺利贴进去，还让它保持整齐一列这种风骚站姿的，所以我一般就是一个一个贴，当然啦，这里也还是有小技巧的。方法一：蒋老师的人生挚爱——万能好用无敌棒的paste value点这个小三角，选择其他命令，然后速度把这货添加到你的快捷键里去！方法二：管它是什么程序，只要不是我大word，统统只许把text贴过来大法按这个东东，然后选择设置默认粘贴，撸到下面的剪切、复制和粘贴，如图，从其他程序粘贴这里选仅保留文本。第三步：马个鸡，格式长残了、新增列了、老子手抖破坏队形了，老师快救我1级破坏：毫米级的细小偏差拯救方式：微整形具体方法：按住Alt然后拖制表符无图，因为我仔细想了想，我好像不能一边按着alt一边拖制表符还给大家截图_(:з」∠)_10级破坏：比毫米级要严重，但还不至于要新增一列这么可怕拯救方式：大刀阔斧的整形具体方法：其实非常简单，蒋老师通常使用的方法就是，复制那些漂亮的格式，粘贴过来，然后改成这家所需要的文字和数字╮(╯▽╰)╭既然动数字对审计汪来说是家常便饭，而调格式是大家无比痛恨，一个不小心会搞到眼瞎手抖的事，那我们为什么非要和格式死磕呢？举个栗子：比如说我一个手残，把格式搞成了这个鬼样子我难道非要和存货死磕，然后一个一个调？我为啥不直接复制那个完美的OR的格式呢？改内容其实改完这一行，之后再回车，再tab，格式都会是整齐的呢！全部改完，完事儿(～ o ～)Y颠覆性破坏：新增列拯救方式：回炉重造具体方法：自己制造一个完美的第一行我之前有遇到过，马个鸡，好端端比人家多一个固定资产的分类，硬生生要多插一列，而且竖版都放不下了，只能设置成横版，没有任何可以参考或是复制的格式，只好自己来。举个栗子：原本的格式是酱紫的但现在，我们觉得，得披露一个1895年的存货情况，别问我为什么，就是这么任性。首先，我们先看看原先格式的制表符，都是在哪个位置设立的我们发现，差不多就是一列数字所占的空间是6.5字符，然后两列直接的距离是2.18个字符，那我们就照着比例，往前推就好，变成这样然后再按tab，你就会得到好看的格式啦！最后进行一些微调完事儿(～ o ～)Y好啦，下课！同学们，都学会了吗？评论区有少年让我介绍一下CA报告的利器！当当当~其实我之前的图图里也有出现过了，就是这货添加个快捷键，然后按住alt拖好想加总那些数，按下快捷键，完事儿(～ o ～)Y当然Ca报告还有别的方法，比如说继续alt选中那些数，粘贴到excel里，然后你就可以为所欲为了，想加就加，要减能减！就是这样！
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审计人需要掌握的十三个word技巧 　　一、解决WINDOWS XP/2000环境下Word中仿宋、楷体_GB2312等三号字体显示模糊的办法　　目前审计人员在使用笔记本电脑或液晶显示屏时的操作系统多为WINDOWS XP/2000，在此环境下，打开Word使用国家规范文书字体中仿宋、楷体_GB2312 三号字时，电脑显示屏可能会出现文字有毛边模糊的现像，很令人心烦。有时审计人员会认为是计算机固有的或者想调整也不知道从何入手，以致输入时间一长会头昏眼花。其实解决办法很简单，不管是在WINDOWS XP还是在WINDOWS2000中，你打开桌面，右击鼠标，出现菜单，选择“属性”——“效果”——将“平滑字体边源”前的勾去掉，再点击“应用”——“确定”，问题就解决了，再看看效果是不是不一样？　　二、不切换输方式，快速输入数字中的小数点　　审计人员在结束现场审计工作，编制审计报告时，需要输入大量的审计数据，你如果是用安装office时携带的五笔字型或拼音输入法，会为输入数字中的小数点而在中文与英文输入法间不断调整而烦恼（使用陈桥五笔不会出现这些问题，它会输入数据后接着数据时自动将数据间的句号修改为小数点）。不过利用Word工具中的“自动更正”可解决此问题，让你一劳永逸。方法：打开“工具”——“自动更正”——“自动更正”，在“替换”“替换为”中分别填上“……”、“。”（小数点），点击“确定”，回到Word输入界面，在输入数据后输入两个“。”，再输入数据，看看“。”是不是变成了小数点“。”。这一方法会让你在输入小数点是多输入一个“。”，不过比每次输入数据中需输入小数点时需要在输入方法间调整要方便多了。按此办法进行后，你在Excel中用同样的输入方法，就可以快速输入数字中的小数点。此法可用于文字材料中的序号更正、如将“1、”改“⒈”，年份中“零”的更正、如将“二00”改为“二○○”；公文年份中“括号”的更正、如将“（”“[”改为“〔”。　　