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计算机二级ms通过Excel 2010创建并处理电子表格
NCRE课程简介?? Excel?功 能 及 应 用 。蓝 本 ， 学 习 Excel本 教 材 以 Excel 2010的 重 为 要软 件 中 的 主 要 组 件 之 一 。属 软 行 于 件 、 ， 应 它 用 是 广 由 泛 微 的 套 软 电 装 开 子 办 发 表 公 、 格是 一 款 目 前 相 当 流备 技 能 之 一 。人 们 当 前 学 习 和 工 作 的 必据 的 管 理 与 分 析 与 已 成 为通 过 电 子 表 格 软 件 进 行 数MS OFFICE第3章通过EXCEL创建并处理电子表格2课程学习内容?? ? ? ? ? ? ?创建基本电子表格，在表格中输入各类数据。对数据及表格结构进行格式化，使之更加美观。 对工作表及工作簿进行各类操作。在工作表中使用公式和函数简化计算。对数据进行各种汇总、统计分析和处理 运用图表对数据进行分析。通过宏快速重复执行多个任务在不同的人员和程序间共享数据。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格3第3章 通过 EXCEL 创建并处理电子表格3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6? Excel 制表基础 ? 工作簿与多工作表操作 ? Excel 公式和函数? 在 Excel 中创建图表? Excel 数据分析与处理 ? Excel 与其他程序的协同与共享第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格4 43.1 EXCEL制表基础本节案例背景：? Excel 最基本的功能就是制作表格，在表格中记录相关数据，以便日常生活和工作 中信息的记录、查询与管理。 ? 书娟是一位年青的女性，她刚刚结婚，要负责家庭财政收支；本节将通过Excel制作 家庭收支流水账这一简单案例，帮助书娟实现以下基本目标：? 了解Excel工作环境中的常用术语 ? 掌握在Excel中输入数据的各类方法 ? 掌握数据及表格结构的格式化方法 ? 掌握打印输出表格的方法。 ? 了解公式的简单应用第3章通过EXCEL创建并处理电子表格53.1 Excel 制表基础3.1.1 在表格中输入和编辑数据1. Excel表格术语通过桌面快捷方式、“开始”菜单等途径，均可启动Excel。Excel的窗口界面有别 于其他程序（如图3.2所示），必须掌握一些 Excel 特有的常用术语含义及其作用：? 工作簿与工作表 ? 工作表标签 ? 行号和列标 ? 单元格、单元格地址与活动单元格 ? 名称框 ? 编辑栏第3章通过EXCEL创建并处理电子表格63.1 Excel 制表基础3.1.1 在表格中输入和编辑数据图3.2 Excel 2010 的窗口界面名称框编辑栏列标行号活动单元格工作表标签第3章通过EXCEL创建并处理电子表格73.1 Excel 制表基础3.1.1 在表格中输入和编辑数据输入和编辑数据是制作一张表格的起点和基础，在Excel中，可以利用多种方法达到快速输入数据的目的。 2. 直接输入各种类型的数据 ? 在Excel中，可以输入数值、文本、日期等各种类型的数据。 ? 输入数据的基本方法：在需要输入数据的单元格中单击鼠标，输入数据，然后按回车键 Enter、Tab 或方向键。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格83.1 Excel 制表基础3.1.1 在表格中输入和编辑数据按照图3.3所示为创建一个家庭收支情况表输入基础数据：图3.3 在表格中输入基础数据第3章 通过EXCEL创建并处理电子表格93.1 Excel 制表基础3.1.1 在表格中输入和编辑数据具体操作步骤： ① 启动Excel，窗口中自动打开一个空白工作簿。② 在A1单元格中单击鼠标，输入标题文字“家庭收支流水账”按回车键Enter，光标自动向 下跳到B1单元格。 ③ 从B1单元格从左向右依次输入表格的列标题：序号、发生日期、摘要、收入金额、支出 金额、余额。 ④ 在“序号”所在A列的A2单元格中输入第一个序号“’01”。 注意：在数字前需要先行输入一个西文单撇号“’”，将其指定为文本格式，才能正确显示出 数字前面的“0”。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格103.1 Excel 制表基础3.1.1 在表格中输入和编辑数据⑥ 在“发生日期”所在B列的B2单元格中输入第一个日期“2/1”，以斜杠“/”分 隔月日，按回车键Enter确认，单元格中自动显示“2月1日”。 提示： Excel提供多种日期显示格式，其具体的设置方式可参见后面的设置数据 格式中的介绍。 ⑦ 在“余额”所在F列的F2单元格中输入第一个计算公式：“=D3-E3”(余额＝收入支出)，按回车键Enter确认。 ⑧ 依次输入摘要及收入金额。 ⑨ 对工作簿进行保存。 Excel2010 版本默认的文件名后缀为 .xlsx，还可以将其保存为其他类型，如存 为 Excel 97-2003 工作簿格式（.xls）等。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格113.1 Excel 制表基础3.1.1 在表格中输入和编辑数据3. 向单元格中自动填充数据序列填充是Excel提供的最常用的快速输入技术之一。 1）序列填充的基本方法 ? 拖动填充柄 ? 使用“填充”命令 ? 利用鼠标右键快捷菜单第3章通过EXCEL创建并处理电子表格123.1 Excel 制表基础3.1.1 在表格中输入和编辑数据2）可以填充的内置序列? 数字序列，如1、2、3、……；2、4、6、…… ? 日期序列，如 2011 年、 2012 年、 2013 年 …… ； 1 月、 2 月、 3 月 …… ； 1 日、 2 日、 3 日…… ? 文本序列，如01、02、03、……； 一、二、三…… ? 其他 Excel 内置序列：如英文日期 JAN 、 FEB 、 MAR…… ；星期序列星期日、星期一、 星期二……，子、丑、寅、卯……第3章通过EXCEL创建并处理电子表格133.1 Excel 制表基础3.1.1 在表格中输入和编辑数据3）填充公式首先在第一个单元格中输入某个公式，然后拖动该单元格的填充柄，即可填充公式本身而不仅仅是填充 公式计算结果。4）自定义常用序列如“第一小组、第二小组、第三小组、第四小组” ? 基于已有项目列表的自定义填充序列 要点：首先在工作表的单元格依次输入一个序列的每个项目值方法：“文件”选项卡→“选项”→“高级” →“常规” →“编辑自定义列表” → “自定义序列”对话框第3章通过EXCEL创建并处理电子表格143.1 Excel 制表基础3.1.1 在表格中输入和编辑数据? 删除自定义序列在“自定义序列”对话框的左侧列表中选择需要删除的序列，单击右侧的“删除” 按钮。 ? 直接定义新项目列表依次单击“文件”选项卡→“选项”→“高级”，在“常规”区中单击“编辑自定义列表”按 钮，在“自定义序列”对话框中单击“新序列”，然后在右侧的“输入序列”文本框中依次输 入序列的各个条目：从第一个条目开始输入，每个条目后按Enter键确认。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格153.1 Excel 制表基础3.1.1 在表格中输入和编辑数据4）完成案例中序号和日期的填充打开案例工作簿文档“3.1 家庭收支流水账（1）”，完成日期和序号的填充。?小技巧：输入序列的第一个项目后，用鼠标直接双击填充柄，序号将自动向下填充到相 邻列最后一个数据所在的行。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格163.1 Excel 制表基础3.1.1 在表格中输入和编辑数据4. 控制数据的有效性? 数据有效性，用于定义可以在单元格中输入或应该在单元格中输入的数据类型、范围、格 式等。可以通过配置数据有效性以防止输入无效数据，或者在录入无效数据时自动发出警 告。数据有效性可以实现的基本功能：?将数据输入限制为指定序列的值，以实现大量数据的快速输入。 ?将数据输入限制为指定的数值范围，如指定最大值最小值、指定整数、指定小数、限制为某时段内的日期、限 制为某时段内的时间等。?将数据输入限制为指定长度的文本，如身份证号只能是18位文本。?限制重复数据的出现，如学生的学号不能相同。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格173.1 Excel 制表基础3.1.1 在表格中输入和编辑数据? 