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办公操作技巧文档
11.快速开闭任务窗格 1.快速开闭任务窗格 Word XP 任务窗格通常采用以下两种方法打开：一是选中“视图”菜单下的“任务窗格” 。二是用鼠标右键单 击工具栏，选中快捷菜单中的“任务窗格” 。如果您经常使用任务窗格，可以给它指定一个快捷键，从而提高 其操作速度，具体做法是：单击 Word XP“工具”菜单中的“自定义”命令，打开“自定义”对话框中的任 意一个选项卡。单击“键盘”按钮打开“自定义键盘”对话框。选中对话框左边“命令”列表中的“编辑” ， 在右边找到名为“ViewTaskPane”的命令。用鼠标单击“请按新快捷键”框，根据需要按键盘上的键或其组 完成后单击对话框中的 “指定” 按钮， 再将打开的对话框全部关闭。 此后按设置好的快捷键(如 合(如 Alt+M)。 Alt+M)，Word XP 任务窗格即可快速打开，再按一次即可将其关闭。2.快速选中多处文本 快速选中多处文本 Word XP 增加了选中多处文本的两种方法：一是可以选中具有相同格式的多处文本，操作方法是打开“样式 和格式”任务窗格，选中作为样本的文字。任务窗格的“所选文字的格式”下即可显示当前文本的格式，鼠 标将其选中后其右边显示一个下拉按钮。 用它打开菜单单击其中的 “选择所有 XX 实例” 则文档中应用这种 ， 格式的文本均被选中。也可以用鼠标右键单击所选中的文本，选择快捷菜单中的“选择格式相似的文本”命 令，则文档中使用该格式的文本全部被选中。二是可以选中具有相同内容的多处文本，它的操作方法是：选 中作为内容样本的文字，按 Ctrl+C 将其放入剪贴板。单击“编辑”菜单中的“查找”命令打开对话框，选中 “查找”选项卡中的“突出显示所有在该范围找到的项目” 。然后用鼠标单击“查找内容”框，按 Ctrl+V 将 内容样本放入其中。单击“查找全部”按钮，选项卡中显示“找到 XX 个与此条件匹配的项”(XX 是数字)， 并将所有符合条件的内容选中。3.字数统计 字数统计 Word XP 中新增了一个“字数统计”工具栏，它可以快速统计出文档中的字符、行、页、段落等的数目。如 果您需要控制文档的长度，它可以为您提供很多帮助。打开“字数统计”工具栏的方法是：鼠标右键单击工 具栏，选择快捷菜单中的“字数统计”即可。 如果您要对文档中的某项指标(如“行”)进行统计，可以单击工具栏中间的下拉箭头，从菜单中选择“行” 或字符、页、段落等。稍等片刻，工具栏就会显示出文档的行数。如果单击工具栏中的“重新计数”按钮， 再打开下列表，可以查看文档中所有指标的具体数目。如果您对文档进行了修改，只要“字数统计”工具栏 是打开的，按 Alt+C(“重新计数”按钮的快捷键)，新的统计结果就会显示在工具栏中。4.快速关闭 Word XP 快速关闭 如果您用 Word XP 打开了多个文档，一旦有急事需要离开，逐个关闭文档就显得非常麻烦。此时您可以采用 以下技巧快速关闭 Word XP：如果您的文档全部在任务栏显示，可以按住 Shift 键单击“文件”菜单中的“退 出”命令，则打开的全部文档连同 Word 会全部关闭。就是说按住 Shift 键以后， “文件”菜单中的“退出” 命令变成了“全部退出”命令。 您也可以让多个 Word XP 文档占用一个任务栏图标，这样可以利用任务栏图标快速关闭文档和程序。具体操 作方法是：单击“工具”菜单中的“选项”命令打开“选项”对话框，取消“视图”选项卡中的“任务栏中 的窗口”复选项。 “确定”以后，多个文档只占用一个任务栏图标。此时您只要用鼠标右键单击任务栏上的 Word XP 图标，选择快捷菜单中的“关闭”命令；或者单击 Word XP“文件”菜单中的“退出”命令，就可 以快速关闭所有文档和程序了。5.恢复 Word XP 恢复 Word XP 能在发生错误时将当前文件存盘，最大限度的防止用户丢失文件。具体操作方法是：如果正在使用 的 Word XP 停止响应， 应该立即打开 “开始→程序→Microsoft Office 工具” 菜单， 单击其中的 “Microsoft Office 应用程序恢复”命令。选中对话框中停止响应的 Word XP，若想恢复当前打开的文件，可以单击“恢复应用 程序” “重新启动应用程序” 或 按钮。 如果想关闭已经停止响应的程序， 并且放弃对文件中最新更改的部分， 可以单击“结束应用程序”按钮。6.修复文档 修复文档 为了挽救因死机、停电等故障丢失的文档，Word XP 新增了修复文档功能。如果发生了死机、停电等故障， 下一次打开程序时，当时处理的文档会显示在“文档恢复”任务窗格中。用户可以按以下原则保留文件：假 如文件标题中含有红色的“已修复”字样，则该文件要比含有“原始文件”字样的文件包含更多有用信息。 如果您要查看系统对文件的修复情况，应当选中“文档恢复”窗格中的文件名，单击右边的下拉按钮，选择 菜单中的“显示修复”命令即可。您可以选择菜单中的“另存为”命令，将修复后的文件保存到其他位置。 如果您选择“关闭” ，则弹出一个对话框，让您选择“删除”还是“保存” 比较合并文档 。7.比较合并文档 合并文档可以将多个文档快速合成为一个，它是 Word XP 提供的一个崭新功能，其使用方法是：打开合并前 的源文档，单击“工具”菜单中的“比较并合并文档”命令。在对话框中找到要合并的目标文档，单击“合 并”旁边的下拉按钮，可以在菜单中选择即将执行的操作。假如您要在原始文档中显示比较结果，可以单击 “合并”命令；若要在当前打开的文档中显示比较结果，应当单击“合并到当前文档”命令；要想在新文档 中显示比较结果，就要选择“合并到新文档”命令。 8.快速寻找文档 快速寻找文档 对于经常编辑 Word 文档的用户来说，从大量文件中找到要编辑的对象并不容易。此时可以使用下面几种方 法：2(1)增大“文件”菜单容量。Word XP“文件”菜单可列出最近使用的文档(默认 4 个)，要想让“文件”菜单 容纳更多的内容。具体操作方法是：单击“工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“常规” 页。将“列出最近所用文件”复选项选中，然后将它的数值调到 9(最大)。此后，只要打开“文件”菜单，从 中找到要编辑的文件名单击，即可快速将其打开。 (2)设置工作文档菜单。如果您编辑或打开过的文档较多，某些定期使用的文档会被其他文件挤出菜单。此时 可以定义一个“工作文档”菜单，将一些经常使用的文档放入其中。具体操作方法是：单击“工具”菜单下 的“自定义”命令，打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡。选中“类别”框下面的“内置菜单”项， 将“命令”下的“工作”拖到菜单栏，插入您喜欢的任何位置。最后将“自定义”对话框关闭，菜单栏就多 出了一个“工作”菜单。 此后，只要打开经常使用的某个文档，单击“工作”菜单下的“添至‘工作’菜单”命令，就可以将这个文 档加入其中。 “工作”菜单中不再需要的文档可用以下方法删除：同时按 Ctrl＋Alt＋“－(减号)”键，光标会 变成一个粗“减号” 。打开“工作”菜单后，用粗“减号”单击需要删除的文档即可。打开“工作”菜单中的 文档很简单，您只要打开“工作”菜单，单击其中需要打开的文档名即可。 (3)使用历史纪录。Word XP 可以保存您打开文档的历史纪录，利用这一功能可以快速打开您使用过的文档。 具体操作方法是：打开 Word XP 的“打开”对话框，单击其中的“历史”按钮，最近使用过的文件快捷方式 就会显示出来。选中您要打开的文件快捷方式，单击“打开”按钮即可。9.快速发送文档 快速发送文档 Word XP 的“常用”工具栏均带有一个“电子邮件”按钮(其他组件也有)。单击它可以在当前窗口显示“发 送副本”工具栏，其界面与 Outlook Express 很相似，您只要输入收件人的 E-mail 地址和主题等，就可以将当 前文档作为 E-mail 正文发送，单击“附件”按钮还可以添加更多的文件。10.页面自动滚屏 页面自动滚屏 如果您没有安装滚轮鼠标， 阅读长文档频繁翻页很麻烦。 此时您可以给 Word XP 添加一个 “自动滚屏” 功能， 方法是：单击 Word XP“工具”菜单下的“自定义”命令，打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡。选 中选项卡“类别”下的“工具” ，然后在右边的“命令”下找到“自动滚动”按钮，将其拖入工具栏插入竖线 指示的位置。 此后只要在文档窗口中单击您添加的“自动滚动”按钮，鼠标指针就会进入竖直滚动条。若将三角形指针放 在滚动条上半部，页面自动向上滚动。若将倒三角形指针放在滚动条下半部，页面自动向下滚动，单击鼠标 就可以将自动滚屏功能关闭。如果您想停止页面滚动，只需将指针放到滚动条中部(成为双向指针)即可。上 述情况下的屏幕滚动速度可以用指针位置调节，指针越靠近滚动条两端速度越快，反之越慢。11.快速预览文 快速预览文 件 预览可以帮助用户了解文件内容，以便打开正确的文件。Word XP“打开”对话框预览文件的方法是：选 中要查看预览的文件。选中“视图”菜单中的“属性”命令，则被选中的文件的内容可在右窗格中显示，如 Word XP 文档可以看到它的正文， BMP 等图片可以看到它的缩略图。 如果被选中的文件无法预览， 则会在预 览窗格中给出“无法预览”的提示。12.全部保存文件 全部保存文件 Word XP 提供了保存全部文件的功能，使用方法是：按住 Shift 键打开“文件”菜单，其中会出现一个“全 部保存” 命令， 单击它将保存所有打开的文档和模板。 如果某个打开的文档从未保存过， 则会弹出 “另存为” 对话框，供用户输入文件名后保存。13.双击窗口元素 双击窗口元素 Word XP 窗口由若干窗口元素构成，如工具栏、标尺和状态栏等。您可能没有想到，鼠标双击它们能执行许 多操作：双击 Word 水平或垂直标尺的空白处，可以打开“页面设置”对话框；双击水平标尺两端的某个缩 进标记， 可以打开 “段落” 对话框； 如果您在水平标尺上设定了制表符， 只要用鼠标双击它， 就可以打开 “制 表位”对话框；鼠标双击状态栏上的任意位置，可以打开“查找和替换”对话框，执行“查找”“替换”和 、 “定位”操作；鼠标双击工具栏右端的空白处，可以打开“自定义”对话框，供您调整工具栏或增减其中的 按钮。14.快速关闭智能标记 快速关闭智能标记 智能标记给许多操作带来了方便，不过有时也会带来不便，例如遮挡文本、影响光标插入等。如果您不需要 智能标记按钮显示，也不想将它永久性关闭，可以在它们显示以后按 Esc 键，智能标记立刻被关闭。 