大家要是可以打开受损ExcelXP文件
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excel应用的小技巧&&&&Excel中让人郁闷的减法公式输入在使用Excel时，有时需要输入像“6-2”这样的减法公式，我们遇到这种情况也很多。如果在一个单元格按正常的输入“6-2”结果显示的是“6月2日”；如果把此单元格格式设置为数字，显示的是“38505”。在Excel中，输入第一个数字减去第二个数字时，其系统会判断是否符合日期的格式（如：6-2），其中第一个数字是月（或日），第二个数字是日（或月），如果有这样的日期，就自动显示为某月某日，如果不符合日期格式（如：6-31），即显示此式子。如果要显示“6-2”这样减法公式，可以分两个（或三个）单元格输入，比如在A1单元格输入6，在A2单元格中输入-2。另外的一种方法是：在式子前随便输入一个文字（如：96-2），并将此文字设置与底色相同（如：将9设置为白色），这样打印出来就是6-2了。郁闷的问题也就可以解决了。更简单方法再说Excel中数据输入《中国电脑教育报》2005年第12期F5版的《郁闷的减法公式输入》文中动用了单元格拼接和添加无关文字两种方法来解决Excel自动将用户输入的“6-2”变成日期“6月2日”的问题，虽然构思巧妙，但根本没有必要这么麻烦，其实有更简单的解决方法。选定单元格(可以是多个单元格)后选择菜单“格式→单元格”，或直接在单元格上单击鼠标右键后选择“设置单元格格式”，在打开的“单元格格式”窗口中单击“数字”选项卡，在“分类”中选定“文本”并“确定”即可(如图所示)。之后在设置过的单元格中输入内容时Excel就不会自动把减法公式文字“6-2”变成日期“6月2日”了，而是保持原本的文本模样。还有一种方法，就是在输入内容的前面加上一个英文半角的单引号，可以告诉Excel将单引号后的内容作为文本处理，单引号本身并不会被打印出来。除了输入“6-2”、“”这样可转换为对应日期的内容会被Excel自动理解为日期外，常见的电话号码尤其是11位的手机号码以及不含字母“x”的身份证号码输入时也会被Excel自动理解为数字，由于位数多，会被自动变为科学记数法的形式，要想保持正确的格式，上面的两种方法就是解决之道。在单元格中文本默认是左对齐的，而包括日期在内的数字都默认是右对齐的，从这一点可以直观地看出差别。注意：单元格的内容在强制变回文本时其值可能会发生变化，如日期变成相对于日的天数、身份证号码的后几位被科学记数法舍为0等，需要留意加以订正，以免产生差错。动态表头Excel中动态表头的制作很多老师都用Excel来管理学校的各种表格(包括出勤表、加班表、工资表等等)，这些表格的标题基本上是由单位名称加年份、月份和表格名称组成的。每隔一段时间打印这些表格时，都要将所有表格标题中的部分内容(如单位名称、年份或月份)重新进行更改，表格少还无所谓，如果要改动的表格数非常多，操作时不仅繁琐，而且容易出错。如果我们能做一个动态表头，将所有标题需要变动的部分做成单元格的引用，只要改动一处，所有的标题将一起跟着改变，这样就方便多了。1．制作表格标题初始化界面为了操作方便，我们先插入一张新工作表，命名为“初始化”。在C7单元格中输入“请输入单位名称：”的文字提示，这样D7单元格可用于输入单位名称。接下来右击工具栏，选择“窗体”命令，打开“窗体”工具栏。在C9单元格中输入“时间：”，D9单元格用于显示标题中的年份。单击“窗体”工具栏中的(微调框)按钮，在紧靠着D9单元格后绘制一&&&&图1&&&&&&&&个微调框对象。类似地，在紧靠着F9单元格后面再绘制一个微调框用于调整表格标题中的月份。在E9和G9单元格中分别输入“年”和“月”字，并设为右对齐。最终效果如图1所示。右击“微调框1”，选择“设置控制格式”命令，此时会打开“对象格式”对话框，切换到其中的“控制”选项卡(如图2所示)。在“当前值”框中输入一个默认的年份如“2005”，在“最小值”和“最大值”框中输入年份的上限和下限，“步长”为“1”，在“单元格链接”框中输入要显示年份单元格的绝对地址如“$D$9”，设置完成后，单击(确定)按钮，这样微调框1和D9单元格就链接好了。类似地，可以将“微调框2”和F9单元格链接起来，要注意的是最大值和最小值受到月份本身的限制。2．设置表格标题打开“加班记录”工作表，在表格标题位置处输入公式“=初始化!D7初始化!D9年初始化!F9月份加班记录”，按回车键(此时还不能看到最终效果)，设置好标题的格式。类似地，只要稍作改变就可以将其他表格的标题一一制作图2好。3．调试表格标题&&&&以上操作完成后我们就可以来调试了。回到“初始化”表中，输入学校名称并选择某年某月(如图3所示)，此时返回到其他工作表中，我们就可以看到完整的表格标题了(如图4所示)。&&&&图3&&&&大家不难发现，只要我们在一开始制作表格时将这些工作做好，以后要更改标题就可以一劳永逸了。需要注意的是，用日期函数也可以让标题根据系统时间自动改变，但不方便调整到之前的某个年份或月份。&&&&图4&&&&Excel中快速输入相同特征的数据在用Excel进行输入数据的过程中，我们经常遇到一些相同特征数据的输入，比如学生的学籍号、准考证号、单位的职称证书号等，都是前面几位相同，只是后面的数字不一样。如果一个个依次输入，既麻烦又枯燥无味，还容易出错。是不是有简单的方法，只输后面几位，前面相同的几位让计&&&&&&&&算机自动填充呢？下面笔者就介绍两种方便可行的方法。笔者以我校的学籍号为例，学籍号共10位数字（例如前面都是252303）。方法一假如要输入的数据放在A列，从A2单元格开始输入学籍号后面几位数字，依次输入A3、A4等，所有的数据输入完毕后，在B2单元格中输入公式“=”然后回车，这样B2单元格的数据在A2的基础上就自动加上了252303。鼠标放到B2位置，双击单元格的填充柄（或者向下拉填充柄），瞬间B列全部加上了252303，至此所有的数据都改好了。&&&&方法二1.选定要输入共同特征数据的单元格区域，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，打开“单元格格式”对话框（也可依次选择“格式→单元格”菜单命令打开）。2.选择“数字”选项卡，选中“分类”下面的“自定义”选项，然后在“类型”下面的文本框中输入（注意：后面有几位不同的数据就补几个0），单击〔确定〕按钮即可。3.在单元格中只需输入后几位数字，如“”只要输入“4589”，系统就会自动在数据前面添加“252303”。另外也可以先输入数字，再选中单元格区域设定数据格式，可以得到相同的效果。快速查找:轻松标注表格中的无效录入数据图1为单位第一季度的加班统计表，领导让会计室小卜统计出来好计发加班费以调动职工的积极性，小卜花了一晚上时间终于把全厂2000多名职工的加工统计表搞出来了，实在累得够呛，再也没有精力校对了。他让我想想办法能不能把超出范围的错误数据快速找出来，由于单位规定，每人每月的加班时间不得超过90小时(出于职工的健康着想)，我给他介绍了下面的两种办法：&&&&图为：某单位第一季度的加班统计表1．使用条件格式选中表格中的数据区域(从C列到F列)，单击“格式”菜单中的“条件格式”命令，在弹出的“条件格式”的对话框的“条件1”列表中选择“公式”，在其右侧的文本框中输入公式“=or(c10,c190)”(如图2)，单击“格式”按钮，此时弹出“单元格格式”对话框，切换到“字体”选项卡，将文字“颜色”选择为“红色”，完成设置后依次单击“确定”按钮返回到数据表格中，浏览一下表格，是不是看到超出范围的数字已经被标注了红颜色，这样改起来就方便多了。&&&&图为：单击“格式”按钮&&&&&&&&2．利用数据有效性圈释无效数据一般情况下，在录入数据之前设置数据的有效性可避免录入超出指定范围的非常规数据，但数据录入完成后设置数据的有效性有什么作用呢？通过下面的介绍大家就会明白了。选中表格中需要设置有效性的数据区域，单击“数据”菜单中的“有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框，切换到“设置”选项卡，按图3所示进行相应的设置，单击“确定”按钮返回数据表中(此时表格的数据中看不到有什么变化)。&&&&图为：数据有效性右击工具栏打开“公式审核”工具栏，单击工具栏中的“圈释无效数据”按钮，此时我们会发现表格中的无效数据都被清清楚楚地标注出来了(如图4)。&&&&图为：圈释无效数据提示：以上两种方法都可以轻松地标注表格中的无效数据，这些无效数据只要修改到指定的范围内，标注就会同时被取消，不会影响数据的分析和打印。Excel：用条件格式让行列更清晰在利用Excel处理一些较多数据的表格时，经常会看得眼花缭乱，搞不好就会错行错列，造成麻烦。这时我们非常希望行或列间隔设置成不同格式，这样，看起来就不那么费劲了。当然，逐行或逐列设置是不太可取的，太费功夫。其实，利用条件格式可以很轻松地完成这项工作。方法是：先选中数据区中所有单元格，然后单击菜单命令“格式→条件格式”，在打开的对话框中，在最左侧下拉列表中单击“公式”，然后在其右侧的输入栏中输入公式：=MOD(ROW(),2)。然后单击下方的“格式”按钮，在弹出的“单元格格式”对话框中单击“图案”选项卡，指定单元格的填充颜色，并选择“边框”选项卡，为单元格加上外边框，然后一路单击“确定”按钮。如果我们希望在第一行不添加任何颜色，那么，您只需要将公式改为：“=MOD(ROW()+1,2)”就可以了。如果能间隔两行添加填充颜色而不是如图所示的间隔一行，那么，只需要将公式改为“=MOD(ROW(),3)=0”就可以了。如果要间隔四行，那就将“3”改为“4”。以此类推，简单吧？您也可以尝试在公式中“ROW()”的后边加上“+1”或“+2”等，看看结果有什么不同？如果我们希望的是让列间隔添加颜色，那么只需要将上述公式中的“ROW”改为“COLUMN”就可以达到目的。提示：本例所用主要有下面几个函数：1.MOD(number?divisor)：返回两数相除的余数。结果的正负号与除数相同。其中Number为被除数，Divisor为除数；2.ROW(reference)：Reference为需要得到其行号的单元格或单元格区域。本例中省略reference，那么Excel会认定为是对函数ROW所在单元格的引用；3.COLUMN(reference)：与ROW(reference)一样。只不过它返回的是列标。为Excel加装快捷的公式保护器在Excel中出于保密需要，通常不希望使用者查看和修改公式。你可以利用Excel锁定、隐藏和保护工作表的功能，把公式隐藏和锁定起来。但如果按照常规方法设置会比较麻烦，而利用Excel的&&&&&&&&宏，在工具栏上添加一个“保护公式”的按钮，需要隐藏和锁定公式时，只要轻轻一按即可完成保护。