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也许这篇文章讲的内容不是每个人都适用，仅仅是我自己这几周以来的切身经历和体会，希望能对正在准备或有意向申请留学的朋友们有帮助。其中难免也有表达欠妥当之处，还请更有经验的同学指正。
　　无论是申英国还是美澳院校，留学文书最重要的部分都包括PS (Personal Statement)个人陈述和RL (Reference Letter)推荐信。PS当然是自己写，RL通常需要大学教授出具。能为自己争取一份言辞恳切、内容详实的推荐信无疑可以为自己的申请加分。
　　我一共向这学期教我课的3位老师提出写推荐信的请求，分别是实践课Student Campus TV， 经济英语和德英翻译。最后的结果是拿到了两封，其中一封符合申请要求，也让自己满意。下面先以最终成功的来自德英翻译课老师的推荐信为例，一步步讲讲从提出请求到获得推荐信的过程;然后我也会总结一下另两次尝试不够成功的原因。
　　Step 1：提出请求
　　如何请老师写推荐信呢?我认为最好当面提出，这样可以得到老师最直接的答复。如果没有机会，发邮件也可以。后者的好处是自己可以深思熟虑，组织好语言，避免与教授面对面的紧张和尴尬;坏处是可能许久得不到回复。我的翻译课老师是个有邮件必及时回复的人，所以我用了第二种方式。
　　邮件标题：Recommendation for [Your Name]
　　会不会太直白了?不，不要不好意思在标题里“挑明”自己的目的，“开门见山”在此时其实是明智的做法。而且这一原则在正文部分要继续坚持。
　　正文：
　　我最初的思路是：
　　1. 先感谢老师在课堂上付出的时间，表示自己收获很大;
　　2. 然后写想申请某某大学的研究生项目;
　　3. 最后表示希望教授能为自己写一份推荐信。
　　后来我突然意识到这是一个完全错误的顺序。有人玩笑说，西方人读东方人的信函要从下往上读，不然完全不知所云，因为来信真正的目的往往出现在最末尾。这样说不是毫无道理。东方人重含蓄，西方人喜直接，这是东西方思维习惯上的迥异。所以尊重西方人的习惯，最终成文的顺序正好相反，颠倒成3.2.1。字体可用Arial，5号。
　　这是我给老师的第一封邮件：
　　Dear Dr. [Surname or full name],
　　【说明来函目的】
　　My name is Yi Fan and I have taken part in your course “Translation I” (Group J). I am writing to ask if you would be willing to write a letter of recommendation for me.
　　【解释需要推荐信的原因】
　　I would like to further my study in the field of translation and am planning to apply for the graduate program MA in Translating and Interpreting in Great Britain after returning to China. So it would be of great help if I could receive a letter of recommendation from you in support of the application. I would really appreciate it. Here with I also send the writing by myself and my resume with more detailed information. [注]
　　【写明deadline and how you will follow up】
　　I am going back to China at the end of this week. Please let me know if you are willing to write me a recommendation letter and I'd be glad to come to your office.
　　【表示感谢】
　　Now the time as an exchange student here is about to over. Thank you for the time and assistance you offered us. It was a great pleasure to take part in this translation course and it was one of my favourite among all the courses I have attended at Ruhr-University.
　　Best regards,
　　Yi Fan
　　【注】解释两件事：
　　1. 我在邮件里附上了自己写好的草稿和个人简历。原则上说，推荐信应该完全由教授写，但是我相信大学教授们公务已经很繁忙，不会闲到有时间为我们斟词酌句，从空白的纸上写出费时又费力得推荐信。但如果是在现有的草稿上修改就不一样了，这不仅会为他们减轻很多工作量，而且能让他们知道你想在推荐信里强调自己哪方面的能力，从而最终的结果也更能meet your expectations.即使不写完整的草稿，也要在邮件中提供详细的信息和材料。附上最基本的简历能为教授提供被推荐人的经历的大致轮廓，毕竟他们没有理由为一个自己根本不了解的学生写推荐。
　　2. 那么这些文件是以附件形式还是正文形式发送呢?这是申请中的老问题。有一个基本的原则是：如果收件人用的是hotmail、gmail之类的邮箱，则可用附件形式发送;如果是公司、学校的邮箱则在正文部分粘贴为佳，以避免这类邮箱不支持附件。
　　Step 2:等待回复
　　当天下午，我收到了老师回复如下：(我真欣赏这老师的效率!)