1.缩放打印 二、文档打印技巧 1.缩放打印 Word XP 针对逻辑页面与物理页面不同的情况，提供了打印缩放功能。您只需打开“打印”对话框中的“按 纸型缩放” 下拉列表， 选择打印所使用的纸张(其中列出的类型与您的打印机有关)。 如果当前页面设置为 A4， 而您想使用 B5 纸进行打印。就可以在下拉列表中选择 B5，Word XP 通过缩小字体和图形的尺寸，将文档打 印到 B5 纸上。反之它会自动放大字体和图形的尺寸，将较小页面的文档打印到较大的纸张，完全不用重新 排版，具有复印机那样的放大/缩小功能。 按照上述原理，如果您编辑文档设置的页面与打印纸大小不同。无需在打印前修改页面，只要在“打印”对 话框中正确选择打印纸即可。 注意： 上述缩放打印设置仅对本次打印有效。 如果每次打印都要进行缩放， 应单击对话框中的 “选项” 按钮， 将“打印”选项卡中的“允许重调 A4/Letter 纸型”项选中。2.多版打印 多版打印3机关单位使用的“红头文件”需要在一页纸上打印两页文档，Word XP 非常容易满足这种要求。它的操作方 法是：录入文档前，单击“文件”菜单下的“页面设置”命令，在“纸张”选项卡中将逻辑页面大小设为打 印纸的一半大，然后按常规方法插入页码等内容。文档录入结束后，用“文件”菜单下的“打印”命令打开 “打印”对话框，在“每页的版数”下拉列表中选择“2 版” 。 最后单击“打印”对话框中的“属性”按钮，打开“打印机设置”对话框。选择打印纸尺寸(物理页面)为逻 辑页面的二倍(两者的打印方向要一致)。确定后回到“打印”对话框，再次“确定”后即可开始打印。这种 方法最多可以在 1 张纸上打印 16 个逻辑页面，可满足宣传册制作等场合的需要。3.打印部分页面 打印部分页面 选中“页面范围”下的“页码范围”项，然后在“页码范围”框内输入下面的指令，可以打印指定部分的文 档：如果打印不连续的若干页，可输入用逗号分隔的页码。例如打印第 1、第 3 和第 6 页，可在“页码范围” 3， ； 可按 的格式输入指令。 例如要打印第 2 至 6 页， 框内输入 “1， 6” 若打印某几页， “起始页码-终止页码” 可输入 “2-6” 如果连续页中间有间断， 。 可用逗号进行分隔。 如打印第 6 至 9 页和第 12 至 16 页， 可输入 “6-9， 12-16” ；对于不连续的节，仍然用逗号加以分隔，如“s2，s6”表示打印第 2 节和第 6 节；若打印一节内的 某页，可输入“p 页码 s 节号” ，例如“p5s3”表示打印第 3 节的第 5 页， “p3s2-p4s5”表示打印第 2 节的第 3 页至第 5 节的第 4 页；如果仅仅打印文档的某一部分，可以将其选中。然后将“页面范围”下的“选定的内 容”项选中。4.打印顺序选择 打印顺序选择 在对话框“副本”下的“份数”框内输入(或选择)要打印的份数。如果同时选中“逐份打印”项，则第一份 副本打印结束后，再打印第二份副本的第一页。如果该项未选中，则会将所有副本的第一页打印完，再开始 打印其他后续页。 通常情况下文档均采用顺序打印(即从第 1 页打印到最后一页)。如果选中“打印选项”下的“逆页序打印” ， 即可实现逆序打印(从最后一页打印到第 1 页)，能减少后期整理工作。5.输出整数页 输出整数页 文档编辑结束打印时，往往发现最后一页只有两三行文字。使用手工调整费时费力，此时可以进入打印预览 状窗口，单击工具栏中的“缩小字体填充”按钮。Word XP 就会减小文档所用的字号，将最后一页的文字分 配到其他页。此后，如果要取消上述功能，单击“编辑”菜单中的“撤消缩至整页”命令即可。 6.“预览” 6.“预览”编辑 Word XP 的“预览”窗口可以观察文档的版面效果。如果您在预览过程中发现了问题，可以在“预览”窗口 直接进行修改。具体操作方法是：单击工具栏中的“放大镜”按钮，使其从选中状态变为非选中状态(页面上 的“放大镜”图标消失)，您就可以按常规进行编辑操作了。7.双面打印 双面打印 为了节约纸张，许多用户都有双面打印的要求。正确的操作方法是：单击“文件”菜单中的“打印”命令， 打开“打印”对话框。再单击其中的“选项”按钮，将对话框“双面大因选项”下的“纸张正面”和“纸张 被面”选中。Word XP 会首先打印纸张正面(奇数页)的内容，当全部奇数页打印完毕，就会通知用户打印纸 张背面(偶数页)。8.异地打印文件 异地打印文件 如果您的计算机没有连接打印机，装有打印机的电脑又没有安装 Word，这时可以用 Word XP 的“打印到文 件”功能完成任务。具体实现操作方法是：单击“文件”菜单中的“打印”命令打开对话框，选中其中的“打 印到文件” 复选项，确定”后弹出 “ “打印输出到文件” 对话框， 在其中输入文件名并选择保存位置(如 A:\sq.prn) 后确定。再将该软盘插入带有打印机的电脑中，在 MS-DOS 窗口提示符后输入命令“c:\copy a:\sq.prn prn /b， 即可将编辑好的 sq.doc 打印出来。 三、文档编辑技巧 1.文字变图片 1.文字变图片 大家都知道 “艺术字” 工具能生成图片格式的文字， 殊不知 “选择性粘贴” 也有这种功能， 具体操作方法是： 将需要做成图片的文字放入剪贴板，新建一个空白文档后打开“选择性粘贴”对话框。选中其中的“图片” 或“图片(增强型图元文件)” ，单击“确定”按钮。粘贴至 Word 文档的文字即成为图片，可以像普通图片那 样进行放大等加工。2.中外文字互译 中外文字互译 Word XP 的翻译功能有了很大的进步，不仅提供了更加方便的“翻译”任务窗格，而且翻译词语的准确大大 提高， 并且能通过 Web 进行翻译。 以英文翻译成中文为例， 您只要打开 “翻译” 任务窗格。 “翻译内容” 选中 下的“当前选择范围” ，再打开“词典”选择“英语(美国)到中文(中国)” ，最后单击“浏览”按钮，就可以在 结果列表框中看到所有词义。选中其中比较合适的翻译结果，单击“替换”按钮，就可以文档中的中文替换 为英文。3.输入注音汉字 输入注音汉字 Word XP 在微软拼音输入法 2.0 及更高版本的配合下，可以为 30 个以内的汉字加注带声调的拼音，它的操作 方法是：选中需要加注拼音的汉字(可以多选，但是只能给前 30 个汉字加注拼音)，单击“格式→中文版式” 子菜单下的“拼音指南”命令，打开对话框以后即可在“预览”框中看到已注音的汉字。 如果您感觉汉字上面的拼音字母太小，可以打开对话框中的“字号”下拉列表，从中选择合适的值。如果您 想调整拼音与汉字的对齐方式，可以打开“对齐方式”下拉列表，从五种对齐方式中任选一种。如果您想改 变汉字的字体和字号，只需将汉字和拼音全部选中，按通常的格式设置方法修改即可。44.更改英文大小写 4.更改英文大小写 如果您想改变 Word XP 文档中的英文大小写，可以按以下方法操作：选中要改变大小的字母或单词，按下 Shift 键以后按 F3。按一次 F3，字母或单词将在全部大写、首字大写和全部小写之间切换。5.快速绘制水平 快速绘制水平 线 如果您的 Word XP 文档需要绘制水平线，可以采用下面的技巧：在段落开头连续输入三个特殊字符，然后回 车， 就可以画出漂亮的水平线。 例如连续输入三个 “=” (等号)回车， 可以画出一条双实线； 连续输入三个 “*” (乘号)回车，可以画出一条点划线；连续输入三个“-”(减号)回车，可以画出一条单实线。 如果上述技巧不能生效，请您单击“工具”菜单中的“自动更正选项”命令打开对话框，将“单击键入时自 动套用格式”选项卡中“键入时自动应用”下的“框线”项选中即可。6.重复查找字符 重复查找字符 在长文档中查找某个重复字符时，如果找到的字符位置不合适，需要连续单击“查找”选项卡中的“查找下 一个”按钮。下面这个技巧可以提高重复查找的效率：第一次单击“查找下一个”按钮以后，如果需要继续 查找，单击垂直滚动条下端的“前一次查找/定位”或“下一次查找/定位”按钮即可。这两个按钮不仅可以 向前或向后查找，甚至在“查找”对话框关闭以后也能查找，使用起来非常方便。7.节约页面空间 节约页面空间 Word 用户都喜欢在页面视图中编辑文档， 可惜页与页之间的空白会浪费显示空间。 Word XP 对此了作了一点 改进，如果将光标放到两页文档交界的空白处，可以显示“隐藏空白”的提示。单击鼠标即可将空白去掉， 显示一条黑线，鼠标再次单击该处即可恢复原有的空白。8.插入文档水印 插入文档水印 Word XP 可以在文档中插入图片或文字两种水印，您只要单击“格式→背景”子菜单下的“水印”命令，就 可以在对话框中执行添加水印的操作。 如果您要将一幅图片作为水印插入， 可以选中对话框内的 “图片水印” 项， 根据需要设置 “缩放” 并选中 “冲蚀” 然后单击 。 “选择图片” 按钮打开对话框， 选择所需图片后单击 “确 定”即可。如果您要插入文字水印，就应选中对话框中的“文字水印” ，然后在“文字”下拉列表中选择或输 入所需文本。再根据需要设置“字体”“尺寸”等选项，完成后单击“应用”按钮，即可在页面视图中看到 、 水印效果。9.快速翻页 快速翻页 使用普通鼠标浏览 Word XP 长文档可以使用如下技巧：用鼠标“咬住”(即单击后按住鼠标左键)滚动块上下 拖动，滚动块旁边会显示当前页码和标题等信息，页面内容也会随之上下滚动，对根据页码或标题查找文档 等场合很适用。 此外， 您也可以单击垂直滚动条下端的 “上一页” “下一页” 或 按钮， 以页为单位快速翻页。 10.自动切换键盘 10.自动切换键盘 Word XP 的‘自动键盘’ “ 如果您编辑的文档经常混合输入中英文， 那么人工切换语言和键盘会浪费不少时间。 切换”功能能为您带来方便，它的使用的方法是：单击“工具”菜单下的“选项”命令打开“编辑”选项卡， 将其中的“ ‘自动键盘’切换”项选中。此后，Word XP 就会根据光标插入点的语言自动切换键盘。假如您正 在使用“五笔字型”输入汉字，只要将光标插入数字或英语单词中，键盘就会自动切换到“英语” 。 11.对象快速复制或移动 11.对象快速复制或移动 在文档中复制或移动对象，可以使用以下几种方法：可以选中需要移动的对象，按下 F2 键。然后使用↑或 ↓键将光标移到插入点，敲回车键即可完成插入，此法很适合跨页长距离移动对象。 利用鼠标快速移动或复制对象时，首先选中要移动或复制对象。将鼠标指针移至对象上面，按住鼠标左键将 它拖至竖直虚线指示的位置即为移动。 若按住 Ctrl 键用鼠标左键将对象拖至竖直虚线指示的新位置则为复制。 此法适用于近距离移动对象。8.插入文档水印 插入文档水印 如果要在长文档相距较远的两个插入点之间移动或复制对象， 可将鼠标指针指向垂直滚动条顶部的拆分框处。 当指针变为双向光标时，将拆分栏拖动到所需位置。