【Excel成长记】数据有效性 - 简书
【Excel成长记】数据有效性
数据有效性数据有效性是在尚未输入数据时，预先设置，对单元或单元格区域输入的数据从内容到数量上进行限制，对于符合条件的数据，允许输入；对于不符合条件的数据，则禁止输入。这样就可以预先系统地检查数据的正确性、有效性，避免错误的数据录入。——百度百科01→我们在报表制作过程中，常常需要输入不同类型的数据，例如时间、证件号码、下拉列表等。在录入数据（特别是大量录入）时，难免存在输入错误，从而影响到数据的质量和计算结果。那么如何控制这些错误的发生呢？，除了细心、细心、再细心之外，事先对相关字段进行数据有效性的设置，是个行之有效的办法。在Excel2010中，可以通过【数据】→【数据工具】→【数据有效性】来打开“数据有效性”对话框
02→学习几种常见的数据有效性的应用：预先设定数据的输入格式、限制中文输入、制作下拉菜单、设计自适应下拉菜单、数据的唯一性检验（1）预先设定数据的输入格式：“数据有效性”可以根据字段数据类型和范围进行格式预设。如下图对于表格中年龄一列，只能输入整数，通常介于0—100岁，利用数据有效性可以进行如下设置：
设置完成后，可在C列中进行录入，当录入的数值在0—100之外，系统就会自动弹出窗口，提示输入错误，如下图：
同理，对于身份证号码，我们也可以限定数字的长度；对于入职日期也可以设置格式和时间。（2）限制中文输入：在【数据有效性】“允许”中选择“整数”，的确可以限制中文的输入，但同时字母也无法进行输入。我们可以通过函数来进行设置：同上在【数据有效性】“允许”中选择“自定义”，然后在“公式”中输入：=AND(LEN(C2)=LENB(C2),LEN(C2)&=3)，如下图：
点击确定，完成有效性设置。公式含义：因为单独字母和数字均为单字节，汉字为双字节，所以采用LEN和LENB（前面函数系列已提，可以自行复习记忆）（3）制作下拉菜单：在Excel中有两种方法制作下拉菜单，第一种就是现在的数据有效性，另外一种后续会讲到动态图表小节（后续再展开），在【数据有效性】“允许”中选择“序列”，然后在“来源”中输入选项即可，注意选项之间一定要用英文状态下的逗号，如下图：
当然也可以在“来源”中，选择预先制作好的选项列表，假设选项列表与下拉单元格不在同一张工作表，如选项列表在Sheet 1，而下拉单元格在Sheet 2。我们需要在“来源”中输入=INDIRECT（“Sheet 1！选项列表”）这样就可以横跨两个工作表来制作下拉菜单。（4）设计自适应下拉菜单：使用下拉菜单有两个目的：一是限定选择范围，防止输入错误，二是提供交互选择，实现灵活查询。但当遇到下拉列表太长，下拉选项数量以白计甚至千计时，要想快速从下拉菜单中找到目标选项反而不那么容易了，通过结合函数可以实现下拉菜单选项的快速选择。在【数据有效性】“允许”中选择“序列”，然后在“来源”中输入函数OFFSET（）、MATCH（）、COUNTIF（）嵌套组合（暂不展开，利于职场新人快速吸收）（5）数据的唯一性检验：对于不重复的数据列表，在表格录入时，为了防止重复录入，也可以使用“数据有效性”一旦录入的内容在前面已经录入过，就会出现窗口提示，我们同样需要结合函数公式设定。在【数据有效性】“允许”中选择“自定义”，然后在“公式”中输入：=COUNTIF(A:A,A1)=1，A：A为整个A列，A1为相对引用。每次录入时，公式会自动判断该数据在整个列中是否唯一，如输入数据不唯一，则系统弹出提示对话框，并拒绝录入。
愿你如小树一样，茁壮成长！
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发现 关注 消息 iOS 第三方库、插件、知名博客总结 作者大灰狼的小绵羊哥哥关注
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提交1个解答6正解自定义设置数据有效性提示信息的操作方式如下：操作步骤在需要设置的 Excel 2010 单元格上进行单击，选定之后，打开数据有效性对话框。在设置选项中，设置好数据有效性，再切换到出错警告的标签中，就可以重新设置警告样式，在标题文本框中输入文本，在错误信息框中输入关于数据有效性的具体设置信息。完成上述操作之后，在选定的单元格内输入不符合规定的数值，之后回车就会出现刚才所设置的数据有效性的提示了。自定义设置数据有效性提示信息的操作方式如下：操作步骤