　　Dear Ms Fan,
　　Thank you for your e-mail. Sure, I can write the letter of re however, as I am at the moment hard-pressed for time, I cannot promise to have the piece ready by the end of the week. Please let me know quickly whether it is alright if I send you the document after my return from my holidays at the beginning of August. Are there any deadlines?
　　M. Goth
　　Step 3:继续交涉和沟通
　　后来的回复中我给了老师邮寄地址，说了申请学校对推荐信的具体要求。然而第二天一早我就收到了下面这封邮件：
　　Dear Ms Fan,
　　I am happy to inform you that I have by now written your recommendation. I shall be at the you can reach me between 9.15 and 10 in the morning, and between 2 and 4 in the afternoon. I have attached my text to your e-mail. Please let me know if you are able to pick it up tomorrow.
　　Best regards
　　M. Goth
　　回复老师自己大概什么时间去办公室，想一想感谢的话，一切OK!
　　Step 4:感谢推荐人
　　最后别忘记再次发邮件感谢，这不仅仅是一种good manners,更重要的是在未来的学术领域我们很可能还会需要他们的帮助。保持联系，告诉推荐人申请的进展;如果最终获得admission，更应和自己的推荐人分享这份欣喜。
　　我的感谢信是这样写的：
　　Dear Dr. Goth,
　　I would like to thank you for taking the time and effort to write the letter of recommendation for me. I am truly thankful for your support.
　　Translating gives me great pleasure and so did your translation course. I appreciate the way you teach and enjoyed the discussions in the class. Every time we finished translating a text, I felt a great sense of achievement. After this summer term, I become even more determined to further my study in this field.
　　I want to let you know how much your recommendation letter means to me. It will open doors and provide opportunities as I start this next stage of my life. I will keep you updated about my progress in applying to graduate school. Thanks again.
　　Best regards,
　　Yi Fan
　　写出来发现整个过程其实并不难，可能说的是成功的例子。也谈谈另外两次不够成功的尝试：
　　实践课Campus TV的老师其实也欣然应允了，答应邮寄给我。但是我一个多星期后仍未收到，于是打电话询问。同事告知这位老师正在休假，但答应帮我转达。后来回复邮件已寄出，但我至今未收到，从此也没有下文。
　　经济英语的老师我也是当面提出的，当时的回答是I need to ask if I’m allowed to write you a recommendation.让隔天再去。隔日，他将推荐信给我，但遗憾的是没有用校方公函信纸打印，只有签字和系里的公章，因而显得很粗糙，也不符合所申学校的要求。因此，关于推荐信的细节一定要事先明确向老师说明，不能不好意思提这些要求，因为如果这时不提，等老师把细节上不符合要求的推荐信交到你手上时，就更加不好意思开口说了。
　　我知道，DIY申请留学是一项多么漫长艰巨的工程。从考雅思、G/T开始，到留学文书的准备，四年不懈怠的努力才能换来一个满意的GPA。然而这一路走来，相信我们都会经历很多、成长很多。谨以此文与一同奋斗的朋友们共勉，祝我们都能走进自己心仪的大学。
　　通过上面对如何请老师写推荐信经验的解读，相信对于很多计划申请研究生的学生可以参考上面的信息来提前做好如何请老师写推荐信的准备和规划。
stay hungry， stay fool
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谢谢，很有用，通常在哪里可以看到推荐信所需要的格式啊？
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KevinZhou 发表于
谢谢，很有用，通常在哪里可以看到推荐信所需要的格式啊？
推荐信的格式参考英文信件的格式。只是要注意一下，最开始顶右侧写上推荐人的地址，地址下面写上日期。然后再起一行开始正文Dear Sir or Madam巴拉巴拉，落款写明推荐人的职位或头衔，以及流出推荐人签字的空白。
最好制作一个letterhead，如果是学校老师推荐，做一个带学校标志的letterhead，看起来更正式更美观~
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谢谢lz！！！！！！
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谢谢lz！！！！！！
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感谢楼主分享，很有用！！（昨天在发出邀请前看就好了。。。）
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本帖最后由 ShareWithU 于
17:19 编辑
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楼主你好！请问写两页还是一页的推荐信好？
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写的非常好 正在纠结图和发邮件询问
申请互助大队勋章
参加2013年申请互助大队的用户
来了这么久为何不进去看看?
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Travel will enhance romance and adventure.
旅行能加强浪漫气息和冒险意味。
一句&说走就走的旅行&是无数人的情怀呐喊!