设置数据有效性的基本方法：在“数据”选项卡上的“数据工具”组中单击“数据有效性”按钮，从随后弹出的 “数据有效性”对话框中指定各种数据有效性控制条件即可。 ? 案例：打开案例工作簿文档“3.1家庭收支流水账（2）”，对其中的摘要列设置数 据有效性，目的是可以通过下拉列表方式选择摘要内容，摘要栏中允许输入的项目包括：工资奖金、房租、水电气、日常生活费、学习用品、服装鞋帽。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格183.1 Excel 制表基础3.1.1 在表格中输入和编辑数据5. 对数据进行编辑修改? 基本方法：双击单元格进入编辑状态，进行修改；或者单击要修改的单元格，然后 在编辑栏中进行修改。? 删除数据：按Delete/Del 键；或者在“开始”选项卡上的“编辑”组中，单击“清除”，可指定删除格式还是内容。 ? 继续对案例工作簿“3.1 家庭收支流水账（2）”进行修改：将“摘要”改为“收支 摘要”二字；将F3单元格中的错误公式删除。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格193.1 Excel 制表基础3.1.2 对表格进行基本整理和修饰为对让表格看起来更加漂亮，也为了增加易读性，需要对输入了数据的表格进行格式化。格式化内容包括：行列操作、字体设置、对齐方式、数字格式、单元格边框 和底纹。 1. 选择单元格或区域 ? 在对表格进行修饰前，需要先选择单元格或单元格区域做为修饰对象。在Excel中，选择单元格或区域的方法多种多样，常用快捷方法见表3.1中所列。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格203.1 Excel 制表基础表 3.1 选择单元格及区域的方法操 作选择单元格 选择整行 选择整列 用鼠标单击单元格 单击行号选择一行；用鼠标在行号上拖动选择连续多行；按下Ctrl键单击行号选择不相邻多行 单击列标选择一列；用鼠标在列标上拖动选择连续多列；按下Ctrl键单击列标选择不相邻多列 ? 在起始单元格中单击鼠标，按下左键不放拖动鼠标选择一个区域； ? 按住Shift的同时按箭头键以扩展选定区域； ? 单击该区域中的第一个单元格，然后在按住Shift的同时单击该区域中的最后一个单元格 先选择一个单元格或区域，然后按下Ctrl键不放选择其他不相邻区域 单击表格左上角的“全选”按钮 ，或者在空白区域中按下Ctrl+A组合键 ? ? ? ? 按Ctrl+箭头键可移动光标到工作表中当前数据区域的边缘； 按Shift+箭头键可将单元格的选定范围向指定方向扩大一个单元格； 在数据区域中按下Ctrl+A或者Ctrl+Shift+*组合键，选择当前连续的数据区域； 按Ctrl+Shift+箭头键可将单元格的选定范围扩展到活动单元格所在列或行中的最后一个非空单元格，或者如果下一个单元 格为空，则将选定范围扩展到下一个非空单元格常用快捷方法选择一个区域选择不相邻区域 选择整个表格选择有数据的区域第3章通过EXCEL创建并处理电子表格213.1 Excel 制表基础3.1.2 对表格进行基本整理和修饰2. 行列操作? 调整行高、列宽 ? 插入行或列 行列操作可以通过鼠标，也可以通过菜单实 现。 提示：以上各项功能（除移动行列外）还可 以通过鼠标右键快捷菜单实现：在单元格或 行列上单击右键，从弹出的快捷菜单中选择 相应的命令即可。? 删除行或列? 移动行或列 ? 隐藏行或列其基本方法如表 3.2 中所列。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格223.1 Excel 制表基础表 3.2 行列操作方法行列操作调整行高 调整列宽 隐藏行 隐藏列 插入行 插入列 删除行或列 移动行列基本方法用鼠标拖动行号的下边线；或者依次选择“开始”选项卡→“单元格”组中的“格式”下拉列表→“行高”命令， 在对话框中输入精确值。 用鼠标拖动列标的右边线；或者依次选择“开始”选项卡→“单元格”组中的“格式”下拉列表→“列宽”命令， 在对话框中输入精确值。 用鼠标拖动行号的下边线与上边线重合；或者或者依次选择“开始”选项卡→“单元格”组中的“格式”下拉列 表→“隐藏和取消隐藏”→“隐藏行”命令 用鼠标拖动列标的右边线与左边线重合；或者依次选择“开始”选项卡→“单元格”组中的“格式”下拉列表 →“隐藏和取消隐藏”→“隐藏列”命令 依次选择“开始”选项卡→“单元格”组中的“插入”下拉列表→“插入工作表行”命令，将在当前行上方插入 一个空行 依次选择“开始”选项卡→“单元格”组中的“插入”下拉列表→“插入工作表列”命令，将在当前列左侧插入 一个空行 选择要删除的行或列，在“开始”选项卡的“单元格”组中单击“删除”按钮 选择要移动的行或列，将鼠标光标指向所选行或列的边线，当光标变为 状时，按下左键拖动鼠标即可实现行或列 的移动。第3章 通过EXCEL创建并处理电子表格233.1 Excel 制表基础3.1.2 对表格进行基本整理和修饰3. 设置字体及对齐方式? 设置字体与字号：? 单击“文件”选项卡上的“字体”组中相应按钮。 ? 单击“数字”右侧的对话框启动器，打开的“设置单元格格式”对话框的“字体”选项卡，进行详细设置。? 设置对齐方式? 单击“文件”选项卡上的“对齐方式”组中相应按钮。 ? 单击“对齐方式”右侧的对话框启动器，打开“设置单元格格式”对话框的“对齐”选项卡，进行详细设置。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格243.1 Excel 制表基础3.1.2 对表格进行基本整理和修饰4. 设置数字格式? 数字格式是指表格中数字的外观形式。通常情况下，输入单元格中的数据是未经格 式化的，尽管Excel会尽量将其显示为最接近的格式，但并不能满足所有需求。? 通常来说，需要对数据进行数字格式设置，这样不仅美观，而且更便于阅读，或者使其显示的精度更高。 ? 例如，当试图在单元格中输入一个人的18位身份证号时，你可能会发现直接输入一 串数字后结果是不对的，这时就需要通过数字格式的设置才能正确显示。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格253.1 Excel 制表基础3.1.2 对表格进行基本整理和修饰1）可供选择的数字格式： ? 常 规：默认格式。 ?数 值 ?货 币 ? 会计专用 ?日 期 ?时 间 ? 百分比 ?分 数 ? 科学记数：用指数符号(E)显示数字: 2.00E+05=200 000? 文本：主要用于设置那些表面看来是数 字，但实际是文本的数据。例如序号001、002，就需要设置为文本格式才能正确显示出前面的零。 ? 特殊：包括邮政编码、中文小写数字和 中文大写数字。 ? 自定义第3章通过EXCEL创建并处理电子表格263.1 Excel 制表基础3.1.2 对表格进行基本整理和修饰2）设置数字格式的基本方法? 通过“文件”选项卡上“数字”组中的相应按钮快速设置。 ? 单击“数字”组右侧的对话框启动器，在“设置单元格格式”对话框的“数字”选 项卡中，进行更加详细的设置或自定义格式。提示：如果一个单元格显示出一连串的##########标记，这通常意味着单元格宽度不够，无 法显示全部数据长度，这时可以加宽该列或改变数字格式。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格273.1 Excel 制表基础3.1.2 对表格进行基本整理和修饰5. 添加边框和底纹? 默认情况下，工作表中的网格线只用于显示，不会被打印。 ? 改变边框和底纹的基本方法： ?在“文件”选项卡上的“字体”组中，单击“边框”按钮，选择边框；单击“填 充颜色”按钮，设置背景底纹。 ?“文件”选项卡→“单元格”组→“格式”按钮→“设置单元格格式”命令 →“设置单元格格式”对话框， → “边框”选项卡或“填充”选项卡。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格283.1 Excel 制表基础3.1.2 对表格进行基本整理和修饰6. 完成案例的基础格式设置①打开案例工作簿文档“3.1家庭收支流水账（3）”。 ②调整行高列宽③插入及隐藏行列④完成数据的输入 ⑤设置字体及对齐方式⑥设置数字格式⑦设置边框和底线第3章通过EXCEL创建并处理电子表格293.1 Excel 制表基础3.1.3 格式化工作表高级技巧除了手动进行各种格式化操作外，Excel还提供有各种自动格式化的高级功能，以方便大家快速进行格式化操 作1. 自动套用格式 ? Excel本身提供大量预置好的表格格式，可自动实现包括字体大小、填充图案和对齐方式等单元格格式集合 的应用，从而快速实现报表格式化。 