滚动上半个窗口找到插入点，然后滚动下半个窗口选定 对象，再按上面介绍的方法拖动对象穿过拆分栏到达插入点。完成后双击拆分栏返回原窗口。 12.清除下划线 12.清除下划线 当我们输入类似“.cn/”的 URL 时，Word XP 就会自动给它加上下划线。如果您不喜欢下 划线被打印出来，可用以下两种方法清除：一是用 Shift+左右光标键(不能用鼠标，鼠标会将其激活)选中超级 链接，再按住 Ctrl 键连敲两次 U 键即可。二是用鼠标右键单击超级链接，选择快捷菜单“超级链接”子菜单 中的“取消超链接” 。以上两法的区别是：前者仅去掉了下划线但仍具有超级链接的功能，鼠标单击仍可将其 激活。后者则成为普通文本，鼠标单击后不再被激活。13.返回编辑位置 返回编辑位置 Word XP 能跟踪输入或编辑过程中的最后三个插入点。要回到前次的编辑位置，可按 Shift+F5 组合键。连续 按该组合键，可使光标在最后编辑过的四个插入点之间循环。14.取消自动编号 取消自动编号 Word XP 的项目符号或自动编号功能非常有用，但用户不是任何时候都需要这一功能，令这一功能失效又会 带来不便。暂时取消项目符号或自动编号的方法很简单，您只要在新的一行开始前按下 Shift 键回车即可。以 后只要不按 Shift 键回车，项目符号或自动编号就会重新出现。 或者连续敲两次回车， Word XP 就会知道您不 需要项目符号或自动编号，从而取消新行前的项目符号或自动编号。 如果您没有按 Shift 直接回车，也可以按 Ctrl+Z 取消项目符号或自动编号。515.内容重复输入 15.内容重复输入 如果您需要在 Word XP 重复刚才输入的内容， 包括文字、 插入的图形等， 可以在输入结束后按 F4 键。 例如， 您要输入“好的” ，可以在输入“好的”后按下 F4 即成为“好的好的” 。 此外，重复输入也可以使用快捷键 Ctrl+Y。假如您输入“大”后按 Ctrl＋Y，即可再次输入一个“大” ，显示 。只要输入结束后您 “大大” 。如果您将光标移到其他位置后按 Ctrl＋Y，就会在当前光标处输入一个“大” 没有执行“撤销”操作，就可以用这种方法输入重复内容。16.选中长文本 选中长文本 用鼠标选中长度超过一页的文本往往难于控制，用下面这种方法可以避免这种局面：用鼠标单击待选中文本 的开始位置，用鼠标拖动竖直滚动块向下(向上)滚动文档，待看到文本的结束部分时停止。接着按下 Shift 键 用鼠标单击要选中文本的结束位置即可。17.自定义扩展名 自定义扩展名 Word 文档默认的扩展名为.doc，如果您想使用指定的扩展名，可以使用以下技巧：打开“另存为”对话框， 将文件名用引号引起来(如“服务器购买申请.sq”)后单击“保存”按钮，Word XP 就会接受您输入的扩展名 报告.sq，不再添加另外的扩展名。18.删除空行 删除空行 从其他文件导入 Word 的文档常常含有多余空行， 手工逐个删除实在累人。 这个问题可以采用如下方法解决： 单击 Word XP“编辑”菜单下的“替换”命令，打开“查找和替换→替换”选项卡。单击其中的“高级”按 钮展开。鼠标单击“查找内容”框，然后单击“特殊字符”按钮打开菜单，选择“段落标记”即可看到“^p” 出现在“查找内容”框中。重复上述操作再次输入一个“^p” ，然后在“替换为”文本框中输入一个“^p” 。 保留“ 单击“全部替换” ，按钮，即可将多余的空行全部删除。19.保留“版本” 保留 版本” 对于多人反复修改过的重要文档来说，保留每次修改完成的版本有重要意义。其操作方法是：单击 Word XP “文件” 菜单下的 “版本” 命令， 将对话框中的 “关闭时自动保存版本” 选中， 每当编辑者关闭文档存盘时， Word XP 就会自动创建一个版本。此后只要打开“XX 版本”(XX 是文件名)，选中相应版本的文件名，单击 “打开”就可以看到以前的文件了。20.如何开始新页 如何开始新页 如果您的文档需要开始一个新页，无须连续敲回车直至看到新页。您只需按住 Ctrl 回车，一个新页就会展现 在您的面前。21.快速创建链接 快速创建链接 如果您想将一个文档中创建超级链接，可以采用下面的技巧：选中另一个文档中作为超级链接文字显示的内 容(例如标题)，按下鼠标右键将其拖到前者的页面中(如果前一个文档已经最小化，可以拖到它的任务栏图标 上，文档页面会自动打开)。松开鼠标右键，选择快捷菜单中的“在此创建超级链接”命令，就会在虚线光标 指示的位置创建一个超级链接。 除了创建链接以外，此法还可以用于移动或复制对象等场合。22.快速跳转 快速跳转 如果您想在长文档中快速跳转到指定位置(页、节、行等)，可以用鼠标双击 Word XP 状态栏中的页号、节号 或行号。就可以打开“查找和替换→定位”选项卡，您只要在“输入 X 号”(X 是页、节、行等)框中填入数 字，回车后即可快速跳转到指定位置。23.顺序浏览对象 顺序浏览对象 如果您想顺序浏览文档中的标题、图片等对象，可以单击垂直滚动条下端的“选择浏览对象”按钮。选择其 中的某种浏览方式单击，例如“按标题浏览”或“按图形浏览” 。此后， “选择浏览对象”按钮上下的两个按 钮就会变成蓝色，您单击它们就可以顺序浏览刚才选中的对象了。 1.快速修改格式 四、格式操作技巧 1.快速修改格式 修改文档中多处文本的格式比较麻烦， “替换” 使用 命令能够收到事半功倍的效果， 其操作方法是： “查 打开 找和替换”对话框，鼠标单击“查找内容”框，然后使用对话框中的“高级”按钮将它展开。单击对话框下 面的“格式”按钮打开菜单，选择其中“字体(F)”命令，在其中输入被替换的文本格式信息后“确定” 。 接着鼠标单击“替换为”提示框，按相同方法在“查找字体”中输入新的文本格式信息并“确定。最后单击 “替换”或者“全部替换”按钮，即可完成文本格式的修改。2.创建跨栏标题 创建跨栏标题 跨栏标题是公文之类的文档经常使用的格式，创建跨栏标题的正确方法是：选中除标题以外的需要分栏的文 字，单击“格式”菜单下的“分栏”命令，打开“分栏”对话框。根据分栏要求，选中“预设”下除了“一 栏”外的某种分栏效果。如果需要的分栏数大于 3，可以在“栏数”框内输入或选择相应的数值。然后打开 “应用范围”下拉列表，选择“所选文字” 。必要时，还可在“栏宽”和“间距”框内调节相关参数，完成单 击“确定”按钮。上述操作完成后，选中文档标题，单击“居中”按钮使其成为跨栏标题。 3.创建分栏页码 3.创建分栏页码 Word XP 文档分栏后，尽管一页有两栏乃至多栏文字。但程序仍然将文档视为一页，使用“插入”菜单中的 “页码”命令不能给每栏文字设置页码。如果您需要给两分栏文字的页脚(或页眉)各插入一个页码，产生诸 如 8 开纸上的两个 16 开页面的效果。可以按以下方法操作：单击“视图”菜单下的“页眉和页脚”命令，而 后切换至第一页的页脚(或页眉)。在与左栏对应的合适位置输入“第{={PAGE}＊2－1}页” ，在与右栏对应的 合适位置输入“第{={PAGE}＊2}页” 。输入时先输“第页” ，再将光标插在两者中间，连续按两下 Ctrl＋F9 键，输入大括号“{}” 。然后在大括号“{}”内外输入其他字符，完成后分别选中“{={PAGE}＊2－1}”和6“{={PAGE}＊2}” ，单击鼠标右键选择快捷菜单中的“更新域” ，即可显示每页左右两栏的正确页码。 如果您的文档分为三栏， 并要在每栏下显示页码， 可以将 “第页” 之间的域代码修改为 “{={PAGE}＊3－2}” 、 “{={PAGE}＊3-1}”和“{={PAGE}＊3}” 。再按上面介绍的方法更新，即可显示各栏的正确页码，并由此得 知四分栏乃至更多分栏的域代码如何设计。若要在更新域后修改域代码，可以将其选中，单击鼠标右键，选 择快捷菜单中的“切换域代码”命令，即可看到完整的域代码。4.巧用格式刷 巧用格式刷 “格式刷”可以将文本中已有的格式用于其他地方，操作方法是：选定要复制格式的文本，单击“格式刷” 按钮，然后将“格式刷”刷过要应用此格式的文本。将选定格式复制到不同位置的方法是：双击“格式刷” 按钮，按上法将格式复制于不同位置，完成后再次单击“格式刷”按钮。5.样式管理与使用 样式管理与使用 样式是快速设置文档格式的重要工具，Word XP 提供了强大的样式管理功能。其使用技巧有以下几点：首先 是快速建立样式，假如“样式”下拉列表中没有您需要的“标题 1+首行缩进”样式，您可以应用其中最相近 的“标题 1”样式。然后将光标放入应用该样式的标题，按 Tab 将其修改为“标题 1+首行缩进” 。当您再次 打开“样式”下拉列表，就可以看到其中新增了一个“标题 1+首行缩进”样式，即可像其他样式那样直接使 用了。此外，Word XP 的样式可以通过“样式和格式”任务窗格管理。它的下面有一个“显示”下拉列表， 用户可以在其中选择“有效格式”“使用中的格式”等，从而使窗格和“样式”列表的显示符合需要。 、 如果选中窗格中的某种样式， 单击右侧的按钮打开下拉列表， 可以看到其中的四个选项。 “选择所有 X 实例” (X 为数字)，可以将文档中应用了该样式的所有对象选中； “修改”可以打开“修改样式”对话框，对选中的 样式进行修改； “删除”可以将所选的样式从窗格和“样式”列表中去掉； “更新以匹配”可以更新当前文档 中使用该样式的对象，使其与“样式和格式”窗格中的样式统一。6.文档混合分栏 。 文档混合分栏 对报告之类的文档来说，其内容提要部分是不分栏的。如果其后的部分需要分栏，可以采用下面的技巧：将 光标放到需要分栏的段落开始处，单击“插入”菜单下的“分隔符”命令打开对话框。选中其中“分隔符” 下的“连续”后“确定” ，即可看到 Word 状态栏显示的节号为 2。如果该节中的所有内容都要分栏，只需将 其中的文本全部选中，然后单击“格式”菜单下的“分栏”命令，在“分栏”对话框中选择合适的栏数即可。 假如文档只有部分内容需要分栏，可以采用以下操作方法：将光标放到需要分栏的文本开始处，按照上面介 绍的方法插入分节符。再将光标放到分栏结束后的新段落开始处，依照同样方法插入另一个分节符。最后将 这两个分节符之间的文本选中，按常规分栏方操作，就可以给两个分节符之间的文本分栏了。 7.转换文本框 7.转换文本框 横排和竖排文本框的区别在于其中文字的排列方式。无论哪一种文本框，只要您选中其中的文字单击鼠标右 键，选择快捷菜单中的“文字方向”命令。就可以在对话框中选择文字的排列方式，从而实现两种文本框相 互转换。8.设置混合页面 设置混合页面 某些特殊文档需要混合设置页面，例如第一页为纵向第二页却是横向。此时可以使用下面这种技巧：选中其 中“分隔符”下的“下一页”后“确定” 。然后单击“文件”菜单下的“页面设置”命令，在 “页边距”选 项卡中选择好页面方向并 “确定” 您就可以看到分节符后面的页面发生了变化。 ， 如果您想在该节后面的某页 另行设置页面方向，只要在该页的页首再次插入分节符，就可以使用相同方法再次改变页面方向了。 9.字号无级缩放 9.字号无级缩放 选中 Word XP 文档中需要缩放的文字，按“Ctrl＋Shift＋.”(或 Ctrl＋“右方括号”)组合键，就会看到选中的 字不断变大，直至占满整个页面。如果按“Ctrl＋Shift＋， ”(或 Ctrl＋“左方括号”)组合键，则会看到选中的 字不断缩小。 如果您要实现空心、彩色等其他效果，可以选中文字，然后单击“格式”菜单下的“字体”命令，打开“字 体”选项卡。选中“效果”下的“空心” ，然后“确定”即可制作出空心字。如果您想打印彩色字，只需打开 字体颜色下拉列表，选中其中喜欢的颜色单击然后“确定”即可。 如果您想打印长形或扁形字，可以按以上方法打开“字符间距”选项卡，选择或修改“缩放”框内的数值。 当其大于 100%时打印扁形字，小于 100%时打印长形字。10.设置下划线 设置下划线 如果您想给文字设置下划线，或者修改它的颜色，不必使用“格式”菜单下的“字体”命令。因为 Word XP 的“下划线”按钮带有一个下拉按钮，选中文字后单击它可以打开菜单，可以给文字设置其中提供的多种下 划线。并能打开“下划线颜色”调色板，直接修改下划线的各种颜色。11.快速清除格式 快速清除格式 直接粘贴的内容往往与当前文档的格式不匹配。 此时， 您可以使用 Word XP 的 “样式和格式” 任务窗格或 “样 式” 下拉列表快速清除格式， 具体操作方法是： 选中待清除格式的文本， “样式和格式” 打开 任务窗格或 “样 式”下拉列表，单击其中的“清除格式”命令，则文本原有的格式就会被清除，代之以当前文档使用的默认 格式。12.快速查看格式 快速查看格式 Word XP 文档的格式查看非常方便，只要您将“显示格式”任务窗格打开，再用鼠标单击要查看格式的某个 段落，窗格中就会显示当前段落使用的各种格式。您也可以单击“帮助”菜单下的“这是什么？”命令(或按 Shift+F1)，使光标带上了一个大问号。用它单击待查看格式的某个段落， “显示格式”窗格会自动打开，提供7当前段落格式的所有信息。 1.表格对齐 五、表格和图形技巧 1.表格对齐 Word XP 表格可以像文字那样设置页面对齐效果，从而给排版带来了极大的方便。设置对齐的方法是：在表 格的任意位置单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“表格属性”命令，打开“表格”选项卡，选中“对齐方式” 下您需要的选项。如果要设置左对齐表格的缩进量，可在“左缩进”框中输入或选择适当的数值。如果将整 个表格选中，还可以使用“居中”“右对齐”等按钮，像对齐文字那样对齐表格。2.表格移动 、 表格移动 Word XP 表格的移动非常方便，您只要将光标停留在表格内部。当表格移动控点出现在表格左上角后，将鼠 标移到控点上方。片刻后鼠标指针即可变成四向箭头光标，您就可以将表格拖动到页面的任意位置。 3.表格缩放 3.表格缩放 如果您想对表格作整体缩放，可这样操作： 将光标停留在表格内部，直到表格尺寸控点(一个小“口”)出现 在表格的右下角。移动鼠标至表格尺寸控点，出现向左倾斜的双向箭头后，沿箭头指示方向拖动即可实现表 格的整体缩放。4.文字环绕表格 文字环绕表格 Word XP 可以让文字以任意方式环绕表格，而无须使用文本框。实现的方法是：在表格的任意位置单击鼠标 右键，选择快捷菜单中的“表格属性”命令，打开“表格”选项卡，单击“文字环绕”下的“环绕”即可。 如果您是用手工方法在文档中绘制的表格，可以在绘制表格之前按下 Ctrl 键， 这样得到的表格就有文字环绕 效果。5.表格文本缩进 表格文本缩进 ，按 Word XP 表格中的 Tab 键用于“跳格” Tab 键光标会跳到下一个单元格，不能实现文本的缩进。如果您想 让表格中的文本缩进，可以按 Ctrl+Tab 组合键，光标就会像普通文本那样在表格中缩进。6.表格排序 。 表格排序 Word XP 表格的排序功能进一步增强，可以像 Excel 那样以多个关键字为依据进行排序。关键字的类型可以 是笔划、数字、日期和拼音，且每一关键字均可单独设置排序方式。具体操作方法是：将光标放入排序关键 字所在的单元格，单击“表格”菜单下的“排序”命令，就可以在对话框的“类型”下拉列表中选择排序方 式了。7.反复使用绘图工具 反复使用绘图工具 Word XP 的绘图工具只能使用一次，如果您想反复使用某一绘图工具，可双击这个绘图工具按钮。当您不再 使用这个工具时，可以用鼠标单击该按钮或按 ESC 键。如果需要换用另一个绘图工具，可以直接单击或双击 将要使用的按钮。8.如何固定图形 如何固定图形 插入 Word 文档中的图形会随段落移动，解决这个问题的方法是：选中文档中需要禁止移动的图片，用鼠标 右键单击它打开快捷菜单，选择其中的“设置图片格式”命令。再单击“版式”选项卡中的“高级”按钮， 打开“高级版式”对话框中的“图片位置”选项卡。将其中的“对象随文字移动”和“锁定标记”两个复选 项取消，单击“确定”按钮即可生效。9.使用绘图画布 使用绘图画布 使用绘图画 Word XP 以前版本的绘图工具存在一个较大的缺点： 一旦图形绘制完毕， 您很难对其中的某个部分进行修改， 只能进行比例缩放、左右移动等操作。Word XP 新增的“绘图画布”可以解决上述问题，它实际上是文档中 的一个特殊区域。用户可以在其中绘制多个图形，其意义相当于一个“图形容器” 。因为形状包含在绘图画布 内，画布中所有对象就有了一个绝对的位置，这样它们可作为一个整体移动和调整大小，还能避免文本中断 或分页时出现的图形异常。 使用绘图画布非常容易，您只要单击“插入→图片”子菜单下的“绘制新图形”命令，即可将绘图画布插入 文档； 另一种更简单的方法是： 单击绘图工具栏中的图形绘制按钮(艺术字、 图片、 文本框及剪贴画按钮出外)， 绘图画布便会自动出现在页面中。另外，Word XP 提供了一个“绘图画布”工具栏，它可以执行绘图画布调 整、扩大和缩放绘图等操作。打开“绘图画布”工具栏的方法是：用鼠标右键单击绘图画布，选择快捷菜单 中的“显示绘图画布工具栏”命令。另外，双击绘图画布边框或单击“格式”菜单中的“绘图画布”命令， 可以进一步设置绘图画布的格式，例如修改内部填充或边框线条的颜色。 10.修改图片插入 修改图片插入/ 10.修改图片插入/粘贴方式 Word XP 可以修改默认的图片插入/粘贴方式，使其更加符合用户的需要。修改的具体方法是：单击“工具” 菜单下的“选项”命令打开对话框，找到“编辑”选项卡中的“图片插入/粘贴方式” 。单击该框右侧的下拉 按钮打开菜单，就可以选择其中提供的插入/粘贴方式了。11.图片输入文字 图片输入文字 如果插入 Word XP 文档的图片需要添加图 1、 2 之类的文字， 图 可以采用下面的技巧： 首先将图片插入文档， 单击“插入→文本框”子菜单下的“横排”命令。十字光标出现后在图片上建立一个文本框，然后在其中输 入需要的文字。最后打开“设置文本框格式”对话框，将文本框的填充和线条颜色设置为“无” ，文字就会非 常自然的显示在图片上。 12.图片编号 图片编号 为 Word 文档中的图片编号是一件比较麻烦的工作，一旦增加或删除了中间的某个图片，所有编号就得重新 修改一遍。其实这个问题很好解决，具体操作方法如下：设置编号时请单击“插入→引用”子菜单下的“题 注”命令打开对话框。您可以单击“标签”框右边的下拉按钮，在下拉列表中选择编号前缀(如“图表”“表 、 格”等)。如果其中提供的编号前缀不符合您的要求，可以单击“新建标签”按钮，在对话框中输入您需要的8编号前缀，从而在“标签”下拉列表中选用。此后每打开“题注”对话框并“确定”一次，光标所在位置就 会出现以 1 为间隔递增的图片编号。如果文档编辑过程增加了图片，您只管在当前光标位置按自然顺序插入 图片编号，则后面的编号会自动修改。如果文档编辑过程删除了图片，您只需将该图片的编号删除，按“选 择格式相似文本”的方法将所有图片编号选中。在任意一个编号上单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“更新 域”命令，所有图片编号就会重新顺序排列了。13.压缩图片 压缩图片 Word XP 可以压缩插入文档中的图片，具体操作方法是：用鼠标右键单击已经插入文档的图片，选择菜单中 的“设置图片格式”命令打开对话框。单击“图片”选项卡中的“压缩”按钮，打开“压缩”图片对话框， 选中“选项”下的“压缩”即可。14.修改图片格式 修改图片格式 通常，Word XP 粘贴的图片只能保持其原有的格式。而“选择性粘贴”可以轻松完成图片格式转换和粘贴双 重任务，具体操作方法是：将图片放入剪贴板，切换到欲粘贴图片的文档。单击“编辑”菜单下的“选择性 您可以看到对话框中有 “BMP 粘贴” 命令， 即可打开 “选择性粘贴” 对话框。 在剪贴板存放 BMP 格式图片时， 图像对象”“图片”和“与设备无关的位图”等三种类型，您只要选中其中的一种，单击“确定”按钮就可 、 以将图片插入文档。 1.添加前进 添加前进、 六、Word XP 定制技巧 1.添加前进、后退按钮 如果您对 IE5“前进”“后退”切换页面“情有独钟” 、 ，也可以给 Word XP 增加类似的按钮。具体做法是：单 击“工具”菜单下的“自定义”命令，打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡。选中“类别”下的“所 有命令” ，然后在的“命令”下找到“Nextwindows”按钮，将其选中后插入工具栏。再找到“Prevwindows” 按钮，按相同的方法插入工具栏。以后只要打开了多个文档，单击“Nextwindows”按钮就会跳到下一个文 档，单击“Prevwindows”按钮则会返回前一个文档。2.创建语音宏 创建语音宏 与 Via Voice 等语音识别软件不同，Word XP 不能用语音直接操作宏。不过，您可以通过间接的途径实现这个 功能。具体方法是：单击“工具→宏”子菜单下的“录制新宏”命令，建立一个执行操作或输入文本的宏。 再单击“工具”菜单下的“自定义”命令，打开“自定义”对话框中的“工具栏”选项卡。再单击其中的“新 建”按钮，在对话框的“工具栏名称”框内输入“语音宏”之类的文字， “确定”后把它拖到 Word XP 窗口 顶部的合适位置。 接下来就可以在新建的工具栏上添加宏的按钮。打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡，选中“类别” 刚才建立的宏。然后把它从“命令”选项卡中拖到新建工具栏的右端。