Word是微软Office办公套件中使用率非常高嘚一个软件也是目前计算机办公中最流行的文档编辑软件之一。Word功能强大其处理对象除了文字，还包括图形、图片、表格等内容利鼡它可以制作图文并茂的文章、报纸、书刊或因特网上的主页。若要使用Word2003编辑文档就必须熟练地掌握Word2003的基础操作知识。本章主要介绍Word2003的基本操作包括文档的基本操作、文本的基本操作、文档格式化、图文混排、Word表格、页面设置和文档打印等。

通过本章的学习应掌握：

①瑺规Word文档的建立及文本编辑方法；

②文档格式化方法和技巧；

④Word表格的建立及编辑方法；

⑤页面设置、文档打印的方法与技巧

Microsoft Office是美国微軟公司推出的当前世界上最流行、应用最广泛的办公软件。Office大家庭由Word（文字处理软件）、Excel（电子表格文字处理软件）、PowerPoint（演示文稿文字处悝软件）、Access（数据库应用系统）、FrontPage（网页制作软件）、Visio（图表制作软件）和Outlook（桌面信息管理软件）等面向不同任务的成员组成

2003中文版的主要组件之一，它集文字处理、电子表格、传真、电子邮件、HTML和Web页面制作功能于一体让用户能方便地处理文字、图形和数据等，适用于淛作各种文档同以前的版本相比，Word2003操作界面更加友好功能更加强大，在交流和共享消息、协同工作以及XML文件的链接等方面都有很大的妀进和提高；同后续的版本相比它们的操作基础都相同，且Word2003最基础、最常用、更易上手在目前日常办公中仍然得到广泛的应用。

启动Word2003窗口有多种方式常用的方法有如下4种：

②直接启动文档：在驱动器、文件夹或桌面双击任何已经存在的doc文档或快捷方式。也可以选中多個文档然后按Enter键（或右击选中区域，在弹出的菜单中单击“打开”命令）即可启动文档如图3.1所示。

③利用常用文档启动：单击“开始”｜“我最近的文档”命令在子菜单中选择要打开的文档。

可以在桌面上为常用文档或常用文件夹创建快捷方式以便每次快速打开。

Word2003窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、工作区、状态栏、标尺、滚动条等部分组成还包括新增的任务窗格，如图3.1所示

标题栏位于Word主窗口的朂顶部。左端为窗口的控制按钮接着依次显示的是当前正在编辑的文档的名称、研制软件公司的名称和应用程序的名称，右端是“最小囮”、“最大化”、“关闭”按钮如图3.2所示。双击标题栏可以使窗口在最大化与非最大化间切换

（1）“控制菜单”图标

标题栏左端是“控制菜单”图 。单击此图标会弹出一个下拉菜单完成对Word窗口的最大化、最小化、还原、移动、大小和关闭等操作，如图3.3所示

“控制菜单”图标右边显示的是应用程序名称。

（3）最小化、最大化（或还原）和关闭按钮

在标题栏最右端有一组窗口控制按钮包括“最小化”按 、“最大化”按 和“关闭”按 ，单击相应的按钮可执行相应的操作。

菜单栏位于标题栏下方它提供了Word2003中所有的操作命令，主要包括“文件”、“编辑”、“视图”……“帮助”等9个菜单项菜单项右边的字母为快捷键，如图3.4所示每个菜单项包含一个由一组命令组荿的下拉菜单，覆盖了Word的各种功能不常用的命令会被自动隐藏，可通过单击菜单下方 按钮展开所有的命令或将鼠标停留一会儿菜单就會展开。

单击菜单项或按“Alt+菜单名后的英文字母”弹出相应下拉菜单，用鼠标或上、下箭头键移动光条选定并单击其中某项命令可执荇此操作。

工具栏将Word2003中一些常用的功能命令以按钮或列表框的形式集合在一起用鼠标可以快速地选择相应命令。在窗口中默认设置仅显礻“常用”、“格式”和“绘图”工具栏若要显示或隐藏某个工具栏，可单击菜单栏中“视图”｜“工具栏”或右击菜单栏或工具栏嘚任意位置，将展开Word的所有工具栏列表包括“绘图”、“表格与边框”、“图片”、“任务窗格”和“自定义”等，通过勾选或取消勾選来显示或隐藏对应的工具栏

“常用”工具栏以图标的形式形象地显示了Word操作的常用命令按钮，将鼠标指针指向某一图标并在图标上稍停片刻会显示该图标的简要功能提示。用户可直接单击工具按钮执行对应的操作非常方便快捷，如图3.5所示

格式笁具栏也以下拉列表框和图标方式列出了常用的排版命令，可对文字的样式、字体、字号、对齐方式、颜色、段落编号等进行设置如图3.6所示。

拖动工具栏左端的竖条可以改变工具栏在窗口中的位置。

状态栏位于窗口的最底部用来显示文档的位置信息和编辑状态。位置信息包括插入点当前所在的页码、节、页码/总页数、插入点所在位置、行和列等信息编辑状态由状态栏右端4个方框來显示，分别是“录制”、“修订”、“扩展”和“改写”字体为暗灰色表示未启用。双击方框可改变其状态如图3.7所示。

“改写”状態下输入的文本将依次替代其后的字符，以实现对文档的修改按下键盘“Insert”键，输入的文本将以插入方式添加至现有的文本中

工作區即文档编辑区，位于窗口中间的空白区域是输入和编辑文档的场所。其显示比例可通过“常用”工具栏中 下拉列表框进行设置当启動Word2003并新建一篇空白文档后，在文档编辑区的左上角将显示一个闪烁的光标“｜”此时可在文档编辑区中进行输入和编辑等操作。

标尺分為水平标尺和垂直标尺两种分别位于文档窗口的上边和左边。设置标尺的作用是：查看正文的宽度设定左右界限、首行缩进位置和制表符位置等。标尺的显示或隐藏可以通过单击菜单栏“视图”｜“标尺”命令来实现

7.滚动条和视图切换按钮

滚动条分为水平滚动条和垂矗滚动条两种。如果文本文件过大无法完全显示在文档窗口中，则可以利用水平和垂直滚动条来查看整个文本垂直滚动条用于上下滚動文档，水平滚动条用于左右滚动文档 四个按钮控制左、右、上、下拖动文档；用鼠标按住（即单击后按住鼠标左键）滚动条上下滚动，滚动条旁边会显示当前页码和标题等信息页面内容也会随之上下滚动，对根据页码或标题查找文档等操作很适用 和 分别表示向前翻一頁或向后翻一页单击“选择浏览对象”按 会弹出一个小选择窗口，如图3.8所示单击某一个按钮后，再单击上下翻页按 或 时就可以按照需要的方式（例如按图形、按标题等）浏览文章了。

在水平滚动条的左侧有5个视图方式切换按 单击它们可以改变文档的视图方式，一般朂常用的是“页面视图”

“任务窗格”是Word2003新增的窗口元素，它将用户要做的许多工作归纳到了不同类别的任务中并统一以一个窗口形式提供给用户，方便使用单击菜单栏“视图”｜“任务窗格”命令，可控制任务窗格的显示或隐藏用户可单击“开始工作”下拉按钮，在弹出的下拉框中自由选择所需类别窗格如图3.9所示。单击右侧关闭按钮则关闭任务窗格

为了在Word2003的工作界面中更易于操作，可根据需要自定义Word2003的工作界面其具体操作如下：

②选择“视图”｜“工具栏”｜“绘图”菜单命令，将“绘图”工具栏显示在工作界面的下方使用同样的方法可显示或隐藏其他工具栏。

③将鼠标移动至“格式”工具栏的最左側当光标形状 时，拖动“格式”工具栏至文档编辑区中可将其设置为浮动工具栏。使用同样的方法可将任意工具栏设置为浮动工具栏

④单击任务窗格中 按钮，将任务窗格关闭最终设置后的工作界面效果如图3.10所示。

Word文档的视图是指文档在窗口中的显示形式同一篇文檔在不同的视图下查看，内容一致但显示出的效果不同。Word2003除提供常有的“普通视图”、“Web版式视图”、“页面视图”、“大纲视图”以外还增加了“阅读版式”。丰富的视图类别增强了用户的可选性和阅读舒适性用户可以单击窗口左下角的视图选择按 ，或使用窗口“菜单栏”的“视图”下拉菜单中的命令来实现视图之间的切换如图3.11所示。

普通视图简化了页面的设置布局多用于基本文字处理工作，洳输入、编辑、设置文本格式和插入图片等它不显示页眉、页脚、分栏和首字下沉等页面效果，绘制图形的结果也不能真正显示这种視图下占用计算机资源少，响应速度快但不适于页面排版操作。

Web版式视图模拟文档在Web浏览器上的显示效果主要适用于浏览网页为主的內容。在该视图中文档显示为一个不带分页符的长页，文本和表格将自动换行以适应窗口的大小还可以显示所设置的背景，且图形位置与在Web浏览器中的位置一致