1）指定单元格样式 ?该功能只对某个指定的单元格设定预置格式 ?“开始”选项卡→“样式”组→“单元格样式”按钮→从打开预置样式列表中选择某一个预定样式。?自定义样式：单击样式列表下方的“新建单元格样式”命令?动手操作：打开案例工作簿文档“3.1家庭收支流水账（4）”，试为该表格的标题“家庭收支流水账” 所在的单元格套用不同的单元格样式。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格303.1 Excel 制表基础3.1.3 格式化工作表高级技巧2）套用表格格式 ? 自动套用表格格式，将把格式集合应用到整个数据区域。 注意，自动套用格式只能应用于不含合并单元格的数据列表中。?“开始”选项卡→“样式”组→“套用格式”按钮→ 从预置格式列表中选择某一个预定样式。?自定义快速格式：单击预置格式列表下方的“新建表样式”命令。?取消套用格式： “表格工具 设计”选项卡→“表格样式”组右下角的“其他”箭头 →最下方的 “清除”命令。?打开案例工作簿文档“3.1家庭收支流水账（4）”，试为该表格的数据区域B3:G19套用不同的表格样式，演示不同格式组合效果。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格313.1 Excel 制表基础3.1.3 格式化工作表高级技巧2. 设定与使用主题? 主题是一组格式集合，其中包括主题颜色、主题字体（包括标题字体和正文字体）和主题效果（包括线条和填 充效果）等。通过应用文档主题，可以快速设定文档格式基调并使具看起来更加美观且专业。 1）使用主题 ? “页面布局”选项卡→“主题”组→“主题”按钮→选择主题类型。 2）自定义主题 ? “页面布局”选项卡→“主题”组→“颜色”按钮→自行设定颜色组合。 ? “页面布局”选项卡→“主题”组→ “字体”按钮→自行设定字体组合。 ? “页面布局”选项卡→“主题”组→“效果”按钮→选择一组主题效果。 ? 保存自定义主题： “页面布局”选项卡→“主题”组→“主题”按钮→从主题列表最下方选择“保存当前主题” 命令→输入主题名称。 提示：新建主题将会显示在主题列表最上面的“自定义”区域以供选用。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格323.1 Excel 制表基础3.1.3 格式化工作表高级技巧3. 条件格式? 条件格式将会基于设定的条件来自动更改单元格区域的外观，可以突出显示所关 注的单元格或单元格区域、强调异常值、使用数据条、颜色刻度和图标集来直观 地显示数据。? 例如：一份成绩表中谁的成绩最好，谁的成绩最差？不论这份成绩单中有多少人，利用 条件格式都可以快速找到并以特殊格式标示出这些特定数据所在的单元格。1）利用预置条件实现快速格式化 ? “开始”选项卡→“样式”组→“条件格式”按钮→ 选择规则→ 选择预置的条件 格式。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格333.1 Excel 制表基础3.1.3 格式化工作表高级技巧各项条件规则的功能说明：? 突出显示单元格规则：通过比较运算符限定数据范围，例如，在一份工资表中，将所有大于10000元的工资数用红 色字体突出显示。 ? 项目选取规则：可以设定前若干个最高值或后若干个最低值、高于或低于该区域平均值的单元格特殊格式。例如， 在一份学生成绩单中，用绿色字体标示某科目排在后5名的分数。 ? 数据条：帮助查看某个单元格相对于其他单元格的值。数据条越长，表示值越高。在观察大量数据（如节假日销 售报表中最畅销和最滞销的玩具）中的较高值和较低值时，数据条尤其有用。 ? 色阶：通过使用两种或三种颜色的渐变效果来比较单元格区域中数据，一般情况下，颜色的深浅表示值的高低。 例如，在绿色和黄色的双色色价中，可以指定数值越大的单元格的颜色越绿，而数值越小的单元格的颜色越黄。? 图标集：使用图标集对数据进行注释，每个图标代表一个值的范围。例如，在三色交通灯图标集中，绿色的圆圈 代表较高值，黄色的圆圈代表中间值，红色的圆圈代表较低值。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格343.1 Excel 制表基础3.1.3 格式化工作表高级技巧2）自定义规则实现高级格式化? 自定义规则：“开始”选项卡→“样式”组→“条件格式”按钮→“管理规则”命令→“新建 规则”按钮→在“选择规则类型”列表框中选择规则类型→在“编辑规则说明”区设定条件及 格式 ? 修改规则： “开始”选项卡→“样式”组→“条件格式”按钮→“管理规则”命令→在“条件 格式规则管理器”对话框的规则列表中选择要修改的规则→“修改规则”按钮进行修改3）为案例家庭收支流水账设置条件格式? 打开案例工作簿文档“3.1家庭收支流水账（5）”，将家庭收支流水账中花费超过300元的支 出用红色、斜体、加删除线的格式标出。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格353.1 Excel 制表基础3.1.4 工作表的打印输出在输打印出前应对表格进行相关的打印设置，以使其输出效果更加美观。 ? 案例工作簿表格： 3.1 家庭收支流水账（6） ? 打印要求：横向并水平居中打印在A5纸上，设置表格第3行为重复打印标题，工作 表数据区域B1:G19设为打印区域。1. 页面设置 ? 包括对页边距、页眉页脚、纸张大小及方向等项目的设置。? “页面布局”选项卡→“页面设置” ? 组 ? ? 页边距 纸张大小 设定打印区域 设置页眉页脚第3章通过EXCEL创建并处理电子表格363.1 Excel 制表基础3.1.4 工作表的打印输出2. 设置打印标题? 当工作表纵向超过一页长、或横向超过一页宽的时候，需要指定在每一页上都重复打印标 题行或列，以使数据更加容易阅读和识别。 ? “页面布局”选项卡→“页面设置”组中→“打印标题”按钮→“页面设置”对话框的“工 作表”选择卡→“顶端标题行”框/“左端标题列” 。第3章通过EXCEL创建并处理电子表格373.1 Excel 制表基础3.1.4 工作表的打印输出3. 设置打印范围并打印? 设定打印份数 ? 指定打印机 ? 设置打印范围及缩放 ? 打印预览 ? 打印输出“文件”选项卡→“打印”命令第3章通过EXCEL创建并处理电子表格38第3章 通过 EXCEL 创建并处理电子表格3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6? Excel 制表基础 ? 工作簿与多工作表操作 ? Excel 公式和函数? 在 Excel 中创建图表? Excel 数据分析与处理 ? Excel 与其他程序的协同与共享39 393.4 在EXCEL中创建图表本节案例背景C 图表以图形形式来显示数值数据系列，使人更容易理解大量数据以及不同数据系列之间的关系。 C 王先生是蓝天公司的老板，他的公司主要是向全国各大城市销售发电机。他发现，每次会计提供的那些数 据对于他这个一点也不懂财务的人来说实在是太难理解。 C 本节通过制作历年利润统计迷你图、销售情况统计图两个案例，来帮助王先生实现以下目标：? 了解迷你图的作用、类型与基本功能。 ? 掌握创建、修改迷你图的方法。 ? 了解Excel图表的类型及基本作用。 ? 掌握创建常用图表的方法。 ? 了解图表的组成元素。 ? 学会对图表及图表中的各个元素进行修饰和编辑。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格40 403.4.1 创建并编辑迷你图迷你图是 Excel 2010 的新功能，它是插入到单元格中的微型图表，可显示一系列数值的趋势（例如，季节性增加或减少、经济周期），还可以突出显示最大值和最小值。 1. 迷你图的特点与作用 ? 迷你图不是对象，而是嵌入在单元格中的微型图表，可作为背景。 ? 在数据旁边插入迷你图可以通过清晰简明的图形表示方法显示相邻数据的趋势，而且迷你图只需占用少量 空间。 ? 当数据发生更改时，可以立即在迷你图中看到相应的变化。? 通过使用填充柄填充迷你图。? 在打印包含迷你图的工作表时迷你图将会被同时打印。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格41 413.4.1 创建并编辑迷你图2. 创建迷你图在工作表 中输入相 关数据 设定数据 范围和位 置范围 可在迷你 图背景上 输入文本“插入” 选项卡“迷你图” 组选择迷你 图类型?提示：如果相邻区域还有其他数据系列，那么拖动迷你图所在单元格的填充柄可以像复制公式一样填充迷你图。第3章 通过 EXCEL 创建并处理电子表格42 423.4.1 创建并编辑迷你图? 