制作宏为了使此宏对所有工作簿有效，需要将其保存到“个人宏工作簿”中。第一步:执行“工具→宏→录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，见图1所示。&&&&图1第二步:单击右侧“保存在”下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“个人宏工作簿”选项，确定进入录制状态。第三步:单击“停止录制”工具栏上的“停止录制”按钮，退出录制状态。注意:前面的操作是为了在Excel中添加“个人宏工作簿”。第四步:按下Alt＋F11组合键进入VBA编辑状态(见图2)，在左侧依次展开“VBAProject(PERSONAL.XLS)”、“模块”选项，双击下面的“模块1”。第五步:用下面的代码替换右侧编辑区域中的代码:Sub保护公式()ActiveSheet.Unprotect(123456)解除对工作表的保护Cells.Select选中整个表格Selection.Locked=False解除锁定Selection.SpecialCells(xlCellTypeFormulas,23).Select选中包含公式的单元格Selection.Locked=True添加锁定Selection.FormulaHidden=True添加隐藏ActiveSheet.Protect(123456)保护工作表，并设置密码ActiveSheet.EnableSelection=xlUnlockedCells让锁定单元格不能选中以下代码用于保存文件IfLeft(ActiveWorkbook.Name,4)=BookTheny=InputBox(请输入保存文件名称:)z=InputBox(请输入文件保存路径:)ChDirzActiveWorkbook.SaveAsFilename:=zy.xlsElseActiveWorkbook.SaveAsFilename:=ActiveWorkbook.PathActiveWorkbook.NameEndIfEndSub输入完成后，关闭VBA编辑窗口返回。小提示★上述代码中，“保护公式”为宏名称，在实际输入时可以更换为其他名称。★代码中，英文单引号及其后面字符是对代码的解释，在实际输入时可以不输入。★代码中的密码(“123456”)请根据实际需要修改(需要保持前后的一致)。添加按钮&&&&&&&&在工具栏上添加一个宏按钮，方便随时调用。第一步:执行“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框，见图3所示。&&&&图3第二步:切换到“命令”标签下，在“类别”下面选中“宏”选项，然后将右侧“命令”下面的“自定义按钮”选项拖到工具栏上合适位置上。第三步:右击刚才添加的按钮，在随后弹出的快捷菜单中,选择“总是只用文字”选项，并将“命名”后面的字符修改为“保护公式”(见图4)。图4第四步:再次右击上述按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“指定宏”选项，打开“指定宏”对话框(见图5)，选中刚才制作的宏“保护公式”，确定返回，并关闭“自定义”对话框。&&&&图5以后，工作表中的公式编辑完成后，单击一下工具栏上的“保护公式”按钮，包含公式的单元格全部被锁定，不能进行选中、编辑和查看等操作，安全可靠。&&&&&&&&拿什么拯救你:受损的Excel文件不管我们怎么小心，还是避免不了Excel文件被损坏，将受损文件弃之不顾实在可惜，还是要想办法急救一下。1、转换格式法这种方法就是将受损的ExcelXP工作簿重新保存，并将保存格式选为SYLK格式;一般情况下，大家要是可以打开受损ExcelXP文件，只是不能对文件进行各种编辑和打印操作的话，那么笔者建议大家首先尝试这种方法，来将受损的ExcelXP工作簿转换为SYLK格式来保存，通过这种方法可筛选出文档中的损坏部分。2、直接修复法最新版本的ExcelXP具有直接修复受损文件的功能，大家可以利用ExcelXP新增的“打开并修复”命令，来直接检查并修复ExcelXP文件中的错误，只要单击该命令，ExcelXP就会打开一个修复对话框，单击该对话框中的修复按钮就可以了。这种方法常常适合用常规方法无法打开受损文件的情况。3、偷梁换柱法遇到无法打开受损ExcelXP文件时，大家可以尝试使用Word程序来打开Excel文件，这种方法是利用Word直接读取Excel文件功能实现的，它通常适用于ExcelXP文件头没有损坏的情况，下面是具体的操作步骤:(1)运行Word程序，在出现的文件打开对话框中选择需要打开的Excel文件;(2)要是首次运用Word程序打开ExcelXP文件的话，大家可能会看到“MicrosoftWord无法导入指定的格式。这项功能目前尚未安装，是否现在安装?”的提示信息，此时大家可插入MicrosoftOffice安装盘，来完成该功能的安装任务;(3)接着Word程序会提示大家，是选择整个工作簿还是某个工作表，大家可以根据要恢复的文件的类型来选择;(4)一旦将受损文件打开后，可以先将文件中损坏的数据删除，再将鼠标移动到表格中，并在菜单栏中依次执行“表格”/“转换”/“表格转换成文字”命令;(5)在随后出现的对话框中选择制表符为文字分隔符，来将表格内容转为文本内容;(6)在Word菜单栏中依次执行“文件”/“另存为”命令，将转换获得的文本内容保存为纯文本格式文件;(7)运行ExcelXP程序，来执行“文件”/“打开”命令，在弹出的文件对话框中将文字类型选择为“文本文件”或“所有文件”，这样就能打开刚保存的文本文件了;(8)随后大家会看到一个文本导入向导设置框，大家只要根据提示就能顺利打开该文件，这样大家就会发现该工作表内容与原工作表完全一样，不同的是表格中所有的公式都需重新设置，还有部分文字、数字格式丢失了。Excel技巧:学籍管理中自动生成年龄在学生的学籍管理中，经常要录入学生的身份证号、出生年月日、年龄等信息。如果能利用Excel的函数功能，便可以使录入的学生身份证号自动生成出生年月日和年龄，既方便，又可减少录入出生年月日、年龄的差错与繁琐。正确录入身份证号由于身份证号有18位，而默认的数字录入只可正确显示前15位，而后3位显示为0，因此可用下述方法之一操作。1.在英文标点的状态下，先输入引号“，”再输入身份证号或学号（如图1）。2.首先选中需录入身份证号的单元格，在“格式\单元格”的命令菜单中选“数字”选项，在分类项里单击“文本”，再录入身份证号。这样，既可解决18位以上身份证的显示问题，又可解决以0打头的学号显示问题。生成出生年月日利用DATE函数，返回代表特定日期的系列数。语法：DATE(Year,Month,Day)。参数Year——可以为一到四位数；Month——代表每年中月份的数字；Day——代表在该月份中第几天的数字。&&&&&&&&利用MID函数，返回文本串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由用户指定。语法：MID(Text,Start_Num,Num_Chars)。参数Text——是包含要提取字符的文本串，文本中第一个字符的Start_Num为1，以此类推；Start_Num——是文本中要提取的第一个字符的位置；Num_Chars——指定希望MID从文本中返回字符的个数，如果Num_Chars是负数，则MID返回错误值“#VALUE!”。如图2所示，G列为身份证号，F列为出生年月日，在F2单元格中输入公式“=DATE(MID(J2,7,4),MID(J2,11,2),MID(J2,13,2))”，即可根据身份证号生成出生年月日。只要拖动填充柄就可以完成其他学生的数据。生成当前所需年龄利用DATEIF函数，计算两个日期之间的天数、月数或年数。语法：DATEDIF(Start_Date,End_Date,Unit)。Start_Date——为一个日期，它代表时间段内的第一个日期或起始日期；End_Date——为一个日期，它代表时间段内的最后一个日期或结束日期；Unit——为所需信息的返回类型。利用TODAY函数，返回当前日期的系列数。语法：TODAY()。如图2所示，G列为身份证号，E列为年龄，E2单元格中输入公式“=DATEDIF(G2,TODAY(),Y)”，在这样就可根据当前计算机中的日期，自动计算出学生的实际年龄，而且每次打开文件时计算机都自动更新其数据。如果需要计算某日的实际年龄，只要修改系统的时钟后，再打开文件也可自动完成。用VBA实现Excel打印成绩通知单准备工作为便于理解、记忆，将工作表的名称分别更改为“考试成绩”、“通知单”。在“考试成绩”工作表中是每个学生的考试成绩A1至K64，在“通知单”工作表中建立一个空白表格，作为成绩通知单模板，如图1所示。&&&&图1编写代码1.进入VB编辑环境，依次点击“工具→宏→VisualBasic编辑器”。2.定义触发事件。鼠标双击“工程”窗体中的“通知单”工作表，窗体右侧就出现了对应于该工作表的一些事件。选择响应“激活工作表”动作的事件activate，在窗体右侧的代码区域就出现了worksheet_activate()过程。接下来要做的就是在这个过程中添加代码了。3.为事件添加代码如下：PrivateSubWorksheet_Activate()DimiAsInteger循环变量Fori=1To100IfSheet1.Cells(i,1)=Then如果“考试成绩”工作表的考号中没有内容，则退出循环ExitForEndIfsbegin=(i-1)*5+1send=i*5dbegin=i*5+1dend=(i+1)*5确定复制、粘贴“通知单”格式区域的起止行，5为复制区域的行数Sheet2.Range(Cells(sbegin,1),Cells(send,11)).Copy_Destination:=Sheet2.Range(Cells(dbegin,1),Cells(dend,11))将(Cells(sbegin,1),Cells(send,11))区域中的格式拷贝到(Cells(dbegin,1),&&&&&&&&Cells(dend,11))Cells(sbeginCells(sbeginCells(sbeginCells(sbeginCells(sbeginCells(sbeginCells(sbeginCells(sbeginCells(sbeginCells(sbeginCells(sbegin&&&&+++++++++++&&&&3,3,3,3,3,3,3,3,3,3,3,&&&&1).Value=Sheet1.Cells(i+1,1).Value2).Value=Sheet1.Cells(i+1,2).Value3).Value=Sheet1.Cells(i+1,3).Value4).Value=Sheet1.Cells(i+1,4).Value5).Value=Sheet1.Cells(i+1,5).Value6).Value=Sheet1.Cells(i+1,6).Value7).Value=Sheet1.Cells(i+1,7).Value8).Value=Sheet1.Cells(i+1,8).Value9).Value=Sheet1.Cells(i+1,9).Value10).Value=Sheet1.Cells(i+1,10).Value11).Value=Sheet1.Cells(i+1,11).Value将“考试成绩”工作表的数据填入“通知单”相应位置NextiEndSub检验成果进入工作簿，按下“通知单”工作表，即可得到所有学生的成绩通知单了（如图2）。