三、巧用版本信息，保存所有修改前后文件的原始面目　　我们在编写审计报告等文字材料时，需要经过主审、组长等多次修改，Word中虽然为“修订”提供了一些功能，却不能保留每一次修改后的记录，但为了保证电子文档修改前后的真实性，审计人员有时需要在每修改后都保存一个文件并且还说明是什么时间谁修改的，其实这是一个很麻烦的事情。在Word中“版本”功能，对上述问题迎刃而解，用一个Word文件保存所有修改信息、保留所有修改文件的原貌。建好了一个Word文件后，首先选择一下“文件”——“版本”——“现在保存”，输入文档撰稿人、建档时间以及其他需要说明的事项，当审稿人修改时打开文档后先打开“文件”——“版本”——“现在保存”，再输入文档修改审稿人、修改时间以及其他需要说明的事项，然后进行文件处理，最后保存文件，至此一个完整全面反映一个审计报告或其他文档的修改、审定等全部电子文档集中在一个电子文档中，你可打开查看所有修改稿的前后情况。　　四、妙用“Ctrl+Z”，取消自动项目编号　　在没有改变Word缺省设置的情况下，输入：“一、基本情况”后再换行时，系统会自动将其行为变成项目自动编号形式，并在下一行添加了“二、”字样。这时如果按BackSpace键，可以删除第二行中的项目编号，并不能消除第一行中的项目编号形式，也就是说第一行中的“一、”已经变成项目编号了，不可选，在我们继续输入文字后，Word的“自动项目编号”就会直接影响着文档的排版效果。如何去除？用“Ctrl+Z”就可发挥作用了。我们在输入“一、基本情况”敲回车后，顺手按一下“Ctrl+Z”，一切都OK了，第一行还是原来的样子，一点也没变。其原因是Word系统中有“自动更正”的功能，可以按照一些约定将键入的内容自动更正。比如我们输入“1、计算机的实际应用”并敲回车后，系统自动做了两个动作，一是换到下一行，二是自动将这两行变为自动编号的形式。“Ctrl+Z”的作用是撤消上一个操作，恢复到以前的某一步。我们按了一下“Ctrl+Z”，刚好取消了第二个动作，系统只做一个动作，而没有做自动编号，所以在此以后的动作中，系统不再使用自动编号功能下的“自动更正” （即“自动更正”为自动编号形式），你可以按你的需要编制段落标题号了。　　五、运用“编辑——选择性粘贴”功能，方便编辑复制文本资料　　我们有时在有关软件界面中复制有关选区后，在Word中采用“粘贴”，往往会将原有的格式复制过来。如在Excel中复制几列几行文字或数据后，在Word中“粘贴”，则会将表格格式复制过来，而不是纯文本形式；在浏览网页时选好区域复制后，在Word中采用“粘贴”，则会将网页形式复制下来，使你无法进行文字编辑。如果你采用“编辑”——“选择性粘贴”——“无格式文本”，则一切问题可以解决了，复制过来的是纯文本格式，你可对复制过来的文本自主编辑了。　　六、巧用“替换”功能，删除Word文档多余的空行　　有时候需要删除Word文档中有许多空行（如从网站查找到复制过来的纯文本形式的法规文件），一行一行的删除费时费力，这时我们可用“替换”功能来轻松解决（在WPS中删除空是很方便的），主要方法：　　打开“编辑——替换”，把光标定位在“查找内容”输入框中，单击“高级”按钮，选择“特殊字符”中的“段落标记（P）”两次，在输入框中会显示“^P^P”，然后在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记（P）”（一个“^P”），再按下“全部替换”按钮。这样多余的空行就会被删除，如果发现还有一些去不掉，可再重复一下就可以了，如果是在处理复制网页文章时还会出现段落标记后有一些空格，那你就试一下在查找中的“^P”加个空格，再加上“^P”，替换为“^P”，那么从网上下载一些文字材料出现的空行太多使得行数居高不下问题就自然解决了。　　此时如果上面的方法去不了空行，那你需要细心看一下换行段落标记，是自动换行（页面行末显示的符号是“？”），还是手动换行（页面行末显示的符号是“↓”），前面去空行的是自动换行符。对文件中手动换行符（“Shift+回车”）形成的空行，在替换时需要选择“特殊字符”中的“人工换行（L）”两次，即用“^l^l”替换成“^l”，空行便可去除。总之用替换的方法来删除空行时，要灵活对待查找的内容，不然可换不了啊。　　七、用“表格——标题行重复”功能，实现在每一页上都能打印行标题、且做到自动满页显示　　在Word中文字编排时难以实现每一页上都重复打印一个行标题，如果采用表格功能，设置不好，最后一页是有多少行打多少行，也没有标题，不能实现满页打印。如果你用一下Word中的“表格——标题行重复”，就可以实现这个功能。方法：先复制Excel表至Word中用“粘贴”功能，再选择所需要设为标题行的部分，点击“表格”——“重复标题行”就完成了。试一下，在标题行外的空格连续中输入数据或文字，换行，至第二页，是不是自动满页显示？