操作：在案例工作簿文档“3.4 利润统计表”的 H4 单元格中创建一个迷你 “折线图”，并添加文本，向下填充迷你图并相应改变文本说明。图3.65 为收入系列添加迷你图的效果第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格43 433.4.1 创建并编辑迷你图3. 改变迷你图类型? 当在工作表上选择某个已创建的迷你图时，功能区中将会出现“迷你图工具 设计” 选项卡。通过该选项卡，可以创建新的迷你图、更改其类型、设置其格式、显示或隐藏折线迷你图上的数据点，或者设置迷你图组中的垂直轴的格式。图3.66 “迷你图工具 设计”选项卡上的各类工具第3章 通过 EXCEL 创建并处理电子表格44 443.4.1 创建并编辑迷你图? 取消图组合：选择要取消组合的图组→“迷你图工具 设计”选项卡→“分组”组→“取消 组合”按钮，撤消图组合，? 改变迷你图类型：“迷你图工具 设计”选项卡→“类型”组→选择新类型。? 操作：将案例工作簿文档“3.4 利润统计表”的迷你折线图改为柱形图。4. 突出显示数据点? 选择需要突出显示数据点的迷你图→“迷你图工具 设计”选项卡→“显示”组→选择显示 的标记类型 ? 清除相应复选框，将隐藏相应标记。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格45 453.4.1 创建并编辑迷你图5. 迷你图样式和颜色设置? 选择要设置格式的迷你图→“迷你图工具 设计”选项卡→“样式”组选择应用某个样式或自定义线条及颜色。 6. 处理隐藏和空单元格? 选择要进行设置的迷你图→“迷你图工具 设计”选项卡→“迷你图”组→“编辑数据”下方的黑色箭头→“隐藏和清空单元格”命令→在“隐藏和空单元格设置”对话框中进行相关设置。 7. 清除迷你图 ? “迷你图工具 设计”选项卡→“分组”组→“清除”按钮第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格46 463.4.2 创建图表相对于迷你图，图表做为表格中的嵌入对象，类型更丰富、创建更灵活、功能更全面、作用更强大。 1. Excel图表类型 ? Excel提供11个大类图表，其中每个大类下又包含有若干个子类型。 ? 图表类型及功能说明第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格47 473.4 在Excel中创建图表图表类型及功能说明图表大类柱形图 折线图 饼图功能说明（其中每个大类下又包含若干个子类型）用于显示一段时间内的数据变化或说明各项之间的比较情况。 显示随时间而变化的连续数据，通常适用于显示在相等时间间隔下数据的趋势。 显示一个数据系列中各项数值的大小、各项数值占总和的比例。饼图中的数据点显示为整个饼图的百分比。条形图 面积图XY 散点图 股价图 曲面图 圆环图 气泡图 雷达图显示各持续型数值之间的比较情况。显示数值随时间或其他类别数据变化的趋势线。面积图强调数量随时间而变化的程度，也可用于引起人们对 总值趋势的注意。 散点图显示若干数据系列中各数值之间的关系，或者将两组数字绘制为xy坐标的一个系列。通常用于显示和 比较数值，例如科学数据、统计数据和工程数据。 通常用来显示股价的波动，也可用于其他科学数据。例如，可以使用股价图来说明每天或每年温度的波动。 必须按正确的顺序来组织数据才能创建股价图。 可找到两组数据之间的最佳组合。当类别和数据系列都是数值时，可使用曲面图。 像饼图一样，显示各个部分与整体之间的关系，但它可以包含多个数据系列。 用于比较成组的三个值而非两个值。第三个值确定气泡数据点的大小。 用于比较几个数据系列的聚合值。第3章 通过 EXCEL 创建并处理电子表格48 483.4.2 创建图表2. 创建基本图表? 第一步 输入并排列要绘制在图表中的数据：对于创建图表所依据的数据，应按照行或列的形式组织数据，并在数据的左侧和上方分别设置行标题和列标题，行列标题最好是文本，这样 Excel 会自动根据所选数据区域确定在图表中绘制数据的最佳方式。 ? 某些图表类型（如饼图和气泡图）则需要特定的数据排列方式。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格49 493.4.2 创建图表? 第二步选择要用于创建图表的数据所在的单元格区域，可以选择不相邻的多个区域。 提示：如果只选择一个单元格，则Excel会自动将紧邻该单元格且包含数据的 所有单元格绘制到图表中。如果要绘制到图表中的单元格不在连续的区域中， 只要选择的区域为矩形，便可以选择不相邻的单元格或区域。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格50 503.4.2 创建图表? 第三步“插入”选项卡 “图表”组选择图表类型选择图表子类型第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格51 513.4.2 创建图表? 第四步? 移动图表位置：用鼠标直接拖动图表，即可移动其位置。 ? 改变图表大小：用鼠标拖动图表外边框上的尺寸控点，即可改变其大小。 ?操 作 ? 在案例工作簿“3.4 销售统计表”中，对蓝天公司各地区四个季度的销售额进行图表化，图表类型选为“柱形图”→“二维柱形图”组→“簇状柱形图”? 将生成的柱形图移动到数据列表的下方，并适当改变其大小。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格52 523.4.2 创建图表3. 将图表移动到单独的工作表中默认情况下，图表作为嵌入对象放置在数据工作表中。如果要将图表放在单独的 图表工作表中，则需要手动更改其位置。 ? 显示图表工具：单击图表区中的任意位置将其激活，此时功能区将会显示“图表工 具”下的“设计”、“布局”和“格式”选项卡。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格53 533.4.2 创建图表? 移动图表到独立工作表中选定图表“图表工具”下的“设计”选项卡 “位置”组 “移动图表”按钮 在“移动图表”对话框中指定位置第3章 通过 EXCEL 创建并处理电子表格54 543.4.2 创建图表4. 图表的基本组成? 图表中包含许多元素。 ? 默认情况下某类图表可能只显示其中的部分元素，而其他元素可以根据需要添加。 ? 可以根据需要将图表元素移动到图表中的其他位置、调整图表元素的大小或者更改 其格式，还可以删除不希望显示的图表元素。 ? 图3.71 构成图表的主要元素第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格55 55图3.71 构成图表的主要元素① ② ⑥④⑧ ⑤⑦ ③④第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格56 563.4.2 创建图表① 图表区：包含整个图表及其全部元素。② 绘图区：通过坐标轴来界定的区域，包括所有数据系列、分类名、刻度线标 志和坐标轴标题等。 ③ 在图表中绘制的数据系列的数据点：数据系列是指在图表中绘制的相关数据， 这些数据源自数据表的行或列。数据点是在图表中绘制的单个值，这些值由条形、柱形、折线、饼图或圆环图的扇面、圆点和其他被称为数据标记的图形表示。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格57 573.4.2 创建图表④ 横坐标轴（x轴、分类轴）和纵坐标轴（y轴、值轴）：是界定图表绘图区的线条，用作度量的参照框架。数据沿着横坐标轴和纵坐标轴绘制在图表中。 ⑤ 图表的图例：图例是一个方框，用于标识为图表中的数据系列或分类指定的图案或颜色。⑥ 图表标题：是对整个图表的说明性文本。 ⑦ 坐标轴标题：是对坐标轴的说明性文本。⑧ 数据标签：代表源于单元格的单个数据点或数值。可以用来标识数据系列中数据点的详细信息。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格58 583.4.3 修饰与编辑图表创建基本图表后，可以根据需要进一步对图表进行修改，使其更加美观、显示的信息更加丰富。 1. 更改图表的布局和样式 ? 创建图表后，可以为图表应用预定义布局和样式以快速更改它的外观。Excel提供 了多种预定义布局和样式。必要时还可以根据需要手动更改各个图表元素的布局和 格式。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格59 593.4.3 修饰与编辑图表1）应用预定义图表布局? 定位图表→“图表工具”下的“设计”选项卡→“图表布局”组→选择适当的图表布局。 