最后将“自定义”对话框关闭，您就 可以用语音控制宏的运行了。3.定制工具栏按钮 定制工具栏按钮 由于用户使用的显示器显示分辨率不同，为了充分利用工具栏空间，必须适当增减工具栏按钮的数量。具体 方法有以下两种：单击对应工具栏右端的下拉按钮，选择“添加或删除按钮”下的“格式”(或“常用”)， 就会弹出一个大菜单。其中列出了该工具栏所有可用按钮，如果某个按钮前有选中标记，它就会出现在工具 栏中，反之则从工具栏中去掉。如果选中的按钮过多，则工具栏右端会出现一个“〉”标记，单击它可以列 〉 出未显示出来的按钮供使用。 如果选择“添加或删除按钮”下的“自定义”命令，就会打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡。在“命 令”选项卡的“类别”框内选中您需要的按钮，将它拖到工具栏插入“I”指示的位置即可。 此外，工具栏中的按钮可以用鼠标拖动的方法调整位置，您只要单击“工具”菜单下的“自定义”命令打开 对话框。 用鼠标按住要移动位置的按钮， 即可拖动并插入 “I” 指示的位置。 如果您打开了 “自定义” 对话框， 按下 Alt 键即可用鼠标将按钮拖离工具栏，这是一种快速删除按钮的方法。 完成上述操作后若有文档保存操作，会弹出对话框提示您是否保存修改后的模板。如果回答“是” ，可以将修 改存入当前使用的模板。4.定制“打开”对话框 定制“ 定制 打开” Office XP 的“打开 Office 文档”(包括“打开”“另存为”等)对话框预置了若干按钮， 、 它们可以快速打开“我 的文档”“收藏夹”等对象。不过您可能想不到，这些按钮是可以定制的。具体操作方法是：运行注册表编 、 辑 器 ， 选 中 “ HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Common\Open Find\Places\UserDefinedPlaces” 主键，单击 “编辑→新建” 子菜单下的 “主键”命令，建立一个名为 “Place1” (再增加的主键应依次命名为 Place2、Place3 等)的主键。接着选中“Place1” ，单击“编辑→新建”菜单下的 “字符串值”命令，在 Place1 下面建立一个名为“Name”的字符串值。将其选中后单击“编辑”菜单下的 “修改”命令，在对话框的“数值数据”栏中输入按钮的名称(如“WPS 文件”)，该名称即可显示在“打开 Office 文档”等对话框中。再用相同方法新建一个名为“Path”的字符串值，将它的“数值数据”修改为操作 对象的路径，如“d:\ My Documents” 。最后在“Place1”下建立一个名为“SortAscending”的“DWOR 值” ， 用“编辑”菜单下的“修改”命令将它的“数值数据”设定为“十六进制”的“1” 。此后，您只要单击“打 开 Office 文档”对话框中的“WPS 文件”按钮， My Documents”文件夹就会被打开，给存盘或寻找文件 “d:\ 带来很大方便。 如果您在对话框中放入的按钮较多，使用小按钮可以增加显示数量，方法是：在对话框左侧按钮处单击鼠标9右键，选择快捷菜单中的“小图标” 。另外，采用上述方法建立的按钮可以更名或删除，您只要用鼠标右键单 击操作对象，选择菜单中的“重命名”或“删除”即可。 如果您的“打开”对话框有五个以上按钮，同时使用了大图标，则左侧上下会出现三角形的小按钮，单击它 既可使其中的按钮滚动，从而找到您需要的操作对象。5.定义快捷键 定义快捷键 采用常规方法定义某条菜单命令的快捷键比较麻烦，采用下面介绍的方法可以快速定义快捷键：按 Ctrl+Alt+ “+(小键盘上的加号)” ，光标会变成“中国结”那样的形状。用光标打开待定义命令所在的菜单，用“中国 结” 光标单击您要定义快捷键的那条命令。 “自定义键盘” 对话框就会打开， 用鼠标单击 “请按新快捷键” 框， 根据需要按键盘上的键或其组合(如 Alt+M)。完成后单击对话框中的“指定”按钮，将打开的对话框全部关 闭即可。 七、 选择性粘贴”技巧 1.文档镜像打印 “选择性粘贴” 1.文档镜像打印 Word XP 没有提供镜像打印功能，利用“选择性粘贴”命令可以在需要时应急。其操作方法是：在 Word XP 中完成文档的编辑排版，按常规方法保存待打印文件。根据待打印文件的页面设置建立一个新文件。再切换 到待打印文件的第一页，将其中的全部内容选中并复制到剪贴板。回到新建文件的空白页面，单击“编辑” 菜单中的“选择性粘贴”命令打开对话框，选中其中的“图片”(或“增强型图元文件”)后单击“确定”按 钮。鼠标单击新文件中的内容，可以看到其四周的圆形控点，说明它们已经变为图片。单击工具栏中的“绘 图”按钮打开“绘图”工具栏，单击“绘图→旋转或翻转”子菜单下的“水平翻转”命令，新文件中的图片 就被翻转成镜像。重复上面的操作，将待打印文件中的其他页变为图片镜像。最后单击工具栏中的“打印” 按钮逐个打印即可。由于这种打印的对象是图片，使用激光打印机的打印效果较好。 2.粘贴单元格文本 2.粘贴单元格文本 从 Excel 向 Word 粘贴数据有点不便。如果您选中了含有数据的 Excel 单元格，单击工具栏中的“复制”(或 “剪切”)按钮。切换至 Word 以后单击“粘贴”按钮，那么文档中显示的数据全部带有虚框。如果您只想粘 贴单元格中的数据，可以使用如下方法：按上面介绍的方法打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“无格 式文本”单击“确定”按钮。粘贴至 Word 文档的文本即按模板默认的字体、字号等显示，倾斜、虚框等从 Excel 带来的格式全部消失。粘贴 Word 表格中的文本时，采用上述方法也可以去除表格线。 3.打开文档 3.打开文档 如果您想从 Word 文档中打开其他文档，下面介绍的技巧非常有用：首先打开作为链接对象的某个文档，选 。先选中“粘贴链 中标题或其他有代表性的文字。然后切换至另一个 Word 文档，打开“选择性粘贴对话框” 接”单选项，再选中对话框“形式”下的“Word Hyper Link” 。单击“确定”按钮后，文档中就会出现带下 划线的文字，按住 Ctrl 键单击这些文字即可打开它链接的文档。4.插入图片表格 插入图片表格 Excel 表格插入 Word 的通常做法是将它复制到剪贴板， 然后再粘贴到 Word 文档。 这种做法存在一定的缺陷， 例如表格中的数据格式受 Word 的影响会发生变化，产生数据换行或单元格高度变化等问题。如果您不再对 表格内容进行修改，可以将 Excel 表格用图片格式插入 Word 文档，具体方法是：选中 Excel 工作表中的单元 格区域，按住 Shift 键打开“编辑”菜单，鼠标单击其中的“复制图片”命令，即可按粘贴图片的方法将它插 入 Word 文档。如果您需要在图形处理程序中插入 Excel 表格，或者需要将 Excel 图表插入 Word 文档，同样 可以采用上述方法。5.文字变图片 文字变图片 大家都知道“艺术字”能生成图片格式的文字，殊不知“选择性粘贴”也有这种功能，具体做法是：将需要 做成图片的文字放入剪贴板，新建一个空白文档后打开“选择性粘贴”对话框。选中其中的“图片”或“图 片(增强型图元文件)” ，单击“确定”按钮。粘贴至 Word 文档的文字就会变成图片，可以像普通图片那样进 行处理了。：实用 Word 使用技巧大全 实用1.问：WORD 里边怎样设置每页不同的页眉？如何使不同的章节显示的页眉不同？ 答：分节，每节可以设置不同的页眉。文件――页面设置――版式――页眉和页脚――首页不同 2.问：请问 word 中怎样让每一章用不同的页眉？怎么我现在只能用一个页眉，一改就全部改了？ 答：在插入分隔符里，选插入分节符，可以选连续的那个，然后下一页改页眉前，按一下“同前”钮，再做的 改动就不影响前面的了。简言之，分节符使得它们独立了。这个工具栏上的“同前”按钮就显示在工具栏上， 不过是图标的形式，把光标移到上面就显示出”同前“两个字来了 3.问：如何合并两个 WORD 文档，不同的页眉需要先写两个文件，然后合并，如何做？ 答：页眉设置中，选择奇偶页不同/与前不同等选项 4.问：WORD 编辑页眉设置，如何实现奇偶页不同? 比如：单页浙江大学学位论文，这一个容易设；双页：（每 章标题），这一个有什么技巧啊 ？答：插入节分隔符，与前节设置相同去掉，再设置奇偶页不同 答 5.问：怎样使 WORD 文档只有第一页没有页眉，页脚？10答：页面设置－页眉和页脚，选首页不同，然后选中首页页眉中的小箭头，格式－边框和底纹，选择无，这个 只要在“视图”――“页眉页脚”，其中的页面设置里，不要整个文档，就可以看到一个“同前”的标志，不 选，前后的设置情况就不同了。 6.问：如何从第三页起设置页眉？ 答：在第二页末插入分节符，在第三页的页眉格式中去掉同前节，如果第一、二页还有页眉，把它设置成正文 就可以了●在新建文档中，菜单―视图―页脚―插入页码―页码格式―起始页码为 0，确定； ●菜单―文件―页面设置―版式―首页不同，确定； ●将光标放到第一页末，菜单―文件―页面设置―版式―首页不同―应用于插入点之后，确定。 第 2 步与第三步差别在于第 2 步应用于整篇文档，第 3 步应用于插入点之后。这样，做两次首页不同以后，页 码从第三页开始从 1 编号，完成。 7.问：WORD 页眉自动出现一根直线，请问怎么处理？ 答：格式从“页眉”改为“清除格式”，就在“格式”快捷工具栏最左边；选中页眉文字和箭头，格式－边框 和底纹－设置选无 8.问：页眉一般是---------，上面写上题目或者其它，想做的是把这根线变为双线，WORD 中修改页眉的那根 线怎么改成双线的? 答：按以下步骤操作去做：●选中页眉的文字，包括最后面的箭头 ●格式－边框和底纹 ●选线性为双线的 ●在预览里，点击左下小方块，预览的图形会出现双线 ●确定 ▲上面和下面自己可以设置，点击在预览周围的四个小方块，页眉线就可以在不同的位置 9.问：Word 中的脚注如何删除？把正文相应的符号删除，内容可以删除，但最后那个格式还在，应该怎么办？ 答：步骤如下：1、切换到普通视图，菜单中“视图”――“脚注”，这时最下方出现了尾注的编辑栏。 2、在尾注的下拉菜单中选择“尾注分隔符”，这时那条短横线出现了，选中它，删除。 3、再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”，这是那条长横线出现了，选中它，删除。 4、切换回到页面视图,尾注和脚注应该都是一样的 10.问：Word 里面有没有自动断词得功能?常常有得单词太长了，如果能设置一下自动断词就好了 答：在工具―语言―断字―自动断字，勾上，word 还是很强大的 11.