&&&&Excel表头斜线设置秘技本文所介绍的方法仅限于最简单的斜线表头，即只有两个标题的斜线表头。技术要点：使用“单元格格式”对话框中的“边框”选项卡设置斜线，使用“对齐”选项卡结合空格键调整文字位置。具体操作步骤如下。1.单击工作表的的A1单元格，输入斜线表头的内容，比如本例中有两个标题“项目名称”和“日期”，先输入“项目名称”，然后按快捷键Alt+回车键，这样可以在单元格内向下换行，再按Alt+回车键一次，输入“日期”。2.按Ctrl+回车键，这样可以在不离开该单元格的情况下选中该单元格。这时的单元格应如图1所示。图1选中A1单元格3.按快捷键Ctrl+1，打开“单元格格式”对话框。(如果在单元格上单击右键，然后从弹出的快捷菜单中选择命令“设置单元格格式”，也能打开该对话框，但使用快捷键会更快一些。)4.在“单元格格式”对话框中，单击“边框”选项卡，然后单击如图2所示的左斜线按钮。图2单击左斜线按钮5.在“单元格格式”对话框中，单击“对齐”选项卡，将文本的水平和垂直对齐方式都设置为“两端对齐”，如图3所示。设置完毕，单击“确定”按钮，可以看到如图4所示的效果。&&&&&&&&图3设置单元格对齐方式图4出现斜线6.观察表头中的文本，显然项目名称的位置不是很合适。双击A1单元格，将插入点定位到“项目名称”左边，并按两次空格键，让“项目名称”的位置向右一些。按Ctrl+回车键离&&&&开编辑状态并选中A1单元格，如果发现“项目名称”换行了，可以通过调整该列的宽度将其调整到合适为止，同样可以调整行宽，使表头的大小变得合适。当然，也可以改变表头中文本的大小。最后我们可以得到如图5所示的表头斜线效果。图5最终的表头斜线效果巧用办公软件Excel轻松计算跳远得分具体操作是这样的：课前建立“××班跳远成绩及分值表”，输入姓名、性别，“跳远项目标准”依据教学大纲输入评分标准。在D3单元格中输入“=IF(C3=男,VLOOKUP(B3,$F$3H$31,2),VLOOKUP(B3,$F$3H$31,3))”，向下填充至最后一个单元格（如图所示）。&&&&&&&&体育测验课上，丈量完学生的跳远成绩后，在该学生对应的“成绩”单元格内输入数值后敲“回车”键，“得分”马上出来了解析Excel中的阅读完整性问题Excel中的阅读完整性问题主要表现在屏幕显示和打印输出两个方面。为了全面分析Excel中阅读的完整性，首先我们来看一个例子：如图1所示“教学工作量统计表”，管理部门根据该统计表为教师发放课时津贴。但是由于数据量大、窗口小，图中只显示了部分数据，出现了阅读完整性问题。如图2所示，这是在打印“教学工作量统计表”时出现的情况，在默认页面设置情况下，全部数据需要打印在8页上，图中显示的是第7页，显然，仅凭这页数据内容，无法理解这些数据的含义，同样出现了阅读完整性问题。&&&&图1&&&&图2屏幕显示中的解决方法1.全屏显示操作方法：选择“视图/全屏显示”命令。这时整个屏幕上除了必需的菜单栏、行标、列标和工作表名称外，屏幕的其他绝大部分都被用来显示数据。2.改变“显示比例”操作方法：选择“视图/显示比例”命令打开“显示比例”对话框，在对话框中提供了对显示比例的多种选择，其中“恰好容纳选定区域”可以对数据细节显示效果进行折中，保证了阅读的完整性。3.“拆分”工作表在Excel中，可以根据需要将窗口水平“拆分”成左右两个窗格，或垂直“拆分”成上下两个窗格，或同时在水平和垂直两个方向上将窗口“拆分”成四个窗格。水平“拆分”操作方法：在欲拆分位置选定列，选择“窗口/拆分”命令；垂直“拆分”操作方法：在欲拆分位置选定行，选择“窗口/拆分”命令；双向“拆分”操作方法：在欲拆分位置选定单元格，选择“窗口/拆分”命令；特别注意：“拆分”后的每个窗格都可以通过滚动条定位到所希望的数据位置，拆分工作表并不是将工作表中的数据分割成多个部分，而是在完整的工作表上开设了多个观察孔，从任意一个窗格中都能查看到工作表的全部数据。因此，“拆分”工作表常用于阅读数据时进行相互参照。4.冻结窗格&&&&&&&&冻结窗格同“拆分”工作表类似，也可以在水平方向、垂直方向或双向同时进行冻结。方法与“拆分”类似，这里不再赘述。“冻结窗格”后，冻结位置上方的行和左边的列将不再参与滚动，在发生滚动时，为工作表中的其他数据提供参照，从而保证了阅读完整性。打印中的解决方法打印中的阅读完整性问题主要表现在两种情况，第一种是当数据打印在多页纸上时，数据自身的完整性被破坏，从而造成阅读完整性问题；第二种是当数据打印在多页纸上时，某些页上的数据因缺少必要的参照信息（标题行或标题列），从而造成阅读完整性问题。Excel首先提供了一个面向完整性的视图形式，称之为“分页预览”。在“分页预览”方式下，可以非常方便地指定打印区域、设置分页位置，避免不适当的分页割裂数据间的逻辑联系，解决了可能由此引起的阅读完整性。其次，Excel提供了“页面设置”，在“页面设置”中可以通过简单设置保证阅读完整性。第三，提供了与“分页预览”和“页面设置”紧密配合的“打印预览”功能，用屏幕模拟打印输出，对可能产生的阅读完整性问题，及早发现、及时处理。下面，就打印中可能出现的阅读完整性问题，重点介绍Excel中通过“页面设置”提供的一些处理方法。1.让数据适应页面操作方法：选择“文件/页面设置”命令。在“纸张大小”设置列表中，可根据当前需要或现有纸张情况选择纸张类型，然后视工作表数据和纸张符合情况通过“方向”选择用纸方向，数据和纸张的符合可以通过“缩放”设置进行调整，一种方式是按照“缩放比例”，使打印数据符合到当前纸张上；另一种方式直接着眼于希望打印的页数，通过“调整为”将打印数据强行符合到当前纸张的宽度和高度上。这两种方式都通过牺牲绝对尺寸，保证了阅读完整性。2.让参照信息完整本文图2所示的阅读完整性问题，产生的原因是缺少理解这些数据所必需的参照信息，也就是数据顶端的标题行和数据左端的标题列，如果能把这些参照信息补进来，问题就解决了。针对这种情况，Excel提供了强行重复参照信息的功能保证阅读完整性，可以通过页面设置中的“工作表”设置实现。操作方法：在“打印标题”设置区域，将“顶端标题行”设置为1行到4行（$14）；&&&&将“左端标题列x”设置为A列（“姓名”）到B列（“组”），打印预览效果如图3所示。对比图3和图2可以看出，这里的阅读完整性问题得到了圆满解决。而且图3中的第一行和左端的两列作为参照信息，是仅在生成打印预览或者生成打印数据时由Excel自动生成的，这些信息并没有被添加到工作表中。&&&&图3简单操作复杂的编号也可以轻松填在单位工作的时候，经常会遇到输入一些复杂编号的事情。比如输入员工的工号和身份证号等等。这些编号，往往前面的几位数字是固定的，而后几位数字则是按照正常的排序进行编号。如果我们手工输入这些复杂编号，那当然会很麻烦，而且还很可能会出错，所以，应该想办法让这些事情变得简单些。1．在Excel中输入这类问题在Excel中可以说是易如反掌。比如要将如WK这样的编号输入到B2∶B300单元格区域中。其中，前面的WK200304是固定的，后面有数据则是正常编号。那么，我们应该先选中B2∶B300单元格区域，然后，点击菜单命令“格式→单元格?”，打开“单元格格式”对话框，点&&&&&&&&击“数字”选项卡。在左侧的“分类”列表中选择“自定义”，然后在右侧“类型”下文的输入框中输入“WK#”(引号不必输入)，确定，如图1所示。&&&&图1如此设置以后，输入编号时，我们只需要在B2至B4单元格中分别输入1、2、3，那么就可以得到合乎要求的WK样的编号了。选中这三个单元格，将鼠标定位于填充句柄，向下拖动至B300就可以完成自动填充了。2．在Word中输入相比之下，在Word中输入类似的复杂编号就没有Excel这么灵活了。不过，要简化输入过程还是完全可以做到的。首先点击菜单命令“格式→项目符号和编号”，打开“项目符号和编号”对话框。点击其中的“编号”选项卡，选中其中除“无”以外的任意一种编号方式，这样，对话框下方的“自定义”按钮就可以使用了。点击“自定义”按钮，打开如图2所示的“自定义编号列表”对话框。在最上方的“编号格式”输入框中删除原有内容，再输入“WK200304”(引号不必输入)。点击“编号样式”下拉按钮，在列表中选择“01，02，03”样式，并可以在右侧的“起始编号”处指定起始编号，设置效果可以在下面的“预览”中实时看到结果。完成后点击确定，就可以得到第一个编号了。在其后方输入相应的内容后按回车键，则可以自动出现“WK”号码。其它依此类推。&&&&图2&&&&&&&&不过，用这种方法完成输入的缺点也是显而易见的。那就是如果我们的数据比较多，而最后几位又要求位数固定，那是不容易做到的。所以，如果遇到这种要求，不妨在Excel中先行输入，然后再复制粘贴到Word中来。使用工作区一次打开多个Excel工作簿许多人在使用Excel时，可能会同时使用多个工作簿进行工作。每次开机时，如果按普通的方法将这几个工作簿一个一个地打开，特别是当这些工作簿分散于不同的分区或不同的文件夹中时，这项工作就会比较费劲，日久天长，自然不胜其烦。其实，使用工作区，可以实现一次性打开多个Excel工作簿，下面介绍具体的操作方法。一、在工作区中保存工作簿1、先将所有平时工作要用的工作簿在Excel中打开，关掉任何不想保存到工作区中的工作簿。2、从“开始”菜单中，选择命令“保存工作区”。3、在弹出的“保存工作区”对话框中，选择一个保存的位置，并输入一个文件名。如果希望能够快速打开这个工作区文件，可以将它保存到桌面上，如下图所示。&&&&二、使用工作区一次性打开多个工作簿选择菜单命令“文件|打开”(或按快捷键Ctrl+O)，从弹出的“打开”对话框中找到上面保存的工作区文件，将其打开。如果工作区文件保存在桌面上，则可以直接双击该文件将其打开。