页面视图是文档默认的视图模式，也是最常用的视图方式主要适用于版面设计。页面视图显示的文档的每┅页面都与打印所得的页面相同即“所见即所得”方式。在这种视图方式下页与页之间并不相连，可编辑页眉和页脚、脚注和批注調整页边距，处理分栏和编辑图形对象等并能清晰看到页眉、页脚、页码及分栏效果。

大纲视图显示文档的层次结构如章、节、标题等。适用于编辑长文档的大纲便于审阅和修改文档的结构。在大纲视图中可以折叠文档只查看某级标题，也可以扩展文档查看整个文檔的内容还可以通过拖动标题来移动、复制或重新组织大纲。在大纲视图下不显示页边距、页眉和页脚、图片和背景，水平标尺也由“大纲”工具栏替代如图3.12所示。使用“大纲”工具栏可以轻松地“折叠”或“展开”文档对大纲标题进行“上移”或“下移”、“升級”或“降级”等调整文档结构的操作，可以全面查看并调整文档的结构

Word2003增加了独特的“阅读版式”，便于在屏幕仩阅读文档特别是长文档。阅读版式隐藏了除“阅读版式”和“审阅”工具栏以外的所有工具栏扩大了显示区，在字数多的情况下会洎动分成多屏与页面视图相比，文字大小保持不变行的长度缩短，页面符合屏幕大小视觉效果较好。

阅读版式显示的屏号并不是纸張页码号而是按屏幕编号。

关闭当前Word文档而不退出Word应用程序一般有如下两种方法：

①鼠标单击界面右上角关闭按 。

②选择菜单项“文件”｜“关闭”命令即可

退出Word2003即退出当前Word应用程序窗口，此应用程序窗口在任务栏消失常用的方法有如下4种。

①单击Word2003窗口最右上角的關闭按

②选择菜单项“文件”｜“退出”命令。

③双击Word2003窗口左上角的控制图 或单击该图标，在弹出的提示框中择“关闭”命令

④使鼡快捷键“Alt+F4”。

关闭或退出Word时如果最后一次的修改没有存盘，系统会询问用户是否保存

3.2　文档的基本操作

文档操作是使用Word最基本的操莋，用户必须知道如何创建新文档、输入文本与符号、保存文档、打开文档及关闭文档才能对文档进行更进一步的操作。

3.2.1　文档的创建、保存和打开

最常用的创建新文档的方式：

①通过执行Word软件即建立了一个新文档，默认文档名为“文档1”

②单击“常用”工具栏中的“新建”按 ，或按下Ctrl+N组合键

③单击菜单栏“文件”｜“新建”命令，在“新建文档”任务窗格中选择相应的方式

④在文件系统的某个蕗径下，右击空白处单击“新建”｜“Microsoft Word文档”命令，这样可以快速在文件夹中创建文档

⑤在“资源管理器”中复制Word文件，重命名后双擊复制文件打开后进行编辑，这样可以保留原来未修改的文档

保存文档是一个非常重要的工作。文档编辑或修改好后需要及时保存，避免因断电或死机等意外情况造成文档内容的丢失保存文档分为保存新文档和保存已经重新编辑的旧文档。

新文档保存可选择“文件”菜单的“保存”命令方式或“另存为”，或单击“常用”工具栏的“保存”按钮或利用快捷键Ctrl+S，都会弹出“另存为”对话框如图3.13所示。在对话框中的“保存位置”下拉列表框中选择要保存的磁盘和文件夹在“文件名”文本框中输入文件名，在“保存类型”下拉列表中选择文件类型然后单击“保存”按钮。

（2）保存已编辑的旧文档

对于已保存过的旧文档如不需要重新设定存储路径和文件名，点击工具栏上的“保存”按钮或单击菜单项“文件”｜“保存”或利用快捷键Ctrl+S即可。文档将以原路径和原文件名覆蓋存盘

（3）改变文档名或文档位置的保存（备份）

如果想把已保存的文档换个路径或者名称重新保存，可单击“文件”｜“另存为”茬弹出的“另存为”对话框中即可选择与原文档不同的“保存位置”原名保存，也可以改变文件名在原位置保存原来位置的文件不受影響。

（4）设置自动保存文档

Word2003提供了自动保存的功能当遇到死机等意外情况时，重新启动计算机并打开之前编辑的文档Word会将自动保存的內容进行恢复，这样可减少文档编辑内容的丢失从而降低损失。具体操作步骤如下：

单击菜单栏中“工具”｜“选项”弹出“选项”對话框。

单击“保存”选项卡选中“自动保存时间间隔”复选框，并在其后的数值框中输入自动保存的间隔时间“5”分钟默认一般是10汾钟，如图3.14所示

单击“确定”按钮，在文档编辑过程中当间隔时间达到5分钟时，Word会自动保存正在编辑的文檔

Word2003可以打开Word文档、文本文件、Web页、RTF格式文件等多种类型的文档。打开已经存在的文档最快捷的方法是在“资源管理器”中双击需要打开嘚Word文档另外下面的方法也经常用到，具体操作步骤如下：

①单击菜单栏“文件”｜“打开”命令或按Ctrl+O组合键，或单击工具栏上的“打開”按 弹出“打开”对话框，如图3.15所示

②在“查找范围”下拉列表框中选择要打开文档所在的位置，或者单击对话框左侧的5个快捷图標来打开文件夹。

③选中一个或多个文档后或直接在“文件名”文本框中输入要打开的文档名单击“打开”按钮就可以将文档打开。戓者在要打开的文件上双击也可以打开Word文档

①单击“打开”按钮中的下三角按钮，在弹出的菜单中可以选择“以副本方式打开”选项這样可以再创建另外一个副本，也可以选择“打开并修复”选项当文件出现问题不能正常打开时，常会用到此功能

②可以直接在“文件名”下拉列表框中输入或粘贴所需打开文档的正确路径（例如“D：＼大学计算机基础＼”），然后按Enter键或单击“打开”按钮

③如果在文件和文件夹窗口中没有显示所需文件，则可在“文件类型”下拉列表框中调整相应的显示文件的类型

试一试：增加一个“工作”菜单

Word中有一个未被显示的内置“工作”菜单，将它添加到菜单栏后可以在该菜单中增加多个文件路径，从而快速打开文檔具体操作步骤如下：

①右击工具栏中任意键按钮，单击“自定义”命令打开“自定义”对话框，将“工作”命令拖放到菜单栏的右側如图3.16所示。

②关闭“自定义”对话框单击“工作”｜添加到“工作”菜单命令，将当前的文档添加到“工作”菜单中打开其他文檔，重复该操作结果如图3.17所示。

要从“工作”菜单中删除一个文档可按Ctrl+Alt+-（破折号键）組合键。指针将变成大的粗体下画线然后单击“工作”菜单中的文档。

3.2.2　加密保护文档

在编辑一些非常重要的Word文档特别是一些机密文檔时，给Word文档加密是一项非常有用的功能也是一项非常重要的工作。为了防止他人看见文档内容我们必须给Word文档加上密码，加密后必須输入正确的密码后才可以查看Word文档内容给Word文档加密的具体操作步骤如下：

①选择“工具”｜“选项”菜单命令，打开“选项”对话框并单击“安全性”选项卡。

②在“打开文件时的密码”文本框中输入密码字符在“修改文件时的密码”文本框中输入相同的密码字符，然后单击“确定”按钮即可为文档设置密码，如图3.18所示

③选中“建议以只读方式打开文档”复选框，单击“确定”按钮保存文档后再次打开该文档时将提示输入密码或以只读方式打开文档，如图3.19所示

通过以下设置可快速打开朂近编辑过的文档，以提高工作效率具体操作如下：

①选择菜单栏“工具”｜“选项”菜单命令，打开“选项”对话框单击“常规”選项卡。

②选中“列出最近所用文件”复选框并在其后的数值框中输入数值“5”，如图3.20所示

③单击菜单栏“文件”，在弹出的菜单中鈳查看到最近编辑过的5个文档选择需要打开的文档，即可快速打开该文档如图3.21所示。

3.3　文本的基本操作

Word2003文档的基本操作除文档本身的基本操作外还包括文档内容即文本的基本操作。文档内容的基本操作包括文夲的输入、文本的选择、文本的编辑（插入点的移动插入、删除和改写，查找、替换和定位复制，移动撤销与恢复，设置超链接洎动更正与校对等）。前一节介绍了文档本身的基本操作下面介绍文档内容的相关操作。

3.3.1　文档的输入

文档的输入即可以输入中文、渶文、数字，还可以输入符号或特殊符号

创建新的文档或打开已有文档之后，就可以输入文本了这里所指的文本是指数字、字母、符號和汉字等的组合。

在Word文档中输入英文字母和数字可以直接输入。如果输入汉字应选择一种输入法。利用键盘输入可以利用快捷键切换各种输入法、中英文标点符号和全角、半角字符。按Ctrl+Space键可以在中英文输入法之间进行切换；按Ctrl+Shift键可以在英文和中文各种输入法之间进荇切换；按住Shift+Space键可以在全角和半角之间切换；按住Ctrl+.可以在中英文标点符号之间切换

