Excel制作另类“邮件合并”_技巧_电脑爱好者
Excel制作另类“邮件合并”
Excel制作另类“邮件合并”
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抛弃传统的邮件合并方法，用另类方法制作一个高效的邮件合并，可以大大提高工作效率。
由于工作关系，经常用到Word中邮件合并功能打印：奖状、证书、准考证等等不计其数，发现Word中邮件合并功能虽然不少，可是有些东西，用Word中邮件合并功能虽然也能实现，但工作量却多了不少，用起来很不方便。如果科目随时变化，每变换一次，就得重新设计一次Word邮件合并（即科目一列得重新录入、成绩引用也要重新插入）。
下面以打印学生成绩为例，介绍一种直接用Excel 2000制作另类“邮件合并”的方法。虽然开始设计时得花点时间，可是一次设计好后，在以后应用中只需稍作改动，就能完成任务，可大大减少时间及工作量。
一、准备工作首先，用Excel 2000建一个Excel文件（命名为：成绩打印模板.xls），并把其Sheet1重命名为“成绩”，主要用来存放要打印的数据源（这里用科目1、2……来代替各科目名称）（图2），把Sheet2重命名为“打印用”，主要用来将科目及成绩套打在毕业生推荐表上（图1）。
在这里“成绩”这个工作表几乎不用怎么设计了，因为学生成绩数据是现成的（与数据源一样），要打印哪个班或某个学生的成绩，从现有的数据源表里筛选出来后，将其用全选（Ctrl+A）复制，然后到“成绩” 工作表里选中A1单元格，粘贴上去即可。因为在设计这个模板时，是按所有学生所学的最多科目数来设计的，只有用全选复制，粘贴到“成绩”工作表里才能覆盖原“成绩”工作表里所有的信息，打印时才不会将多余的东西打印出来。其次，是“打印用”工作表，表格的设计及调整。主要目的是根据毕业生推荐表的要求，设计好要套打的内容，本列要套打的内容是“科目”及“成绩”两部分，其余内容为打印作辅助用。在这里设置套打问题不作说明，电子表格有选择“打印区域”功能不难做到。
二、数据引用第一步：科目的引用在“打印用”工作表选中B5单元格输入下面的公式：=IF(INDIRECT(ADDRESS(1,ROW($A4),,,"成绩"))&&"",INDIRECT(ADDRESS(1,ROW($A4),,,"成绩")),"")，按下Enter后，得到图1所示的第一个科目“科目1”，最后将B5单元格公式向下填充到最后B10，得到第一列科目。第二列科目开头D5单元格的公式直接把上面的公式复制过来，并把公式中的ROW($A4)改为ROW($A10)，最后将D5单元格公式向下填充到最后D10，得到第二列科目。采用同样的方法，再设置其余各列科目。第二步：分数的引用首先，在“打印用”工作表中的M1单元格输入“序号”、在N1单元格“姓名”，在M2单元格输入公式=IF(成绩!A2&&"",成绩!A2,"")并将其公式向下填充到M6，引用“成绩”工作表中的序号过来，在N2单元格输入公式=IF(成绩!B2&&"",成绩!B2,"")并将其公式向下填充到N6引用“成绩”工作表中的“姓名”过来。其次，在“打印用”工作表中的G1单元格输入“序号：”，在“打印用”工作表B2单元格输入“姓名：”，在C2单元格输入公式：=INDEX($N:$N,MATCH($H$2,$M:$M,0)):INDEX($N:$N,MAX(IF(LOOKUP(ROW($N$2:$N$6),IF($M$2:$M$6&&"",ROW($M$2:$M$6)), $M$2:$M$6)=$H$2,ROW($M$2:$M$6))))& 然后按Ctrl＋Shift＋Enter组合键锁定数组公式，Excel将在公式两边自动加上大括号“{}”。注意：不要自己输入大括号。接下来还在“打印用”工作表中选中C5单元格输入下面的公式：=INDEX(成绩!D:D,SMALL(IF(ISNUMBER(FIND($C$2,成绩!$B$2:$B$6)),ROW(成绩!$A$2:$A$6),65536),ROW(1:1)))&""然后按Ctrl＋Shift＋Enter组合键锁定数组公式。即可得到C5单元格所要显示的“分数”。同理在C6单元格复制上面公式进来，并修改公式中的“成绩!D:D”为“成绩!E:E”，即可得到C6单元格所要显示的“分数”。采用同样的方法，再设置其余各列成绩。
三、设置微调项按钮设置微调序号的按钮，可以通过点击“微调序号”按钮，选择数据源中要打印的某个学生的成绩，让其显示在“科目及成绩”的表格中，就可以查看及打印。设置方法：执行“视图→工具栏→窗体”，从“窗体”中，选择“微调项”，拖出一个“微调项”按钮来，如图中所示“微调序号”下方那个一样。并设置“微调项”，右键选择“微调项按钮→设置控件格式→控制”，在“控制”项下面，最小值设为1，单元格链接选择$H$2，其他为默认，按“确定”即可。
四、设置批量打印功能在K8单元格输入“开始序号”，K9单元格输入“结束序号”，再选中L8单元格设置其“有效性”，选择菜单命令“数据→有效性→设置”，在其“设置”项下方，“充许”选择“序列”，“来源”选择=$M$2:$M$6。同理设置L9单元格“有效性”。
编写宏命令，在“打印用”工作表里，执行菜单“工具→宏→宏→宏名”，输入“批量打印”，“位置”选择“当前工作溥”，点击“创建”，把下面的代码写进去即可。宏代码：Sub 批量打印()Application.ScreenUpdating = FalseDim a As Integer, b As Integer, i As Integera = Range("L8").Value&&& ‘设置批量打印的开始序号b = Range("L9").Value&&& ‘设置批量打印的结束序号If b &= a Then&&& MsgBox ("批量打印结束序号小于开始序号，请重新输入!")&&& ElseFor i = a To b&&&&&&& Range("H2").Value = i&& ‘H2要打印的序号&&&& ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut&& NextEnd IfApplication.ScreenUpdating = TrueEnd Sub再在表格中添加一个按钮，选择菜单命令“视图→工具栏→窗体”，从“窗体”中，选择“按钮”，拖出一个“按钮”来，在“指定宏”中，选择编制的“批量打印”宏命令并确定，把“按钮”上的名称改为“批量打印”，作为批量打印的按钮，即可实现批量打印功能。应用过程中，只需改变“成绩”的工作表中数据源即可。