Excel中用内置序列功能快速输入员工姓名先将员工姓名输入到一列(行)连续的单元格区域中，然后选中他们，执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框(如图)，切换到“自定义序列”标签下，按“导入”按钮将其导入到序列中，确定返回。以后，只要输入序列中某个员工的姓名，然后用“填充柄”拖拉，即可输入该员工后续的姓名了。注意：①序列定义好了以后，原来工作表中输入的员工姓名可以删除；此序列对所有的Excel工作簿文档都有效。②在“自定义序列”标签，我们可以看到所有的“内置序列”。&&&&&&&&Office超强技巧连载—Excel打印技巧没有打印机一样可以打印预览在没有安装打印机的电脑上按下Excel的“打印预览”按钮后，Excel会却提示没有安装打印机，且无法打印预览。其实，只要单击“开始”→“设置”→“打印机”，然后双击“添加打印机”项目，再随便安装一个打印机的驱动程序。重启Excel，就会发现已经可以打印预览了。打印指定页面一个由多页组成的工作表，打印出来后，发现其中某一页（或某几页）有问题，修改后，没有必要全部都打印一遍！只要选择“文件”→“打印”（不能直接按“常用”工具栏上的“打印”按钮，否则是将整个工作表全部打印出来），打开“打印内容”对话框，选中“打印范围”下面的“页”选项，并在后面的方框中输入需要打印的页面页码，再按下“确定”按钮即可。首行重复打印当工作表大于1页时，用户一般希望在打印时能在每一页中均能包含首行，你可以这样设置，打开“页面设置”对话框，单击“工作表”选项卡，接下来只需在“打印标题→顶端标题行”文本框中输入：:类似的字符，或用鼠标将工作表中的首行拖过来也可以，以后就该表格首行就会打印在每页了。表格也缩印有时为工作需要，可能要求将多页内容调整为一页打印出来（在Word中可以通过“缩放”技巧来实现），可选择“文件”→“页面设置”，再在打开的“页面设置”对话框中单击“页面”标签，在“缩放”组下有一个“调整为”选项，只要在这里键入打印工作表内容时所需要的页数（注意页宽和页高两个值必须一致）就可以了。不过，此功能对于与纸张高、宽比例严重不协调的工作表来说，建议不要采用，否则会严重影响打印效果。打印选定区域选定需要打印的区域，执行“文件”→“打印”，打开“打印内容”对话框，选中“打印内容”下面的“选定区域”选项，按下“确定”按钮就行了。如果经常要打印固定的某个区域，可以先选定相应区域，再执行“文件”→“打印区域”→“设置打印区域”。经过这样的设置后，无论是执行菜单的打印命令，还是直接按“常用”工具栏上的“打印”按钮，均可将设置的区域打印出来。此时，如果想打印别的内容，就必须先执行“文件”→“打印区域”→“取消打印区域”命令，然后再进行打印操作。打印不连续的单元格（区域）如果仅仅需要将一些不连续的单元格（区域）中的内容打印出来，那么在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键单击需要打印的单元格（区域），选中多个不连续的单元格（区域，如A2.B2:C8.D10），然后选择“文件”→“打印”，打开“打印内容”对话框，选中“打印内容”下面的“选定区域”选项，按下“确定”按钮就行了。此时，系统将选中的每一个不连续单元格（区域）分开，打印在不同页面上（即A2打印在一张纸上，B2:C8打印在另一张纸上）。如果需要经常打印固定的不连续行、列，可以在上述隐藏设置完成后，执行“视图”→“视面管理器”，打开“视面管理器”对话框，按其中的“添加”按钮，在随后弹出的“添加视图”对话框“名称”后面的方框中输入一个名称（如“打印”等），确定退出。以后需要打印时，再打开“视面管理器”对话框，选中“打印”视图项，按“显示”按钮，即可显示出设置好的打印页面，执行打印操作就可以了。打印不连续的行（或列）有时，需要将一张工作表中部分不连续的行或列打印出来，可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键单击行（列）标，选中不需要打印出来的多个不连续的行（列），右击鼠标，选“隐藏”选项，将其隐藏起来，然后再执行打印操作就可以了。将公式打印出来如果要将单元格中的公式打印出来，则执行“工具”→“选项”，在“视图”标签中，选中“公式”选项，确定退出。此时，工作表中含有公式的单元格，不是显示公式的运算结果，而是显示出具体公式，执行打印操作，即可将公式打印出来。一次打印多个工作表在按住Shift（或Ctrl）键的同时，用鼠标在需要打印的工作表名称上单击，即可选中多个连续（或&&&&&&&&不连续）的工作表，进行正常的打印操作，即可将选中的工作表一次打印出来。在“打印内容”对话框中，选中“打印内容”下面的“整个工作簿”选项，再确定打印，即可一次性将整个工作簿中所有工作表打印出来。让每一页都打印出标题行一个由多页组成的表格，通常需要在每一页上都打印出标题行：执行“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，单击“工作表”标签，在“顶端标题行”后面的方框中输入：:（这里假定第2和第3行为标题行，$符号在英文状态下，用Shift+4组合键输入），确定退出，再打印时，系统会自动为每一页加上标题行。如果在“左端标题列”后面的方框中输入列标题区域，就可以为每一页添加上列标题。异地打印Excel表格如果某台电脑（A电脑）没有安装打印机，而另一台有打印机的电脑（简称B电脑）上却没有安装Excel，可这样操作：先在A电脑上安装一下B电脑打印机的驱动程序，再打开需要打印的Excel工作簿，调出“打印内容”对话框，将打印机设置成B电脑上的打印机，选中“打印到文件”选项，并设置好其他选项，按“确定”按钮，在随后弹出的“打印到文件”对话框中输入一个文件名（如a.prn）后，再按“确定”按钮。然后将a.prn（保存在“我的文件”文件夹中）文件拷贝到电脑B中，DOS状态下在（Windows下的“MS-DOS方式”也可以）在文件所在的目录中，，执行“copya.prnlpt1”命令，即可将Excel工作表打印出来。让工作表居中打印有时，可能需要打印的数据不是很多。如果直接打印，这些内容有可能会集中在纸张顶端，看起来很不美观，但如果人工调整又非常麻烦。这时，只要选择“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，单击“页边距”选项页，如果希望工作表中的数据在左右页边距之间水平居中，只要在“居中方式”小节下勾选“水平”复选框即可；如果希望工作表中的数据在上下页边距之间垂直居中，只要勾选“垂直”复选框，当然建议同时勾选这两个复选项，这样就美观多了。自动避开错误值打印当工作表中存在公式时，有时难免会出现一些错误信息，当然不想在打印时将这些错误信息也显示出来。选择“文件”→“页面设置”，单击“工作表”标签，再单击“打印”选项组下“错误单元格打印为”下拉列表框，再从中将缺省的“显示值”改为“＜空白＞”，这样就不会将屏幕上显示的错误信息也打印出来，而是只打印空白单元格。打印公式原形首先，需要在工作表中将公式显示出来才行，在“工具”→“公式审核”菜单下选中“公式审核模式”选项即可。然后选择“文件”→“打印”，接着单击“选项”按钮来选定区域、活动工作表或整个工作簿。调整打印机的分辨率单击“文件”→“打印”，在打开的“打印内容”中单击“属性”按钮，然后在打开窗口的对话框下“打印质量”下拉框中可以选择一种点数较低的分辨率，例如360点/英寸，这样打印起来速度就会快很多。以草稿方式打印以草稿方式打印工作表时，将忽略格式和大部分的图形，这样也可以达到提高打印速度的目的，大家要做的只需选择打印机设置框中的“按草稿方式”复选框。以单色方式打印如果工作表中有很多彩色格式设置，那么要采用单色打印的方式，这样Excel在打印时就会自动将彩色字体和边框打印成黑色而不是使用灰度，打印速度自然大大提高，你可以选择打印机设置框中的“单色打印”复选框。不让表头到表格中有时打印表格线时，经常会把表头也弄到表格里面。这时，可以选取表格中需要打印的区域（记住不要选择表头），然后单击快捷工具栏中“边框”按钮旁边的小三角形符号，在出现的边框样式中选“所有框线”就行了。这样，打印出来后，表头就再也不会跑到表格里面去了。快速打开打印机窗口ExcelXP具有后台打印功能，执行打印任务时，你可以在前台继续从事其他操作，而系统会在后台&&&&&&&&进行打印，状态栏会显示一个打印机图标。此时，只需双击状态栏中的打印机图标即可打开打印机状态窗口，从中可快速执行暂停、删除打印等操作。打印预览的妙用假设Excel的一个工作簿建有两个工作表，现第二个工作表的页码要接着第一个工作表的页码。只要选中第二个工作表，按“打印预览”→“设置”，进入“页面设置”→“页面”，最下面有一项“起始页码”，默认是自动，现修改其默认值即可，如第一个工作表的结束页码是5，那么在起始页码中输入6。打印行号和列标选择“文件”→“页面设置”命令，单击“工作表”标签，再选中“行号列标”复选框即可。不打印图形对于一个图文混排的文件，常常需要校对其中的文本，为了节省纸张和油墨，不打印其中的图片。你可以通过下面两种方法来实现：（1）执行“工具”→“选项”，单击“打印”标签，将“打印文件附加信息”下面的“图形对象”复选框前面的对号去掉。在“打印”对话框中，（2）按下端的“选项”按钮，即可单独打开“选项”对话框中的“打印”标签，去掉“图形对象”前面的对号去掉。纵横向纸张混合打印有时，文件中插入表格，而表格需要横向输出时，可这样设置：将光标定位在表格所在页（即需要横向输出的页）的开头，打开“页面设置”对话框，在“页边距”标签下，将纸张类型设置为“横向”，按“应用于”右边的下拉按钮，选“插入点之后”选项，确定退出；再将光标定位在后面需要恢复“纵向”输出页的开头，仿照上面的操作，将纸张类型设置为“纵向”。双面打印（1）在“打印”对话框中，按下端“打印”右边的下拉按钮，选定“奇数页”选项，“确定”打印，“奇数页”打印完成后，将打印了内容的纸张翻过来装入打印机（顺序千万不要搞错哟）再将“偶，数页”打印上去就行了。（2）在“打印”对话框中，选中“人工双面打印”选项，“确定”打印，“奇数页”打印完成后，系统会弹出一个提示打印另一面的对话框，此时，将打印了“奇数页”内容的纸张翻过来装入打印机，按下上述对话框的“确定”按钮，将“偶数页”内容打印上去就好了。小提示如果打印机有夹纸的“不良”习惯，请采取前面的“打印指定页面”的做法，一页一页实现双面打印。尽管此法很麻烦，但最可靠！&&&&打印连续页码默认情况下，打印Excel表格时，每个工作表中的表格页码都是从1开始编号的。如果需要将多个工作表的表格页码连续排列，可以采用下面的技巧：首先采用上面介绍的方法查看第一个工作表的总页数，接着切换到第二个工作表。