问：如何将 word 文档里的繁体字改为简化字？答：工具―语言―中文简繁转换 12.问：怎样微调 WORD 表格线？WORD 表格上下竖线不能对齐，用鼠标拖动其中一条线，可是一拖就跑老远，想 微调表格竖线让上下对齐，请问该怎么办？ 答：选定上下两个单元格，然后指定其宽度就可以对齐了，再怎么拉都行 press &Alt&，打开绘图，其中有个调整坐标线，单击，将其中水平间距与垂直间距都调到最小值即可。 打开绘图，然后在左下脚的绘图网格里设置，把水平和垂直间距设置得最小。 13.问：怎样微调 word 表格线？我的 word 表格上下竖线不能对齐，用鼠标拖动其中一条线，可是一拖就跑老 远，我想微调表格竖线让上下对齐，请问该怎么办？ 答：可以如下操作：●按住 ctl 键还是 shift，你 have a try ●double click the line, try it :)●打开绘图，设置一下网格（在左下角）。使水平和垂直都为最 小，试一把！？●press &Alt& 14.问：怎么把 word 文档里已经有的分页符去掉？ 答：先在工具――& 选项――& 视图――& 格式标记，选中全部，然后就能够看到分页符，delete 就 ok 了。 15.问：Word 中下标的大小可以改的吗? 答：格式―字体 16.问：Word 里怎么自动生成目录啊？ 答：用“格式&&样式和格式”编辑文章中的小标题，然后插入-&索引和目录 17.问：Word 的文档结构图能否整个复制? 论文要写目录了，不想再照着文档结构图输入一遍，有办法复制粘 贴过来吗？ 答：可以自动生成的，插入索引目录。 18.问：做目录的时候有什么办法时右边的页码对齐？比如 1.1 标题...............................1 1.2 标题...............................2 画表格， 然后把页码都放到一个格子里靠右或居中， 然后让表格的线条消隐就可以了， 打印出来就很整齐。 答： 19.问：怎样在 word 中将所有大写字母转为小写？比如一句全大写的转为全小写的 答：格式-&更改大小写-&小写 20.问：在存盘的时候，出现了问题，症状如下：磁盘已满或打开文件过多，不能保存，另开新窗口重存也不 管用。如何解决？ 答：把 word 文档全选，然后复制，然后关掉 word，电脑提示你粘贴板上有东西，要不要用于别的程序，选是， 然后，再重新打开 word，然后粘贴，然后，保存。 21.问：WORD 中的表格一复制粘贴到 PPT 中就散掉了，怎么把 WORD 里面的表格原样粘贴到 PPT 中？11答：1）比较好的方法是：先把表格单独存为一 WORD 文件，然后插入－－&对象，选由文件创建，然后选中上 面的 WORD 文件，确定；2）还可以先把表格 copy 到 excel 中，然后 copy 到 PPT 中，这个也是比较好的办法； 3）可以先做成文本框，再粘贴过去；4）复制粘贴，但是在 PPT 中不能粘在文本框里面；5）拷屏，做成图片， 再弄到 PPT 里面。 22.问：有没有办法将 PPT 的文字拷入 WORD 里面？ 答：另存就可以了。只要以.rtf 格式另存即可 23.问：用 word 写东西时字距老是变动，有时候自动隔得很开，有时候进入下一行的时侯，上一行的字距又自 动变大了，这是为什么？怎么纠正啊？ 答：是因为自动对齐的功能，格式――&段落――&对齐方式可以选。还有允许断字的功能如果 check 上，就不 会出现你说的情况了。 24.问：在使用 WORD 的样式之后，如标题 1、标题 2 之类的，在这些样式前面总会出现一个黑黑的方块，虽然 打印的时候看不到，但看着总是不舒服，有没有办法让它不要显示呢？ 答：“视图”－－&“显示段落标志”，把前面的勾去掉。其实这个很有用，可以便于知道哪个是标题段落 25.问：文章第一页下面要写作者联系方式等。通常格式是一条短划线，下面是联系方式，基金支持等。这样 的格式怎么做出来？就是注明页脚吗？ 答：插入――脚注和尾注 26.问：文字双栏，而有一张图片特别大，想通栏显示，应该怎么操作？ 答：可以选择的内容，按双栏排。选择其他内容，按单栏排。 27.问：Word 里面如何不显示回车换行符？ 答：把视图-&显示段落标记的勾去掉或工具-&选项-&视图-&段落标记 28.问： 有没有方法把WORD 里的软回车一下子替换掉？识别出来的文字全带着软回车， 能把他们一次全删掉吗？ 答：查找＋替换，按 CTRL+H；软回车好象是^l，在特殊字符里有 29.问：在 WORD 里的框框里怎么打勾？ 答：画个文本框，文本框里写一个钩，然后拖过去；或者先在 WORD 里插入符号“√”，然后选中“√”，到-》 格式-》中文版式-》带圈字符-》选“□” 30.问：还是不行，这样拷过去的框框字体是 windings 的，而原来的是宋体的，两者有很大的区别。 答：根据模板新建专业型传真，里面有框，双击后打勾，copy 就 ok 31.问：Word 中怎么在一个英文字母上打对号？ 答：透明方式插入图片对象，内容是一个√ 32.问：WORD 里怎么显示修订文档的状态？文档修订后，改后标记很多，但是在菜单里没有“显示修订最终状 态”等，怎么调出来？ 答：工具－&自定义－&命令－&类别（工具）－&命令（修订）－&把“修订”等拖 到工具栏上 33.问：怎样把许多分开的 word 文档合并成一个文档。我的论文是按照章节分开写的，但现在图书馆要提交电 子版的学位论文，是一个文档的，我找了很多选项但好象不能合并，选择插入文件功能，可以加入内容，但文 档中的页眉却插不进去，有谁有高见？ 答：acrobat6 可以直接把多个文档打印成一个 pdf 文档。可以提交 pdf 格式的论文，先一个一个 word 文档转 换为 pdf 格式的，然后在 pdf 文档菜单的文件菜单中，选上作为 pdf 格式打开，追加上就可。 34.问：Word 里面要写方程式怎么办啊？ 答：插入－对象－公式编辑器 equation，如果没有公式编辑器 Equation，要自己从光盘中安装，或者安装 Mathtype 公式编辑器 按右键把它拖出来－－插入－－命令－－自定义－－工具 应该是倒过来 35.问：想在 WORD 里面表示矩阵，怎样才能画出那个很大的矩阵括号？答：装公式编辑器 mathtype 好了~：） 36.问：Word 的公式编辑器怎么安装？ 答：工具－自定义－插入－公式编辑器，把它拖到工具条上即可；或者安装 OFFICE 后，再次安装，选增加功 能吧，会有提示的 37.问：Word2000 下调用公式编辑器的快捷键? 答：点击菜单[工具]-&[自定义]，点击对话框下方[键盘]，在[类别]里选择[插入]，在命令里选择 [InsertEquation]，指定你的快捷方式 38.问：WORD 中出现公式的行往往要比只有文字的行来得宽，如何把这些行改的跟只有文字的行一样宽？ 答：段落行距设为固定值即可。这样会有一个问题，比如设置为 18 磅，有些公式符号（特别是有下标的）不 能全部显示打印稿可以显示。怎么解决这个问题？这个如何解决还需要考虑。 39.问：我的文档就是公式多，应该怎么办？ 答：公式多的时候，最好的消除这个问题的办法就是每打几个公式就要存盘，如果连续打太多，就会出现这个 问题。出现问题的时候：●选中所有内容，ctrl＋C ●把 WORD 所有文档关闭， ●最关键：出现一条信息，务必选择“是”●重新打开 WORD 编辑器，●ctrl＋V，粘贴 ●ctrl＋S，存盘 40.问：怎样在 word 里面的公式编辑器中输入空格？答：ctrl+shift+space 答1241.问：如何使 word 中公式全都小一号？一个一个选实在麻烦 答：在 Mathtype 公式编辑器中： 首先，在 Mathtype 中的菜单 Size 中选 define,定义所需的字号大小； 再次，在 Mathtype 中的菜单 preferences 中的 equation preference 的 save to file 存贮所定义的字号文件； 返回 word 中：在 Mathtype 菜单中选 Format equation:1）在 MathType preference file 中，选你刚才所定义 的文件；2）在 Range 中，选 Whole document。最后，选 OK，即 OK 了。 42.问：如何将 WORD 中的公式编缉拉到外面?答：工具－自定义－命令－插入－右边找公式编辑器，往上拖 答 43.问：怎样可以去掉 word 里面公式，或是图片上方总是出现的灰色的横条啊？以前没有的，不知道怎么跑出 来了，看着怪晕糊的。。。。。答：工具－&选项-&视图-&域底纹，选不显示，或选取时显示，就可以了 答 44.问：整个论文用一个 WORD 文档，太大，不好编辑，一个地方有增删，后面那么长一个文档版面分布会变得 乱七八糟， 特别是图表之类的东东。 想让每章的偶数页自动显示自己的章号和题目， WORD 里这个能够自动实现 吗？答：不要整个论文放一个 WORD 文档，一章一个，然后每章就可以奇偶分开处理了 答 45.问：论文按照章节写的，想把它们合并成一个文件，并保持原有的文件格式。采用了在文件末尾插入分节 符的方法，但插入后有些文件的部分格式发生了变化，请问如何解决？ 答：用主控文档的方法比较好，在大纲模式里设置的；采取插入文件的方式，格式有些变化 46.问：WORD 里边怎么样显示行号？答：在页面设置那里，板式选项，最下面有个行号选项 答 47.问：Word 里面怎么插入半个空格？ 答：先在 word 的工具栏上，点中双箭头那个纽，就可以看到原先看不到的空格，然后再编辑一下这个空格的 大小，比如小五或小四什么的。 48.问：只要一回车，或是改变光标位置的任何操作，都会使上一行的）变成＝，有人遇到过这个问题么？ 答：是不是设置了自动替换啊，符号里的自动替换看看吧！ 49.问：WORD 有没有可以按单词的首字母进行排序？就是从 A-Z 进行排 答：表格中的内容可以按照拼音排序，弄到 excel 里，排序，再回来 50.问：怎么在 word 里面打 R^2?答：先打 R2，然后用鼠标选中 2,同时按&Ctrl&，“shift”和&+& 答 51.问： Word 中发现空格都是小圆点， 是怎么回事情？每输入一个空格就出现一个小圆点， 怎么把它消除掉啊？ 这个空格会打印出来吗？ 答：不会打印出来，如果想不显示：工具－选项－视图 格式标记中前面的勾去掉即可 52.问：word 如何使两个表格能排在一起？我做的表格每一个都比较小，但是表格数比较多，我想两个表格排 成一行，请问该怎么做？答：试试在局部分栏，每个分栏中一个表格。 答 53.问： 为什么换机器打开 WORD 文档排版变了？