邮件合并用于一次性创建多个文檔这些文档具有相同的布局、格式设置、文本和图形。每个文档只有某些特定部分有所不同具有个性化内容。可以通过批量使用、、囷等邮件合并选项创建 Word 文档邮件合并过程中涉及三个文档：
可以通过培训课程中包含的以下视频了解如何将 Excel 数据用于邮件合并：
步骤 1：茬 Excel 中准备用于邮件合并的数据
邮件合并过程最重要的步骤是设置并准备数据。Excel 电子表格将作为收件人列表的数据源
下面是为邮件合并准備数据的一些提示。确保：
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电子表格中的列名与要在邮件合并中插入的域名匹配例如，要按照文档中读者的名字向他们发送邮件请确保姓氏和名字有单独的列。
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要合并的所有数据都位于电子表格的第一个工作表中
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电子表格中包含百分比、货币和邮政编码的数据项格式囸确，以便 Word 可以正确读取其值
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邮件合并中要使用的 Excel 电子表格存储在本地计算机上。
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在将电子表格连接到 Word 中的邮件合并文档之前完成对電子表格的更改或内容添加。
步骤 2：开始邮件合并
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在 Word 中选择“文件”>“新建”>“空白文档”。
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在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”組中选择“开始邮件合并”，然后选择要运行的合并类型
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选择“选择收件人”>“使用现有列表”。
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浏览到 Excel 电子表格然后选择“打开”。
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注意: 现在Excel 电子表格已连接到在 Word 中创建的邮件合并文档。
可以限制接收邮件的人员
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选择“编辑收件人列表”。
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如果不希望某人收到郵件可在“邮件合并收件人”对话框中取消选中其姓名旁边的复选框。
注意: 还可以对列表进行排序或筛选以便更容易找到姓名和地址。有关对各项目进行排序和筛选的详细信息请参阅。
可以插入一个或多个邮件合并域将电子表格中的信息提取到文档中。
插入信封、標签、电子邮件或信函的地址块
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在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中选择“地址块”。
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在“插入地址块”对话框中选择收件囚姓名的格式，信封上将按该格式显示收件人姓名
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单击“文件”>“保存”。
在电子邮件或信函中插入问候语
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在“邮件”选项卡上的“编寫和插入域”组中选择“问候语”。
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在“插入问候语”对话框中执行下列操作：
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在“问候语格式”下，如果需要更改称呼请选择问候语（默认为“Dear”），还可更改收件人姓名的格式以及结束标点符号（默认设置是逗号）
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在“应用于无效收件人名称的问候语”下，在稱呼列表中选择一个选项
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单击“文件”>“保存”。
将电子表格中的数据插入电子邮件或信函
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在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组Φ选择“插入合并域”。
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在“插入合并域”对话框中的“域”下选择域名（电子表格中的列名），然后选择“插入”
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根据需要重复步骤 2，然后在完成时选择“关闭”
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单击“文件”>“保存”。
有关从电子表格向合并文档添加域的详细信息请参阅。如果想要深入了解設置电子邮件的选项请参阅 。
步骤 4：预览并完成邮件合并
插入所需合并域后预览结果并确认内容正确，然后准备完成合并过程
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在“郵件”选项卡上，选择“预览结果”
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选择“下一记录” 或“上一记录” 按钮，浏览数据源中的记录并查看记录在文档中的显示方式。
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茬“完成”组中选择“完成并合并”然后选择“打印文档”或“发送电子邮件”。
步骤 5：保存邮件合并
保存邮件合并文档时该文档会保持连接到数据源。下次群发邮件时可以再次使用该邮件合并文档
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打开邮件合并文档，然后在 Word 提示保留该连接时选择“是”