在需要设置的 Excel 2010 单元格上进行单击，选定之后，打开数据有效性对话框。
在设置选项中，设置好数据有效性，再切换到出错警告的标签中，就可以重新设置警告样式，在标题文本框中输入文本，在错误信息框中输入关于数据有效性的具体设置信息。
完成上述操作之后，在选定的...作者：正解网来源：正解网链接：收藏已收藏感谢已感谢修改分享扫码分享复制网址OK了，粘贴即可！修改解答&&&&&自定义设置数据有效性提示信息的操作方式如下：
##操作步骤
在需要设置的 Excel 2010 单元格上进行单击，选定之后，打开数据有效性对话框。
在设置选项中，设置好数据有效性，再切换到出错警告的标签中，就可以重新设置警告样式，在标题文本框中输入文本，在错误信息框中输入关于数据有效性的具体设置信息。
完成上述操作之后，在选定的单元格内输入不符合规定的数值，之后回车就会出现刚才所设置的数据有效性的提示了。
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& &&如何保证Excel数据表中数据的唯一性
用“数据有效性”保证Excel数据的唯一性天极网软件频道 08:42
　　问：在Excel中录入数据时，有时会要求某列单元格中的数据具有唯一性，不可重复。例如身份证号码、发票号码之类的数据。但是我应该如何做才能确保同一个Excel表中不会输入重复一样的数据呢?
　　答：为了保证数据的唯一性，我们可以这样做：选定目标单元格区域(这里假设为A1:A10)，依次单击数据/有效性，打开“数据有效性”对话框。在设置选项卡中单击“允许下拉列表”，选择“自定义”。然后在“分工”中输入=countif($$1:$A$10)=1。　　接着，单击切换到出错警告卡，在样式中选择“停止”，然后分别在标题和错误信息中输入错误提示标题和信息。设置完毕后单击确定退出。　　此时，我们再在目标单元格录入数据时，Excel就会睡在动对数据的唯一性进行检验。当出现重复数据时，Excel中会出现前面设置的错误提示信息。
（作者：论坛整理责任编辑：杨玲）
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就可以快速在下拉列表中进行点击选择
来源：蒲公英系统┆发布时间： 12:09┆点击：
　　有时候在网上需要填写一些个人信息，填写的过程中我们会看到有些事下拉列表进行选择。而在WPS表格制作中，我们也可以加入下拉列表，来提高录入的速度。下面小编就为大家介绍下下拉列表的设置方法。
　　一、选择范围
　　打开WPS office 2012表格后，用鼠标框选出需要填入数据的范围。如图所示。
　　选择范围
　　二、点击&数据&有效性
　　首先，在WPS表格的工具栏中找到&数据&选项卡，点击进去后选择&有效性&按钮，打开数据有效性对话框，如图所示。
　　数据有效性
　　三、选择序列
　　接下来我们对数据的有效性条件进行设置，在对话框中选择&设置&的选项卡，在选项卡中的打开&允许&下方的下拉式菜单，选择序列。
　　选择序列
　　四、来源设置
　　设定数据有效性的来源有两种方法。一种我们可以直接在框内输入数据的分类，如&男，女&要注意的是不同的类别中间要用逗号隔开。然后点击确认按钮即可。
　　来源设置
　　另一种方法，我们先在表格中列好数据的分类，点击&来源&内容框右侧的按钮到工作表中直接框选数据分类的范围，然后再点击旁边的按钮回到对话框，点击确认，那么下拉式列表就完成啦!
　　数据有效性
　　数据有效性
　　以上就是WPS表格设置下拉列表的方法。设置完成后，大家再录入数据的时候，有时碰到如男女这类的数据输入，就可以快速在下拉列表中进行点击选择，不需要手动输入，节省了不少的宝贵时间。
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