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OA系统常见问题解决方法
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OA系统常见问题解决方法
官方公共微信*要找回密码的OA帐号
密码找回邮箱：
*找回密码设置的外部邮箱，已通过验证<a href="/mail.html" target="_blank" 邮件群发|
OA办公自动化系统是客户信息化的一个上层平台,决策的一个信息中心，对外联系的一个窗口，对内信息沟通的一个桥梁。是集多种专业管理系统、通用办公系统、Internet应用等多方面的合理整合。它不仅规范和完善企业管理部门内部的业务流程、操作模式、管理模式，而且利用Internet的覆盖能力，实现了对用户和合作伙伴电子化的信息发布、申请和处理以及与各相关部门的电子处理系统相联接，构成信息化的虚拟机构。采用开放的系统平台和开发平台，合理设计，对不同的应用环境和应用需求都具有良好的可扩充性和适应能力。允许用户自定工作流程及定制公文的格式，能对流程实施实时的监控。充分发挥集成的能力和技术，运用DECS、LEI与关系数据库进行连接，实现与现有业务系统的集成。实现了三级体系结构，通过Web应用与IT应用的有机整合，具体化了e-Enterprise的概念。功能完备，使决策者可以全面、整体地把握部门状态和趋势，成为一个完整的办公决策支持系统解决方案。功能介绍：公文管理：收文管理、发文管理、日常文档、信息发布审批会议管理：会议准备、会议通知、会议安排、会议纪要 档案管理：收文档案、发文档案、财会档案、资料档案、科技档案公共信息：天气预报、电子日历、法律法规、区号邮编、常用电话、列车时刻表、组织机构综合办公：车辆管理、考勤管理、人事管理、设备管理、大事记、今日工作、大事记、图书管理系统网站：信息发布领导查询：企业内部其他系统数据的整合查询数据仓库：包括财务管理、计划统计、生产信息管理等信息的综合分析、领导查询个人事物：日程安排、电子邮件、个人通讯录、提示管理娱乐空间：音乐欣赏、视频点播系统管理：人员管理、功能权限分配 知识管理模块介绍此模块主要对个人资料进行规范管理，用户可自定义维护类别：包括文件夹名称、文件名称和上传文件。&&& 企业可以将WORD、EXCL、音频/视频等文件进行上传后，规范放置，供企业员工进行浏览或下载，避免员工因上网查资料而耽误很多工作时间。信息发布功能介绍新闻中心模块，主要对企业可公开的内部信息进行发布，给予所有员工一个发布信息的平台。此模块可有用户自己定义菜单，各个部门只能对自己部门信息具有发布权限。在此表单中创建信息的标题和内容，可上传图片和发布内容，以及附件的上传，图片可发布到首页的动态图片栏目中。&信息创建后，发布地点在首页面中间部分，右上角是动态图片的发布位置，便于用户对信息的浏览和阅读。亿企网络公司对信息发布模块还做了公告发布模块。公告管理：具有权限的人员可在公告板中进行公告发布，所有接收人员登陆后均可在系统桌面看到当日所发布的公告标题，发布人可对自己发布的公告进行维护。发布公告时可以指定可以查看的对象（按部门或人员）。还可以利用公告板进行各种信息交流。阅读人员可通过活动日志随时了解到当前公告的阅读情况、已读人员和未读人员。&个人办公功能介绍个人办公系统主要包含我们个人日常办公中所需的一些办公工具，主要有邮件管理、计划总结、日程安排、名片夹通讯录、手机短信等打开用户的个人邮箱，用户可以收发Notes邮件或其它种类的邮件，包括互联网邮件。用户可对邮件进行签名、加密发送，并可定义具有回执的邮件。Notes提供的邮件系统是世界上领先的电子邮件系统，其安全性可靠性得到了国际多家权威机构的认证。以邮件系统和文档型数据库为标志的Domino/Notes平台是业界最先进的跨操作系统的通信平台。