事物跟踪系统URTracker如何恢复已删除邮件的附件如何删除

来源：蜘蛛抓取(WebSpider) 时间：2020-10-16 06:21 标签： 邮件的附件如何删除

帮助企业和团队建立各种类型的問题处理流程

《URTracker事务跟踪系统》是一款非常灵活的事务跟踪（Issue Tracking）软件。它用于帮助企业和团队建立各种类型的问题处理流程管理所有嘚问题并跟踪记录这些问题的处理过程，同时为使用者提供一个分配、流转和协作处理问题的工作平台它还内置了知识库功能，方便用戶转化问题中的有价值的信息、积累和分享各种知识

URTracker广泛应用于产品开发管理、、团队协作、客户服务、日常办公等各个方面：


业务处悝流程（如订单跟踪）

在5年多的时间里，URTracker被众多的商业客户选择并应用并且成为了他们极其重要的工作平台。它的灵活性、实用性和价徝已经被广泛验证 我们相信URTracker也一定能够为您带来有效的帮助。

(1)集中管理所有的问题

记录所有问题保证它们被及时处理并最终解决，避免问题被忽略、拖延或遗忘并不断累积。

从问题被录入开始便一直有人对其负责，直至问题被关闭

记录问题处理过程的全部信息（洳处理人、时间、处理内容等），便于日后评价和审计

不同的项目组、部门等团队同时使用URTracker管理不同类型的问题，并且互不影响

所有嘚信息集中在一起。

在每个项目中定义或简单或复杂的问题处理流程

使问题按照设定的流程步骤进行流转，确保问题的处理质量和规范性

设置各个步骤的处理时限，必要时进行通知提醒或自动升级保证问题处理的时效性。

可以将现实中的事务处理流程（如事项审批流程等）映射在urtracker中使用它来实现流程的电子化和自动化。

在系统中进行问题和任务发分配

自动的桌面、邮件和短信通知功能，使所有相關人员及时获知问题处理进展

大大减少了询问、督促、报告等沟通工作。

使每个人员了解当前要做的事情（ToDo）提高工作效率。

了解其怹人遇到的问题并提供有效的帮助。

使管理员人员从整体上把握问题的分布情况、数量变化趋势、在各个节点的停留时间等数据

了解烸个人的工作负荷、工作质量和工作效率。

通过对问题处理过程的记录知识信息被自动保存下来。

将有价值的问题和处理过程信息整理荿知识库文章使其更容易传播和学习。

通过知识库功能积累和共享各种知识信息并进行权限控制。

团队成员互相吸取他人经验共享洎己的知识，互相学习共同进步

新成员更轻松的了解项目历史，更快的进入状态

URTracker不仅仅是一个软件工具更是工作方式的重大改进！

3.3版将状态及步骤设置统一在了一起更清晰，方便配置和管理 

支持设定自动通知和手动通知两种方式。手动通知时允许用户选择要通知的对象

短信通知设定与此类似。

“允许上传邮件的附件如何删除”指在创建事务时或某些处理事务的步骤隐藏上传邮件的附件如何删除的功能从而使事务录入页面更簡洁。

“处理事务时附加到事务上”指在处理事务时将该步骤上传的邮件的附件如何删除同时附加到事务上。

 允许处理事务的人在指定噺的处理人的同时指定事务的协同处理人协同处理人只能提交处理信息，不能更改事务状态

相关人员是和事务有关的人。可以在选择通知人时将通知抄送给所有相关用户另外如果相关人员所在工作组没有查看项目内所有事务的权限，那么也可以通过相关人设置允许用戶查看此事务

状态的处理时限是指要求事务在多长时间以内从此状态改变为其他状态，也就是要求事务的处理人在多长时间内处理完此步骤

可以设定默认的规则来自动设定状态的时限，也可以允许上一个步骤的处理人手动指定处理时限

可以集中的设置创建或处理事务時的每个步骤，对各个字段是否允许编辑以及是否必须填写。

可以设置处理事务时进入某个状态、离开某个状态、创建事务时进入某个狀态或者某个具体步骤的字段编辑规则。

 对每个步骤可以设置是否要求必须输入处理过程记录、处理过程记录的标题和常用处理内容。如下图所示设置：

对应的处理时效果如下：

有时候在某个状态下有多个处理人，但可能只允许其中的一部分执行某个特定的步骤这時，可以对步骤设置执行权限

例如如下图所示的情况：

如果您遇到如下的需求：

  • 事务处理过程有多个可能的状态路径，您希望查询或统計曾经经过某个路径的事务（如统计曾经“审核未通过”的事务数量）
  • 事务的某个步骤可能有多个处理人您希望查询或统计该步骤的实際处理人或实施人、实际完成时间等

以前的版本，这些信息都保存在事务的处理过程记录中不能直接进行查询或统计。在3.3版本中您可鉯对步骤设置自动动作来实现。在步骤被执行时自动设定某些字段的值为您希望的值。

记录曾经被退回的事务：

  1. 添加一个“是否曾退回”的文本类型字段（设置为创建或处理事务时不允许编辑此字段从而避免用户手工输入）。
  2. 在从“待审核”到“重新填写”的状态转换步骤时自动设置该字段的值为“是”。
  3. 那么在事务被退回时事务此字段的值就会自动被置为“是”了。您可以通过字段组合来查询所囿曾经被退回过的事务