2）应用预定义图表样式 ? 定位图表→“图表工具”下的在“设计”选项卡→“图表样式”组→选择适当图表样式。 提示：选择样式时要考虑打印输出的效果。如果打印机不是彩色打印，那么需要慎重 选择颜色搭配。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格60 603.4.3 修饰与编辑图表3）手动更改图表元素的布局? 选定图表元素→“图表工具”的“布局”选项卡→修改标签、坐标轴、背景布局图3.73 “图表工具”的“布局”选项卡第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格61 613.4.3 修饰与编辑图表4）手动更改图表元素的格式? 选定图表元素→“图表工具”的“格式”选项卡→进行形状样式、艺术字效果等 各类格式设置图3.74 “图表工具”的“格式”选项卡第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格62 623.4.3 修饰与编辑图表2. 更改图表类型? 已创建的图表可以根据需要改变图表类型，但要注意改变后的图表类型要支持所基于的数据列表，否则 Excel 可能报错。? 选择图表或者图表中某一数据系列→“图表工具”的“设计”选项卡→“类型” 组→“更改图表类型”按钮→在“更改图表类型”对话框中选择新的图表类型。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格63 633.4.3 修饰与编辑图表3. 添加标题? 为了使图表更易于理解，可以添加图表标题、坐标轴标题。还可以将图表标题和坐 标轴标题链接到数据表所在单元格中的相应文本。当对工作表中文本进行更改时，图表中链接的标题将自动更新。1）添加图表标题 ? 指定图表→“图表工具”的“布局”选项卡→“标签”组→“图表标题”按钮→ 指定标题位置→输入“图表标题”→在图表标题上双击鼠标可设置标题格式第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格64 643.4.3 修饰与编辑图表2）添加坐标轴标题? 指定图表→“图表工具”的“布局”选项卡→“标签”组中→“坐标轴标题”按钮→指定坐标轴标题类型→输入“坐标轴标题”→设置坐标轴标题文本格式。注意：如果转换到不支持坐标轴标题的其他图表类型（如饼图），则不再显示 坐标轴标题。在转换回支持坐标轴标题的图表类型时将重新显示标题。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格65 653.4.3 修饰与编辑图表3）将标题链接到工作表单元格? 设置标题链接后，更改数据表中的标题文本，图表中的标题内容将会同步发生 变化。 选定图表标题或坐标轴标题在工作表上的编辑栏中输入一个等号“=” 选择工作表中包含有链接文本的单元格 按 Enter 键确认第3章 通过 EXCEL 创建并处理电子表格66 663.4.3 修饰与编辑图表4. 添加数据标签 向图表的数据点添加数据标签可快速标识图表中的数据系列。默认情况下，数据 标签链接到工作表中的数据值。? 选择要添加数据标签的数据系列→“图表工具”的“布局”选项卡→“标签”组 →“数据标签”按钮→从下拉列表中选择相应的显示选项。图3.76 设置数据标签的显示位置在“上方”第3章 通过 EXCEL 创建并处理电子表格67 673.4.3 修饰与编辑图表5. 设置图例和坐标轴1）设置图例 ? 创建图表时，会自动显示图例。在图表创建完毕后可以隐藏图例或更改图例的位置 和格式。 ? 选定需要图例设置的图表→“图表工具”的“布局”选项卡→“标签”组→“图例”按钮→改变图例的显示位置→“其他图例选项”命令，设置图例格式。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格68 683.4.3 修饰与编辑图表2）设置坐标轴? 在创建图表时，一般会为大多数图表类型显示主要的横纵坐标轴。当创建三维图表 时则会显示竖坐标轴。可以根据需要对坐标轴的格式进行设置、调整坐标轴刻度间 隔、更改坐标轴上的标签等。 ? 选定需要设置坐标轴的图表→“图表工具”的“布局”选项卡→“坐标轴”组→“坐标轴”按钮→设置坐标轴的显示方式→设置坐标轴格式第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格69 693.4.3 修饰与编辑图表3）显示或隐藏网格线? 可以在图表的绘图区显示或隐藏从任何横坐标轴和纵坐标轴延伸出的水平和垂直图 表网格线。 ? 选定图表→“图表工具”的“布局”选项卡→“坐标轴”组→“网格线”按钮→ 设置网格线的显示与否→在网格线上双击鼠标可设置网格线格式。? 打开案例工作簿文档“3.4 销售统计表（1）”，对位于其中的工作表“销售柱形图表”中的图表进行修饰与编辑。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格70 703.4.4 打印图表位于工作簿中的图表将会在保存工作簿时一起保存在工作簿文档中，可对图表进行单独的打印设置。 1. 整页打印图表 ? 当图表放置于单独的工作表中时，直接打印该张工作表即可单独打印图表到一页纸 上。 ? 当图表以嵌入方式与数据列表位于同一张工作表上时，只选中该张图表→“文件” 选项卡→“打印”命令进行打印，将只将选定的图表输出到一页纸上。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格71 713.4.4 打印图表2. 作为表格的一部分打印图表? 当图表以嵌入方式与数据列表位于同一张工作表上时，首先选择这张工作表，保证不要单 独选中图表，此时通过“文件”选项卡上的“打印”命令进行打印，即可将图表作为工作表的一部分与数据列表一起打印在一张纸上。3. 不打印工作表中的图表 ? 方法1：只将需要打印的数据区域（不包括图表）设定为打印区域→“文件”选项卡→“打印”命令打印活动工作表，将不打印工作表中的图表。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格72 723.4.4 打印图表? 方法2： “文件”选项卡→“选项”命令→ “高级”命令→“此工作簿的显示选项” 区域的“对于对象，显示”下，选中“无内容（隐藏对象）”（如图3.78所 示），嵌入到工作表中的图表将会被隐藏起来。此时通过“文件”选项卡上的 “打印”命令进行打印，将不会打印嵌入的图表。图3.78 在“Excel选项”对话框中设置隐藏对象后将不打印图表第3章 通过 EXCEL 创建并处理电子表格73 733.5 Excel 数据分析与处理3.5.6 模拟分析和运算模拟分析是指通过更改某个单元格中数值来查看这些更改对工作表中引 用该单元格的公式结果的影响的过程。通过使用模拟分析工具，可以在一个 或多个公式中试用不同的几组值来分析所有不同的结果。 Excel附带了三种模拟分析工具：方案管理器、模拟运算表和单变量求解。方案管理器和模拟运算表可获取一组输入值并确定可能的结果。单变量求解则是针对希望获取结果的确定生成该结果的可能的各项值。743.5 Excel 数据分析与处理1. 单变量求解单变量求解用来解决以下问题：先假定一个公式的计算结果是某个固定 值，当其中引用的变量所在单元格应取值为多少时该结果才成立。 输入基础数据→“数据”选项卡→“数据工具”组→“模拟分析”按钮 →“单变量求解”命令→设置用于单变量求解的各项参数。 参数含义：公式所在的单元格为“目标单元格”，其所引用的变量所在单元 格为“可变单元格”，希望达到的计算结果为“目标值”。753.5 Excel 数据分析与处理操 作：打开案例工作簿文档“3.5 本量利分析”，在“单变量求解”工作表中输 入如图3.101中所示的基础数据，其中C7单元格输入的是利润的求解公式： “利润=（单价-成本）×销量”。 进行单变量求解：试测算当利润为15000时，销量是多少。其中含有利润公式的C7为“目标单元格”，含有变量销量值的C6作为“可变单元格”。763.5 Excel 数据分析与处理图3.101 输入单变量求解的基础数据773.5 Excel 数据分析与处理2. 模拟运算表的创建和应用模拟运算表的结果显示在一个单元格区域中，它可以测算将某个公式中 一个或两个变量替换成不同值时对公式计算结果的影响。 模拟运算表最多可以处理两个变量，但可以获取与这些变量相关的众多 不同的值。模拟运算表依据处理变量个数的不同，分为单变量模拟运算表和双变量模拟运算表两种类型。783.5 Excel 数据分析与处理1) 单变量模拟运算表若要测试公式中一个变量的不同取值如何改变这些公式的结果，可使用 单变量模拟运算表。