包括新建计划（总结）、待批计划（总结）、已批计划（总结）和计划（总结）模板，具有权限的人员可通过建立计划总结，将个人/部门的工作计划安排或工作总结报告提交给主管领导，审批人可按照所有计划/总结的紧急程度进行排序审批。1& 备忘录：提供给用户时间与工作的紧密结合的工作台，用户可以充分的安排工作时间表，把各项工作与时间紧密联系起来，同时可设置闹铃，系统在您设置的提示到期时，自动以邮件方式或提示铃声进行提醒。2& 更改口令：个人用户可修改个人登陆密码3& 工作提示：可设定工作提示窗口的显示内容1名片夹：提供给用户个人联系的友好平台接口，用户可登记联系人的信息，方便快捷地进行查询。并可将工作中经常联系的人员进行分组，增加多人联系的方便性。2通讯录：企业内部的通讯簿，具有权限的人员可将企业内部的部门名称、电话、负责人进行登记，方便使用人员查看。手机短信除在公文管理等模块集成了手机短信功提醒能外，系统同时支持短信群发功能，接收人员可将回复内容发送到系统内部，以便查阅。&沟通交流系统介绍RTX和Sametime两种。RTX：简称企业版QQ，是一个很好的信息交流软件，功能：语音、视频、文件上传、手机短信等等。亿企网络公司已经将RTX很好地集成到系统模块中，每次审批提交都会通过RTX提醒的方式，让审批人第一时间审批待处理的文件。SAMETIME，是IBM系列的产品，IBM产品系列已经对用户的需求考虑的很全面，其功能包括：语音、视频会议（多人、）、白板、问卷调查，强大的会议视频功能，已受到很多用户的认可。华腾公司已经将SAMETIME很好地集成到系统模块中，每次审批提交都会通过RTX提醒的方式，让审批人第一时间审批待处理的文件。综合管理功能介绍车辆管理包括车辆用油、驾驶员档案、借车单、车辆维护、车辆登记表、驾驶日（月）报表、维修保养、违规记录。&&&&&&& 车辆用油：可以设置IC卡的使用信息、查看IC卡续费情况。&&&&&&& 驾驶员档案：新建、查看司机的基本信息。&&&&&&& 车辆维护：由管理员维护车牌号码、车型列表、维修项目、保养项目、准驾车型的信息。&&&&&&& 借车单：申请、审批、查看借车单。&&&&&&& 车辆登记表：设置、查看所有车辆、已出车辆、未出车辆。&&&&&&& 驾驶日（月）报表：此处列出的是车辆的驾驶日（月）报表，也可以在此出新建驾驶日（月）报表（车辆调度）。&&&&&&& 维修保养：新建、浏览、查询维修，保养单。&&&&&&& 违规记录：新建、浏览司机违规记录。考勤管理模块形成了一个顶级的考勤打卡、拍照和指纹识别，以及请假申请为一体化的解决方案。方案概述如下：集团原则需求1） 员工流动分散，考勤管理不方便，需要简单集中管理。2） 班次不固定，需要实现排班功能并同时可实现排乱班。3） 现阶段有代打卡现象，需要有效的解决代打卡现象。4） 需要与公司内部的管理系统进行对接。解决方案1：针对集团人员流动分散，录入人员档案以及发卡所占用的时间很长，故提供以下解决方案：①：为总部人事管理人员配置一台id卡发卡器，这样就可以实现在办公室内轻松为每个人员发卡，而不用去考勤机旁边进行操作。②：考勤系统的人员档案可以轻松的与人事部门的人员档案同步，即可以将人事部门的员工表（excel格式）轻松批量导入到考勤系统内。考勤管理具体功能如下：1. 人员档案管理：添加人员档案可单独对指定部门添加人员，如果人员较多可成批添加人员档案，如果有新生部门，系统自动创建新部门并包含人员档案。对部门分支结构可执行拖移式调整分支。2、时间段定义：自定义上/下班的时间段，及考勤刷卡有效时间，针对上/下班考勤的不同要求可对时段进行详细设置。3、考勤排班：台历式日期录入，考勤排班直观方便，可根据集团、分支机构或单个人员进行排班。不管是有规律还是无规律、固定班都可以分配给对应的人员及分支机构。4、异常考勤录入：可手工录入外出、请假的天数、时间及原因，如有特殊情况漏打卡可执行补出勤。5、调班替班：可与指定人员进行调班、替班。6、加班审核：可对人员的加班记录进行审核后统计为加班，若未审核加班记录则不统计为加班。