但现实情况却是，根本走不开啊!问题究竟出在哪里?原因很简单：因为你没有提前处理好工作的能力，所以你走不掉!哪怕你&侥幸逃走&了，却也总是逃不开老板或下属的夺命连环call，真是恶性循环。
休假无错，可是不吱一声就人间消失，就有失职场最基本的专业操守了。其实，只需要一封合适的自动回复邮件，就能够让你工作假期两不误。
今天就由小编来给你支招，告诉你一封好的自动回复邮件，需要注意哪些要点。
<rm the date of your return.
在自动回复邮件中告知时间。
讲真，告诉别人你的时间安排是非常重要的，特别是departure time (离开时间)和 back time(回来时间)!这对于看邮件的人来说，是最在意的地方。
&I will be returning on Aug 20. &(我会在8月20日回来。)切记告知对方你回到工作岗位的时间，万一对方一直等你到花儿都谢了，依然没有得到回复，不仅耽误了工作，而且还会影响你及你所代表的公司形象。甚至可能会被认为你们不够专业，那可就得不偿失咯，说不定你休假回来就要真的回家休息啦。
2.List the alternative contact person they can ask for help in your absence.
在你不在的这段时间，让对方可以知道交接人的联系方式，并寻求帮助。
当对方知道你休假的第一反应一定是：&What?! 如果他(她)不在，那事情谁做?&
对!此时最重要的是找到你工作的交接人，因为时间是不等人的!比如，今天要发布这篇微信文章，恰巧小编正在休假，但是内容还不够完美，老板觉得尚有需要润色的地方，该怎么办呢?
这时候，工作交接就显得极为重要。
&For urgent issues, please contact my colleague Tommy. His telephone number is 137****1122. &(如遇紧急情况，请联系我的同事汤米。他的电话号是137****1122。) 只有当你妥善的安排进度与负责人员，对方才能保持冷静不暴走，并且不会认为你不靠谱哦。
3.If people typically contact you for a certain type of information or approval, let others know how they can find the information or get the approval in your absence.
如果通常情况下需要由你这边联系获得批准，那么不在公司期间，需要让对方知道他们该如何获取信息或获得批准。
项目谈好了，马上就能签合同了，可是流程要你确认审批，怎么办?You are a leader! You are the boss!(你是领导!你是老板!)没有你的指示，下面的人怎敢轻举妄动?
准备好Plan B 是永远不会错的。特别当你已经是一位中高层领导或高管时，就更需要注意这点啦!
&During my vacation, you can find Scarlett, the account manager, to approve the related work.&(在我休假期间，可以找客户经理斯嘉丽来审批相关工作。)一定要提前brief好下属工作，告诉他们，你不在的这段期间，要找谁审批相关工作。
4.During a holiday season, a &Happy holidays!& message should be included and sent to everyone who receives your reply.
在节假日期间，你可以在留言中加一句&节日快乐&，这个小祝福可以送至每个在节日期间与你联系的收件人。
比如情人节的时候，当你请假与秀恩爱时，也别忘了在邮件回复内容里加上一句&Happy Valentine&#39;s Day!&让工作伙伴在这个&万虐&的日子里，感受到世界的爱意。
你还可以加一句&Hope your dream come ture in such a sweet day!&(在这美好的日子里，祝你梦想成真!)想想看，无论你是不是单身汪，在情人节收到如此有爱的的工作邮件，都会感到身心愉悦，工作起来也充满活力吧!
又比如在即将到来的中秋节，如果你可以加上一句&Happy Mid-Autumn Festival! &(中秋节快乐!)，顺便送上你的祝福&Wish you and yours a happy holiday on this gathering day.&(在这团聚的日子里祝你全家节日快乐。)收到这样的一封邮件，是不是很美好?
为了让各位小伙伴们更心领神会，小编为你们特别准备了两份模板，包学包会，拿走不谢!
当你即将休长假或长期出差时，你可以这样说：
Thank you for your email. I&#39; m out of the office and will be back on (date of return). During this period I will have limited access to my email.
For immediate assistance, please contact me on my cell phone at (your cell phone number).
Best Regards,
感谢你的邮件。本人现休假不在办公室，将于(某月某日)归来。这段时间可能无法查看邮件。
如有紧急事宜请给我致电(电话号码)。
当你只是休个短假，小歇一下，你可以这样写：
Thank you for your message. I will be out of the office from (beginning date) until (ending date). If you need immediate assistance, please contact (contact person).