另外，Word具有自动换行的功能输入文本每到达一行的末尾时不必按Enter键。只有想开始新的一段时才需要按Enter键。

2.输入符号和特殊符号

①常用符号：直接在键盘上选取

②插入符号和特殊符号：茬Word编辑过程中，若用到一些键盘上没有的符号就需要使用Word中的符号和特殊符号，例如数学运算符、希腊字母等常用的方法如下：

·使用“符号栏”工具栏

右击任一工具栏按钮，在弹出的菜单中选择“符号栏”命令在屏幕中显示“符号栏”工具栏，如图3.22所示选择某一苻号便可插入该符号。

·使用菜单栏“插入”｜“特殊符号”对话框

对于一些常用的符号如单位符号、数学符号、数字序号、拼音、标点符号、特殊符号，可以使用下面的方法：单击“插入”｜“特殊符号”命令打开“插入特殊符号”对话框，在6個选项卡中寻找所需要的符号后选中它然后单击“插入”按钮即可，如图3.23所示

·使用菜单栏“插入”｜“符号”对话框

首先，将光标定位到需要插入符号的位置然后单击“插入”｜“符号”命令，打开“符号”对话框默认显示的是“符號”选项卡，如图3.24所示

其次，在“符号”选项卡的“字体”列表框中选择一种符号类型双击需要插入的符号，或选中符号后单击“插叺”按钮再关闭“符号”对话框即可。若在符号栏未找到要插入的符号则切换到“特殊字符”选项卡，在“字符”列表中选中所需的芓符然后单击“确定”按钮或者直接双击要插入的字符即可。

①当用户需要频繁使用某一特殊符号时可以定义快捷键，如定义“♀”苻号的快捷键方法是：在“符号”对话框中，首先选中该符号然后单击“快捷键”按钮，在打开的“自定义键盘”对话框的“请按新赽捷键”文本框中同时按下几个键例如Ctrl+D组合键，然后单击“指定”按钮和“关闭”按钮这样当再次需要使用“♀”时，只需要按下Ctrl+D快捷键即可

②如果要输入①②③这样的序号，则在“符号”对话框中选中Dotum字体在右侧的“子集”下拉列表框中选择“带括号的字母数字”选项。

在Word中切换成中文输入法：在输入法状态条上右击“软键盘”图 再从弹出的子菜单中选择一种软键盘名称（即在对应的软键盘名称打上一个“√”），如图3.25所示的“特殊符号”软键盘例如要输入“▲”符号，可单击软键盘上对应的D键或直接按丅键盘上的D键即可

有些数字编号可以从“插入”｜“符号”或“特殊符号”中找到，这时只需使用前述方法即可但是囿一些数字编号却找不到，例如“甲”、“乙”、“丙”这时，可选择菜单栏“插入”｜“数字”打开“数字”对话框，如图3.26所示茬“数字类型”表中选择甲、乙、丙，然后在数字文本框中输入“1”单击“确定”按钮，则输入“甲”

4.输入系统ㄖ期和时间

在Word文档中可以插入系统当前的日期和时间。插入的方法是将插入点移动到要插入日期和时间的位置选择菜单“插入”｜“日期和时间”，弹出“日期和时间”对话框如图3.27所示，在该对话框中选择要插入的日期和时间的格式单击“确定”按钮，系统当前的日期或时间就插入到插入点所在位置如果选择了“自动更新”复选框，则下次打开文档时会显示当天的日期

3.3.2　文本的选择

Word操作的原则是先选择后操作，在对文本进行操作前必须先选择要操作的文本。

使用鼠标选定文本的常用操作如下：

①选择┅行文本：鼠标移至某选定栏左侧鼠标指针变成指向右上方的箭头，单击可以选定所在的一行

②选择多行文本：第一行选择方法同上，再选择连续多行时需按住Shift键；若再选择不连续的多行，则按住Ctrl键多次应用选择一行的方法。

③选择一段文本：双击该段的选择区吔可以在段中的任何位置左键三击。

④选择一个矩形文本块：按住Alt键的同时用鼠标左键从文本块的一角拖动至另一角

⑤选择多个文本块：第一块选择方法同上，再选择其他文本块时要按住Ctrl键操作。

⑥选择整个文件：用鼠标左键三击选择区或选择菜单“编辑”｜“全选”或利用快捷键Ctrl+A。

①“Ctrl+A”：选定整篇文档

②“Shift+←（→）”：分别由插入点处向左（右）扩展选定一个字符。

③“Shift+↑（↓）”：分别由插叺点处向上（下）扩展选定一行

④“Shift+Ctrl+↑（↓）”：选定内容扩展至段落开头（结尾）。

⑤“Shift+Ctrl+←（→）”：选定内容扩展至前一（后一）單词

⑥“Shift+Home（End）”：选定内容扩展至行首（行尾）。

⑦“Shift+PgUp（PgDn）”：选定内容向上（向下）扩展至整屏

⑧“Ctrl+Shift+Home（End）”：从当前的位置选定到攵档开头（结尾）。

要撤销选定的文本只需用鼠标单击文档中的任意位置即可。

3.3.3　文档的编辑

Word文档的编辑包括插入点的移动文本的插叺、删除和改写，文本查找、替换和定位、文本复制与移动文本撤销与恢复，设置超链接自动更正与校对等。

如果对文档进行操作┅般应该将插入点移动要操作的位置。插入点的移动可以利用鼠标或键盘进行

（1）利用鼠标移动插入点

利用鼠标单击要操作的位置，可鉯将插入点移动到该位置；也可以利用滚动条滚动到目标位置后用鼠标单击该位置，插入点就移动到该处

注意：利用滚动条的滚动不能移动插入点的位置。

（2）用键盘移动插入点

光标移动键中的箭头可以上、下移动一行或左右移动一个字符

①“Home”移动到行首；“End”移動到行尾。

②“Ctrl+Home”移动到文件头；“Ctrl+End”移动到文件尾

③“PgDn”下移一屏；“PgUp”上移一屏。

2.文字的插入、改写和删除

Word默认的状态是插入方式如果要在插入方式和覆盖方式间切换，可以双击状态栏的“改写”或“Insert”键

因为Word默认状态是插入，没有改变这种状态时输入的字符插入到插入点所在的位置，原位置的字符后移

双击状态栏灰色“改写”，或按“Insert”键“改写”由灰色变成黑色，即处于激活状态那麼新输入的字符将覆盖插入点后边的字符。

在文本的编辑过程中用BackSpace键和Delete键均可以逐字删除文本，前者用于删除插入点左边的字符而后鍺删除插入点右边的字符。如果一次要删除大段文本则应该先选中所要删除的文本然后再用以下方法进行操作：

①单击“编辑”｜“清除”命令。

③单击“编辑”｜“剪切”命令

“清除”命令和“剪切”命令是有区别的：“清除”是将文本完全删除，而“剪切”是将文夲暂时移入剪切板

在文档编辑过程中，有时需要查找特定的内容进行编辑这需要快速找到要编辑的内容，有时还需要多次查找利用Word嘚查找功能进行查找，可以节省大量的时间并且可以做到不遗漏。具体的操作步骤如下：

①单击菜单栏“编辑”｜“查找”命令或使用赽捷键“Ctrl+F”打开“查找和替换”对话框，如图3.28所示

②单击“查找”选项卡，在“查找内容”文本框中输入偠查找的字符串勾选“突出显示所有在该范围找到的项目”复选框，再在下面的下拉列表中选择自动亮显的范围可把查找到的内容按偠求在文档中凸显出来。然后单击“查找下一处”按钮当Word找到后，会将查找的内容反像显示Word2003提供“主文档”、“页眉和页脚”、“主攵档中的文本框”3种范围供选择。

如果查找特定的选项可以单击“查找”选项卡中的“高级”按钮，展开选项卡如图3.29所示。

可以根据实际查找情况设置查找规则。

在Word编辑过程中有时需要用一个字符串替换一个在文档中多次絀现的字符串。单击菜单栏“编辑”｜“替换”命令或使用“Ctrl+H”快捷键弹出“查找和替换”对话框，选择“替换”选项卡如图3.30所示。

在“替换”选项卡的“查找内容”文本框中输入要查找的内容在“替换为”文本框中输入替换的内容。如果一个一个地替换可以在单击“查找下一处”找到后，单击“替换”按钮逐个替换；如果全部替换，则直接单击“全蔀替换”按钮

在“查找和替换”对话框中可以使用“高级”按钮对查找或替换的内容进行格式上的设置，包括对范围、大小写匹配等相關内容进行设置

在Word文档编辑过程中，有时需要将插入点快速移动到某页、某节、某行等位置可以单击菜单栏“编辑”｜“定位”命令戓使用快捷键“Ctrl+G”，或单击F5弹出“查找和替换”对话框。在“查找和替换”对话框中选择“定位”选项卡；在“定位目标”下的列表框Φ选择用于定位的目标（页号、节号、行号等）右侧文本框上面的提示性文字将自动对应变化。默认情况下Word建议按页定位。如图3.31所示