在一台机器上排好板的 WORD 文档换在另一台机器打开就变了？ 页码都不对了，怪哉。答：是默认的页面设置不一样吧，或者版本不同 答 54.问：Word 里面插入表格的问题，同一表格前后两行被分在了不同的页上，想限制他们在同一页怎么做？ 答：转换成图文框可能更容易排版一点，或者加个文本框 55.问：怎么在 word 里画坐标图?在 word 里有了坐标图，文字却加不加去怎么办? 答：作图时直接将文字加上去；word 中的绘图工具条，文字环绕里面寻找合适的方案，把图放在文字的底层 56.问：WORD 文件有密码，怎么办呢？ 答：找破解软件，比如 advanced_office_2000_password_recovery_pro_v1.03，但不一定好用。 57.问：怎么给 word 文档加密？答：打开文档，另存为―工具―常规选项―打开、修改权限密码，保存 答 58.问：Word 文件怎么转化为 postscript 文件？ 答：先转化为 pdf，然后打印到文件，通过 distiller 生成 ps。 59.问：Word 无法识别 origin 中的汉字怎么办？用 origin 做的图形中有汉字，copy 到 word 中就成了问号， 因此我不得不先用 export 把图形变为 jpg 文件才能解决这个问题，有没有方便的解决办法？ 答：ORIGIN 里面的字体改成宋体或者仿宋 60.问：请教怎么把 Origin 中的图表拷贝到 Word？ 答：点 origin 的 Edit 菜单里的 copy page 到 word 里粘贴就行了 61.问：把 origin 的图复制粘贴到 word，总有一大块的空白，这个空白有什么工具可以去掉吗？还有就是用 word 自带的图表工具画图时，也是有一大块空白去不掉，这个可以解决吗？答：右键选择图片工具栏，点裁减 答 62.问：插入的图片为什么老是处于页面的顶端，想拖下来放到其他地方，却又自动跑到顶端去，就是拖不下 来，请问该如何处理？答：改变图片的属性，就可以了。 答 63.问：如何保证一幅图像固定在某一段的后面，另一段的前面，而不会因为前面段落的删减而位置改变？ 答：右键点击图片－&设置对象格式―&版式―&嵌入型 64.问：如何把在 WORD 里面图形工具画的图转化为 jpg？ 答：另存为 html 格式，然后在 html 文件对应的文件夹里找1365.问：请问什么格式的图片插入 word 最清晰？手头持有 png 和 tif 格式，复制粘贴到 word 中模糊一片，请 问转换成什么图片格式用于 word 最清晰？什么方法（插入图片来自文件还是直接复制粘贴）对清晰度有否影 响？答：emf，eps 等矢量图最清晰，不会因为缩放损失分辨率，而 jpeg，bmp 等点阵图就不行了。 答 66.问：在 WORD 中如何让图片的左、上、下边都是文本？ 答：在分栏的数量为 1 的情况下实现。图片选中后右键，设置图片格式--版式-四周型就可以了 67.问：jpg 文件插入 word 文件以后怎么让文件变小？jpg 格式图片插到 word 文件以后文件变的巨大，有什么 方法可以让它小一点？最好能一张软盘放的下。 答：两个方法：●用 photoshop 改变图片的分辨率，当然要看得清楚，然后插入 word ●word 有强大的压缩功能，把文档另存为比如：temp.doc，看看是不是小了很多。 68.问：Matlab 仿真图片大家一般怎么弄到 word 里面的?相对横轴和纵轴修改一下的说 答：一般都是在 Matlab 里面把所有的直接修改好了，然后再保存的时候用 jpg 格式，在 word 中间导入就好了 69.问：如何向 WORD 中的图片添加文本？想在图片上输入一些说明文字答：插入文本框，将版式设成“悬浮” 答 在 WORD 的绘图工具里面有个自选图形，找到你要的括号，直接在页面上画就可以了。可以移动，大小也可以 改。然后把他挪到文字边上，即可。一个小窍门就是用 CTRL+箭头可以进行微调。 如果你觉得经常需要对这些文字编辑，怕图形错位的话，可以将需要的文字打在一个文本框里，记得将文本框 设置成透明无色的（这样就看不见文本框了），然后将文本框和你的括号（或其他符号）组合成一个图形，就 万无一失了。 70.问：AUTOCAD 的图拷贝到 WORD 下如何处理? 答：有几种办法：一是可以在 WORD 中进行 CAD 编辑的方法：将 CAD 的背景设为白色，然后将 CAD 窗口缩小， 到你想复制的图形的大小，正好可以容纳就可以了，否则 WORD 里面有很大的空白，然后，拷贝，选中所有的 图形中的线条，右键。到 WORD 中粘贴。二是，先转为 wmf 文件，具体先将窗口缩小，如上，然后，按 emport， 选中线条，存储。WORD 中，插入，图形，来自, 文件，找到文件就可以插入了。 71.问：文章用 WORD 打开时，原有的公式全是红叉，以及 WORD 中图变成 red cross（红叉）怎么办？ 答：基本上没有办法挽救回来了，只能重新插一遍图。据微软的技术支持所说，红叉是由于资源不够引起的。 也就是说， 如果你所编辑的文档过大， 可能因为资源问题导致图片无法调入， 从而显示红叉。 可是实际情况是， 有时候所编辑的文档并不大， 可是还是出现红叉。 这就可能是因为你设置了快速保存， 在选项菜单中可以找到。 这是由 WORD 的文档结构所决定的。当你设置为快速保存时，每次保存的时候只是把你改动过的部分添加到文 档尾部，并不重写文档本身，以达到快速的目的。所以，你会看到一个本来并不长的文档的实际大小可能有好 几兆。当取消了快速保存后，文档长度将大大减小。还有一个减小红叉出现可能性的办法是把图片的属性中的 &浮动&去掉。这样可能在编辑的时候有一定的困难，但是对于避免红叉的出现确实很灵。 再说一句，一旦红叉出现了，应该是没有办法恢复的，只有再重新贴图。 72.问：如果 Word 突然定在那里了怎么办？ 答：重新打开会回复，或者在 word 自身的 templates 里面找到近期文件，重写的不用太多。 73.问：如何解决 word 说磁盘已满不让保存的问题？ 答：有时候，当要保存一个文件时，Word 会弹出一个对话框说是磁盘空间已满，无法保存文件，可实际上磁盘 上空间还很大。这是非常令人恼火的一件事情。这一信息最常见的原因是 Temp 文件夹已经达到了一个文件夹 中可以包含的最多文件数的上限。这时的解决方法很简单：在【资源管理器】中右击安装有 Windows 系统的磁 盘，在出现的快捷菜单中单击【属性】，将出现【属性】对话框，从【常规】选项卡中选择【磁盘清理】按钮， 此时将出现【磁盘清理】对话框。执行磁盘清理完毕以后，Windows 会弹出一个新的对话框。 在【要删除的文件】框中选中【临时文件】选项，然后选择【确定】。Windows 将删除临时文件。要人工删除 临时文件，进入临时文件夹，删除任何旧的临时文件（临时文件以波浪号开始，以．tmp 扩展名结束），返回 Word，再次试着保存文件。如果此时还不能正确保存文档，可以采取以下的方法，步骤如下： （l）按 Ctrl＋A 选定整个文档。（2）按 Ctrl＋C 将整个文档复制到内存中。 （3）关闭 Word 程序。此时系统会提示：&您将大量文本放在了''剪贴板''中，是否希望在退出 Word 后这些文 本仍可用于其他程序？&。（4）选择【是】按钮。（5）重新打开 Word 程序。（6）按 Ctrl＋V，将复制下来的 文本粘贴到新文件中。注意：在删除临时文件时，可能会出现一个对话框，提示不能删除正在使用的文件。 这是因为 Windows 运行的时候，需要不断地用到一些临时文件。因而，在人工删除临时文件时，试着在开始时 只删除几个文件，然后对桌面上的回收站进行清空。否则可能无法删除所有选择的文件。 技巧小结 论文 Word 技巧小结 前一段时间用 Word2000 写论文，越来越觉得 Word 设计者独具匠心。我从初中开始用 Word5.0，一直用到现在 这个版本，其间用它排过两本书，大概用过超过 80%的功能（粗略地按 help 统计），包括自己写宏和带对话框 的 Word Basic，应该说比较有发言权。微软的东东总的来讲让我满意的很少（Windows 一日不消除蓝屏，就一14日不能登大雅之堂），Word 算头一号。我看过一篇对微软 Office 组总头的专访，他说市场调查显示绝大多数 用户只用到 Word 很少的一点功能，非常可惜。我相信这并非妄言。半月前我们实验室有个哥们说 vi 比 Word 功能强，我听着不服，让他举例。他说，vi 可以选定文本中的一列，Word 不行。我当时无言以对，因为我确 实不知道 Word 里怎么选定列，EditPlus 或者 UltraEdit 倒是可以，后来我看了帮助，才知道 Word 里按 Alt 拖鼠标是可以选列的。 再早些时候， PlateauWolf 曾经敏锐地观察到 Word 中文排版每行最后的标点符号参差不 齐，并因此大肆鼓吹 WPS 2000。我也是到最近才知道，Word 里有个选项，“排版时压缩标点间距”，把它关 了就没事了。可见，往往弱的不是 Word 而是我们。 下面我总结几条用 Word 排论文的技巧 插公式时经常需要让公式居中对齐、行末的公式编号右对齐。只要设一个居中制表位和一个右对齐制表位，输 入时按 TAB 即可。建议居中制表位位置用字符做单位，比如五号字体在缺省 A4 页面上是每行 40 字符，居中制 表位就可以设在 20 字符处。 我的公式编号用 SEQ 域输入，从“插入”菜单选“域”即可。这样做的好处是如果我有 100 个公式，在最开始 插入一个新的，那么这 100 个公式的编号都要加 1。 如果手工修改会非常耗体，而 Ctrl+A 全部选定再 F9 更新域则十分快捷。 参考文献用尾注，也在“插入”菜单里。缺省的是上标格式，按 Ctrl+'+'可以改成正常格式。好处也是可以自 动排号。 图片说明用题注。一般排版要让题注宽度小于版心距，我用水平标尺上的悬挂缩进加右缩进实现。 Word 表格中可以进行简单的计算。 比如我有一个表格， 让第三列的值显示第二列比第一列多百分之几， 用“表 格”菜单的“公式”即可，不用 Excel 高射炮轰蚊子。 对公式、尾注、图片、表格的引用一概用交叉引用，“插入”菜单下。好处是可以做成超级链接，而且公式编 号改动的话对这个公式的引用会跟着改。 所有的章节标题都用样式，并且用多级项目符号列表。好处是标题编号（第几章、第几节）可以自动生成，可 以在文档结构图（“视图”菜单）中浏览，可以用垂直滚动条下方的定位按钮快速定位，还可以生成目录。我 一般关闭“基于所用格式定义样式”这个自作聪明的功能，所有样式都自己选。 我的图片和表格做成嵌入式的，这样不会乱跑。表格每个单元格水平垂直均居中对齐（Word 2000 新增功能）。 表格段落格式选“段中不分页”，这样不会出现表格拆到两页上的恶心局面。 