Best wishes,
感谢你的邮件。从某日到某日，我休假不在办公室，如果您需要帮助请联系(联系人)。
非常感谢，
相比第一份模板，两份模板最大的区别在于有没有留下你的私人联系方式。
如果只是一个类似清明节、中秋节小长假(minor vacation)，工作事宜可以直接让对方找同事来处理。这样对方既不会打扰你的假期，从工作量来看，你也不至于给同事造成过多负担。
当你准备度一个长假(long holiday)时，最好在自动回复邮件中直接留下这段时期里，能让对方第一时间找到你的联系方式。毕竟，最了解手头工作的是你本人，即便悠哉的长假被工作打扰，也好过回到工作岗位后面对工作事宜一团乱的窘况。
看似只是留下联系方式的区别，实际运用中一定要记得按情况分类哦!
学会撰写一封得体的职场邮件，不仅能让你的生活和工作得到平衡，还能体现自我修养程度，更是代表你公司的形象。
* 以上英文内容来源于外网
所有图片来源于网络
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英文邮件的写法
自动回复邮件休假、出差或公司休业时，通常在一段时间内不能查收和回复邮件，所以我们会开启 自动回复功能告知发件人自己无法及时回复邮件Key Word 1. automatic reply 可以缩写为 auto reply 2. 外出时设置的自动回复邮件成为 out-of office auto reply 3. 出差：business trip /go on a business trip 4. 离开：away 可以表示离开座位，或者休假 away from my email 无法查收邮件 5. 在度假：on vacation go on a vacation/take a vacation On leave 休假 自动回复的几种情形 出差自动回复 休假自动回复 休业自动回复 告诉对方自己目前无法查收邮件 离开办公地点自动回复 关于顾客的要求1.通常我们把这句作为自动回复邮件的开头 This is an automatic reply. This 指 this e-mail you’re reading right now 您现在正在阅读的邮件 2.表示离开 (1)I’m on a business trip now 可以加上具体时间：on a five-day business tripBryan is on a five-day business trip form today (2)I will be out of town until August 22nd. Out of town 表示“离开状态，出差中 (3)I am out of the office.不在办公室不在公司即离开中的意思 I am out of the office. If you need to reach me, please leave a message on my voice mail. Due to my outside duties, I’ll not be at my office all day long. （4）I am on vacation from June 20th till July 2nd. (5) Away from my mail until March 5th.3 月 5 日前我将无法查收邮件。 这句话也可以作为自动回复邮件的标题。 3.表示休业 Our office will be closed during the New Year’s holidays.通常在放假前发给客户， 或者设置成自动回复，以便让客户了解情况 Our office will be closed for repairs from Monday to Friday. During my summer vacation, I will not be able to check my e-mail. 4.客户要求 (1)you request is being processed. 客服常用的自动回复句告诉顾客邮件已经收到， 正 在处理当中，通常还会加上处理完之后我们会立即给您答复这样的句子 This is an automatic reply regarding your e-mail sent to our customer service center. Your request is being processed. (2)We’d like to inform you that we cannot guarantee a personal response.我们想告知 您，我们无法保证一一给您回复。 Send a personal response 个别回复 Thank you for submitting your comments. Due to the volume of submissions, we’dlike to inform you that we cannot guarantee a personal response. Thank you. 感谢您提出的意见。由于收到来信众多，因此我们无法保证一一给您回复。谢谢您。 6. 表示一回来就会给对方回复 I will be in touch with you as soon as possible when I return. I will be in touch with you upon my return. I will read your e-mail when I get back. I’ll get back to you as soon as possible. Your e-mail will be reviewed as soon as possible after my return.工作交接我们会通过邮件通告退休、工作调动，向曾经一起工作的同事进行告别，介绍自己的 接任者，以及通告自己新的联络方式。 Key Word 1. 调动 transfer 如果工作有变动，可以用 career transition 来表达 2. 通告，通报 notice，notice 是名词，它的动词形式是 notify. 3. 继任者，接替者 replacement. Replacement 和 successor 都含有继任之意，但两 者稍有区别。Replacement 强调代替之意，意为代替者，接替者，successor 强调 续任之意，以为接任者，继任者，接班人 4. 分公司(branch)office./regional office 如果公司有正式名称，可直接使用这个名称。 我们在写工作交接邮件时所要表达的内容： 1. 通告大家工作调动或退休 1)I’m going to be transferred to our L.A. Office.我将被调往洛杉矶分公司。 这句话通常在工作调动后向客户说明情况。 Transfer 后面加上介词 to 表明自己的调 动去向。 2)I will be retiring on March 2nd.Retire 是退休、隐退的意思，不能用在被解雇或辞职的场合。I will be retiring on… 也可以用…will be my last day at work.