单击“文件”→“页面设置”，进入“页眉/页脚”选项卡，再单击“自定义页眉”（或“自定义页脚”）按钮打开对话框。根据需要单击其中的“左”、“中”或“右”框，再单击带有“#”字样的按钮，即可将“〔页码〕”放入框中。如果要让第二个工作表的首页码接着第一个工作表的尾页码，只须在“〔页码〕”后输入后者的总页数（即尾页码，例如11），使其变成“〔页码〕+11”的样子。如果必要，还可以在“〔页码〕+15”前后加上“第”和“页”字样，使其变成“第〔页码〕+11页”。最后按上面介绍的方法操作，就可以打印页码连续的多个工作表了。小提示采用上述方法打印连续页码时，“页面设置”、“页面”选项卡中的“起始页码”选项应为“自动”。&&&&利用Excel2003中共享工作簿功能在“工具”菜单中单击“共享工作簿”命令，然后选择“编辑”选项卡，选择“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框，在“高级”选项卡中可以对“自动更新间隔”、“用户间修订冲突解决方法”以及“个人视图属性”等进行设置，在通常情况下，“高级”选项卡中的各个参数可直接使用系统默认值，然后单击“确定”即可。出现提示时，保存工作簿。在“文件”菜单中单击“另存为”，然后将共享工作簿保存在共享文件夹内。然后将各个工作表分别命名为各部门的名称，如“一分店”、“二分店”等。提示这时标题栏中的文件名后会多出“共享”两字，表示共享工作簿设置成功。在进行操作时，要求每个分店的工作表只能由该分店的负责人编辑，其他人只有读的权限。单击“工具→保护→允许用户编辑区域”，在打开的窗口中单击“新建”按钮，进入”新区域”对话框。在“新区域”窗体的“标题”框中输入用户名，单击“引用单元格”输入框右侧的按钮，按&&&&&&&&“Ctrl+A”组合键，就可以使全表区域引用“=1:65536”进入输入框。在“区域密码”框中输入密码，按“确定”弹出确认窗口，重新输入密码，回到“允许用户编辑区域”对话框，最后单击“确定”按钮。不同的工作表对应不同的用户，重复上述步骤即可为其他工作表设置编辑区域和密码。如果同一工作表中的不同部分(如某些行或列)也需要指定不同的用户，只须在“允许用户编辑区域”对话框中单击“新建”按钮，按照上述步骤选择相应的区域即可。单击“工具→保护→保护工作表”菜单命令，打开“保护工作表”对话框，“取消工作表保在护时使用的密码”框内输入密码，然后单击“确定”即可。如果不进行这步操作，则任何用户都可以打开“允许用户编辑区域”对话框，从而取消或更改刚才已经设置好的编辑区域。如果工作簿中有多个工作表需要设置编辑区域，我们就要分别设置，以保护各个工作表。另外，这步操作必须在设置工作簿共享之前进行。各分店在提交数据时，取消对该工作表的保护(依次选择“工具→保护→撤消工作表保护”菜单命令)，输入密码后即可在自己拥有权限的工作表内进行编辑，对其他没有授权的区域只能查看内容。这时，各个部门只要进入该共享文件夹，打开名为共享的Excel文件，进入以本部门命名的工作表就可以输入数据了。各个工作表之间完全透明，一个部门同时可以查看其他部门的最新整改进度。可以检查当前谁正在编辑共享工作簿，并使用自动更新来保持更改监视。对于正在使用的共享工作簿，如果显示”共享工作簿”对话框(“工具”菜单的“共享工作簿”命令)，“编辑”选项卡中将列出当前打开该工作簿的所有用户。请使用“高级”选项卡的“更新”区域来获取定期更新(可根据需要选择更新频率)。提示只能看到用户已保存的更改；Excel不会显示用户尚未保存的更改。在工作簿共享之后，Excel中的某些设置就无法更改了。巧用Excel实现成绩的校对Excel强大的数据处理功能使很多学校的成绩处理都用上了它。但是有些老师在用Excel输入成绩时，总担心自己输入会出现错误。其实，用Excel提供的“条件格式”功能完全能够解决这个难题，真正确保学生成绩准确无误。现把这一方法在此交流，供老师们参考。1.输入成绩（第一遍录入）打开学生成绩表，依次录入各学科的成绩。2.校对成绩（第二遍录入）（1）在“语文”成绩所在列（列B）后插入一列（列C），命名为“语文2”。在“语文2”列中再一次录入语文成绩（如图1）。根据有关规定，所有学生成绩必须要经过录入和审核两道程序，所以我们采用两次录入成绩再由Excel进行校对的方法，从而达到审核的目的。&&&&图1（2）把活动单元格移到“C2”，单击菜单“格式→条件格式?”，在弹出的“条件格式”对话框中将“条件1”设定为“单元格数值”、“不等于”、“=B2”（实际操作时不必输入双引号）。然后单击“格式（F）?”，弹出“单元格格式”对话框，选择“图案”选项卡，在“单元格底纹颜色”下选取红色，单击〔确定〕返回到“条件格式”对话框。单击〔确定〕，完成对单元格C2的设定（如图2）。这样，若单元格C2与单元格B2数值不相等，则单元格C2的底纹变为红色，若相等，则不会有任何变化。&&&&&&&&图2（3）单击工具栏中的〔格式刷〕按钮，然后用鼠标点击C列顶上的列字母“C”，使这列中的所有单元格格式与C2相同。这样，凡第二次与第一次成绩录入不相同的单元格都会以红色底纹显示，表示必有一次录入的成绩是错误的。而两次录入相同的单元格就不会有任何变化。根据单元格的颜色变化，可以一目了然地知道录入成绩是否有错误（如图3）。&&&&图3（4）把以红色底纹显示的成绩，对照原始数据，在列B或列C中逐一予以纠错，使全部底纹都变成白色后，就完成了语文成绩的校对。（5）再用同样的方法，完成其余各学科成绩校对。（6）检查确信没有红色底纹的单元格后，删去用于校对成绩的列“语文2”、“数学2”用ExcelXP轻松输入成绩老师们最头疼的事是什么？当然是录入学生成绩啦，虽然现在一直在“减负”，但必要的报表还是少不了的，要是只有一个班级还好，假如你有3个班甚至5个班，那成绩的输入可不是件容易的事，既麻烦又容易出错，今天，笔者就结合成绩输入的特点，介绍几个利用ExcelXP提高输入效率的技巧：1.中英文输入自动切换我们通常是在ExcelXP中(本文介绍的技巧在Excel97中也同样适用)输入学生成绩，当然绝大部分时候都是输入数字，不过有的时候也会输入一些汉字，如考查科目的成绩一般是“优秀/良好/合格/不合格”四个等级，操作等级的考核一般是“优秀/良好/达标/暂未达标”，这些都是汉字。因此，当你在输入不同类型的数据时，就不得不经常变换输入法，一会儿是英文、一会儿是中文，非常麻烦。实际上，我们可以利用ExcelXP实现在不同单元格中进行输入法的自动切换。首先选择需要输入汉字的单元格区域，然后从“数据”菜单中执行“有效性”命令，在“数据有效性”窗口中选择“输入法模式”标签页，在“模式”下拉列表框中选定“打开”模式(如图图1所示)，然后点击“确定”按钮。接着，再选择需要输入数字的单元格区域，同样打开“数据有效性”窗口的“输入法模式”标签页，不过此时是需要选择“关闭(英文模式)”模式，点击“确定”按钮结束设置工作。如此设置后，当插入点处于不同的单元格时，ExcelXP就会根据你的设置情况在中文/英文输入法之间进行自动切换，这里自动选择的中文输入法取决于你在“控制面板/输入法”中的设置。2.自动填充快速输入重复信息输入学生成绩经常会有一些重复性或有规律性的工作，如学生的学号等，此时就可以利用ExcelXP的自动填充功能来完成。首先在第一个单元格中输入起始数据如2000001，再在第二个单元格中输入第二个数据如2000002，选定这两个单元格，将鼠标移到选定区域的右下角，会看到一个细十字的光标，它就是我&&&&&&&&们常说的“填充句柄”，此时你只要沿着要填充的方向拖动填充句柄到最后的单元格即可，此时拖过的单元格区域会按照ExcelXP规定的序列号进行自动填充。假如你是用鼠标右键来拖动填充句柄的话，那么会有更多的填充选择。3.通过下拉列表快速输入数据虽然我们可以通过复制、自动填充的方法来快速输入数据，但有时使用起来并不是很方便，要是能像网站上的填表页一样通过下拉列表来选择数据就好了。其实，假如需要选择的数据不是很多时(如前面讲到的“优秀/良好/达标/暂未达标”)，ExcelXP就可以实现这一功能。先选取需要设置下拉列表的单元格区域，再从“数据”菜单中选择“有效性”命令，仍旧打开“数据有效性”窗口，不过注意的是这时必须选择“设置”标签页，在“允许”下拉列表框中选择“序列”项，再在“来源”文本内输入欲设置的数据序列，如“优秀，良好，达标，暂未达标”，请一定要选择“提供下拉箭头”复选框(图图2)，最后点击“确定”按钮就行了。以后当你在该区域输入数据时，就可以单击单元格右侧的下拉箭头以选择相应数据，这样可以大大加快输入速度。4.自动检查错误笔者这里说的不是让ExcelXP自动对单元格进行拼写检查，而是指让ExcelXP自动监测所输入的所有数据。自动提示输入信息：在选定相应单元格区域后，打开“数据有效性”窗口，选择“输入信息”标签页，选定“选定单元格时显示输入信息”复选框，在“标题”文本框内输入一个比较醒目的标题如“警告”，再在“输入信息”文本框内输入如“这里应输入优秀/良好/达标/暂未达标”的信息，最后点击“确定”按钮。以后只要你的光标移到这些单元格区域中，ExcelXP就会自动显示上述提示信息，就像插入的批注一样(图图3)。自动检查数据的有效性：我们可以通过设置让ExcelXP自动检查所输入数据的有效性，这样就可以让你及时发现错误。方法是先选定相应单元格区域，从“数据有效性”窗口中选择“设置”标签页，在“允许”下拉列表框中选择相应的数据类型，这里有任何值、整数、小数、序列、日期、时间、文本长度等供你选择，假如实在找不到你所需要的类型，可以选择“自定义”来指定一个特定的公式，如“优秀，良好，达标，暂未达标”，如果允许单元格数据为空，就应该选中“忽略空值”复选框，反之则不选。如此设置后，一旦你在上述区域输入与设置不符的数据如“88”等，就会出现“输入值非法：其他用户已经限定了可以输入该单元格的数值”信息，点击“重试”按钮就可以重新输入。自动发出“出错警告”：在对相应单元格区域设定了有效性检查条件后，我们还可以设置“出错警告”信息，以后假如在所设置的单元格区域输入与条件不符的数据，ExcelXP就会自动发出“出错警告”信息，让你及时发现输入错误。只要从图1中选择“出错警告”标签页，选定“输入无效数据时显示出错警告”复选框，再在“警告”下拉列表框中选择一个样式(如警告、中止、信息，我们这里选择“警告”样式)，在“标题”文本框中输入“警告”，在“出错信息”文本框中输入“这里不能输入数字”，最后单击“确定”按钮即可。输入数字后出现提示信息，点击“否”可修改数据，点击“是”可以忽略错误继续输入，点击“取消”可重新输入。5.