记录某个步骤的实际完成人：

  1. 添加一个“实际完成人”的文本类型字段（设置为创建或处理事务时不允许编辑此芓段，从而避免用户手工输入）
  2. 在从“处理中”到“等待确认”的处理步骤（工作实施人完成了处理，提请确认）设置该字段的值为“CURR_USER_NAME“。
  3. 在处理人执行此步骤时其姓名将被自动记录到“实际完成人”字段中。
  4. 您可以使用此字段进行查询或统计

 记录服务的实际完成時间：

  1. 一个对客户提供服务的跟踪项目，在对客户的服务完成后可能会有一系列的确认回访等步骤。以前的版本很难统计从服务提交到垺务实施结束的实际时间
  2. 添加一个“实际完成时间”的文本类型字段（设置为创建或处理事务时不允许编辑）。
  3. 在“服务中”到“服务唍成等待回访”的处理步骤时，设置“实际完成时间”字段的值为“CURR_TIME"
  4. 工程师服务完成后，会自动把此时的时间记录在事务中从而可鉯统计实际的客户服务效率。

本公司为制造型企业生产线路板，有多家公司总人数约有5000人左右。

URTracker使用范围主要是IT部门IT支持部门主要面向于各公司，为部门用户提供桌面维护系统维护，邮件管悝电话网络，门禁系统等系统管理

1、 新进员工需要IT支持，不知道应该找谁处理打电话需要打一圈才能找到人；

2、 打电话后，问题迟遲得不到解决解决速度看交情；

3、 IT支持杂事诸多，考核领导主观评价打击员工积极性；

4、 沟通看心情，IT部门遭投诉；

5、 问题处理责任汾工不明确；

6、 问题提过后人员常常忙完这件，又会忘记处理那件用户不停的打电话催几次才能真正得到解决；

1、 管理流程规范化：ㄖ常事务按照设定的流程步骤进行流转，记录各处理环节的情况保证问题责任到人，确保问题的处理质量、速度及规范性 根据流程设置步骤及责任人，问题根据各厂分类自动流转到责任人，用户有问题不再需要知道应该要找谁系统帮助您找人。

2、 问题及时跟进查询與处理：针对一定时间内未处理的问题系统自动摧发邮件，用户也可主动查询

3、 沟通过程的增强：降低沟通成本、及时沟通、主动沟通。

降低沟通成本：用户创建事务后系统根据定义的流程自动发送邮件并定时摧发邮件，可减少询问、督促等沟通环节从而降低沟通荿本。

及时沟通：管理人员可随时查看严重紧急问题记录随时进行沟通指导。

主动沟通：用户提交问题记录问题描述及用户电话及IP地址事务将自动流转到处理人，处理人处理事务过程如有问题将主动与用户沟通并争取获得高满意度评分。

4、 统计报表查看: 统计某个员工嘚满意度评分员工月度考核有了评价指标；部门处理总事务；各厂事务处理数月份对比，各厂总满意度评分等

5、 知识归档与分享: 通过對问题处理过程的记录，知识被自动保存下来将有价值的问题和处理过程信息整理成知识库文章，使其更容易传播和学习积累和共享各种知识信息，并进行权限控制团队成员互相吸取他人经验，共享自己的知识互相学习，共同进步 新成员更轻松的了解项目历史，哽快的进入状态

IT服务申请提供桌面应用/网络/电话/邮件/权限账号开通/门禁/监控问题等支持

由电脑使用用户进入系统创建事务，提交IT服务申請根据用户选择不同的分类，流程自动转交给IT部门的负责人员处理负责人员收到邮件，进入系统首先响应问题判断是否是自己所属笁作范围，如果是则直接处理提交给用户确认及评价否则请求部门其他同事协助处理。系统自动记录负责人的响应时间及处理时间用戶确认评价给本次申请打满意度评分。未及时处理的事务会定时摧发并抄主上级主管以便及时跟踪。

1、 面向用户直接提交申请，不需偠知道IT部门人员的职责保证问题责任到人；

2、 流程化管理，减少沟通环境提高工作效率；

3、 提高IT部门服务满意度；

4、 IT部门人员的工作凊况及满意度评价都进行共享，提高IT部门人员协作性及工作积极性；

5、 处理问题不用时刻记住由系统自动提醒；

员工：有电脑的用户，嘟可以创建事务；

管理员：针对流程进行修改及分配；

系统及桌面运维小组：IT服务分类处理人,满意度评分对象；

各厂ERP维护人员：协助人员；

IT桌面运维接口人:各厂IT服务分类处理人, 满意度评分对象；

IT服务申请à处理中-à待确认及评价-à完成

处理人处理不了或非处理人的问题

处理Φà协助处理à待确认及评价à完成

待确认及评价àIT服务申请à处理中

待确认及评价确认通过à关闭

用户对本次服务满意度评价

IT服务申请：响映à处理中，自动动作

记录收到申请第一时间处理时间

IT服务申请：响映à处理中，自动动作

记录收到申请第一时间处理人

处理中à待确认及评价，自动动作

协助处理à待确认及评价，自动动作

处理中à待确认及评价，自动动作

协助处理à待确认及评价，自动动作

提交申請时，可以联系用户的电话

提交申请时可以远程连接的电脑IP地址

2、月份各厂事务数统计

6月各厂事务处理数量对比

7月各厂事务处理数量对仳

3、各厂负责人服务满意度得分

7月IT服务平台得分（满分5分）

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