我的正文缺省样式是首行缩进 2 字符。 输公式的时候要另起一行， 但是逻辑上它应该跟前面的文字算作一段 （鼠 标三击可以选定段），我用 Shift+Enter 小回车搞定。每次要输入公式的时候，点到前一个包含公式的段，用 格式刷复制即可。 先写这么多，以后有新的再补充，也欢迎大家补充。用 Word 编辑论文的几个建议 由于各方面的原因，大家主要还是用 Microsoft Word (以下简称 Word)编辑论文。Word 在写科技论文方面虽然 有一些先天不足，但却提供了非常强大的功能。如果不能充分利用这些功能，可能经常要为不断地调整格式而 烦恼。我把自己以前使用 Word 的经验和教训总结一下，抛块砖。 原则: 内容与表现分离 一篇论文应该包括两个层次的含义：内容与表现，前者是指文章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、 公式及整个文章的章节段落结构等，而后者则是指论文页面大小、边距、各种字体、字号等。相同的内容可以 有不同的表现，例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现；而不同的内容可以使用相同的表现，例如 一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。这两者的关系不言自明。在排版软件普及之前，作者只需关心 文章的内容，文章表现则由出版社的排版工人完成，当然他们之间会有一定交互。Word 倡导一种所见即所得 （WYSIWYG）的方式,将编辑和排版集成在一起，使得作者在处理内容的同时就可以设置并立即看到其表现。可 惜的是很多作者滥用 WYSIWYG，将内容与表现混杂在一起，花费了大量的时间在人工排版上，然而效率和效果 都很差。 本文所强调的“内容与表现分离”的原则就是说文章作者只要关心文章的内容， 所有与内容无关的排版工作都 交给 Word 去完成，作者只需将自己的排版意图以适当的方式告诉 Word。因为 Word 不仅仅是一个编辑器，还 是一个排版软件，不要只拿它当记事本或写字板用。主要建议如下。 1. 一定要使用样式，除了 Word 原先所提供的标题、正文等样式外，还可以自定义样式。如果你发现自己是用 选中文字然后用格式栏来设定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的话，最好就 定义一个样式。对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式。这样做能大大减少工作量和出错机会， 如果要对排版格式（文档表现）做调整，只需一次性修改相关样式即可。使用样式的另一个好处是可以由 Word 自动生成各种目录和索引。 2. 一定不要自己敲编号，一定要使用交叉引用。如果你发现自己打了编号，一定要小心，这极可能给你文章 的修改带来无穷的后患。标题的编号可以通过设置标题样式来实现，表格和图形的编号通过设置题注的编号来15完成。在写“参见第 x 章、如图 x 所示”等字样时，不要自己敲编号，应使用交叉引用。这样做以后，当插入 或删除新的内容时，所有的编号和引用都将自动更新，无需人力维护。并且可以自动生成图、表目录。公式的 编号虽然也可以通过题注来完成，但我另有建议，见 5。 3. 一定不要自己敲空格来达到对齐的目的。只有英文单词间才会有空格，中文文档没有空格。所有的对齐都 应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行。如果发现自己打了空格，一定要谨慎，想想是否可 以通过其他方法来避免。同理，一定不要敲回车来调整段落的间距。 4. 绘图。 统计图建议使用 Execel 生成， 框图和流程图建议使用 Visio 画。 如果不能忍受 Visio 对象复制到 Word 的速度，还可以试试 SmardDraw，功能不比 Visio 弱，使用不比 Visio 难，速度却快多了。如果使用 Word 的绘 图工具绘图，最好以插入 Word 图片的方式，并适当使用组合。 5. 编辑数学公式建议使用 MathType5.0， 其实 Word 集成的公式编辑器是它的 3.0 版。 安装 MathType 后， Word 会增加一个菜单项，其功能一目了然。一定要使用 MathType 的自动编号和引用功能。这样首先可以有一个良 好的对齐，还可以自动更新编号。Word 正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了，很不美观， 这部分可以通过固定行距来修正。 6. 参考文献的编辑和管理。如果你在写论文时才想到要整理参考文献，已经太迟了，但总比论文写到参考文 献那一页时才去整理要好。应该养成看文章的同时就整理参考文献的习惯。手工整理参考文献是很痛苦的，而 且很容易出错。Word 没有提供管理参考文献的功能，用插入尾注的方法也很不地道。我建议使用 Reference Manager，它与 Word 集成得非常好，提供即写即引用（Cite while you write，简称 Cwyw）的功能。你所做的 只是像填表格一样地输入相关信息，如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文献的的方插入标记，它会为你 生成非常美观和专业的参考文献列表，并且对参考文献的引用编号也是自动生成和更新的。这除了可以保持格 式上的一致、规范，减少出错机会外，更可以避免正文中对参考文献的引用和参考文献列表之间的不匹配。并 且从长远来说，本次输入的参考文献信息可以在今后重复利用，从而一劳永逸。类似软件还有 Endnote 和 Biblioscape。Endnote 优点在于可以将文献列表导出到 BibTeX 格式，但功能没有 Reference Manager 强大。 可惜这两个软件都不支持中文，据说 Biblioscape 对中文支持的很好，我没有用过，就不加评论了。 7.使用节。如果希望在一片文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式，可以插入分节符，并设置当前节的格式 与上一节不同。 上述 7 点都是关于排版的建议，还是要强调一遍，作者关心的重点是文章的内容，文章的表现就交给 Word 去 处理。 如果你发现自己正在做与文章内容无关的繁琐的排版工作， 一定要停下来学一下 Word 的帮助， 因为 Word 早已提供了足够强大的功能。 我不怀疑 Word 的功能，但不相信其可靠性和稳定性，经常遇到“所想非所见”、“所见非所得”的情况让人 非常郁闷。如果养成良好的习惯，这些情况也可以尽量避免，即使遇上，也可以将损失降低到最低限度。建议 如下： 8.使用子文档。学位论文至少要几十页，且包括大量的图片、公式、表格，比较庞大。如果所有的内容都保存 在一个文件里，打开、保存、关闭都需要很长的时间，且不保险。建议论文的每一章保存到一个子文档，而在 主控文档中设置样式。这样每个文件小了，编辑速度快，而且就算文档损坏，也只有一章的损失，不至于全军 覆灭。建议先建主控文档，从主控文档中创建子文档，个人感觉比先写子文档再插入到主控文档要好。 9.及时保存，设置自动保存，还有一有空就 ctrl+s。 10.多做备份，不但 Word 不可靠，windows 也不可靠，每天的工作都要有备份才好。注意分清版本，不要搞混 了。Word 提供了版本管理的功能，将一个文档的各个版本保存到一个文件里，并提供比较合并等功能。不过保 存几个版本后文件就大得不得了，而且一个文件损坏后所有的版本都没了，个人感觉不实用。还是多处备份吧 11.插入的图片、和公式最好单独保存到文件里另做备份。否则，哪天打文档时发现自己辛辛苦苦的编辑的图 片和公式都变成了大红叉，哭都来不及了。 其他建议:12. 使用大纲视图写文章的提纲，调整章节顺序比较方便 13. 使用文档结构图让你方便的定位章节 14. 使用文档保护，方便文章的审阅和修改 我经常会在网上下载一些资料,然后通过 word 进行编辑,但是,下载的资料常常会的一些不必要的空行,资料少 还行,但资料多的时候,那些空行实在是让我很苦恼,请教一下,有什么办法可以让这些空行一次性消失.谢谢 方法推荐： 将网上下载下来的文档直接粘贴到记事本，再从记事本“复制/粘贴”到 Word 文档即可。 如果还有一些带回车符的空白行，则执行“编辑/查找”命令，在“查找”栏输入^p^p，在“替换”栏中输入^p，最后 单击“全部替换”按钮，删除多余的空白行。WORD 技巧 6 巧 60 例分享。1、 Word 表格自动填充 在 Word 表格里选中要填入相同内容的单元格，单击“格式→项目符号和编号”，进入“编号”选项卡，选 择任意一种样式，单击“自定义”按钮，在“自定义编号列表”窗口中“编号格式”栏内输入要填充的内容，在“编16号样式”栏内选择“无”， 依次单击“确定”退出后即可。 2、Word 中巧输星期 单击“格式→项目符号和编号”， 进入“编号”选项卡， 单击“自定义”按钮， 在“编号样式”栏内选择“一、 三”等样式， 二、 在“编号格式”栏内的“一” 前输入“星期”即可。3、 粘贴网页内容 在 Word 中粘贴网页，只须在网页中复制内容，切换到 Word 中，单 击“粘贴”按钮，网页中所有内容就会原样复制到 Word 中，这时在复制内容的右下角会出现一个“粘贴选项” 按钮，单击按钮右侧的黑三角符号，弹出一个菜单，选择“仅保留文本”即可。4、 快速转换大写金额 在 Word 中输入 12345，然后点击“插入→数字”命令，在弹出的“数字”对话框“数字类型”栏里选择中文数字版式 “壹、贰、叁????? ? ? ”单击“确定”，则 12345 就变成中文数字“壹万贰仟叁佰肆拾伍”。5、 去掉自动编号功能 点击“工具→自动更正选项”，打开“自动更正”对话框，进入“键入时自动套用格式”选项卡，找到“键入时自动 应用”组中的“自动编号列表”复选项，取消前面的钩即可。这样就可以去掉那些“烦心”的自动编号功能。同样 方法是:点击“工具→选项”， 进入“常规”选项卡， 去除“插入‘自选图形’时自动创建绘图画布” 也可去除“画布”， 复选框上的钩即可。 画出不打折的直线 在 Word 中如果想画水平、 6、 垂直或“15?、 30?、 45?、 75?”角的直线， 只须在固定一个端点后，按住 Shift 键，上下拖动鼠标，将会出现上述几种直线选择，位置调整合适后松开 Shift 键即可。 7、加减乘除松输入 i 和 I 在中文输入法智能 ABC 中有着特殊的意义，它们可以作为输入 小写和大写中文数字的前导字符， 还可以用来将数字运算符号变为相应的汉字， i 或