7、迟到早退未刷卡：可统计出迟到早退旷工人员的迟到早退的时间，未刷卡的时间段及以明细。8、方便的查询功能：针对不同情况可查询各种所需要的记录，可按日期、部门、人员进行查询，如：原始记录、考勤记录、异常考勤录入（请假外出等情况）、迟到早退未刷卡、调班记录等。9、操作人员签名：在每笔操作记录的后面有一个签名栏，在此可以看到执行操作的分支机构管理员的签名。10. 强大报表功能：报表将会统计出不同情况。如个人/部门汇总表、非正常明细/汇总，个人出勤班次汇总/明细、员工花名册、请假外出等导常情况的统计，符号报表可显示出人员的所有明细（如：迟到、早退、加班、请假明细、外出明细、出勤明细等等）以符号的形式显示，其符号可自行设置。11、报表自定义功能：可添加新报表，设定用户想要的报表格式以及报表内容（网络版可实现）。12、指定识别设备：可指定人员在某考勤机上进行识别操作，若未指定设备则无法在该设备进行识别身份操作。13、管理权限指定：可授权管理员管理指定的设备、分支机构、部门及需操作的项目管理、考勤管理等内容（网络版可实现）。14、权限设定：可指定人员在考勤机上进行识别操作，如未指定设备则无法执行识别操作。15、系统维护：可对过期数据进行选择性清理及截止日期清理。对数据库进行备份及恢复，只要选择备份数据库的的目录及恢复数据库所在的目录即可完成操作。16、特殊性：设置高级功能，对于不同的要求，用户可自行添加字段、增加帐套、权限设置、自定义报表等操作（网络版可实现）。 17、操作界面友好：在同一界面上，可同时处理数据、查询数据、打印所有报表。18、系统扩展性好，具有联网功能。19、系统运行时无需连接专用电脑，停电时系统信息不遗失脱机存储记录，并可以配备UPS后备电源，维持系统的正常运作。20、可通过C/S、B/S、无线上网的方式访问数据；21、实时传输考勤机的考勤数据。&对于企、事业的各种固定资产、设备、房产等财产的管理系统。固定资产等财产是企、事业日常管理非常重要的一部分，完善的财产管理可以从很大程度上减少财产的损失、浪费，提高使用效率，延长使用寿命。非常直接的节约成本。本系统对财产的目录、登记、增加、减损、报废、请购、领用、请修、保管等数据非常细致的管理起来。&&&&&&& 固定资产数据库 财产数据库详细的记录了每件财产从申请购入的一刻起到最后报废的全过程的数据。比如：申请购买人、品牌、参数、价格、性能、供货商、折旧、领用情况、维修情况、现在状态等非常详细的数据，确保每次与财产相关发生的变化均记录在库，有据可查。&&&&&&& 资产请购管理 通过财产请购管理流程确保购买财产的理由是充分的，是经过层层审批之后确定有必要购买的。&&&&&&& 资产采购流程 严格的采购流程保证采购渠道的正当，价格的透明、产品品质的保证，采购人的每次采购进行行为都清晰地记录在库，而且每次都有必要进行认真的价格比较，这样从流程和电子化两方面保证采购的正常进行。&&&&&&& 资产入库管理 以入库流程和财产数据库为基础，实现财产入库，数据同时入库。&&&&&&& 资产的领用管理 详细的纪录每次领用人、财产状况、参数等。确保财产出库之后有专门的领用人保管、领用发生后，自动入财产数据库纪录。&&&&&&& 资产出库管理 对于出库财产，详细的纪录了出库原因、时间、负责人、入库时间等数据，确保出库的准确纪录。&&&&&&& 资产移交处理 对于移交转移保管人或者使用人的财产，如果不方便重新办理入库，也可以直接办理财产移交管理。对于每次次财产移交管理，同时要对财产进行详细认真的检查和状态的记录。移交人和接受人都要认真填写移交单并记录当时财产的实际状况。&&&&&& 资产维修管理 对于财产需要维修的事务进行管理，详细记录每一件财产的维修历史，所发生的费用，维修后的状况等。&&&&&& 资产数据库的统计功能 提供对财产数据的各种复杂的统计功能，并可生成各种图表，对管理层的决策支持有很大的帮助。分为领用人维护，出库记录，入库维护和统计查询。