《如何编写ppt文件制度.ppt

来源：蜘蛛抓取(WebSpider) 时间：2018-05-30 22:54 标签： 制度文件编写规范
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* * 如何编写文件
内容提要 1.编写制度性文件的重要性 2.关于制度性文件的几个概念 3.编写制度性文件需要做哪些工作 4.案例《产品检验和质量控制制度》
1.编写制度性文件的重要性 1.1管理的本质——规矩/建章立制、照章行事、持续改进。 1.2制度性文件----文本化 （1）固化稳定行为。 （2）沉淀积累知识和经验。 （3）与口传相比，传播更广、更远、更准确。
2.关于制度性文件的几个概念 2.1制度汇编—制度--操作规程 2.2格式 2.2.1封面 2.2.2首页 2.2.3正文 2.2.4尾页 2.2.5修改页 3.编写制度需要做哪些工作 3.1描述认识本部门管理工作范围内的物流、信息流和资金流的主要子流程。过程方法。 3.1.1 SIPOC图 供方（Supplier）
需方（Customer)
输入（Input)
输出（Output) 3.1.2流程图的作用： （1）理清思路-----地图、认识全貌 （2）分析改进的潜质 Process 3.1.2案例1：物流周期分析：
总计108天，改进的余地。 3.1.2案例2：总揽全局的地图
原材料库存（15天） 半成品库存（2.3天） 复配（0.25天） 分装（0.3天） 成品库存（9天） 成品库存（9天） 应收账款（73天） 3.2明确方针，量化目标： 3.2.1搞明白、定义物流、资金流、信息流在本部门流程要完成的任务和目标---输出什么？ 3.2.2将流程目标分解给各子流程。 3.2.3确立流程目标的原则：
（1）顾客需求；
（2）企业使命，企业价值观，企业文化--是灵魂和统帅。
3.3固化流程： 3.3.1合理设计每一个子流程，合理设计子流程间的关系。 3.3.2流程的多种分法 3.3.3合理的标准：紧扣流程的方针和目标。立意、灵魂、统帅；科学的方法（6δ管理法、ISO9000.） 3.3.3为确保流程功能的完成，流程中设计测量点。 3.4界定职责：围绕流程的功能设计组织机构岗位职责，配置其他软硬资源。---输入。
把职责设计给最能做好这个事的岗位 3.5奖惩跟进：设计收入与流程关键目标或关健运行指标挂钩的薪酬制度。 。 3.6文本化： 3.6.1表述方针、目标和原则。 3.6.2表述职责时：
（1）按照履职所花时间精力从多到少的顺序来写。
（2）对各条文分类，同类内容的放入同一条目。并列条目原则上不超过7条。
（3）表述要明确有内容；
（4）流程要求该岗位履行的重要职责是否被遗漏。
不是条文的堆砌。
3.6.3按流程的逻辑关系组织文字（要求同上）
1.先确定每一章节的中心思想或称主题，即到底想讲清什么问题。
2.确定分几部分来讲清这个问题，即确定提纲。
3.按照流程的逻辑顺序编写。文字有较多重复的内容合 并来写。
4.每句话要言之有物、有的放矢。
5.内容分类，同一类内容的要归集到同意条目下。
6.每一条目的主要内容要用几个关键词概括放在每一条目的开头。该条目下的内容都符合该关键词的提示。
3.6.4基本要求： （1）为便于使用者执行，分部门归集。 （2）从实际出发----基于事实决策。 （3）语言：必要、简洁、明确、充分、确定一般的员工能读懂。 文件的主要顾客：员工；其次才是第三方。 （4）设计适当的表格和记录，细化对流程的要求。保证流程运行符合设计要求。
管理干部的要务：
*明确方针、量化目标、固化流程、
　 P　　Ｄ　　Ｃ　　Ａ
*认识设计流程---知事的能力。
甄选和培养人---知人和影响人的能力。
把人和流程匹配起来---匹配人和事的能力。
京剧《智取威虎山〉选段---- 《把剥削的根子全拔掉》 几天来，摸敌情，收获不小。细分析，把作战计划反复推敲。 威虎山依仗着地道暗堡，看起来一层层，宜智取为高-----定方针 若能够扮土匪钻进敌心窍，方能够里应外合捣匪巢。-----定流程 这任务重千斤，派谁最好？ 杨子荣有条件把这付担子挑。
------甄选人才 他出身雇农，本质好……身经百战，出生入死屡建功劳，他多次凭机智，炸毁敌碉堡；他也曾虎穴锄奸，救出多少战友和同胞。入林海他与土匪多次打交道，擒栾平，逮胡标，活捉野狼嗥。-----处理类似流程阅历和能力。
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四、质量记录之管制实务
质量记录(表明已达到的成果或提供已实施活动证据的文件)涵盖如下:
制式化表单记录:(已格式化的表单):
请购单、订单、检验记录……
非制式表单记录:(非格式化的表单):会议通知、内部联络单、传真……
外来品质记录:量规外校之校正报告、供应商出厂检验证明、供应商之合约、与客户洽谈之传真记录……
电子媒体记录:磁带、软盘、硬碟、MO、CDR、客户之E-MAIL……
四、质量记录之管制实务(续)
保存期限之订定:
定期或不定期须加以更新者:质量记录一览表、文件总览表、量规仪器一览表、机器设备一览表……等汇总表,保存期限为更新之间隔时间。
双方关系终止后可不保留者:合同、订单、个人教育训练记录、供应商基本资料……等,保存期限可订为“关系终止时”或“离职后”某一时间。
法规需求或有特殊要求者:财务报表依法规要求,QS9000要求管理审查会议记录及内审记录须保存三年。
常规记录者:检验记录、纠正与预防记录、不符合记录、会议记录……等可依实际情况订为三个月、半年、一年、二年等。
五、文件管制注意事项(续)
文件修改应依标准管制,常见错误为:
自行修改,未依要求提出制订、修改、报废申请。
文件格式上之日期及版本未随之改变。
新文件私下自行部分抽换,半新半旧。
新旧文件未确实分发/回收,特别是初评后的改版。
在管制文件上自行涂改或修改。
新旧版或原稿文件与管制文件区分不明或做法错误(章戳盖错)。
文件总览表与现行文件版本状况不一致。
文件改版事后补单时,犯逻辑性错误,如制定日期落后于发行日期。
电子媒体与书面文稿版本不一致,新旧并存。
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文件控制程序
记录控制程序
内部审核控制程序
不合格品控制程序
纠正措施控制程序
预防措施控制程序
质量体系文件的策划
质量体系文件的策划
4.1 总要求:
a.识别质量管理体系所需的过程及其在整个组织中的应用
b.确定这些过程的顺序和相互作用
c.确定所需的准则和方法,以确保这些过程有效运行和控制
d.确保可以获得必要的资源和信息,以支持这些过程的运行和监视
e.监视、测量(适用时)和分析这些过程
f.实施必要的措施,以实现所策划的结果和对这些过程的持续改进;
1、质量体系文件的标准要求详见“4.2文件要求”。
标准要求质量管理体系应至少包括以下6个文件化的程序:
文件控制程序(见4.2.3)
记录控制程序(见4.2.4)
内部审核程序(见8.2.2)
不合格控制程序(见8.3)
纠正措施程序(见8.5.2)
预防措施程序(见8.5.3)
质量体系文件的策划
体系文件是规定管理活动的一整套系统文件,由四个层次构成:
作业指导书
规定管理方针和描述管理体系的文件
为进行某项活动或过程所规定的途径
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