此功能在处理进行工程决算审计表中，你需要在Word表格中连续输入需要每页有文本标题显示的、同时在次页需要满页显时就起作用了。　　八、利用“插入-对齐方式-页码-内侧”功能，让文稿正反的页码能在正确位置打印　　在打印审计报告或其他文件需要正反打印时，我们会先将⒈⒊⒌⒎⒐页码先编在右侧，先打这几页，然后再对反面的⒉⒋⒍⒏⒑页的页编排在左侧，再进行打印，这样打印后页码就自然对映，如果搞错了，那就要浪费纸张了。不过你采用“插入-对齐方式-页码-内侧”功能后，只要在打印界面上先打⒈⒊⒌⒎⒐页，然后将纸反过来再打⒉⒋⒍⒏⒑页，这样处理后页码自然对齐了。　　九、解决文字输入中的首行缩进两个字符问题　　在你正常输入文本时首先确定首行缩进两个字符，你在“段落——缩进与间距——特殊格式”中确定需要首行缩进两个字符，“段落——缩进与间距——度量值”有时会显示厘米，这样就无法精确计算两个字是多少。如何处理？先选择区域，再选择一下字体“宋体”，再选择“段落”——缩进与间距——特殊格式——首行缩进“，再选择”度量值“便会出现缩进两个字符了，点击一下，以后你就不用再考虑应缩进多少厘米了。　　十、利用图片处理工具，巧妙处理数码相机的取证材料　　我们现在普遍使用数码相机进行原始材料的取证，其取证的隐蔽性较好，在审计中发现的问题未最后确定时，往往不为被审计单位察觉（过去发现问题时对原始资料折叠复印容易被发现），但其后续图片处理不太方便，用Acdsee还是用Photoshp，是需要花一定时间学习的。其实Office2000中就有很实用的图片处理软件Microsoft Photo Editor，结合Word，你便能很方便处理数码图片资料了。方法：第一步安装图片软件，对Office2000进行安全安装，即在进入按装程序——“添加或删除功能”——在“Microsoft Office”下拉菜单中选择“从本机运行全部程序”——“开始更新”，这以后你机器上就安装了Microsoft Photo Editor；第二步打开全部图片，然后一张一张的“裁切”——“复制”——打开Word文档——“粘贴”，第三步在Word中从“工具”中打开“图片”格式，对每张图片的大小、对比度、黑白等调整一下，尽量将一张凭证的所有附件整合在一页或几页上，然后对需作为审计证据的图片一次性打印出来，这一方面节约了纸张，另一方面也形成了审计证据的电子文档。　　十一、给Word文件配备Excel文件，便于审计文件资料查找与汇集　　我们在用Word编辑文件时，需要用Excel文件编一些表格资料，如果将编写审计报告或其他报告所需要的审计调整调查表等Excel表格文件整合到一个Word中，这样做有利于文件表格资料查找、修改、整理，不必在打印好Word后再到Excel中去查找所打印文件对应的Excel文件了。方法：光标移至己打开的Word文件的最后，打开“插入”——“对象”——“由文件创建”，在“文件名”右侧“浏览”选择你需要插入的文件，然后在“显示为图标”上打勾就行了。这时文档中出现了一个图标，双击即打开了该Excel文件，注意此文件己成为Word文件的附件，保存了Word文件即保存了Excel文件。同理在Excel中也可加载上一些Word文件。考虑打印Word文件时会将Excel文件图标打印出来，此时可先删除这个图标，进行Word文件的打印，然后用“Ctrl+Z”，撤销刚才动作，即可恢复Excel文件图标。　　十二、利用邮件合并功能，实现批量处理含有数据的文本资料　　我们在处理信函、通知、询证函、审计日记、审计工作底稿等，其格式基本一致，但具体内容及对象都不同，如果每次都一个一个的录入打印，使得基本相似的文本格式都在重复输入，如何利用己有的数据资源，使这类重复劳动变成一件轻松的事情，用“邮件合并”来解决，主要是利用Excel的数据资料，在Word中设置需要输入的位置后，可自动生成，具体方法可在Word的帮助文件学习。　　十三、用好“两端对齐”与“左对齐”，让文档界面清楚漂亮　　我们在安装Word2000时，格式栏中文字对齐方式只有“两端对齐”、“居中”、“右对齐”一般不显示出“左对齐”格式，而我们在编制文章时有时需要用“左对齐”，从那里找出来？在“工具”——“自定义”——“格式”，找到“左对齐”后左击不放，拖至格式栏中你确定的位置、放手，这时“左对齐”的格式就留在了格式栏中了。而“两端对齐”的作用是以“左对齐”为前题，对在自动换行中因标点符号、数字等造成换行后右端出现上下行不对齐的问题进行修正，做到在自动换行的各行能保持上下行左右侧对齐。因此你在排版时要考虑“左对齐”与“两端对齐”功能进行选择，这样处理后，你的文档界面就会清楚漂亮。
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