&&&&&& 领用人维护：具有办公物品管理权限的人可以进行领用人维护，进入后列出领用人的一些简单的信息，如：姓名，员工编号，性别，头衔，所属部门等等。这里可以新建领用人，也可以查询领用人。普通人员部具有查看权。&&&&&&& 出库纪录：具有办公物品管理权限的人可以查看出库纪录。此处是查看出库纪录和出库纪录填写的地方。出库单填写时会自动的将出库单号加一，同时纪录当前的时间，可以选择库存中已经纪录的物品。&&&&&&& 入库维护：具有办公物品管理权限的人可以查看入库维护。此处是查看入库纪录和入库纪录填写的地方。入库单填写时会自动的将入库单号加一，同时纪录当前的时间。&&&&&& 统计查询：具有办公物品管理权的人进入后，可以对某个领用人在一段时间内的另用情况进行查询，也可以对某种物品在一段时间内的具体被领用的情况进行查询，还可以对库存中全部或单项进行统计查询。普通人员进入后，可以查询当前领用人在一段时间内的领用情况，也可以查询单项物品在库存中的情况。在此模块中，需要使用印章者向领导提交印章使用申请，填写印章使用原因，待领导同意后，需要使用印章者便到印章管理处盖章。模块支持：外出用印和现场用印两个流程。用户可以根据关键字查看印章申请记录，系统支持模糊查询。主要管理本办公系统内文件的保存和文件的借阅。一般企、事业因工事繁多并因长时间积攒，导致文件、文档和资料较多。进行手工管理，对大量的文档、资料进行查找、调阅人工费时费力并不能及时准确查找文件。华腾办公自动化档案管理模块对企、事业的所有文档、资料进行系统、科学的分类放置，档案管理员只需一人就可以完成同时间的大量查询、调阅工作，不会感到繁琐和吃力。档案管理模块提供的文件查询分全文检索和条件查询，可使用户很方便迅速的查找文档、资料。档案管理模块的借阅管理，要借阅文件的人员直接填写借阅申请单，档案管理员查看完详细情况，直接单击同意即可。一份档案可以同时借给多个人阅读。档案管理员有权随时收回文档。&&&&&& 案卷定义:按照档案管理规则进行规范的案卷定义，为后来的文档分卷、立卷及拆封做准备。文档分卷:对数据库中大量的原始文件资料进行档案目录的编制，规范其名称和编号，作为档案封卷的前奏。&&&&&& 档案拆卷、封卷及注销:档案管理员根据需要对已分好卷的文档进行封卷、拆卷及注销，严格遵循档案管理的规则。&&&&&& 档案的查询和借阅：具有查询权限的人员可对数据库中的档案进行分类统计和按关键字快速查询；若要借阅档案，先由借阅人向档案管理员申请借阅某一类别或某一特定编号的档案，得到管理员的批准后方可借阅。管理员可以指定其借阅资料的阅读范围和归还期限，当归还条件成立时，借阅者无权继续阅读，需办理续借手续方可继续借阅。会议管理使用户摆脱了实际组织中各种会议活动安排的繁琐过程，只需简单地起草一份会议安排，系统便以电子邮件的方式快捷、安全地将会议通知传达给会议主持人和各与会人员。并能随时查看到会议安排的回执情况，以便及时通知，统筹安排。&&&&&&& 会议安排：会议组织者先起草一份会议安排通知。会议安排通知中指定好会议的时间、地点、主持人及邀请人和列席者，并指定好会议纪要的建立人。提交后系统会把通知以邮件方式发送给有关人员。&&&&&&& 会议回执：有关人员接到通知后进行反馈，同意参加者只需按下同意按钮，系统便会替其向会议组织人发送一份回执；不同意者需填写缺席原因和对召开会议的建议，系统也自动回执给会议组织人。&&&&&&& 查看回执和取消会议：会议组织人只需按下查看回执按钮，便可对所有会议回执情况一目了然。当然在会议举行之前组织人还可取消这次会议，填写取消原因后，系统便会通知所有相关人员关于这次会议取消及取消原因的消息。&&&&&&& 会议纪要：被指定的会议纪要建立人在会后可为会议建立会议纪要，并可将会议纪要提交给档案管理人员归档。采购管理系统可帮助集团采购人员完成采购物料，从采购计划的制订、采购申请、采购询价、采购订单、订单跟踪等采购业务的全部过程，每一业务都能有效控制。采购人员在向供应商发出采购令前不必像以前那样，繁琐地填写大量的各种表格，只需审查系统所产生的每一期间内的采购计划即可。