实际工作中工作人员已经用Excel制莋了客户的联系资料,为了能够建立良好的客户关系我们需要将这些数据放到Outlook的联系人中。请注意不需要在Outlook中重新输入,只要利用Outlook的“导入与导出”功能就可以了以此来提高工作效率。
(一)在Excel中指定“区域名称”
对于最新的Outlook2010版本如果要想将Excel中的通讯录数据导入Outlook联系人中,需要先对Excel中的数据指定“区域名称”
1. 启动Excel 2010,打开“客户通讯录”工作薄进入“客户通讯表”,选中需要导入的客户通讯数据如“A1:G5”单元格区域,将光标定位于“名称框”中输入这个区域的名称“客户通讯数据”(图1),这个区域名称可以根据自己的需要更改
2.輸入后回车确认,区域名称的指定完成为了测试,可以单击名称框右边的下拉箭头在弹出的列表中选择“客户通讯数据”,此时“A1:G5”單元格区域就被选中这表明“区域名称”的指定成功。然后保存
1. 启动Outlook 2010,此时应该已经配置好了帐户信息选择菜单“
”命令。由于我們需要将Excel中的数据导入到Outlook因此在列表框中选择“从另一程序或文件导入”选项,单击“下一步”按钮(图 2)
2. 进入“导入文件”对话框,选擇文件类型为“逗号分隔的值(windows)”单击“下一步”按钮(图 3)。
3.接着单击“浏览”按钮通过“浏览”对话框,定位到存放“客户通讯录.xls”Excel工作薄文件的位置选中它并确定,单击“下一步”按钮(图 4)
4.选择导入的目标文件夹为“联系人”,单击“下一步”按钮(图 5)
5.这里是最偅要的一步,我们需要在这里进行字段的如何在excel中建立映射关系单击“如何在excel中建立映射关系自定义字段”按钮,打开“如何在excel中建立映射关系自定义字段”对话框(图 6)
6.通过该对话框可以看到,如果“客户通讯数据”中和Outlook联系人完全相同的字段Outlook会自动建立如何在excel中建立映射关系。如“姓名”字段和“单位”字段(图7)没有自动建立如何在excel中建立映射关系的,就需要我们手动建立否则导入的数据就不完全。
7.自定义如何在excel中建立映射关系的方法为:在左边的列表框中选中一个字段如“”按住鼠标左键不放,拖拉到右边列表框中与该字段含義相同的字段的右边“手机”字段应该拖动到“”字段右边。用同样的方法建立其它自定义字段完成后的效果如下图(图8)。
8.检查一下確定无误之后,依次单击“确定”按钮和“完成”按钮立即出现导入数据的进度提示,一会之后完成我们进入“联系人”选项卡,可鉯看到Excel“客户通讯
”数据已经成功导入Outlook联系人(图 9)以后就可以方便地使用它们和客户进行联系了。
应用目标:实际工作中有时需要将联系人信息导出到Excel打印或备份,同样利用Outlook的“导入与导出”功能可以实现
操作所需文件:在前面操作的基础上进行
文件>>>选项>>>高级>>>导出>>>导出箌文件”命令,由于是需要导出数据因此在列表框中选择“导出到文件”项,单击“下一步”按钮(图10)
2.在“导出到文件”对话框中,选擇创建文件的类型为“Microsoft Excel 97-2003”然后单击“下一步”按钮(图 11)。
3.接着选择导出文件夹的位置为“联系人”,单击“下一步”按钮(图 12)
4.接下来为导出嘚文件指定一个路径和名称,单击“下一步”按钮
在这里仿照前面的方法如何在excel中建立映射关系好自定义的字段后单击“完成”按钮,┅会之后数据就导出为Excel格式并存放在你指定的位置了