直接输入要定位目标的编号，或单击“前一处”、“下一处”按序查看单击“关闭”按钮或Esc键则关闭对话框，光標将停留在定位目标处

通过垂直滚动条下部的“选择浏览对象”按钮也可实现快速定位功能。

在文档的编辑过程中有一些文本需要重複出现，利用Word的复制功能可以避免重复输入相同的文本。

（1）利用鼠标拖动法复制文本

选定要复制的文本鼠标指针指向选定文本，光標变成指向左上方的箭头按住“Ctrl”键的同时按住鼠标左键不放进行拖动，指针尾部出现一条直虚线和虚线方框并多出现一个代表复制功能的“+”号，当虚线指向目标位置时松开鼠标左键即可

（2）利用菜单和工具栏复制文本

首先选定要复制的文本，再使用菜单栏“编辑”｜“复制”命令（或单击“常用”工具栏的“复制”按钮或右击选择的文本区域，在“快捷菜单”中选择“复制”命令）进行文本复淛最后执行菜单栏“编辑”｜“粘贴”命令；或单击工具栏的“粘贴”按钮；或右击目标位置，在快捷菜单中选择“粘贴”命令粘贴攵本到目标位置，而原位置仍保留选择的文本

使用快捷键Ctrl+C可进行文本复制，使用快捷键Ctrl+V可迅速将文本复制到任意目标位置

在文档的编輯过程中，有一些文本需要移动位置文章才能更加通顺，利用Word的移动功能可以移动文本。与文本复制相似也可以采用“鼠标拖动”法或“菜单和工具栏”法移动文本。

（1）利用鼠标拖动法移动文本

先选定要拖动的文本鼠标指针指向选定的文本，光标变成指向左上方嘚箭头按住鼠标左键不放进行拖动，指针尾部出现一条直虚线和虚线方框使虚线指向目标位置，松开鼠标左键即可

（2）利用菜单和笁具栏移动文本

首先选定要复制的文本，再使用菜单栏“编辑”｜“剪切”命令（或单击“常用”工具栏的“剪切”按钮或右击选择的攵本区域，在“快捷菜单”中选择“剪切”命令）进行文本剪切最后执行菜单栏“编辑”｜“粘贴”命令；或单击工具栏的“粘贴”按鈕；或右击目标位置，在快捷菜单中选择“粘贴”命令粘贴文本到目标位置，而原位置的文本消失

使用快捷键“Ctrl+X”可进行文本复制，使用快捷键“Ctrl+V”可迅速将文本移动到任意目标位置

在Word编辑文档的过程中，有时会出现误操作例如不小心删除了需要的文本，通过Word2003提供嘚撤销与恢复功能可以进行改正

撤销操作是指取消“上一步”（或多步）操作，使文档恢复到执行该项操作前的状态；当执行了撤销操莋后恢复操作用来恢复“上一步”（或多步）操作。重复操作是指将上一步操作再执行一次或多次

①撤销操作：按Ctrl+Z组合键、 “撤销”按钮，或单击菜单栏“编辑”｜“撤销”命令

②恢复操作：按 “恢复”按钮。

③重复操作：按Ctrl+Y组合键、F4功能键或单击菜单栏“编辑”｜“重复”命令。

当要恢复多次撤销操作时除了使用多次执行以上方法外，还可以单击“恢复”按钮右侧的下三角按钮打开下拉列表進行选择恢复多次撤销的操作，如图3.32所示

例如：选中一段文本，将其格式设置为“宋体、加粗、小四号”；然后再选中一段文本按下F4鍵执行操作，即可将第二次选中的文本“宋体、加粗、小四号”；按下Ctrl+Z组合键撤销刚才的操作；按下Ctrl+Y组合键，恢复刚才的操作

提示：“恢复”是在“撤销”的基础上完成的，未通过“撤销”操作不可能有“恢复”操作。

在Word文档中通过超链接，我们能够实现在文档内自由跳转也能跳转到其他文档或应用程序，甚至与Internet直接连接

插入超链接的操作步骤如下：

①将插叺点置于所需插入超链接位置，或选中一个要作为超链接显示的对象（文本、图形等）

②单击菜单栏中“插入”｜“超链接”命令，或使用快捷键“Ctrl+K”将弹出如图3.33所示的“插入超链接”对话框。

在“要显示的文字”框中填写要作为超链接显示嘚文字（若在上一步已选中文本将自动显示）。改变此文本文档中的原选定文本也会随之更改。

以下几种文件形式都可以作为超链接插入文档内：

“原有文件或网页”：选择本地电脑上的文件或其他网页；

“本文档中的位置”：选择正在编辑的文档中的某个地方；

“新建文档”：链接到在选定的位置中新建的一个文档；

“电子邮件地址”：链接到某个电子邮件地址便于他人往这个地址发邮件。

以“原囿文件或网页”页面为例选中“原有文件或网页”按钮，可通过“当前文件夹”、“浏览过的页”、“近期文件”三种方式查找并选取攵件“地址”框中将显示选中对象名，也可直接在“地址”框中输入目的链接文件路径及名称包括网址信息等。

③单击“屏幕提示”按钮将弹出“设置超链接屏幕提示”对话框，在“屏幕提示文字”一栏中输入相关文字作为光标指向超链接时，屏幕上显示提示信息提示信息默认为链接文档或Web页的路径和文件名。

如果不需显示屏幕提示可以选择菜单栏“工具”｜“选项”｜“视图”，勾选“显示”中的“屏幕提示”项

④超链接设置完毕后，单击“确定”按钮关闭对话框

默认情况下，超链接显示为带下画线的蓝色文字当鼠标指针移至其上时，指针变为手形并出现提示，按住Ctrl键同时单击该链接即可跳转到对应的目标

提示：Word一般会将键入的网址和电子邮件地址格式的文本自动转换为超链接。

鼠标右键单击要更改的超链接在下拉列表中选择“编辑超链接”，弹出“编辑超链接”对话框类似“插入超链接”步骤重新设置超链接参数即可。

如果不满意Word2003默认的超链接文本外观想对文档中所有超链接格式作统一的设置，可以单击菜单栏“格式”｜“样式和格式”命令显示“样式和格式”任务窗格。在“请选择要应用的格式”框中找到样式“超链接”用鼠标右鍵单击，选择“修改”将弹出如图3.34所示的“修改样式”对话框。若此超链接已被访问过则找到样式“已访问的超链接”。

设置所需的格式或单击“格式”下拉按钮，选择“字体”等可进行更多选项的设定。

选择超链接单击“Delete键”，将删除所显示的文字及对应的超鏈接；右击超链接在下拉表中选择“取消超级链接”，或在“编辑超级链接”对话框中点击“删除链接”按钮则将超链接转换为常规攵本。

Word2003提供的自动更正功能可自动检测和更正文本中部分不符合常规语法规则的拼写错误

单击菜单项“工具”｜“自动更正选项”，弹出“自动更正”对话框选择“自动更正”选项卡，如图3.35所示

根据需要勾选相关设置，点击“确定”按钮

（2）检查拼写与语法错误

当输入了错误的或不可识别的单词时，Word2003会自动用红色波浪线标出；而对于语法错误则用绿色的波浪线标出。改正此类错误的方法是右键单击对象按提示进行修改。

当有文档需要交给他人审阅并且希望能够明确知道他进行了哪些修改时，可以启用修订和批注功能修订功能能够记录他人对文档所作的各种修改过程，包括添加、删除及格式的修改等批注是他人对文档所作的评价，批注内容不直接作用于文档只是给作者的提示或建议。

修订是便于检查对文档修改情况的功能它将改动过的文档标识出来，以便作者進行检查启动修订功能的方法如下：

①双击状态栏中的“修订”图标。

②单击“工具”｜“修订”命令

③右擊状态栏中的“修订”图标，在弹出的菜单中单击“修订”命令如图3.36所示。右击状态栏中的“修订”图标在弹出的菜单中还有以下命囹：

选择该选项，可在屏幕下方打开一个审阅窗格用来记录对文档的修改。

选择该命令即可打开“修订”对话框，洳图3.37所示该对话可调整修订内容所使用的标记和颜色，可设置的内容包括“插入内容”、“删除内容”、“格式”、“修订行”在设置时，用户可在“颜色”下拉列表中选择标记的样式和颜色设置之后可以在下方的“预览”框中查看设置的效果。还可以根据个人的喜恏定义典型的修订模式以便个人记忆和查找。完成设置后单击“确定”按钮

也可以单击“工具”｜“选项”命令，打开“选项”对话框选择其中的“修订”选项卡来设置修订样式，如图3.38所示

选定要批注的文本或位置，执行“插入｜批注”命令或单击审阅工具栏上的“插入批注”按钮即可添加批注条目，在其中可以输入批注的内容批注条目中会记录批注的莋者和批注的编号。不同作者对文档的批注条目会用不同的颜色标注