如遇生产计划变更，采购计划相应变化。采购人员因有了及时准确的计划信息，他们可从烦琐的事务作业中解脱出来，用更多的时间和精力来进行价值分析，选项择货源和开发更多的合格供应商。有效地监控采购计划的实施及采购成本的变动情况，帮助采购人员选择最佳的供应，确保采购工作高质量、高效率、低成本地执行，使安泰公司处于最佳的供货关态。主要流程：（1）.采购计划、采购申请&&&总经理审批，（内容：a产品、程序、过程和设备的批准要求 b人员资格的要求 c质量管理体系的要求）。（2）.采购部门询价采购订单、合同&&部门经理审批、财务部门审核（价格审核）。& （3）.货到验收（供方现场验收；进货验收。）入库（收料单或入库单）发票单据齐全&&&采购部门经理&审核&财务经理&审核&总经理&审批（出纳&支付&供应商）。 （4）.采购项目的查询功能。&&主要介绍集团管理结构和股东的基本信息,对企业不同类型合同进行规范放置,达到方便快捷地查找所需的合同。如需要领导审批流程，我们可以进行修改。主要内容：（1）.公司基本信息的存放.（2）.公司领导机构信息的存放. （3）.公司合同的存放.（4） 合同申请审批流程。（5）.公司合同的查询.（6）.合同归档主要对集团员工的出差申请和出差的差旅费申请进行规范管理。员工出差需要填写出差申请表，提交给负责人进行审批，审批通过后，给予出差。再由申请人进行差旅费的申请：申请人&领导审批（同意）&财务部门（发放差旅费）&申请人（流程结束）。包括出差申请查询和差旅费查询。&财务管理功能介绍财务管理模块主要对公司每月的财务预算申请，每月实际支出进行规范流程化，最后以图形化形式来对比出之间的差异，帮助领导一目了然地看出每月支出和预算的金额。预算上报申请：&&& 申请人填在下图中填写预算上报表，其中金额总计由系统自动算出，填写好表单内容后，提交给领导审批。&&&& 领导打开后，以图形化方式来查看每月预算情况：从中看出12个月中预算金额的差别，便于领导做出决策。&&下图是实际每月支持情况进行记录，申请人在每月中对领取金额进行申请，申请通过后，系统会自动进行记录，以便查询。&人力资源功能介绍此模块方便企、事业单位人事部门对于职员信息的管理。可在系统内实现对新员工录用的审批，在职员工的信息录入登记，离职、辞职、辞退、退休人员的基本资料的查看与查询等操作。人员招聘计划：在此菜单中，可以完成人员招聘计划书的申请、审批、查询功能。人员招聘管理：在此菜单中可以完成应聘人员的登记、审批功能。员工信息管理：在此菜单中，可以完成登记、查询员工的详细信息的功能。员工合同管理：在此菜单中，可以完成登记、查询员工合同的详细信息的功能。新员工考核管理：在此菜单中，可以完成新员工实习的登记、审批的功能。员工培训管理：在此菜单中，可以完成登记、查询员工培训的详细信息的功能。继续教育申请：在此菜单中，可以完成登记、审批、查询员工继续教育的信息的功能。出国申请：在此菜单中，可以完成登记、审批、查询员工出国的信息的功能。资格认证管理：在此菜单中，可以完成登记、审批、查询员工资格认证的信息的功能。人员调离：在此菜单中，可以完成登记、审批、查询人员调离的信息的功能。人员转岗：在此菜单中，可以完成登记、审批、查询人员转岗的信息的功能。客户关系功能介绍（1）.有效组织企业的销售分支机构，支持企业的远程销售力量 每个授权用户可以通过Internet或企业局域网得到并更新，增加客户信息。即使用户远离办公室，有关客户的资料，销售方案报告、报价或者需求也能被存储和找到。使整个公司的销售体系在同一个平台运转。 （2）.共享与客户有关的信息 同样的安全权限层次可以得到相同的信息。所有信息在部门之间被共享，销售部门可以知道支持部门的下一步行动，反之亦然。（3）.自动汇报每一个销售人员的销售动作 作为销售经理，可以自动查看到每一天，每一个星期，每一个月的每一位销售人员的销售动作。每一个客户被得到服务的记录。 （4）.