在单列或单行中输入变量值后，不同的计算结果便会在 公式所在的列或行中显示。 输入基础数据与公式→选择创建模拟运算表的单元格区域→ “数据”选项卡→“数据工具”组→“模拟分析”按钮→“模拟运算表”命令，→指定变量值所在的单元格→在模拟运算表中输入不同的变量值进行结果测试。793.5 Excel 数据分析与处理操 作：打开案例工作簿文档“3.5 本量利分析”，在“模拟运算”工作表中输入 如图3.104所示的基础数据与公式，其中D4单元格中输入的是利润的求解公 式：“利润=（单价-成本）×销量”。 对本量利进行单变量模拟运算，目的是测算不同单价下利润值的变化情况。其中A4单元格中的单价为变量值，不同的单价将会在A列中输入。D4单元格是引用了该变量的利润计算公式。803.5 Excel 数据分析与处理图3.104 输入单变量模拟运算表的基础数据813.5 Excel 数据分析与处理2）双变量模拟运算表若要测试公式中两个变量的不同取值如何改变这些公式的结果，可使用 双变量模拟运算表。在单列和单行中分别输入两个变量值后，计算结果便会 在公式所在区域中显示。 输入基础数据与公式→输入变量值→选择创建模拟运算表的单元格区域→“数据”选项卡→“数据工具”组→“模拟分析”按钮→“模拟运算表”命令→指定变量值所在的单元格→ 在模拟运算表中更改单价或销量，测算对 应的利润值。823.5 Excel 数据分析与处理操 作：打开案例工作簿文档“3.5 本量利分析”，在“模拟运算”工作表中输入 如图3.106所示的基础数据与公式，其中G6单元格中输入的是利润的求解公 式：“利润=（单价-成本）×销量”，G3单元格中为单价变量、G5单元格 中为销量变量。对本量利进行双变量模拟运算，目的是测算不同单价、不同销量下利润值的变化情况：从H6单元格开始沿行输入销量值；从G7单元格开始沿列输入 单价值。G6单元格是引用了两个变量的利润计算公式。833.5 Excel 数据分析与处理图3.106 输入双变量模拟运算表843.5 Excel 数据分析与处理3. 使用方案管理器如果要分析两个以上的变量，应使用方案管理器。一个方案最多获取32 个不同的值，但是却可以创建任意数量的方案。 方案管理器作为一种分析工具，每个方案允许建立一组假设条件、自动 产生多种结果，并可以直观地看到每个结果的显示过程，还可以将多种结果存放到一个工作表中进行比较。853.5 Excel 数据分析与处理1）建立分析方案由于电子产品的成本上涨了10%，导致利润下降，为了抵消成本上涨带 来的影响，小蒋老师拟采取两种措施： 第一种，提高单价5%，因此导致销量减少10%； 另一种，是降低单价3%，这使得销量增加15%。表3.6中显示了上述三种不同的方案情况。863.5 Excel 数据分析与处理表3.6 建立三种不同的方案项 目单价增长率 成本增长率 销量增长率方案10.00% 10.00% 0.00%方案28.00% 10.00% -5.00%方案3-3.00% 10.00% 20.00%873.5 Excel 数据分析与处理目标：通过方案管理器来建立分析方案，帮助小蒋老师分析一下价量不变、提价、降价这三种方案对利润额的影响。 方法：输入基础数据与公式→ “数据”选项卡→“数据工具”组→“模拟分 析” →“方案管理器”命令→“添加”按钮→在“添加方案”对话框中输入 方案名、设置可变单元格区域→在“方案变量值”对话框中输入方案的变量值→继续添加其他方案。883.5 Excel 数据分析与处理操 作：打开案例工作簿“3.5 本量利分析”，在“方案管理”工作表中输入如图 3.108所示的基础数据与公式。 说明：D5、D6、D7三个单元格为可变单元格，显示不同方案的变量值。 D8单元格中输入的是计算新利润的公式，公式中引用的是定义好的名称：=单价*(1+单价增长率)*销量*(1+销量增长率)-成本*(1+成本增长率)*销量*(1+销量增长率) 根据表3.6建立价量不变、提价、降价三组方案。893.5 Excel 数据分析与处理图3.108 输入方案管理的基础数据903.5 Excel 数据分析与处理2）显示并执行方案分析方案制定好后，任何时候都可以执行方案，以查看不同的执行结果。 方法：“数据”选项卡→“数据工具”组→“模拟分析”按钮， →“方案管 理器”命令，→选择方案→“显示”按钮，查看方案的变量值及执行结果。 操作：试依次执行“3.5 本量利分析”工作簿的“方案管理”工作表中已制定的三个方案，查看不同方案下计算出的利润值。913.5 Excel 数据分析与处理3）修改或删除方案修改方案：打开“方案管理器”对话框，在“方案”列表中选择想要修改的 方案，单击“编辑”按钮，在随后弹出的对话框中可修改名称、变量值等。 删除方案：打开“方案管理器”对话框，在“方案”列表中选择想要删除的 方案，单击“删除”按钮。923.5 Excel 数据分析与处理4）建立方案报表当需要将所有方案的执行结果都显示出来并进行比较时，可以建立合并 的方案报表。 在创建好的方案表的可变单元格中输入一组变量值→“数据”选项卡 →“数据工具”组→“模拟分析”按钮→“方案管理器”命令→“摘要”按钮→选择报表类型、指定运算结果单元格。933.5 Excel 数据分析与处理操 作：延用前述已建立方案的“3.5 本量利分析”工作簿中的“方案管理”工作 表。 在可变单元格D5:D7中输入一组变量值，这里均输入0，表示当前值是未 经任何变化的基础数据。报表类型为“方案摘要”，运算结果单元格指定为变化后的利润公式所在的D8单元格。 结果如图3.111所示。943.5 Excel 数据分析与处理图3.111 建立“方案摘要”报表953.6 EXCEL与其他程序的协同与共享本节案例背景在Excel中，可以方便地获取来自其他数据源的数据，也可以将在Excel中生成的数据提供给其他人或程序使用；可以共享工作簿，从而允许多人同时对一 个工作簿进行编辑修改；使用宏功能，可以快速执行重复性工作。 本节将通过从文本文件记账凭证清单中获取数据、从因特网上获取国家统计局数据、在学生成绩单中使用宏三个案例，帮助小曾了解并掌握以下功能： ? 如何在Excel中实现工作簿共享及修订。 ? 如何在工作簿中插入批注信息。 ? 如何从外部数据源获取数据，特别是如何导入文本文件数据。 ? 如何进行数据分列操作。 ? 如何从因特网上获取数据。 ? 如何将Excel 2010文件保存为低版本、PDF等其他格式文件。 ? 如何在Word、PPT中调用Excel数据。 ? 如何创建并运行宏。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格96 963.6.1 共享、修订、批注工作簿1. 共享工作簿? 共享工作簿是指允许网络上的多位用户同时查看和修订的工作簿。每位保存工作簿 的用户可以看到其他用户所做的修订。 ? 可以在Excel中创建共享工作簿，并将其放在可供若干人同时编辑的一个网络位置 上，以达到跟踪工作簿状态并及时更新信息的目的。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格97 973.6.1 共享、修订、批注工作簿1) 设定工作簿共享? 设定共享：“审阅”选项卡→“更改”组→“共享工作簿”按钮→“编辑”选项卡→选中“允 许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框→在“高级”选项卡中，选择要用于跟踪和 更新变化的选项→将该工作簿文件放到网络上其他用户可以访问的位置 ? 验证链接并更新链接：“数据”选项卡→“连接”组→“编辑链接”按钮→在对话框中查看并 更新链接。 注意：具有网络共享访问权限的所有用户都具有共享工作簿的完全访问权限，除非已事先锁定 单元格并设置了保护工作表来限制访问。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格98 983.6.1 共享、修订、批注工作簿2）编辑共享工作簿? 可以与使用常规工作簿一样，在已设定共享的工作簿中输入和编辑数据，并进行任 何筛选和打印设置以供当前用户个人使用。 ? 不能在共享工作簿中添加或更改的内容：合并单元格、条件格式、数据有效性、图表、图片、包含图形对象的对象、超链接、方案、外边框、分类汇总、模拟运算表、数据透视表、工作簿保护和工作表保护以及宏。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格99 993.6.1 共享、修订、批注工作簿? 更改用户名标识：“文件”选项卡→“选项”，打开“Excel选项”对话框→“常规”类别→“对Microsoft Office进行个性化设置”下的“用户姓名”框输入一个 用于用户名。图3.115 在“Excel选项”对话框中设置用户名第3章 通过 EXCEL 创建并处理电子表格100 1003.6.1 共享、修订、批注工作簿3）从共享工作簿中删除某个用户可以将某个用户与共享工作簿断开连接。 