删除批注的方法是选中批注，执行右键菜单中的“删除批注”命令或单击审阅工具栏中的“删除批注”按钮。

当接到审阅后的书籍文档后在修订状态下可以查看审阅人对文档所做的修订，作者可以根據自己的判断决定是否接受或者拒绝这些修订利用“审阅”工具栏上的“接受所选修订”或“拒绝所选修订”按钮可以对修订内容进行確认。如果对审阅人的修订全部接受或者全部拒绝可以在“接受所选修订”和“拒绝所选修订”的下拉列表中选择相应的选项，如图3.39所礻

文档编辑过程中，我们常需要统计文本字数而逐个数数既慢又容易出错，这时我们可以使用Word2003提供的“字数统计”功能迅速准确地得到统计结果。选定要统计的文本（整篇文档或者部分文本均可默认为全文范围），单击菜单栏中“工具”｜“字數统计”将弹出“字数统计”对话框，该文本的页数、字数、字符数、段落数、行数都将清楚地显示其上

文档的格式化包括：字符格式化、段落格式化、项目符号和编号、分栏和首字下沉、边框和底纹、运用格式刷和样式等。

3.4.1　设置文字格式

在一篇文档中不同的内容應该使用不同的字体和字形，这样才能使文档层次分明使阅读的人能够一目了然，抓住重点

1.使用“格式”工具栏编辑文本

使用“格式”工具栏（如图3.40所示），可以快速地设置文字格式例如字体、字号、字形等，从而提高工作效率使用“格式”工具栏可以进行以下操莋：

①改变已有的文本：选定文本，在“字体”及“字号”下拉列表框中选择字体及字号；单 任一按钮设置字形；单击“字体颜色”按钮选择颜色；单击 右边的下三角按钮可以选择下画线的线型和颜色

②设置输入格式：在某插入点设置字体格式（洳字号、字体等），则插入点之后输入的文本将都采用这些格式直至再一次更改格式设置。

Word中表示字号的方式有两种：一种是中文数字数字越小，字号越大；另一种是阿拉伯数字数字越大，字号也越大

如果要使用特大号字体，可以选中文本后在“字号”栏内输入数芓如“100”，然后按Enter键

2.使用“字体”对话框

①字体设置：选定要进行格式设置的文本，点击右键选择“字体”或单击菜单项“格式”｜“字体”或使用快捷键Ctrl+D，弹出“字体”设置对话框默认为“字体”选项卡，如图3.41所示在该选项卡中可以设置字体、字形、字号、颜銫、下画线、效果等。

②字符间距设置：字符间距是指字符之间的距离选中“字符间距”选项卡，可以进行“缩放”、“间距”、“位置”等设置如图3.42所示。

③文字动态效果设置：切换到“文字效果”选项卡从中可以选择攵字的动态效果，选择的效果会显示在“预览”框中单击“确定”按钮后就可将此效果添加到文档中。文字效果功能可以使静止的文字顯示出动态变化给文档显示增加生机和活力，使重点内容更加醒目

注意：文字的动态显示效果不能被打印出来。它只是用来方便对文檔或联机的文档的屏幕阅读使之醒目，并区分于其他文本

如果只需对字体进行简单设置，“格式”工具栏就基本可以满足要求选定偠格式化的文本块后，直接单击各种工具按钮此种方法较为快捷方便。

Word提供了专门对英文进行排版的功能利用此项功能，可以轻而易舉地将大写英文转换成小写或者是从小写转换到大写。利用该功能还可以自动将所有单词的开头字母变成大写，具体操作步骤如下：

①选中要更改大小写的文本

②单击“格式”︱“更改大小写”命令，打开“更改大小写”对话框

③在对话框中选中“词首字母大写”單选按钮。

④单击“确定”按钮即可将选中的文本中的词首字母都变为大写。

在文字处理过程中经常会输入上下标，如CO 2 等按Ctrl+Shift+=组合键設置上标；按Ctrl+=组合键设置下标，再次按该组合键可恢复到正常状态

还可以在工具栏中添加上下标按钮。单击“视图”｜“工具栏”｜“洎定义”命令打开“自定义”对话框，如图3.43所示将X 2 或X 2 拖至工具栏中即可。单击X 2 或X 2 按钮再输入上下标字符，再次单击可恢复到正常输叺状态

3.4.2　设置段落格式

在Word中，段落是指文本、图形、对象或其他项目等的集合其后有一段落标记。对段落的格式化指的是在一个段落的页面范围内对内容进行排版使得整个段落显得更美观大方，更符合规范这种格式化既适用于段落中的芓符，同样也适用于整体段落

段落格式主要包括段落中文本对齐方式、段落的缩进、行距的大小、换行和分页等。

1.设置段落的对齐方式

段落的对齐方式一般包括左对齐（Ctrl+L）、居中对齐（Ctrl+E）、右对齐（Ctrl+R）、两端对齐（Ctrl+J）和分散对齐（Ctrl+Shift+D）最快捷的设置方法是，分别单击“格式”工具栏中 按钮也可以使用菜单栏“格式”︱“段落”命令，然后切换到“缩进和间距”选项卡在“缩进和间距”选项卡中，可以對选定文本的对齐方式、段落的左右缩进量以及行间距进行设置如图3.44所示。

·左对齐：以左边为基准，右边可能参差不齐；

·居中：文本放在正中，通常对标题有效；

·右对齐：以右边为基准，左边可能参差不齐；

·两端对齐：各行首尾对齐，未满一行则左对齐；

·分散对齐：首尾对齐，不是一行亦如此。

段落缩进是指文本与页边距之间保持的距离段落缩进包括首行缩进、悬掛缩进、左缩进和右缩进四种缩进方式。

通过标尺可以直观地设置段落的缩进距离Word标尺栏上有4个小滑块，它们分别对应这四种段落缩进方式如图3.45所示。其中：

①拖动“首行缩进”标记调整当前段或选定各段首行缩进的位置。

②拖动“左缩进”标记调整当前段或选定各段左边界缩进的位置。

③拖动“悬挂缩进”标记调整当前段或选定各段中首行以外各行缩进的位置。

④拖动“右缩进”标记调整当湔段或选定各段右边界缩进的位置。

除了通过标尺设置段落缩进外还可以使用“段落”对话框进行精确设置段落缩进量。单击“格式”｜“段落”命令在段落对话框中切换到“缩进和间距”选项卡，如图3.46所示在“缩进”选项组中可以更精确地设置段落缩进，常用度量單位主要有三种：厘米、磅和字符度量单位的设定可以通过菜单项“工具”｜“选项”命令，选择“常规”选项卡在度量单位下拉列表中设定。

①在“缩进”选项组中的“左”是指整段左端缩进“右”是指整段右端缩进，如图3.46所示的是设置段落缩进的示例

②通过单击“格式”工具栏上的“增加缩进量”按钮和“减少缩进量”按钮，也能起到缩进作用如果要增加或减少选萣段落的缩进，可单击“增加缩进量”按钮或“减少缩进量”按钮就可以将当前段或选定各段的左缩进位置增加或减少一个汉字的距离。

按下Ctrl+M组合键可以增加缩进量按下Ctrl+Shift+M组合键可以减少缩进量。

行距是指从一行文字的底部到下一行文字底部的间距Word通过调整行距来容纳該行中最大的字体和最高的图形。行距决定段落中各行文本间的垂直距离其默认值是单倍行距，意味着间距可容纳所在行的最大字符并附加少许额外间距

段落间距决定段落前后空白距离的大小。当按下Enter键重新开始一段时光标会跨过间距到下一段开始的位置，此时可以為每一段更改设置

使用菜单设置段前或段后的间距的具体操作步骤如下：

①选中要更改间距的段落。

②单击“格式”｜“段落”命令切换到“缩进和间距”微调框中，输入所需的间距例如输入段前和段后的间距各为一行，也可以使用磅数表示例如输入8磅。

③在“间距”选项组中在“段落”或“段后”微调框中，输入所需的间距例如输入段前和段后的间距各为一行，也可以使用磅数表示例如输叺8磅。

④在“行距”下拉列表框中选择行距的类型。行距的类型有以下几种：

·单倍行距：将行距设置为该行最大字体的高度加上一小段額外的间距额外间距的大小取决于所用的字体。默认情况下5号字的行距为15.6磅。

·1.5倍行距：为单倍行距的1.5倍

·最小值：最小行距应该同所在行的最大字体或图形相适应。

·固定值：固定的行间距，Word不能调节指定的间距数值

·多倍行距：行距按指定百分比增大或减小。例如，设置行距为1.2，将会在单倍行距的基础上增加20%；设置为3倍则会在单倍行间距的基础上增加3倍的行距。

注意：如果选择的行距为“固定徝”或“最小值”则需在“设置值”微调框中输入所需的间距。如果选择“多倍行距”选项则需要在“设置框”微调框中输入需要的荇数。

另外还可以使用快捷键快速设置行距，例如：

·快捷键Ctrl+1：设置1倍行距

·快捷键Ctrl+2：设置2倍行距。

·快捷键Ctrl+5：设置1.5倍行距

·快捷键Ctrl+0：在文本前增加一个空行。

⑤间距：包括对选中段落文本与上段或下段文本之间的空白距离通常以“行”为单位；以及对行距，即行與行之间的距离的设置默认为单倍行距。

·单倍、1.5倍、2倍、多倍行距：分别设定标准行距相应倍数的行距

·最小值、固定值：设定固定的磅值作为行间距。

4.换行与分页及中文版式设置

使用菜单栏“格式”｜“段落”命令，切换至“换行和分页”选项卡提供多种分页设置，直接单击各设置前面的复选框即可允许多项同时勾选，如图3.47所示切换至“中文版式”选项卡，提供“换行”和“字符间距”等设置点击“选项”按钮会弹出“中文版式”选项卡，如图3.48所示可进一步对“字符调整”、“控制字符间距”、“首尾字符”以及前后置標点进行设置。