来替换。 3）I am looking forward to the challenge.我非常期待迎接这一挑战。 Challenge 挑战，这里可以看做对于新职位的挑战。 2. 介绍继任者 1) My replacement will beXXX.我的接任者是 XXX. 这是向他人介绍自己的接任者时的表达。常用一般将来时。 I’d like to introduce our new CFO to you. 我想将我们新任的首席财务官介绍给您。 CFO 是 Chief Financial Officer 的缩略语，首席财务官 CEO 是 Chief Executive Officer I’d like to introduce our new CFO to you.His name is Darrel Max. Let me introduce my replacement Kristen Scott. 2) He is highly qualified for the position. 他非常适合这个职位。 这是在介绍自己的继任者并对其表示赞扬。 Mr.Yu has shown strong leadership throughout his career at One Capital. 在第一资本公司任职期间，于先生就展示了他出色的领导才能。 My replacement, Will Hopp, is one of the best engineers the xxx Company has. 我的接任者威尔。霍普，是 xxx 公司最优秀的工程师之一。 3. 与同事告别 1） Thank you for your support and cooperation.感谢您的支持与合作。 这是在离任仪式上或工作总结中常常使用的客套话。 此外在拜托大家关照自己 的接任者时，也是用这个句子。 I hope you will provide him with the same support and cooperation you have extended to me.我希望您能如之前对待我一样，给予他同样的支持与合作。Without your help it would have been impossible to come as far as we have. 如果没有您的协助，我们将无法取得现有的成绩。 Come as far as we have 表示走到今天， 去的如今的成绩， 类似还有 go this far 2） I hope to stay in touch with all of you.我希望与你们所有人保持联系。 Stay/keep in touch with somebody 保持联系 I will give you my new contact number later.稍后我将把我新的联系电话给您。 Contact number 联系电话.在告知对方自己的住址、 电子邮箱及传真等一系列 联络方式的时候，通常使用 contact detail.杂项在请对方往特定邮箱回信，或因写错地址被退信而需要跟对方重新确认邮箱地址，在 自己的办公地点或住所等联系地址变更的情况下的表达 Key word 1. Personal e-mail address/Business e-mail address 2. Get back （邮件）退回 /return/bounce back 口语 kick back 3. inbox/outbox 4. recipient/sender 5.和邮件有关的英语表达：inbox 收件箱 outbox 发件箱 sent folder 已发送邮件文件 夹 trash 垃圾箱 compose mail 写信 delete 删除 contacts 联系人；电话薄 spam 垃 圾邮件 1. 请对方往特定邮箱回信 （1）Please reply to the following address. Please reply to my personal e-mail address so I can check it over the weekend. I will be on vacation until June 10th.Should you contact me,please direct all youre-mails to my personal address. （2）Could you send your reply to both addresses? （3）Can you send your e-mail to a different address, please? 当无法收到对方发来的邮件，请对方往自己另一个邮箱发邮件 I haven’t received your e-mail. Can you send it to a different address of mine, please? (4)If you need to contact us, simply reply to this message. 告知对方如果日后相联系可以通过你给的信息与你联系。 2. 邮件被退 I sent you an e-mail but it got returned. 在收到退信的同时也会受到退信的理由： The e-mail address does not exist.该邮箱地址不存在 The recipient’s mail box exceeded its quota.收件人的邮箱已满。 3. 以抄送的方式给对方发邮件 (1) Copy me on the e-mail./CC me. Always include my assistant on any e-mail you send me, please. 请将每一封发给我的邮件都抄送给我的助手。 Just copy me on the e-mail so you don’t have to send two separate e-mails. (2)Please reply to all. When you reply to this e-mail, please hit “reply all” so everyone will know what’s going on. Please “reply to all” when you respond to keep everyone in the loop In the loop 表示“圈内的，知情的” 4. 邮箱变更（1）Here‘s my new e-mail address. Here’s my new e-mail address. All future correspondence with me should be sent to this address. Please send your e-mail to my new e-mail address, which is
from now on. (2)I am closing my e-mail account. 当表示不再使用的时候，直接用 close 或 cancel 表达