提升潜在客户的管理 客户关系管理自动报告潜在客户的状况，通过局域网和Internet站点，企业可以作出销售前景预测。（5）.提升客户管理 企业的客户、需求、联系人、任务和财务信息都将可以显示在同一个屏幕之中。消费者的问题将在需求工作流向导的指引下，明确的标明职责并确保合适的行动。用户可以跟踪任务或者将任务和需求分配给其他人。强大的浏览功能可以使得用户跟踪这些请求的状态。此外当用户休假的时候，还可以将已经分配好的任务委托给其他人。（6）.确保客户资料的完整无缺能够访问系统并不意味着可以访问系统的所有信息。通过客户和信息的角色和安全控制，企业可以决定客户可以访问哪些信息。每一次的修改都将被记录下来，没有人可以匿名操作。项目管理功能介绍集团项目运行时，项目主管对项目的整个运行都要有着实时的控制，因为集团在项目开始和运行时，对生产、设计等都要了解它的进度，这里为了良好的对整个项目得到良好的控制，我们主要开发思想是：1.&&& 项目的存放集团业务壮大，业务也随之增多，对于所有项目的合理化放置较为重要。对项目的分类必须明确。2.&&& 项目的实施控制&项目在实施过程中，一个好的项目经理必须对项目的初期、中期和后期的控制尤为重要，项目的实施计划和实际完成比例以图形化展示，这样易于看出项目的进展情况，同时可以提交给领导勘察，便于领导对项目主管完成项目的信任度。3.&&& 项目的存档规范项目结束后，可以归档或者提交给领导，归档后的项目今后公司人员可以借阅学习和总结；提交给领导的项目，领导可以审批，给出意见和对你完成情况的审批。数据集成功能介绍此模块主要对OA系统连接其他系统，从其他系统中调用数据，来完成本系统中需要处理的事宜。如财务系统，我们可以对财务系统中每月的实际支出数据进行提取，只要财务系统给予OA系统一个接口，那么数据传递就很简单，我们将财务中每月支出的金额调用到财务实际支出记录表中，每项都对应财务系统中每个数据项。&领导监督及考勤功能介绍1.&&& 帮助领导监控到公司员工每一天、每一个人所做的事情。工作任务模块菜单介绍：&待批任务菜单：起草人在待批菜单中进行任务上班内容填写。&&&&&&&&&&&&& 审批人在此菜单中对任务进行审批。&&&&&&&&&&&&& 审批未通过的任务存放在此菜单中，待进一步处理。已批任务：已经通过的任务存放在此菜单中。按本部门查看：可以查看当前登入人部门任务情况。按部门查看：此菜单主要给领导层使用，领导在此菜单中可以查看到各个部门的任务情况。在一个新任务上报时我们所要做的操作：点击&待批任务菜单---新建按钮&。填写表单内容：任务名称、完成时间、任务进展情况、完成百分比、并签名。&填写好相关信息后，点击提交按钮，选择好人员后，任务提交成功。如果此任务是一个周期性项目，用户每天填写好任务进展情况后，点击&存稿&按钮，领导可以看到此人每天对这个任务所做的事宜。 &2.可以在每个任务办理中，对每一天所办理的程度用百分比的形式表示出来，从而系统有一个报警功能，告知领导层和办理人已经快不能按时完成任务。3.每件事务，在申请人和审批人中，可以无限制地进行提交和打回。如：一个报告提交申请，领导审批不通过后，可以退回给申请人，如再次提交，还是不通过，领导可再次打回，直到通过为止。4.任务的完成状态可显示为：通过、不通过和已延期。这里已延期是由系统根据任务完成时间进行控制。5.同时我们也做了取回功能，如果发现任务提交以后附件未上传或者需要修改一下，这时我们点击取回按钮，方可将任务取回。该功能可以在任何时间段内，统计出每个人所参加的任务的得分情况，最终实现任务与考核挂钩。&& 在进行集成前，我们必须要做好以下的一些工作：1、首先我们把工作任务进行分类，该类别可以根据贵公司或单位进行任意定义或维护。2、各个类别下可以创建相应的岗位，不同的类别下可以有相同的岗位。（岗位也可以根据贵公司或单位进行任意定义或维护。）即：考核分数与岗位进行挂钩。
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