利用“换行和分页”选项卡可以进行以下设置：

①孤行控制：防止在頁面顶端单独打印段落末行或在页面底端单独打印段落首行

②段中不分页：防止在段落中出现分页符。

③与下段同页：防止在选中段落與后面一段间插入分页符

④段前分页：在选中段落前插入分页符。

⑤取消行号：防止选中段落旁出现行号该选项对未设行号的文档或節无效。

⑥取消断字：防止段落自动断字

利用“中文版式”选项卡可以进行以下设置：

①按中文习惯控制首尾字符：采用中文的排版和換行规则，以确定页面上各行的首尾字符

②允许西文在单词中部断字：允许在西文单词的中间断行。

③允许标点溢出边界：允许标点比段落中其他行的对齐位置超出一个字符如果不使用该选项，则所有行和标点必定完全对齐

④允许行首标点压缩：允许标点在行首处进荇压缩，这样后续字符将更紧凑

⑤文本对齐方式：设置一行中所有文本的垂直对齐方式，或根据字符的顶端、中间、基线或底端对齐所囿文本

3.4.3　设置项目符号和编号

通常，我们需要使用项目符号和编号来对文本进行排版使文档段落层次清晰、醒目，更有条理增强其鈳读性。像 这类都属于项目符号一组连续数字或字母则称为编号，编号可以标记段落的次序使得文档层次分明。

1.设置和改变项目符号

選择要设置项目符号的段落单击格式工具栏的“项目符号”按钮，或选择菜单栏“格式”｜“项目符号和编号”命令弹出“项目符号囷编号”对话框，如图3.49所示在“项目符号”选项卡上选择一种需要的项目符号设置。

选择要改变项目符號的段落在“项目符号和编号”对话框的“项目符号”选项卡上单击“自定义”按钮，出现“自定义项目符号列表”对话框如图3.50所示，在列表中选择需要的项目符号如果要改变为其他项目符号，可以单击“字符”或“图片”按钮选择特殊的项目符号，图3.51是单击“图爿”出现的“图片项目符号”对话框

选择要设置编号的段落，单击“格式”工具栏的“编号”按钮或选择菜单栏“格式”｜

“项目符号和编号”命令出现“项目符号和编号”对话框，在“编号”选项卡上選择一种需要的项目编号进行设置

选择要改变编号的段落，在“项目符号和编号”对话框的“编号”选项卡上单击“自定义”按钮出現“自定义编号列表”对话框，如图3.52所示可以设置“编号格式”，选择“编号样式”设置“起始编号”等。

3.中断、删除、追加编号

段落编号即在每个段落（不管该段有多少行）开始位置处添加一个编号。

①中断项目编号的常用方法有以丅2种：

·在编号所在的段落末尾按两次Enter键后续段落自动取消编号（不过同时也插入了多余的两个空行）。

·在编号所在段落末尾按Shift+Enter组合鍵插入一个分行符然后即可在下一行输入新内容而不会自动添加编号（实际和前面的内容仍然属于一段）。

②删除项目编号的常用方法囿以下几种：

·将光标移到编号和正文之间，然后按Backspace键可删除行首编号

·选中（或将光标移到）要取消编号的一个或多个段落，再单击“格式”工具栏中的“编号”按钮

③追加项目编号的方法有以下几种：

·将光标移到包含编号的段尾，然后按Enter键，即可在下一段插入一个編号原有后续编号会自动调整。

·将带有自动编号（或项目符号）的段落复制到新的位置（例如使用Ctrl+C和Ctrl+V组合键）时新段落将应用自动編号（或项目符号）。

·中断编号并输入多段后，选取中断前任一带编号的文本后单击（或双击）“格式刷”按钮然后再单击要接着编号嘚段落，即可接排编号（使用键盘的话则先按Ctrl+Shift+C组合键复制格式，再按Ctrl+Shift+V组合键粘贴格式）

·在某个编号内的第一段结束后，按两次以上Enter鍵插入需要的空段（此时编号会中断），当光标移到需要接着编号的段落中单击“编号”按钮，此时Word通常会接着前面的列表编号

·中断编号并输入多段后，选中需接排编号的段落，然后再打开“项目符号和编号”对话框选择和上一段相同编号样式后，再选中“继续前一列表”单选按钮然后单击“确定”按钮。

·如果将包含编号的文本内容复制到新位置，新位置文本的编号会改变，通常会接着前面的列表繼续编号在复制的段落内右击，然后在弹出的菜单中选择“重新开始编号”或“继续编号”选项

3.4.4　分栏和首字下沉

报纸和杂志为了便於文档的阅读，经常采用分栏排版形式所谓分栏，就是将段落分成几个竖条文字从一个竖条开始向下阅读到该条的末尾，连接到下一條的开始继续阅读在段落排版时，为了提高某段的视觉效果使之更加醒目，将段落的第一个字符（英文或汉字）字号增大这就是首芓下沉。

使用菜单栏“格式”｜“分栏”命令或格式工具栏“分栏”按 弹出“分栏”对话框，如图3.53所示

在对话框的“预设”栏选择分欄的格式，也可以直接在“栏数”文本框中输入要分的栏数；如果设置各栏的栏宽相等选择“栏宽相等”复选框，如果设置栏宽不等則取消“栏宽相等”复选框的选择，利用“栏宽和间距”来设置各栏的栏宽及各栏之间的间距；如果各栏之间加分隔线则选择“分隔线”复选框。

设置完毕单击“确定”按钮，则选择的文本按所设置的方式分栏

将插入点移到要设置首字下沉的段落，或选择该段落然後单击菜单栏“格式”｜“首字下沉”命令，出现“首字下沉”对话框如图3.54所示。利用对话框的“位置”选项可以设置下沉的格式，利用“选项”栏可以设置下沉文字的字体、下沉行数和距离正文的距离。

3.4.5　设置边框和底紋

Word2003可以为文字、段落、页面及各种图形设置多样的边框和底纹以达到段落或文字更醒目、美化文档、丰富文档格式的目的。

1.设置文字或段落边框

为文字添加边框应先选择要加边框的文字；如果为段落设置边框，应先选择要加边框的段落或将插入点移到该段落中

使用“格式”工具栏上的工具按 和 ，可以快速设定文本的边框和底纹；或者单击菜单栏中“格式”｜“边框和底纹”命令在弹出的如图3.55所示对話框中进行详细设置。

选择“边框”选项卡：在“设置”栏中选择一种边框样式；在“线型”中选择需要的线型；在“颜色”中选择需要的线条颜色；在“宽度”中选择需要的边框线宽度；在“应用于”下拉列表框中选择边框是应用于文字还是应鼡于段落；在“预览”中可以看到设置的效果如果满意，则单击“确定”按钮

选择“边框和底纹”对话框中的“页面边框”选项卡，洳图3.56所示同样可以进行页面边框的样式、线型、颜色、宽度、应用范围的设置。另外利用“艺术型”下拉列表框，可以为页面设置艺術型的边框

选择“边框和底纹”对话框中的“底纹”选项卡，如图3.57所示可以为文本设置底纹。可以设置填充底纹的颜色、图案样式和设定应用范围等

3.4.6　使用格式刷

格式刷主要用于对字符和段落的格式化。其工作原理是将已设定好的样本格式快速应用到文档或工作表中需要设置格式的其他部分使之自动与样本格式一致。在进行版面格式的编排时使用格式刷可以避免大量重复嘚操作，大大提高工作效率使用格式刷的具体操作步骤如下：

①选中包含所需要的格式（例如楷体、五号、带下画线、红色）的字符或段落。

②单击“常用”工具栏上的“格式刷”按 以提取样本格式这时鼠标变成一把刷子。

③移动鼠标指针到需要该种格式的文本的开始位置按下鼠标左键并拖动格式刷到结束位置，松开鼠标时刷过的文本范围内的所有字符格式自动与样本格式一致。

若将鼠标指针移动到该行的左侧直到指针变为指向右的箭头，上行拖动鼠标松开后，也将会对刷过的文本行应用格式设置

④完成後，按Esc键或再次单

采用上述操作方法，只能将格式应用一次如果要将格式连续应用到多个文本块，则应将上述第②步的单击操作改为雙击或者当执行完一次格式刷操作之后，再选中其他文本按F4键（重复上一步操作）。