在断开与用户的连接之前，要确保他们已经在工作簿中完成了他们的工作。如果 删除活动用户，则这些用户所有未保存的工作将会丢失。 ? “审阅”选项卡→“更改”组→“共享工作簿”按钮，打开“共享工作簿”对话框→“编辑”选项卡→在“正在使用本工作簿的用户”列表选择用户名称→“删除”按钮第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格101 1013.6.1 共享、修订、批注工作簿4）解决共享工作簿中的冲突修订当两位用户同时编辑同一个共享工作簿并试图对影响同一个单元格的更改进行保 存时，就会发生冲突。Excel只能在该单元格里保留一种版本的修订。 通过下列设置，可以自动使用自己的更改覆盖所有其他用户的更改： ? “审阅”选项卡→“更改”组→“共享工作簿”按钮，打开“共享工作簿”对话 框→“高级”选项卡→在“用户间的修订冲突”下选定“选用正在保存的修订” 单选项第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格102 1023.6.1 共享、修订、批注工作簿5）取消共享工作簿? “审阅”选项卡→“更改”组→“共享工作簿”按钮，打开“共享工作簿”对话框→“编 辑”选项卡→首先删除其他的用户，确保当前用户是“正在使用本工作簿的用户”列表中列出的唯一用户→清除对“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框的选择。提示：如果设定了共享工作簿保护，则该复选框不可用，必须先取消对共享工作簿的保护：在“审阅”选项卡上的“更改”组中，单击“撤消对共享工作簿的保护”按钮。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格103 1033.6.1 共享、修订、批注工作簿6）保护并共享工作簿默认情况下，具有网络共享访问权限的所有用户都具有共享工作簿的完全访问权限， 除非已锁定单元格并保护工作表来限制访问：① 如果工作簿已被共享，则需要先取消对该工作簿的共享。② 对特定的工作表区域或元素，以及工作簿元素设定保护。 ③ 选择“审阅”选项卡→“更改”组→“保护并共享工作簿”按钮④ 单击选中“以跟踪修订方式共享”复选框。⑤ 可在“密码(可选)”框中输入密码。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格104 1043.6.1 共享、修订、批注工作簿2. 修订工作簿? 修订可以记录对单元格内容所做的更改，包括移动和复制数据引起的更改，也包括行和列 的插入和删除。? 修订功能仅在共享工作簿中才可启用。1)启用工作簿修订 ? “审阅”选项卡→“更改”组→“共享工作簿”按钮→“编辑”选项卡→选中“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框→“高级”选项卡，→在“修订”区域中的“保存修订记录”框中设定修订记录保留的天数。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格105 1053.6.1 共享、修订、批注工作簿2)工作时突出显示修订 如果设置了在工作时突出显示修订，将会用不同颜色标注每个用户的修订内容。 ? “审阅”选项卡→“更改”组→“修订”按钮，→“突出显示修订”命令→选中 “编辑时跟踪修订标记，同时共享工作簿”复选框→在“突出显示的修订选项” 下进行相关设置→选中“在屏幕上突出显示修订”复选框→在工作表上进行相应 的修订。 3)查看修订 ? “审阅”选项卡→“更改”组→“修订”按钮→“突出显示修订”命令→设置查 看内容范围→指定修订显示的方式第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格106 1063.6.1 共享、修订、批注工作簿4)接受或拒绝修订? “审阅”选项卡→“更改”组→“修订”按钮→“接受或拒绝修订”命令→设置修订选 项→确认接受还是拒绝每项修订。 提示：通过单击“全部接受”或“全部拒绝”按钮，可以一次接受或拒绝所有剩余的 修订。 3)停止突出显示修订 当不再需要时，可以关闭突出显示修订，但不会删除修订记录。? “审阅”选项卡→“更改”组→“修订”按钮→“突出显示修订”命令→清除对“在屏 幕上突出显示修订”复选框的选择。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格107 1073.6.1 共享、修订、批注工作簿4)关闭工作簿的修订跟踪关闭修订将会删除修订记录。 ? 方法一? “审阅”选项卡→“更改”组→“共享工作簿”按钮→“高级”选项卡→选中“不保存修订记录”单选项 ? 方法二? “审阅”选项卡→“更改”组→“修订”按钮→“突出显示修订”命令→取消对“编辑时跟踪修订标记，同时共享工作簿”复选框的选择第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格108 1083.6.1 共享、修订、批注工作簿3. 添加批注添加批注，可以在不影响单元格数据的情况下对单元格内容添加解释、说明性文字，以方 便他人对表格内容的理解。? 添加批注? 查看批注 ? 显示/隐藏批注? 编辑批注? 删除批注第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格109 1093.6.1 共享、修订、批注工作簿? 打印批注：“页面布局”选项卡→“页面设置”组→“打印标题”按钮→“工作表”选项卡→“打印”区域下“批注”框右侧的下拉箭头→选择适合的选项。图3.123在“页面设置”对话框的“工作表”选项卡中设置打印批注第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格110 1103.6.2 与其他应用程序共享数据除了在网络中共享工作簿，还可以有多种方法在Excel中共享、分析以及传送业务信息和数据。 1. 获取外部数据 除了向工作表中直接输入各项数据外，Excel允许从其他来源获取数据，比如文本 文件、Access数据库、网站内容等，这极大地扩展了数据的获取来源、提高了输 入速度。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格111 1113.6.2 与其他应用程序共享数据1) 导入文本文件可以使用文本导入向导将数据从文本文件导入工作表中以快速获取数据。 ? “数据”选项卡→“获取外部数据”组→“自文本”按钮→选择要导入的 文件→单击“导入”按钮→确定所导入文件的列分隔方式，并指定导入起始 行→单击“下一步”按钮→确认分隔符类型→单击“下一步”按钮→为每列数据指定数据格式→单击“完成”按钮第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格112 1123.6.2 与其他应用程序共享数据2)数据分列大多数情况下，需要对从外部导入的数据进行进一步的整理和修饰。? 选择需要分列显示的单元格区域→“数据”选项卡→“数据工具”组→“分列”按钮→指定原始数据的分隔类型→“下一步”按钮→选择分列数据中使用的分隔 符号→“下一步”按钮→指定列数据格式→“完成”按钮第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格113 1133.6.2 与其他应用程序共享数据3) 导入其他数据还可以根据需要向Excel中导入其他类型的数据： ? Access数据库数据：“数据”选项卡→“获取外部数据”组→“自Access”按钮→依次在对话框中选择数据库文件，设置显示方式及位置。? SQL Server数据库文件：“数据”选项卡→“获取外部数据”组→“自其他来源”→“来 自SQL Server”，连接数据库并获取数据文件。? 其他来源数据：“数据”选项卡→“获取外部数据”组→“自其他来源”按钮→从下拉列表中选择其他来源。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格114 1143.6.2 与其他应用程序共享数据4）从因特网上获取数据各类网站上有大量已编辑好的表格数据，可以将其导入到Excel工作表中用于统计分析。 ① “数据”选项卡→“获取外部数据”组→“自网站”按钮。 ② 在“地址”栏中输入网站地址，也可以通过谷歌、百度等搜索引擎查找所需的网 址。 ③ 单击地址栏中的“转到”按钮，进入到相应的网页。 ④ 单击表格旁边的黄色箭头，使之变为绿色的选中状态。⑤ 单击“导入”按钮，在“导入数据”对话框中确定数据放置的位置。⑥ 单击“确定”按钮，网站上的数据自动导入到工作表。