让标题行或标题列始终显示有时当学生人数或考试科目很多时，就会出现跨多个页面的工作表，此时作为表格重要项目的顶端标题行或左端标题列只能在表格的第1页中可以看到，进入第2页以后恐怕就无法看到了(当然假如你是以比较小的比例来显示的话另当别论)，这样输入数据时很不方便，也非常容易发生错位现象。怎么办呢？从“文件”菜单中选择“页面设置”命令，选中“工作表”标签页，假如你想将工作表中的某行指定为重复使用的标题，可以单击“顶端标题行”编辑框右下角的“折叠对话框”按钮；假如想将某列指定为重复使用的标题，可以单击“左端标题列”编辑框右下角的“折叠对话框”按钮(图图4)，然后在欲指定为重复使用的标题行或标题列中单击任一单元格，当然也可以同时选定多行或多列作为标题，最后单击“确定”就可以了，假如你觉得不放心，可以点击“打印预览”按钮来看一看是否正确。高手支招Excel中单列表格的打印方法《中国电脑教育报》2004年第23期E9版刊登了“打印Excel中的单列表格”一文，介绍利用Excel的文件另存与Word的查找替换与排版实现Excel中的单列表格的打印方法。其实利用Excel自身的&&&&&&&&公式操作，也可轻松实现单列表格文本的合成打印。以横向排列，逐行显示的“学生姓名”列为例，具体操作方法如下：1.先在当前表sheet1的适当位置选择一列作为数据合成列，如F列，并在其下第2个单元格F2中输入公式“=F1B2”，(公式表示在二个姓名之间空2格)则F2中产生第一个姓名，选择F2，利用向下拖动填充句柄的方法将F2中公式复制到以下单元格中，直到最后一行，则以下单元格的内容将会是当前行以前的所有行中的姓名合成。2.选择sheet2表，在A1单元格中输入公式“=TRIM(Sheet1!F49)”，F49为sheet1表中最后一人的姓名合成值，即将所有姓名组合复制到A1单元格中，然后将A1单元格的对齐格式设置为自动换行，水平方向左对齐，垂直方向上对齐，并适当调整A列的宽度。3.将A1单元格设置为打印区域，通过打印预览与打印可实现单列文本打印效果的观察与输出。利用这种方法操作的优点是两个单元格的内容间隔可根据需要任意设置。同时，通过操作Excel打印预览中的页边距线，可迅速任意调整页面上下左右边距，达到合理排版的功能，另外，对A1单元格的内容通过选择性粘贴的复制，也可将合成后的具体内容在Word中加以排版输出。大家不妨试一试。Excel中人民币小写金额转换大写技巧两则要将人民币小写金额转换成大写格式，用Excel提供的格式，将自定义格式类型中的“[dbnum2]G/通用格式”改为“[dbnum2]G/通用格式“元””来实现。但在转换小数时却出现了问题，比如￥6,050.09只能转换为“陆仟零伍拾.零玖圆”。那么用Excel能不能解决这一先天不足呢？其方法有以下两种(以下均对B1转换，假设B1是通过函数ROUND()四舍五入取得二位小数的小写金额数，其值为￥6,050.09)。一、在三个连续的同行单元格中转换1.B2中输入公式“=IF(B10，金额为负无效，INT(B1))”，计算结果为￥6,050.00，然后点击“格式→单元格→数字→特殊→中文大写数字→确定”，B2显示“陆仟零伍拾”，再点击“格式→单元格→数字→自定义”，将“类型”编辑框中的“[dbnum2]G/通用格式”修改为：[dbnum2](“人民币”)G/通用格式“元”，此时B2显示：“(人民币)陆仟零伍拾元”。2.C2中输入“=IF(B10，，INT(B1?10)-INT(B1)?10)”，同样C2改为：[DBNum2]G/通用格式“角”，C2显示：“零角”。3.D2中输入“=IF(B10，INT(B1?100)-INT(B1?10)?10)”同样D2改为：，，[DBNum2]G/通用格式“分”，D2显示：“玖分”。这样在连续的三个同行单元格中实现了大写金额格式的转换，如图1所示。为了使转换符合财务格式，B2应右对齐，C2列宽无间隔，且不设左右边框线，D2要左对齐。二、用Excel提供的函数转换个位为0，则不显示；不为0，显示“XXX元”；不为0、且角位和分位均为0，显示“XXX元整”；元角分位均为0，则显示“零元整”。小数点后面第一位为0、且元位或分位有一为0，则不显示；为0、且元位和分位均不为0，则显示“零”；不为0，显示“X角”。小数点后面第二位为0，则显示“整”；不为0，显示“X分”。根据以上思路在B2中输入公式：“IF(B10，金额为负无效，IF(OR(B1=0，B1=)，(人民币)零元整))；IF(B11，(人民币)，TEXT(INT(B1)，[dbnum2](人民币)G/通用格式)元)IF(INT(B1?10)-INT(B1)?10=0)；IF(INT(B1)?(INT(B1?100)-INT(B1?10)?10)=0，零)，，TEXT(INT(B1?10)-INT(B1)?10，[dbnum2])角)IF((INT(B1?100)-INT(B1?10)?10)=0，整，TEXT((INT(B1?100)-INT(B1*10)*10)，[dbnum2])分)))”。确认后B2显示：“(人民币)陆仟零伍拾元零玖分”。以后使用时将公式复制到有关单元格中，若转换的对象B1发生了变化，可点击“编辑→替换”将B1替换掉。两种转换测试结果如图2所示。&&&&&&&&图1显示大写金额&&&&图2两种方式对话结果=工程造价大写:IF(ROUND(E22,2)0,无效数值,IF(ROUND(E22,2)=0,零,IF(ROUND(E22,2)1,,TEXT(INT(ROUND(E22,2)),[dbnum2])元)IF(INT(ROUND(E22,2)*10)-INT(ROUND(E22,2))*10=0,IF(INT(ROUND(E22,2))*(INT(ROUND(E22,2)*100)-INT(ROUND(E22,2)*10)*10)=0,,零),TEXT(INT(ROUND(E22,2)*10)-INT(ROUND(E22,2))*10,[dbnum2])角)IF((INT(ROUND(E22,2)*100)-INT(ROUND(E22,2)*10)*10)=0,整,TEXT((INT(ROUND(E22,2)*100)-INT(ROUND(E22,2)*10)*10),[dbnum2])分)))ROUND(E22,2)小数点后2位四舍五入教你如何在Excel中轻轻松松查看数据记录不知道大家有没有这样的感觉，当你查看Excel数据表中某行记录时，由于数据表中的字段较多，需要拖动水平滚动条才能将整个表格的内容看完，这样很容易“看走眼”，不小心就会将上面一行或下面一行的内容错看成当前记录的数据。这样的数据交给领导，可是要挨批噢，其实通过下面的几行VBA代码，你就可以轻轻松松地查看记录了，操作步骤如下：打开某工作表(假设为“Sheet1”)，单击“工具”菜单中的“宏”，选择“VisualBasic编辑器”命令，双击左侧窗口中对应的工作表标签名称，在弹出的代码窗口中输入如下VBA代码：PrivateSubWorksheetSelectionChange(ByValTargetAsRange)IfTarget.EntireRow.Interior.ColorIndex10ThenTarget.EntireRow.Interior.ColorIndex=10ElseTarget.EntireRow.Interior.ColorIndex=0EndIfEndSub关闭代码窗口回到Excel工作表中，若需要查看某行记录，只需单击该行中的任一单元格，此时该行将会自动填充绿色并高亮显示(若需改为其它颜色只需改变代码中相应的数值即可)，再次单击该行中任一单元格将取消背景色的填充。另外可同时使多行记录填充背景，以方便查看或对比表格中的数据。编辑提示：虽然单击记录前的行号可选定整行记录，相对之下，本文提供的方法在日常办公中更为方便和快捷。在Excel中统计信息重复出现的次数考试在学校中是经常的事，监考人员通常也是不固定的，考试次数一多，监考工作量的统计就足够统计人员费心了。要知道，津贴是按照监考次数发放的，算错了，可对不起老师们的劳动哟！本人以前采用的是“传统”的笨办法，点着监考安排表逐一计数，头晕脑胀、眼花缭乱不说，稍不留神还容易出错。直到在Excel中翻翻捡捡，找到了两个函数，才算完全脱离苦海，一劳永逸。第一步，因为要利用Excel进行统计，所以监考安排中的监考人员数据要复制到Excel中。其实，Excel制作表格的功能也是相当不错，不妨直接就用Excel进行监考安排的排制。此例将监考安排数据存放在Sheet1中。如图1。&&&&&&&&第二步，插入一个新工作表，更名为“统计”。将全部的可能监考的教师名单输入一列，如A列。第三步，在一人名右侧相邻的单元格内输入公式，例如，B3单元格内姓名为“张三”，则在C3内输入“=COUNTIF(Sheet1!$165536,CONCATENATE(*,B3,*))”(也可以利用公式面板输入)。&&&&这里面用了COUNTIF和CONCATENATE两个函数，第一个是计算一个区域中满足给定条件的单元格数目；第二个是条件，即包含B3中姓名的字符串。回车后即出现计算后的结果。单击C3单元格可见编辑栏公式，如图2。第四步，将公式复制到其他姓名对应的单元格，也可用填充柄拖动填充。可以看到，每个姓名后面的单元格中自动出现了其监考的次数。如图3。&&&&这里有两个地方需注意：引用区域要使用绝对应用，这样在填充时才不会出现公式错误；其次，要使用CONCATENATE在查找的姓名前后都加上一个通配符*号，目的是为了使该姓名出现在一个单元格的哪个部位均能被统计到。当然，还有一点也很重要，那就是考试安排和监考次数统计中的人名一定要一模一样，否则，可要前功尽弃了。Excel条件格式公式应用四例我们知道，Excel“条件格式”功能可以根据单元格内容有选择地自动应用格式，它为Excel增色不少的同时，还为我们带来很多方便。如果让“条件格式”和公式结合使用，则可以发挥更大的威力，下面提供几个在“条件格式”中使用公式的应用实例，希望能给读者朋友带来一些启发。一、判别输入是否正确在输入如身份证等有固定位数的号码，出现位数不正确的情形时，我们希望Excel能够给出提示。虽然可以使用“数据有效性”设置实现，但是当输入出错时，Excel总会弹出一个提示的对话框，有朋友可能觉得这样“唐突”的提醒有点影响心情，那就让“条件格式”来“温和”的提醒吧。1、创建“条件格式”的公式假设我们通过“条件格式”，把符合位数(15位或18位)的号码所在单元格的填充色设置为绿色，输入完成后，通过查看单元格的填充色是否变为绿色，就可以知道输入的正确性了。&&&&&&&&由于身份证号码数据是属于“文本”类型的，先选中需要存放身份证号码的A2:A52单元格区域，将它们的数字格式设置为“文本”。然后在A2:A52单元格区域处于被选中的状态下，选择菜单“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框，单击“条件1”下方的下拉箭头，在弹出的下拉列表中选择“公式”(图1)。