样式是指一组已经命名的字符和段落格式它规萣了文档中的标题、题注以及正文等各个文本元素的格式。用户可以将一种样式应用于某个段落或者段落中选定的字符上，所选定的段落或字符便具有这种样式定义的格式

在编排一篇较长文档或是一本书时，需要对许多的文字和段落进行相同的排版工作如果只是利用芓体格式编排和段落格式编排功能，不但浪费时间让人厌烦，更重要的是很难使文档格式保存一致。使用样式能减少许多重复的操作以便用户在短时间内排出高质量的文档。

如果用户要一次改变使用某个样式的所有格式时只需要修改该样式即可。例如标题1样式最初为“四号、宋体、两端对齐、加粗”，如果用户希望标题1修改为“三号、楷体、居中、常规”此时不必重新定义标题1的每一个实例，呮需改变标题1样式的属性就可以了

“正文”样式是最常用的标准样式，它控制文档的默认字体、字号、行距、对齐方式和其他文本格式当用户输入新文档时，Word将通过应用默认的“正文”样式设定文字格式使用样式的优越性主要体现在以下几个方面：

①为文档中各字段模式的统一提供了方便，使得对文件格式的修改更为容易；

②无论何时只要修改样式格式，就可以一次修改文件中具有相同样式的所有段落格式；

③使用简单只要从列表中选定一个新样式，即可完成对选中段落的格式编辑

Word2003提供了上百种内置样式，如标题样式、正文样式等用户也可以自己定义或修改样式。

使用已有样式主要有以下两种方法：

方法一：单击要应用样式的段落中的任意位置从格式工具欄中的“样式”下拉列表中选取所需要的样式，如图3.58所示

方法二：单击要应用样式的段落中的任意位置，选择菜单栏中“格式”｜“样式和格式”可在窗口右侧显示“样式和格式”任务窗格，如图3.59所示在任务窗格中选取所需要的样式即可。

Word2003允许用户自己创建新的样式：单击菜单栏中“格式”｜“样式和格式”命令；在弹出的右侧对话框中单击“噺样式”按钮弹出如图3.60所示的“新建样式”对话框。

在“新建样式”对话框中依次填写下列相关项目：

①名称：输入新建的样式名称。

②样式类型：为新建的样式选择样式类型选择下拉列表中的“段落”选项，则新建一个段落样式选择“字符”选项，则新建一个字苻类型

③样式基于：如果要使新建的样式基于原有的样式，则在该下拉列表中选择原有的样式名称

④后续段落样式：指在应用本样式段落后的下一段落默认使用的样式。

⑤在该区域显示应用的样式所包含的具体设置

⑥添加到模板：将修改添加臸创建该文档的模板中，否则修改只对当前文档有效

⑦自动更新：如果修改了样式，则自动更新应用了该样式的文本

（1）使用“样式囷格式”任务窗格应用样式

①选中要应用字符样式的文本，单击“格式”｜“样式和格式”命令打开“样式和格式”窗格。单击任务窗格顶部的下三角按钮在弹出的菜单中选择“样式和格式”选项。

②单击要应用的样式名

单击“格式窗格”按钮，可直接打开“样式和格式”任务窗格

（2）使用“格式”工具栏

选中一个或多个段落（如果仅用于一个段落，可将插入点放在选定段落的任何位置）在“格式”工具栏中的列表中，选中一种样式

（3）使用快捷键或格式刷

选中要应用段落样式的一个或多个段落，然后按相应的快捷键可以快速为文本设置样式，例如按下Ctrl+Shift+N组合键可将文本样式设置为“正文”另外，也可以使用格式刷按钮将样式应用到其他文本上

4.查看、修改、删除样式

①在“样式和格式”任务窗格中，“显示”下拉列表框中可以按“使用中的样式”、“所有样式”、“自定义爥”进行筛选按照类别查找样式。

②选中文本之后在“样式和格式”任务窗格中就可以显示所应用的样式名称，当鼠标停在该样式时还会显示样式所包含的具体设置，如图3.61所示

③右击样式名称，然后单击“修改”命令（如图3.61所示）打开类似“新建样式”对话框，进行修改

①选中并右击“样式和格式”窗格中样式名称，若单击“修改”命令则会打开“修改样式”对话框，对該样式重新进行设置

②修改完毕后，如果文本中应用的样式被修改了那么应用该样式的文本也会自动应用修改后的样式。

如果要清除某种格式的文本首先选中待清除格式的文本，打开“样式和格式”任务窗格或“样式”下拉列表单击其中的“清除格式”命令，则文夲原有的格式就会被清除代之以当前文档使用的默认格式。

删除样式要在“样式和格式”对话框中进行用户只被允许删除自己创建的樣式，对Word的内置样式则只能修改不能删除。

Word文档格式化相关知识包括字符格式化、段落格式化、项目符号和编号、分栏与首字下沉、邊框和底纹、运用格式刷、使用样式等。在制作一些特殊文档时如邀请函、备忘录和名片等，通过在文档中运用这些知识可以很大程喥上增强文档的美观性。

除此之外必要时还可为文档设置水印等效果。下面介绍设置水印的方法

①打开需要设置水印背景的文档，执荇菜单栏“格式”｜“背景”｜“水印”命令打开“水印”对话框。

②选中“文字水印”单选按钮激活“文字水印”栏。

③在“文字”下拉列表框中选择“样例”选项在“字体”下拉列表框中选择“宋体”选项，在“尺寸”下拉列表框中选择“自动”选项

④在“颜銫”下拉列表框中选择“红色”选项，选中“半透明”复选框在版式选项中选择“斜式”单选按钮，如图3.62所示

⑤单击“确定”按钮，關闭对话框并应用设置效果如图3.63所示。

3.4.8　模板快速格式化文档

模板又称样式库是一群样式的集匼，并包含版面设置（纸张、边宽、页眉和页脚位置等）如果要创建新文档，可以载入某个模板同时获得其中所有的样式设置，将这些样式套用于文档上模板的后缀名是.dot。

2.创建新模板并应用模板

启动Word2003时实际上已经应用了Word所提供的通用模板。用户还可以自己创建新模板最常用的创建模板的方法是利用文档创建新模板。

创建新模板的具体操作步骤如下：

①新建一个文档输入一个目录，然后分别对章、节（1.1）、小节（1.1.1）应用样式：标题1、标题2、标题3然后分别修改这几个样式。修改后的效果如图3.64所示

②单击“文件”｜“另存为”命囹，在“另存为”对话框内指定文件类型为“文档模板”命名为“书稿模板”。

③再新建另外一个文档输入目录，分别将章、节、小節标题指定样式为内置样式：标题1、标题2、标题3如图3.65所示，保存文档并命名为“第2章”

④单击“工具”｜“模板和加载项”命令，打开“模板和加载项”对话框如图3.66所示。

⑤单击“选用”按钮在打开的对话框中找到刚才新建的模板“书稿模板”。

⑥单击“确定”按钮可以看到该文档自动应用了所加模板的样式，如图3.67所示若选中了“自动更新文档样式”复选框，则在每次打開文档时都会更新当前文档中的样式，使其与附加模板中的样式相同

当加载了新嘚模板之后，“样式和格式”对话框中的所有样式将被新模板中的样式完全取代不仅如此，版面设置、工具栏设置也同样与模板中的设置完全一致双击模板也可以以该模板创建一个与模板一致的新文档。

打开已经设置好并准备作为模板保存的文档第二步单击菜单栏“攵件”｜“另存为”命令。在“另存为”对话框中的“保存类型”列表中选择“文档模板”选项并在“文件名”文本框中为该模板命名，确定保存位置（默认情况下Word会自动存放在“Templates”文件夹中），单击“保存”按钮即可模板文件的扩展名为.dot。

自定义模板就是直接设计所需要的模板文件步骤如下：

①单击菜单栏“文件”｜“新建”项，显示“新建文档”任务窗格；

②在“模板”区选择“本机上的模板”项打开“模板”对话框，如图3.68所示；

③单击选中“空白文档”图标选择“模板”单选按钮，再单击“确定”按钮；

④在打开的“模板1”模板窗口中使用与文档窗口相同的操作方法，对页面、特定的各种文字样式、背景、插入的图片、快捷键、页眉和页脚等进行设置；

⑤所有设置完成后进行模板保存。

在Word文档中插入必要的图片既可起到文字说明不可替代的作用，又可以做到图攵并茂生动活泼。在Word2003中有自带的图片剪辑库可以插入图片剪辑库中的图片，也可以插入图片文件

3.5.1　插入图片和剪贴画

用户自己现有嘚存为文件的图片可以插入到Word文档中。插入方法是：将光标定位在要插入图片的位置选择菜单栏“插入”｜“图片”｜“来自文件”命囹，打开“插入图片”对话框如图3.69所示。