　　　　　　　　　　
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法律顾问:周涛律师&&
&&（总）网出证（京）字第047号Excel和Word联用中的邮件合并功能使用方法
作者：佚名
字体：[ ] 来源：互联网 时间：06-02 11:22:22
在日常的办公过程中,WORD和EXCEL得到了广泛的应用。在很多时候需要填写各种各样的调查表、报表、套用信函、信封等,这些资料的格式都相同,只是具体的数据有所变化。下面小编就为大家介绍Excel和Word联用中的邮件合并功能使用方法，来看看吧
日常办公中，有时我们需要使word模板中的固定位置引用Excel中的不同行的数据，并且分别打印进行发放，这时excel中的邮件合并功能就派上用场了。下面以制作报告单为例详细介绍制作过程。
软件名称：Excel2003绿色版 EXCEL2003精简绿色版 (附excel2003绿色工具)软件大小：13.3MB更新时间：
软件名称：Word2003 绿色精简版(单独word 15M)软件大小：15.6MB更新时间：
打开EXCEL，新建工作薄（取名为：excel数据）；将所有的键值（关键字）横向输入在表格的第一行。
注意是横向哦，否则合并时word搜索不到！！！
在开始的几行放置一些接受标准；并将数据输入。（下图中标黄色的两行是需要的数据，上面几行是标准）
Word中建立需要打印的模板（取名为word模板）；
根据自己的需要将模板建立好，以后就不用再更改了哦！
需要注意：word和excel需要放在一个文件夹中，excel文件名称编辑后就不能再更改了，word名称可以根据需要修改。
接下来就是要将EXCEL中每行的数据自动添加到word模板中对应的位置；
点开word，右键点击菜单栏，出现选型框，选中邮件合并（见下图），使邮件合并工具栏出现。或者点击 工具&&信函和邮件&& 显示邮件合并工具栏（见下图）。
邮件合并工具栏如下图：
从左到右，点击第一个&设置文档类型&，按照下图进行操作，点击确定：
事先在Word的设置& 工具&选项&常规&打开时确认转换（打&），否则下一步不会出现确认数据源选项。
点击第二个&打开数据源&，按下图依次进行操作，确认；
（打开时如果你的excel设置了密码，就正常输入密码即可）
这时，&邮件合并&工具栏上原来灰色的图标现在就亮起来一部分了；
从左到右，点击第6个&插入域&，选择数据域，分别将以下域插入到表格中对应的需要输入数据的位置上；
以&性状&为例，先将光标移动到word中性状的结果位置；点击&插入域&；选择&性状&数据域，插入；
按上述 方法将所有数据域都插入进去；
插入后，点击第8个&查看合并数据&，显示域如下：
下图中的&定为记录&位置显示为1，表示此时模板中的数据为excel表格中的第二行；
我们的有效数据从excel表格中的第6行开始，因此，点击&定位记录&后面的箭头，将其数字调整至5即可；依此类推。
有时我们需要对引入的数据小数位数进行限定，比如&杂质1&，excel表格中为0.8，仅一位小数，但我们想引入word后自动变为0.80两位小数，那就需要按如下方法设置。
点击&查看合并数据&，使数据位置显示如下图所示：
将鼠标移动到&杂质1&数据域的位置，右键切换域代码；
在后面加入&\# 0.00&
这次再&查看合并数据&吧！
全部设置完成后我们想将每一个批号的报告单分别形成一个word文档提取出来，怎么办呢？
点击&邮件合并&工具栏的倒数第4个图标&合并到新文档&；
根据自己的需要选择即可，我这里选择的是下图所示，因为excel中只有第6、7行是我需要输出的数据。
点击&确定&自动生成另外的一个word文档，这个文档中有2页，就是两个批次的报告结果，你可以自己为这个文档进行命名！
如果不需要提取文档，只需要将各个报告单打印即可，那就点击倒数第3个图标&合并到打印机&，具体操作和上面很相似哦，自己动手试一下吧！
以上就是Excel和Word联用中的邮件合并功能使用方法介绍，操作很简单的，大家学会了吗？希望能对大家有所帮助！
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请问如何用邮件合并将excel中属于同一个人的项目归集到同一页收藏
请问如何用邮件合并将excel中属于同一个人的项目归集到同一页的word文档的表格中，谢谢！
回复:楼主此Excel表格应是符合邮件合并要求格式的表格。
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51CTO学院讲师
方法一：在excel中输入这些数字时，用文本方式输入，即在数字前用单引号。（适用于还没有输入数据前）
方法二：在excel中插入一列，写入公式为：=text(数字,&0.00&)，以生成的这一列数据做为源数据。（适用于已经输入数据）
方法三:在word邮件合并主文档中，按alt+F9，显示域代码，在原来的数字的合并域代码后添加如下内容：\# &0.00&，再按alt+F9关闭域代码（适用于已经邮件合并完成）
有图文的东西就更好了，不过还是感谢分享。
感谢楼主分享！