&&&&接着在其右边的文本框中输入公式“=OR(LEN(A2)=15,LEN(A2)=18)”，然后单击“格式”按钮，在打开的“单元格格式”对话框中选择“图案”选项卡，选择绿色作为符合条件的单元格的填充色(图2)。&&&&设置好后单击“确定”按钮，返回“条件格式”对话框，检查无误再次单击“确定”就完成了条件格式的设置(图3)。&&&&小提示：上面的操作，先选中了一个单元格范围A2:A52，然后为这个单元格范围设置条件格式的公式。在这种情况下，公式中应使用选择范围中左上单元格的引用，此例中为A2。公式输入完成后，可以查看一下这个范围中的其它单元格的条件格式公式，如A8单元格，为&&&&&&&&“=OR(LEN(A8)=15,LEN(A8)=18)”，这是由于上面的引用为相对应用，它会根据单元格的实际偏移量自动改变，从而得到适合其它单元格的公式。2、实现的具体效果现在来测试一下上面设置可以实现的效果，在A2：A52区域的单元格中输入一些身份证号码，当位数是18位或15位时，所在单元格的填充色自动变为“绿色”，而位数不对的身份证号码，所在单元格的填充色不发生任何改变(图4)，从是否变色我们就可以判断输入的正确性了。&&&&全部输入并确认正确后，如果需要删除单元格条件格式，则先选中A2:A52单元格区域，然后打开“条件格式”对话框，单击如图3中的“删除”按钮，在打开的“删除条件格式”对话框中勾选“条件1”复选框，单击确定即可(图5)。&&&&二、找出销售额的前三名如图6中的B2:B12单元格中存放着销售额数据，要找出其中的前三名，让它们以蓝色字体显示。先选中B2:B12单元格，打开如图1所示的对话框，输入公式“=B2LARGE($B$2后将符合条件的字体格式设置为蓝色即可。实现的具体效果如下图(图6)。B$12,4)”然&&&&说明：虽然可以对“销售额”数据列排序找出前三名，但是，可能我们希望以日期为顺序排列，这时“条件格式”就可以做到“两全其美”了。三、让符合特殊条件的日期突出显示&&&&&&&&有时，我们可能希望符合特殊条件的日期所在的单元格突出显示，比如星期六或星期天。这时我们可以先选中日期所在的单元格，如图6中的A2:A12，然后打开如图1所示的单元格，输入公式“=OR(WEEKDAY(A2,2)=6,WEEKDAY(A2,2)=7)”，然后设置符合条件的单元格填充色为阴影即可。小提示：函数WEEKDAY(serial_number,return_type)的功能为返回某日期为星期几，Serial_number表示一个顺序的序列号，代表要查找的那一天的日期。当参数return_type为2时，函数返回数字1（星期一）到数字7（星期日）之间的整数。四、让工作表间隔固定行显示阴影当单元格数据行较多，我们为了让显示效果更加醒目，可以让工作表间隔固定行显示阴影，效果如下图所示(图7)。&&&&上面的效果是使用了公式“=MOD(ROW(),2)=0”，如果要间隔两行显示阴影则用公式“=MOD(ROW(),3)=0”，其余依次类推。小提示：函数MOD(number,divisor)返回两数相除的余数，其中Number为被除数，Divisor为除数。函数ROW(reference)返回引用的行号。其中Reference为需要得到其行号的单元格或单元格区域，如果省略reference，则假定是对函数ROW所在单元格的引用。“条件格式”与公式结合还有非常多的应用，感兴趣的朋友不妨再研究研究哦。运用Excel轻松实现多条件下的数据统计在日常对数据的统计过程中，我们经常会遇到指定条件的数据统计问题，用公式或分类汇总可以满足我们的需要，但对于复杂条件的数据统计，不少初学用户觉得非常棘手，其实用好Excel自带的“条件求和”功能，这些问题就可以迎刃而解了。图1为某单位职工数据表，我们以统计二车间的高级工程师中男性的人数为例，介绍一下如何利用“条件求和”功能实现多条件限制下的数据统计过程。1.依次选择“工具→向导→条件求和”菜单命令，在弹出的“条件求和向导-4步骤之1”界面中，确认条件求和的数据区域为整个表格(只需单击表格内的任一单元格再执行该命令，系统会自动选中整个表格区域)，单击“下一步”按钮。2.在“条件求和向导-4步骤之2”界面中选择“求和列”为“性别”，将限制的条件“岗位=二车间、职称=高级工程师、性别=男”逐条选择并添加到条件列表中，单击“下一步”按钮(如图2)。3.在“条件求和向导-4步骤之3”界面中选择统计结果的显示方式为“复制公式及条件”，单击“下一步”按钮。4.最后要选择目标数据存放的单元格，本例中依次选择C18、D18、E18、F18单元格，并在每次选择后单击“下一步”按钮，直到最后单击“完成”按钮。此时在F18单元格中就会出现我们要统计的数据结果。&&&&&&&&在本例中，我们可以看出，如果是简单条件的数据统计其实也可以用公式来实现，如统计“二车间”每月计发的工资总额，可以用公式“=SUMIF(E2∶E15,二车间,F2∶F15)”来实现，当然也可以使用分类汇总命令来实现。但对于复杂条件的数据统计用公式就显得有些难度了，特别是对于不熟悉函数的读者，而用“条件求和”功能则可以很方便地实现我们的统计需求。Cico提示：初次使用“条件求和”功能必须先安装。单击“工具”菜单中的“加载宏”，在“加载宏”对话框中勾选“条件求和向导”复选框，单击“确定”按钮，此时系统会自动安装该功能。&&&&图1单位职工数据表?&&&&图2指定条件数据巧用三种方法轻松删除Excel表格中的空行在数据统计与分析过程中，由于记录的添加、删除以及数据表的合并等原因，经常会在表格中出现一些空行(如图1)。这些空行的存在既不美观，同时也影响了数据分析的结果。如果一行一行地删除，费时费力，笔者这里总结了以下三种方法，让你轻松删除Excel表格中的空行。&&&&图1Excel数据表格一、定位删除法利用Excel中提供的“定位”功能，一次性定位表格中的所有空行，然后将其“一网打尽”。依次选择“编辑→定位”菜单命令，在出现的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮，在接着弹出的“定位条件”对话框中点选“空值”单选项(如图2)，最后单击“确定”按钮，这样就可&&&&&&&&以将表格中所有的空行全部选中了。然后鼠标右击选中区域，在弹出的快捷菜单中依次选择“删除→整行”命令即可。&&&&图2“定位条件”对话框Cico提示：使用该方法删除时要确保其他非空行中的所有单元格内均填有数值，否则会出现误删除记录的现象。二、筛选删除法利用Excel中提供的筛选功能将表格所有的空行筛选出来，然后将其删除。由于Excel在筛选时只能识别连续的行，遇到空行时则不会继续向下进行筛选，所以在进行筛选操作之前，我们可以在表格中的任意位置插入一列，在该列中填充一个简单的序列让表格连续起来。依次选择“数据→筛选→自动筛选”菜单命令，然后任选一个字段(如“性别”)，选择筛选条件为“空白”(如图3)，这样就可以将空行筛选出来。接下来选中这些空行将其删除即可，最后再将非空行全部显示出来。&&&&图3选择筛选条件Cico提示：如果某记录的被筛选字段(如“性别”)所对应的单元格没有填写数据也会被筛选出来，此时可再对其他字段进行筛选，直到筛选出来的记录全为空行为止。三、排序删除法利用“升序”或“降序”操作，将表格中所有的空行排列到一起，然后将其删除。与筛选操作类似，Excel中的排序操作也只能在连续的非空行中进行，所以也必须在表格中新添加一个填有简单序列的列。然后任选一个字段，对该字段进行升序或降序排列，此时所有的空行将会排序到表格的最后，然后将其删除就可以了。Cico提示：由于使用了排序操作，使得表格中原有记录的顺序被打乱，此时只需对新增的“空列”字段进行升序排序即可。用Excel实现随机出题拜读了《中国电脑教育报》今年第44期G7版《随机出题Flash来帮忙》一文后，马上按文中所言试验了一下，确实好用。不过，我认为，这项工作如果用Excel来实现更简单。下面我也以出20以内的随机加法题为例。&&&&&&&&1.新建一个工作表，按住Ctrl不放，分别单击A1和C1，将其选中，在其右键菜单中选择“设置单元格格式”，单击“数字”选项卡，选择“数值”，将“小数位数”右边的数字缩小为“0”后，单击[确定]按钮。2.分别在单元格A1中输入公式“=rand()*20”，B1中输入“+”，C1中输入公式“=rand()*(20-A1)”，D1中输入“=”。3.选中A11，向下拖动其右下角的填充柄至D25，一列20以内的随机加法题就完成了。25，将选定区域“复制”，在单元格F1位置“粘贴”，即可完成多列随机&&&&4.选中单元格A1&&&&出题。5.若要重新生成随机题，只需拖动任意一个空白单元格右下角的填充柄即可。Excel完全粘贴技巧有时我们需要把一个工作表中的内容、格式完全复制到其他工作表中，用常规的复制、粘贴的办法，往往事与愿违，尤其是行高、列宽需要重新设置，非常麻烦。兹举一例看看如何照搬全抄原表格。文章末尾提供原文件供大家下载参考。如图1所示，表格中设定了行高、列宽、表格线、斜线表头、文字对齐等等格式。&&&&图１如果直接选中该区域，复制粘贴的话，行高和列宽为Excel的默认设置状态（根据字体大小），设置的斜线会超出原单元格范围，显然不能达到要求，如图2。&&&&图2再试另一种方法：先复制表格区域，然后切换到目标工作表中选中一个单元格，单击右键选择命令“选择性粘贴...”，然后在弹出的对话框中选中“列宽”，如图3。&&&&&&&&图3确定操作后，结果保证了列宽等同被复制区域，如图4。&&&&图4然后直接执行“粘贴”命令，结果可以发现，表头斜线伸出框外，而且行高仍没有等同原表格。那我们应该怎么办呢？谜底揭开，正确方法应该按如下步骤进行：第一步：用鼠标左键拖动，选中连续的待选区域的行标按钮，单击右键选择“复制”，如图5。&&&&图5第二步：切换到接收数据的工作表，选择放置位置的第一行行标，选择快捷菜单中的“选择性粘贴...”，在对话框中选择“列宽”（同图3）。此步骤必不可少，可以保证沿用原表格各列列宽。第三步：保持此时的选中状态，再执行右键菜单中的“粘贴”命令，如图6。ok，大功告成，结果粘贴表格与原表格格式一模一样。原文件下载&&&&&&&&图6异曲同工:多个部门同时编辑Excel表格在公司里，有时一张反映公司综合情况的报表需要多个相关部门同时制作完成。制作这样一张报表，通常指定一个综合部门将各有关部门主管的数据收集起来后输入一个Excel文件中，然后共享在公司的局域网上供公司领导、部门和职员查询，使用起来十分方便。