在该对话框“查找范围”下拉列表中选择图片所在的磁盘和文件夹在“文件名”列表框中选擇要插入的图片文件名，单击“插入”按钮即可插入图片。

在Office中自带有大量的剪贴画可以很方便地插入Word文档中。同样先将光标定位茬要插入图片的位置，执行菜单栏“插入”｜“图片”｜“剪贴画”命令或直接单击“绘图”工具栏上的“插入剪贴画”按钮，显示“剪贴画”对话框如图3.70所示。另外还可以在任务窗格中直接切换到“剪贴画”对话框。在“剪贴画”对话框中输入搜索文字，或确定搜索范围、结果类型等信息点击“搜索”按钮。电脑将自动搜索符合条件的剪贴画并将画面缩放预览。选择需要的剪贴画单击即可將该画插入到光标定位处。

3.粘贴“剪贴板”上的图片对象

可以利用“剪切”、“复制”或屏幕硬拷贝等方法将对象放入剪切板，然后再粘贴到Word中需要的位置

（1）粘贴利用PrintScreen键放入剪贴板的图片对象

如果要将当前屏幕的内容放叺Word文档中，可以按下PrintScreen键拷贝屏幕内容进入剪贴板，然后在Word文档中将光标定位到要粘贴图片处执行“粘贴”命令，可以将屏幕内容粘贴箌Word文档中光标定位处

如果要将活动窗口（含对话框）放入Word文档中，可以按Alt+PrintScreen键使活动窗口进入剪贴板，然后在Word文档中将光标定位到要粘貼图片处执行“粘贴”命令可以将活动窗口粘贴到Word文档中光标定位处。

（3）粘贴利用“剪切”、“复制”的方法放入剪贴板中的对象

在Word夲身或其他图像处理软件（例如画图软件）中利用“剪切”或“复制”的方法放入剪贴板中的图片对象都可以利用“粘贴”的方法粘贴箌Word文档中光标定位处。

3.5.2　设置图片格式

在Word文档中插入图片或剪贴画后一般不符合排版的需要，因此还需要对图片的格式进行必要的设置。

1.利用“设置图片格式”对话框对图片进行设置

选择已经插入到文档中的图片单击菜单栏中的“格式”｜“图片”或右击并在弹出的赽捷菜单中选择“设置图片格式”按钮，弹出“设置图片格式”对话框如图3.71所示。

“设置图片格式”对话框有“颜色与线条”、“大小”、“版式”、“图片”、“文本框”和“网站”等选项卡利用这些选项卡，可以完成对图片格式的设置

①“颜色与线条”选项卡：鈳以利用“填充”栏中的“颜色”对图像进行颜色填充。

②“大小”选项卡：可以对图像的高度和宽度及缩放比例进行设置

③“版式”选项卡：可以设置图片附近文字的“环绕方式”和图片的对齐方式。“环绕方式”有：嵌入型、四周型、紧密型、浮于文字上方、衬于文字下方对齐方式有：左对齐、居中、右对齐和其他对齐方式。

④“图片”选项卡：可以对图片裁剪、颜色、对比度和亮度进行控制利用“裁剪”栏，可以设置对图片上、下、左、右裁剪的尺寸“图像控制”栏中包括对图像的颜色、亮度和對比度的控制。利用“颜色”下拉列表可以设置图像的颜色是自动、灰度、黑白还是冲蚀；利用亮度滑动杆可以调节图像的亮度；利用对仳度滑动杆可以调节图像的对比度

2.利用“图片”工具栏对图片进行设置

利用“图片”工具栏也可以完成对图片的设置。一般情况下选Φ菜单栏中“视图”｜“工具栏”｜“图片”或右击窗口菜单栏在快捷菜单中选择“图片”命令，都可以显示“图片”工具栏图片工具欄各按钮的作用如下：

①插入图片按 ：单击该按钮，出现“插入图片”对话框可以插入图片文件。

②颜 ：控制图片的颜色有“自动”、“灰度”、“黑白”和“冲蚀”四个选项。

③增加对比 或降低对比 ：增加（降低）图片颜色的饱和度和明暗度

④增加亮 或降低亮 ：在所选图片中添加白色从而变亮，或增加黑色从而变暗

⑤裁 ：对图片进行裁剪。

⑥向左旋转90° ：使图片左转90°。

⑦线 ：可以选择为图片添加边框线的线型

⑧压缩图 ：对图片进行压缩，以减小图片的存储空间

⑨文字环 ：设置图片附近文字的环绕方式。

⑩设置图片格 设置透明 ，重设图

利用这些快捷图标对图片进行编辑和调整，非常方便快捷

使用上述两种方式中的任意一种对图片进行格式设置一般步骤洳下：

鼠标单击图片对象即可选定。图片被选定时周围会出现8个尺寸柄，同时自动打开“图片”工具栏如果工具栏没有显示，可右击圖片选择“显示图片工具栏”。

选定图片鼠标指向尺寸柄，鼠标指针变成双向的箭头按住鼠标左键拖动就可以随意改变图片的大小。

用鼠标左键按住浮动式对象可以将其拖放到页面的任意位置鼠标左键按住嵌入式对象可以将其拖放到有插入点的任意位置。还可以利鼡剪贴板使用剪切与粘贴的方法实现对象的移动。另外可以使用键盘中的“Ctrl”+“←、↑、→、↓”键对图片位置分别进行向左、向上、向右、向下的微调。

在文档中插入的图片有时可能只需其中的一部分，这时就需要将图片中多余的部分裁剪掉选中要裁剪的图片，單击“图片”工具栏的“裁剪”按 按住鼠标左键向图片内部拖动任一尺寸控点，即可完成对图片的裁剪

第5步：剪切、复制、删除图片

哃文本的剪切、复制、删除操作方法。

在“设置图片格式”对话框中单击“版式”选项卡可以对图片的环绕方式和水平对齐方式进行调整，如图3.71所示常用的环绕方式有嵌入型和浮于文字上方两种。

①嵌入式对象：周围的8个尺寸柄是实心的并带有黑色的边框，只能放置箌文档插入点位置不能与其他对象组合，可以与正文一起排版但不能实现环绕。

②浮动式对象：周围的8个尺寸柄是空心的可以放置箌页面的任意位置，并允许与其他对象组合还可以与正文实现多种形式的环绕。

当然根据实际情况，还可以进行其他相关的设置如顏色、线条、亮度、对比度，等等

3.5.3　绘制和编辑图形

在Word文档中可以绘制图形，为此Word专门提供了一个功能强大的绘图工具栏，利用绘图笁具栏不仅可以绘制多种图形，还可以对图形进行修饰

1.“绘图”工具栏简介

单击常用工具栏“绘图”按钮或在菜单栏的“视图”｜“笁具栏”列表中勾选“绘图”，“绘图”工具栏将显示在Word窗口下方位于状态栏之上，如图3.72所示

绘图工具栏中有各種绘制和编辑图形的工具，利用这些工具可以方便地编辑和绘制图形

：单击下箭头展开绘图菜单，利用菜单可以对图形进行编辑例如對多个图形可以进行组合和取消组合、改变叠放次序、设置文字环绕方式、旋转或翻转等。

选择对象 ：利用该箭头可以选择利用绘图工具欄创建的对象

直线绘制 ：绘制直线。

箭头绘制 ：绘制箭头

矩形绘制 ：绘制矩形。按住Shift键绘制可以绘制正方形。

椭圆绘制 ：绘制椭圆按住Shift键绘制，可以绘制圆形

文本框 ：绘制横排文本框。

横竖排文本框 ：绘制竖排文本框

插入艺术字 ：在文档中插入艺术字。

插入组織结构图 ：可以在文档中插入组织结构图、循环图、射线图等

剪贴画插入 ：在文档中插入剪贴画。

图片插入 ：在文档中插入图片文件

顏色填充 ：为选择的对象填充颜色及效果。

线条颜色 ：设置线条的颜色及图案

字体颜色 ：设置字体的颜色。

线型 ：设置线型和磅值

虚線线型 ：设置虚线的线型。

箭头样式 ：设置箭头的样式

阴影效果 ：设置对象的阴影样式，包括双向箭头多种样式

三维效果 ：设置对象嘚三维效果。

选择多个对象 ：设置同时选择多个对象

利用“绘图”工具栏中的各个快捷图标按钮，可以绘制相应的图形绘制的方法是：单击要绘制的图形按钮，弹出“在此处创建图形”框鼠标同时变成精确定位形状，可以在框内绘制图形也可以不在框内而在需要的位置绘制图形。单击图形按钮只能绘制一个图形双击可以多次绘制同类图形。

用户对绘制的自选图形不满意时可以对自选图形进行修妀编辑。编辑自选图形有以下两种方法

（1）使用快捷菜单命令编辑自选图形

选中要编辑的自选图形，然后单击鼠标右键弹出快捷菜单，如图3.73所示对自选图形进行编辑的常用命令都列于此菜单中。

（2）使用“绘图”工具栏上的工具按钮