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格115 1153.6.2 与其他应用程序共享数据2. 插入超链接设置超链接可以方便地实现不同位置、不同文件之间的链接跳转。? 定位对象→“插入”选项卡→“链接”组→“超链接”按钮→指定链接目标 3. 与其他程序共享数据 1)通过电子邮件、传真分发数据 ? 通过电子邮件发送工作簿 “文件”选项卡→“保存并发送”→“使用电子邮件发送”命令。 ? 通过传真发送工作簿 “文件”选项卡→“保存并发送”→“以Internet传真形式发送”命令。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格116 1163.6.2 与其他应用程序共享数据2)与使用早期版本的Excel用户交换工作簿? 将Excel 2010 版本保存为早期版本 “文件”选项卡→“另存为”命令→选择“保存类型”为“Excel 97-2003工作簿 (*.xls)” 格式 提示：当将2010格式的工作簿保存为早期版本的文件时，某些格式和功能可能不会被保 留。 ? 将早期版本保存为 Excel 2010版本 “文件”选项卡→“另存为”命令→将“保存类型”选择为“Excel工作簿 (*.xlsx)”格 式第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格117 1173.6.2 与其他应用程序共享数据3)将工作簿发布为PDF/XPS格式? PDF格式（可移植文档格式），可以保留文档格式并允许文件共享，他人无法轻易更改文 件中的数据及格式。? XPS格式（XML纸张规范），可以保留文档格式并支持文件共享，他人无法轻易更改文 件中的数据。与PDF格式相比，XPS格式能够在接收者的计算机上呈现更加精确的图像和 颜色。? “文件”选项卡→“保存并发送”命令→在“文件类型”区域下双击“创建PDF/XPS文 档”→指定保存位置、输入文件名→将“保存类型”选择为“PDF(*.pdf)”或者“XPS文 档(*.xps)”格式→单击“发布”按钮第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格118 1183.6.2 与其他应用程序共享数据4)与Word/PPT共享数据? 方法一：通过剪贴板在Excel中选择要复制的单元格区域→“开始”选项卡→“剪贴板”组→“复制”按钮→在Word文档或PPT演示文稿中定位光标→“开始”选项卡→“剪贴板”组→“粘贴”按钮下方的黑色箭头→从下拉列表中选择粘贴方式? 方法二：以对象方式插入打开Word文档或PPT演示文稿，定位光标→“插入”选项卡上的“表格”按钮，或者从“插入”选项卡上的“文本”组中，单击“对象”按钮。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格119 1193.6.3 宏的简单应用宏是可运行任意次数的一个操作或一组操作，可以用来自动执行重复任务。? 如果总是需要在Excel中重复执行某个任务，则可以录制一个宏来自动执行这些任 务。 ? 可以在Excel中快速录制宏，也有许多宏是使用 Visual Basic for Applications (VBA) 创建的，并由软件开发人员负责编写。? 本书暂不涉及通过VBA编程语言录制宏的内容。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格120 1203.6.3 宏的简单应用1. 录制宏前的准备工作1) 显示“开发工具”选项卡 “文件”选项卡→“选项”命令→“自定义功能区”→“主选项卡”→选中 “开发工具”复选框图3.137 在“Excel选项”对话框中设置显示“开发工具”主选项卡第3章 通过 EXCEL 创建并处理电子表格121 1213.6.3 宏的简单应用2)临时启用所有宏由于运行某些宏可能会引发潜在的安全风险，具有恶意企图的人员可以在文件 中引入破坏性的宏，从而导致在计算机或网络中传播病毒。因此，默认情况下， Excel禁用宏。为了能够录制并运行宏，可以设置临时启用宏。 ? “开发工具”选项卡→“代码”组→“宏安全性”按钮→“宏设置”→选中“启用所有宏(不推荐；可能会运行有潜在危险的代码)”单选项。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格122 1223.6.3 宏的简单应用2. 录制宏录制宏的过程就是记录鼠标点击操作和键盘键击操作的过程。录制宏时，宏录制器会记录完成需要宏来执 行的操作所需的一切步骤，但是记录的步骤中不包括在功能区上导航的步骤。 ? “开发工具”选项卡→“代码”组→“录制宏”按钮→输入“宏名”→指定保存位置→输入对宏功能的简单描述→单击“确定”按钮，进入录制过程→运用鼠标、键盘对工作表进行各项操作→操作完毕后，从“开发工具”选项卡→“代码”组→“停止录制”按钮→将工作簿保存为可以运行宏的格式。 提示：宏实际上是由Excel自动记录的一个小程序，宏名称必须以字母或下划线开头，不能包含空格 等无效字符，不能使用单元格地址等工作簿内部名称，否则将会出现宏名无效的错误消息。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格123 1233.6.3 宏的简单应用3. 运行宏? “开发工具”选项卡→“代码”组→“宏”按钮→选择要运行的宏→“执行”按钮 4. 将宏分配给对象、图形或控件 将宏指定给工作表中的某个对象、图形或控件后，单击它即可执行宏。 ? 创建一个宏→创建对象、图形或控件→用鼠标右键单击该对象、图形或控件，从弹出的快捷菜单中单击“指定宏”命令→选择要分配的宏→“确定”按钮→单击已指定宏的对象、图形或控件，即可运行宏。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格124 1243.6.3 宏的简单应用5. 删除宏? “开发工具”选项卡→“代码”组→“宏”按钮→选择要删除的宏→单击“删除” 按钮 操 作： ? 打开案例工作簿文件“3.6 学生成绩单”，为其创建一个名为“top_three”的宏并运行，目的是自动标识每科前3名，并试将该宏指定到一个艺术字对象上。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格125 125本章小结作为一款功能强大的电子表格软件，Excel正越来越多地被人们应用到学习、生活和工作的各个领域。通过Excel提供的多种工具，不仅可以制作出美观易用的各类表 格，还可以利用函数和公式简化计算提高计算的准确性，更可以对数据进行系统 的分析和统计，以获取理想的数据处理结果。 ? 创建一份合格的数据列表是应用Excel制表的基础，必须熟练掌握才能为后面的统计分析打下良好的基础。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格126 126本章小结? 在单元格中输入数据的多法多种多样。? 对单元格进行格式化的基本方法与其他Office组件如Word相类似。 ? Excel是一个多维立体的表格处理工具。一个工作簿文件中可以包含多个工作表、 一个工作表中可以包括多个数据区域。 ? 隐藏行列、隐藏工作表是对文档进行保护的基本手段。? 基于模板可以快速创建一个含有格式及基本元素的工作簿，可以将自己创建完成的工作簿保存为模板以供后期调用。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格127 127本章小结? 为了数据的传输与共享，还可以将工作簿另存为Excel低版本文件、PDF格式等不同类型的文件。当需要由多人同时创建或修订文档时，可以共享工作簿。 ? 当数据列表过大、超过一屏的长或高时，可能需要对窗口的显示视图进行控制。 ? 电子表格处理软件的优势之一在于可以通过公式和函数实现自动计算并最大限度地 保证计算结果的准确性，而不必担心按错了计算器的按键。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格128 128本章小结? 对数据进行直观分析，图表是不得不利用的工具。? 对数据进行精准的分析与处理，这是Excel电子表格软件的精华所在，前述所有的基础操作都是为了进行数据的统计分析而进行的。? 最后，简单谈一谈宏。宏实际上是一个个小程序，是工作自动化的小帮手。 ? Excel的功能不仅仅只包含上述内容，还有更加多样的工具与处理方法等待大家去 进一步挖掘、学习并掌握。第3章通过 EXCEL 创建并处理电子表格129 129
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