可是，由于一些统计数据过细过多，输入的工作量太大了，要耗费很长一段时间；有时整个报表统计出来了，说不定误了领导的决策；而且如果发现有错误输入的情况，只要有一个人浏览，别人是无法打开文件进行编辑修正的。为了改变一张报表只能由一个人完成的现状，其实我们完全可以通过Excel文件的设置，让相关部门的工作人员在局域网上通过密码确认，同时输入自己的有关数据，既减轻了由专人输入的压力，又节约了大量时间，同时还方便了领导和需求者的使用，下面将方法简介如下：首先打开一个Excel工作簿，选择菜单栏中的“工具”→“共享工作簿”命令；接着在出现的“共享工作簿”对话框中，选择“编辑”选项卡，然后选中“允许多用户同时编辑......”选项并单击“确定”按钮。&&&&共享工作簿最后选择菜单中的“文件”→“另存为”命令，将文件共享于局域网中即可。经过上述处理后，这个Excel工作簿可以同时被256个不同人员进行浏览或编辑。&&&&&&&&实例应用Excel中级联菜单实现的两种方法大家知道，在Excel中可以通过设置数据的有效性来实现类似于网页表单中的下拉菜单功能，这样可以大大地提高数据的录入速度和可靠性。但采用此方法要求下拉菜单中的选项不能过多，否则会影响录入的速度。如果这些选项内容之间可进行分类、分组，那我们就可以用多个下拉选项(即级联菜单)来解决此类问题。下面我们就从一个实例出发，给出在Excel中实现级联菜单的两种方法，希望能给使用Excel进行办公的朋友提供帮助。一、自定义数据的有效性图1中有两个工作表，其中Sheet1用来采集客户资料，并将其名称改为“客户数据采集”，Sheet2在的A列中保存了所有的省份，B列中的数据为各省份所属的县市并将工作表名称改为“地区”(假设这里设置了三个省份，即江苏省、浙江省和安徽省)。&&&&1．定义单元格区域名称选中“地区”表中江苏省所属县市的单元格区域B2∶B14，依次单击“插入”菜单中的“名称”，选择“定义”，弹出“定义名称”对话框，在“在当前工作簿中的名称”框中输入所定义的名称“江苏”，单击“确定”按钮。类似地，我们可以将浙江省和安徽省所属县市的单元格区域名称分别定义为“浙江”和“安徽”。2．设置数据的有效性切换到“用户数据采集”表中，选择要选择输入省份的D列，单击“数据”菜单中的“有效性”命令，弹出设置“数据有效性”对话框，在有效性条件的“允许”列表中选择“序列”，在“来源”框中输入“江苏,浙江,安徽”(分隔符为英文状态下的逗号，如图2所示)，单击“确定”按钮。接下来选中“所属县市”所在的E列，再次打开“数据有效性”对话框，在有效性条件的“允许”列表中选择“序列”，在“来源”框中输入公式“=INDIRECT(D2)”，单击“确定”按钮&&&&提示：在关闭设置E列数据有效性对话框时，如系统弹出警告提示“源目前包含错误，是否继续？”，只需确认就可以了。如果指定的D2单元格中已经选择了一个省份再设置E列数据的有效性就不会出现此提示了。3．数据录入录入客户资料时，首先选择客户所在的省份，然后再打开其右侧“所属县市”所在的单元格时，我们就可以从下拉菜单中找到我们所需的选项了。用函数搞定Excel的错误信息“#N/A”&&&&&&&&办公室小王在使用VLOOKUP函数制作试卷时，遇到了一个小问题。要求输入“机号”时，能自动生成考生“姓名”。“机号”和对应的考生“姓名”在“试卷选项”表A2:B22区域中，如图1所示。于是小王使用查询函数，在“考生答案”工作表B3单元格中输入公式：=VLOOKUP(A3,试卷选项!$A$2B$22,2,FALSE)，然后，向下拖动复制公式。这样当A列单元格输入“机号”时在B列单&&&&元格中就会产生考生“姓名”。可是公式复制后却出现了错误信息“#N/A”，如图2所示。小王仔细检查公式，结果公式显示无误。这到底是什么原因呢？&&&&图1&&&&图2原来“#N/A”表示在函数或公式中没有可用数值时产生的错误信息。在本例中，如果需要查询的数值（“机号”）为空白或输入的“机号”不存在，“姓名”列均会返回“#N/A”错误。如果输入正确的查找值，“#N/A”错误信息将被公式返回结果所代替。虽然这并不影响公式的使用，但却不是很美观，那么如何删除这些错误信息又不影响公式使用呢？这就涉及到IF函数和ISNA函数的使用。ISNA函数用于测试数值类型，如果测试值为错误值#N/A，则返回TRUE，否则返回FALSE。语法为：ISNA(value)，其中value为测试值，可以为引用单元格、公式或数值的名称等。根据以上分析，将B3单元格中公式改为：IF(ISNA(VLOOKUP(A3,试卷选项!$A$2=试卷选项!$A$2B$22,2,FALSE)),,VLOOKUP(A3,&&&&B$22,2,FALSE))。该公式含义为：如果测试的公式结果为TRUE即#N/A,则B3单元&&&&格值返回为空白，否则为公式查询结果。然后，将B3单元格公式向下拖动复制到相应单元格区域。这样，B列就不存在令人讨厌的错误信息“#N/A”了。友情提示：用同样的方法，使用条件判断函数IF和信息函数ISERROR可以将任何错误值包括：“＃N/A”、“＃VALUE?”、“＃REF?”、“＃DIV/0?”、“＃NUM?”等删除。ISERROR函数表示若测试值为任何错误值时，返回TRUE，否则返回FALSE。小数点你要听我的在Excel提高录入效率在工作中笔者要经常录入大批保留三位小数的数据表，数据范围为0.001～100.000，由于大部分数据集中0.001～0.010之间，这样输入一个数据就需要击键5次，录入速度比较慢。能不能提高输入速度呢？经过研究，笔者发现通过对数据格式进行重新定义可大大提高录入效率，如输入“0.001”只需输入“1”即可，下面是具体的实现方法和步骤：方法一：自动设置小数点1.选定需要输入数据的单元格；2.在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“编辑”选项卡；3.选中“自动设置小数点”复选框；&&&&&&&&4.在“位数”框中，输入小数位数，本例中输入“3”；5.单击“确定”按钮，开始输入数据。编辑提示：“位数”框中可输入正数，也可以输入负数。例如，如果在“位数”框中输入“3”，然后在单元格中键入“1”，则其值为“0.001”。如果在“位数”框中输入“-3”，然后在单元格中键入“1”，则其值为“1000”；在选择“自动设置小数点”选项之前输入的数字不受小数位数的影响。方法二：自定义数据格式1.选定需要输入数据的单元格；2.在“格式”菜单上，单击“单元格”，选中“数字”选项卡；3.在“分类”下拉框中选中“自定义”；4.单击“类型”输入框，输入新的格式类型“0.000,”，注意逗号“,”为半角英文字符，而非中文全角标点；5.单击“确定”按钮，开始输入数据。编辑提示：可以通过自定义“类型”来定义数据小数位数，在数字格式中包含逗号，可使逗号显示为千位分隔符，或将数字缩小一千倍。如对于数字“1000”，定义为类型“＃＃＃＃”时将显示为“1000”，定义为“＃”时显示为“1”。不难看出，使用以上两种方法虽然可以实现同样的功能，但仍存在一定的区别：使用方法一更改的设置将对数据表中的所有单元格有效，方法二则只对选中单元格有效，使用方法二可以针对不同单元格的数据类型设置不同的数据格式。使用时，用户可根据自身需要选择不同的方法.&&&&图1选项设置框&&&&图2单元格格式利用Shift键—轻松把Excel表格转换为图片很多报纸和杂志都介绍过在Excel中，同时按住Shift键点击“文件”菜单，原来的“关闭”菜单项就会变成“全部关闭”。最近笔者发现，如果我们在按下Shift键的同时点击“编辑”菜单，原来的复制和粘贴就会变成“复制图片”和“粘贴图片”。利用这一功能，我们可以将一个数据表以图片的形式进行复制，从而将其转换为图片。方法如下：&&&&&&&&首先选中需要复制成图片的单元格区域，然后按住Shift键依次选择“编辑→复制图片”命令，接着弹出“复制图片”窗口(如图1所示)，选择“图片”单选项后点击“确定”按钮，这时就将选定的表格区域复制成图片了。最后复制到目标只需直接选择“粘贴”命令即可(或者按Shift键再选择“编辑→粘贴图片”命令)。我们还可以将其在Word中进行粘贴。&&&&图1另外，在复制图片时如果选择了“如打印效果”单选项，在粘贴的时候如果表格没有边框，复制后的图片也不会出现边框用Excel制作自动记录的考勤表单位传统的考勤登记方式有工作量大、出错几率高、统计分析麻烦等特点，现在已经进入了信息时代，为何不用电脑来帮我们进行考勤呢？用Excel2002制作简单、快捷、准确的考勤表，你就能切身体会到信息时代的方便与快捷。一、基本框架设置首先要进行的工作当然就是新建工作簿，在工作表中输入姓名、日期，制订考勤表的基本框架。1.启动Excel2002，新建一个工作簿，命名为“2004年员工考勤表”，在工作簿中建立12个工作表。2.在当月工作表的A1、B1单元格中分别输入“姓名”、“日期”，在A2单元格中输入第1个员工的姓名，接着选择A2、A3单元格，然后单击“合并及居中”按钮将两个单元格合并为1个单元格，按照以上方法录入其他员工的姓名（如图1）。3.在单元格C1中输入“7-1”，程序将自动转成“7月1日”（这里假定考勤从7月1日开始）。用鼠标点选单元格C1，并移动鼠标到单元格的右下角，待出现实心“十”字的填充柄后，按住左键拖动到需要的位置，这样在7月1日后便形成了一个日期序列。4.单击日期序列最后的“自动填充选项”智能填充标记，在弹出来的菜单中点选“以工作日填充”项，程序便自动将星期六、日去掉，不记入考勤日期。5.选中整个日期行，在“单元格格式”对话框中点选“数字”选项卡。在“分类”列表中点选“自定义”项，在类型框中输入“d日”，然后单击“确定”按钮。二、录制宏1.点选工作表中的任意一个单元格，然后单击“工具→宏→录制新宏”菜单项，进入“录制新宏”对话框。在“宏名”框中输入准备录制的宏的名称——“返回当前时间”，“确定”后即进入宏的录制阶段（如图2）。2.输入公式“=now()”，然后按回车键，接着单击“停止录制”工具栏中的“停止录制”按钮结束录制。三、制作宏按钮1.单击“视图→工具栏→绘图”菜单项，调出“绘图”工具栏，接着选择“绘图”工具栏中的“绘图→对齐→对齐网格”项。2.单击“视图→工具栏→窗体”菜单项，调出“窗体”工具栏，然后单击“窗体”工具栏上的“按钮”，接着在单元格B2中拖动鼠标绘制一个按钮，Excel将自动打开“指定宏”对话框，点选其中的“返回当前时间”宏，并单击“确定”按钮（如图3）。3.单击按钮，将按钮上的文字更改为“上班”，并对文字大小、字体进行设置。然后单击“绘图”工具栏上的“选择对象”按钮，并按住“Ctrl”键，用鼠标将刚才制作的按钮拖到B3中，即将制作好的按钮复制到B3中，并将按钮上的问题更改为“下班”。&&&&&&&&4.确认“绘图”工具栏上的“选择对象”